固定資產管理視角下的高校圖書驗收探析

陳華

摘 要：高校圖書類固定資產因其每本書單價不同，種類繁多，數量巨大，且存在碼洋金額與折扣率扣減后的實洋金額不同，這些都造成圖書類固定資產驗收管理工作的很多困難，主要存在的問題如賬實不符，賬賬不符，資產流失等。本文通過完善圖書驗收制度，規(guī)范圖書驗收管理方法等方面著手，試著探析解決高校圖書資產驗收難提的應對方法。

關鍵詞：圖書類固定資產;資產驗收;資產管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）02-0206-02

自2016年起，按照教育部和財政部的要求，對全國范圍內開展國有資產清查，加強規(guī)范國有資產管理;高校圖書也屬于固定資產類的清查范圍。高校圖書類固定資產驗收是高校圖書資產清查管理中的首要一環(huán)，同時也是高校日常資產驗收與資產管理的重要工作之一。但是，因為高校圖書類固定資產驗收往往具備每本書單價不同，種類繁多，數量巨大，折價買入書本的金額與原書碼洋不同等特點，所以相比于其他常規(guī)固定資產驗收工作，具有很大的困難函待解決。本文以中北學院為例，以資產管理角度來探析高校圖書資產驗收中的問題以及改進的地方。

1中北學院圖書資產驗收現(xiàn)狀分析

1.1 中北學院圖書館現(xiàn)狀

中北學院建館于2019年，全館面積2.1萬m2，共計18個閱覽區(qū)，共計5層，除一樓為公共圖書館，與丹陽市圖書館共建，二樓三個閱覽區(qū)，三樓四個閱覽區(qū)，四樓五個閱覽區(qū)，五樓六個閱覽區(qū)，每周開放時間91個小時;2019年全年采購圖書87885冊，其中馬列類215冊、哲學類3029冊、社科總論2173冊、政治法律類10948冊、軍事類356冊、經濟類15529冊、文科教體類5784冊、語言文字類4949冊、文學類14426冊，藝術類8348冊、歷史地理類8039冊、自然科學總論126冊、數理化類1311冊、天文地球科學255冊、生物科學805冊、醫(yī)藥衛(wèi)生379冊、農業(yè)科學178冊、工業(yè)技術8727冊、交通運輸589冊、航空航天37冊、環(huán)境科學1242冊、綜合性圖書440冊。

1.2 中北學院圖書資產驗收流程

中北學院圖書目前的驗收流程，根據供書商發(fā)書的電子清單與登記入匯文系統(tǒng)的采購書籍電子清單進行對照，待書籍上架且清單確認無誤后，再對上架的書籍，按照百分之一的比例，采取隨機抽查的方式，對于圖書資產驗收進行復查[1]。

從驗收流程的實際情況來看，中北學院圖書資產驗收工作的主體在使用部門即中北學院圖書館，資產管理部門和審計部門只起監(jiān)督或配合作用。圖書資產的驗收結果數據的依據更多來自于乙方即相關供應書商。

2 中北學院圖書資產驗收管理中存在的問題

2.1圖書資產驗收管理制度并不健全

盡管教育部、省教育廳以及中北學院有明確的固定資產管理相關政策、法律法規(guī)，可是極少有針對圖書資產驗收管理的工作指導實施細則。同時由于圖書資產驗收與一般通用設備的驗收存在很大的不同之處，無法依照統(tǒng)一的方法、政策、步驟和要求來對圖書資產進行驗收。因此目前中北學院的圖書資產驗收管理工作往往只注重于對電子清單清點，而很難做到賬表、賬實相符[2]。

2.2圖書資產驗收管理難以達到賬實相符

圖書資產不同于高校其他一般通用設備，這是由于圖書資產的單價都不相同，種類也繁多，體積小，數量巨大的特點，而帶來了資產驗收管理中的巨大困難。高校資產管理部門平時要應付許多通用設備的驗收管理工作，也沒有太多空余時間針對圖書資產進行驗收。因此圖書資產驗收很難達到百分之百的準確，通常情況為帳多物少。依照《南京師范大學中北學院固定資產管理暫行辦法》，固定資產由資產管理處統(tǒng)一驗收，登錄固定資產臺賬，打印固定資產標簽;在實物清點完畢后，學院資產管理處打印《南京師范大學中北學院固定資產清單》一式叁份，使用部門資產管理員和學院資產管理處物資管理人簽字后分別保管，并將剩余一份交財務處登記固定資產總賬和明細賬，同時部門固定資產管理員領取固定資產標簽，給本部門的新增固定資產貼標簽。以上辦法分工協(xié)作步驟明確，但在面對圖書資產類時，考慮到其上述的不同于通用設備的特殊性，很難形成職能部門和使用部門層層負責的管理制度，造成了高校圖書資產驗收工作上的管理懸空和虛置。而在學院后期資產抽查也往往只具有象征性，全面清查盤點的工作極為困難，久而久之積累下去，必然導致賬實不符的問題愈發(fā)嚴重[3]。

2.3圖書資產驗收主體及責任義務不明確

中北學院在對于資產驗收的主體及責任義務尚無明確的界定，而目前主要的圖書驗收管理工作是由使用部門即圖書館自行驗收，資產管理部門配合驗收。這就造成了資產管理部門將驗收管理權限讓渡給中北學院圖書館并且難以監(jiān)督。而同時圖書館作為使用部門的業(yè)務重心又不在圖書驗收管理上，驗收工作達不到應有的重視程度，習慣性“重財輕物”，即重視資產統(tǒng)計數據如電子清單，忽視對實物的驗收清點。因此資產管理部門對于圖書資產驗收管理的監(jiān)督任務過于淡化，資產管理部門與圖書館之間對于資產驗收管理工作的責任義務劃分不明確，更沒有相應的問責制度。再者，中北學院內部各部門之間的資料交接手續(xù)極不完善，學院又進行了多次的人員內部調動調整，在此過程中各部門都未辦理固定資產的交接手續(xù)，造成固定資產實際使用責任人無處落實，而且盤虧資產也無法核對，出現(xiàn)極為嚴重的扯皮現(xiàn)象，這一點在與離職和退休的人員的資產交接過程中，也存在同樣的難題[4]。

3圖書資產驗收管理工作解決對策

3.1建立健全圖書資產驗收管理工作的相關制度

《中華人民共和國政府會計準則第3號—固定資產》的第一條即固定資產具體準則的特點（一）：固定資產是指政府會計主體為滿足自身開展業(yè)務活動或其他活動需要而控制的，使用年限超過1年（不含1年），單位價值在規(guī)定標準以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態(tài)的資產，一般包括房屋及構筑物、專用設備、通用設備等。單位價值雖未達到規(guī)定標準，但是使用年限超過1年（不含1年）的大批同類物資，如圖書、家具、用具、裝具等，應當確認為固定資產。該準則明確了圖書資產屬于固定資產的界定，因此不能在圖書驗收時，因為圖書單價低，種類多，數量多，就簡單的按圖書批次驗收。為完善圖書資產驗收的賬實相符，資產管理部門需要增補原有圖書資產的采購登記，定期抽查等相關制度，將圖書資產同其他一般設備資產共同作為資產驗收管理的常規(guī)化工作。同時在制定圖書資產驗收相關制度時，也要考慮到實物清點工作難度，如數量太多，單價又不相同，總量龐大，工作周期太長等特點，制定具有針對性的管理制度辦法，為接下來的工作流程和責任劃分提供制度性保障[5]。

3.2完善精細化圖書資產驗收管理工作

通過對學?，F(xiàn)有的資產驗收管理工作制度，工作流程進行整理優(yōu)化，進一步完善學校圖書資產驗收管理工作。首先，目前中北學院雖然有行政辦公的智慧校園即OA系統(tǒng)，但還無法做到資產管理系統(tǒng)、圖書館匯文系統(tǒng)和財務系統(tǒng)的完全對接，這就需要打破現(xiàn)有的賬實分管，各部門各自為政的狀態(tài)[6]。其次，目前中北學院每年圖書驗收的唯一依據是當年供書的電子清單，而電子清單與當年的招標文件及招標合同，在碼洋、實洋、冊數中都無法一一對應;這是由于中北學院圖書館在提供使用采購需求的時候并未將全年需要采購的需求做一個詳細的圖書采購預算表，而往往只是在有一個籠統(tǒng)的預算總金額。因此在制定全年圖書采購計劃的同時，學校圖書館就需要提供具體的采購預算表（其中包含碼洋、往年折扣率、冊數、圖書種類占比等詳細數據），然后再根據公開招標后的實際折扣率進行調整，并在供書合同中以具體合同條款的形式明確金額、冊數、折扣率和圖書種類這些信息，從而真正做到按合同辦事，有章可依[7-8]。

3.3明確圖書資產驗收工作的分級管理責任制度

學校應當明確界定資產管理部門、圖書館在圖書驗收中的職責，以防出現(xiàn)互相推諉責任，誰都不管或誰都可管的亂象。學校資產管理部門應把圖書資產驗收列入主要日常驗收工作;學校圖書館文獻建設部門對當年圖書的供貨圖書統(tǒng)計數據即電子清單負責，需保證供貨清單與供書合同里的具體相關數據保持一致（如采購冊數，碼洋，折扣率，實洋，分類占比等）;圖書開包清點環(huán)節(jié)，需由學校資產管理部門與圖書館文獻建設部門和相關部門共同在場，對照供貨圖書清單（圖書館文獻建設部門提供）和供書合同（學校資產管理部門提供）以及發(fā)書清單（供書廠商提供），進行一一對應的實物清點，以確保圖書驗收能夠做到賬實相符、賬賬相符[9-10]。而對于圖書驗收工作中可能出現(xiàn)的問題，學?？梢则炇展ぷ髦懈鞑块T的分工職責來進行劃分，將驗收工作職責明確到具體辦事人員和相關部門負責人，從而確保資產驗收工作的分級責任。

3.4強化固定資產驗收隊伍的建設

中北學院目前固定資產管理人員非常有限，連資產處處長在內只有4人，其中2人的工作包含固定資產驗收，各使用部門的資產管理員又往往是教師或其他崗位的老師兼任;同時由于中北學院在2017年以前所有固定資產都是依托于南京師范大學本部，工作和責任的外包導致中北學院的資產管理隊伍在管理中的經驗不算特別豐富。要達到科學管理固定資產驗收，特別是圖書資產驗收，需要建設人員充沛且專業(yè)素養(yǎng)高的團隊。學院需針對固定資產管理員加強專業(yè)知識方面的培訓，特別是要結合學院現(xiàn)有的OA系統(tǒng)即智慧校園進行管理。

4 結語

通過上述分析，高校圖書資產驗收工作是資產管理部門與圖書館有關部門所面對的日常事務工作之一，既要依靠各部門各司其職，又需要部門與部門之間分工協(xié)作，方能解決圖書驗收工作中存在的困難與不足之處。為完善高校圖書驗收工作，學校需要進一步明確圖書驗收工作的相關制度和驗收的分級問責制度，同時加強對圖書資產驗收的重視程度。另外如何適時定期對圖書資產開展抽查工作，以檢驗驗收工作的質量如何，這有待于日后繼續(xù)探析與研究。最后，完善的圖書驗收工作，也離不開對相關部門管理人員的加強培訓管理。

參考文獻

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