新時(shí)期高校電子檔案基于信息化發(fā)展應(yīng)用研究

王玉玲 朱銀培

摘 要本文在系統(tǒng)分析目前高校電子文件和檔案管理與應(yīng)用現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，指出高校在電子文檔管理與應(yīng)用方面在自身信息化建設(shè)中均存在明顯的短板和不足，提出有效措施，加強(qiáng)信息化和電子化建設(shè)，應(yīng)用新一代電子信息技術(shù)，推動(dòng)高校電子文件和檔案與高等教育各項(xiàng)事業(yè)銜接融合并促進(jìn)其快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞新時(shí)期 高等學(xué)校 電子檔案 信息化 應(yīng)用 研究

隨著電子化和信息化技術(shù)的發(fā)展，高科技的電子信息與技術(shù)已經(jīng)融入高校檔案管理與應(yīng)用工作的方方面面，深刻改變了檔案館管理模式和應(yīng)用技術(shù)，并成為高校檔案館事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的主要推動(dòng)力。如何分析和看待高校檔案館電子信息化工作發(fā)展與電子檔案應(yīng)用現(xiàn)狀，解決由于設(shè)備、軟件等不足、檔案電子化程度較低，難以大面積推廣普及，阻礙高校電子文件和檔案管理與應(yīng)用的實(shí)際問(wèn)題，檔案專業(yè)技術(shù)人員必須高瞻遠(yuǎn)矚，充分運(yùn)用新思想、新觀念和新技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子信息技術(shù)與檔案館工作深度融合，推動(dòng)高校檔案事業(yè)信息化迭代發(fā)展，這是目前需要深入思考的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

一、分析傳統(tǒng)檔案管理和應(yīng)用存在的問(wèn)題及缺陷

1.保存難度大。傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房建設(shè)沒(méi)有那么嚴(yán)格，與普通辦公用房差別不大，檔案保存措施不利，防火、防潮、防盜、防霉、防水等“五防”功能不達(dá)標(biāo)，尤其是在南方，在回南天氣情況下，更不利于檔案的保管使用。

2.檢索查詢不方便。由于主客觀原因的存在，傳統(tǒng)檔案主要是依靠檔案人員手工進(jìn)行收集、整理、管理和提供檔案利用，基本上都是純手工操作與管理，檔案人員的工作量相當(dāng)大且任務(wù)艱巨，傳統(tǒng)的檢索方式是檔案人員根據(jù)全宗目錄從一本一本的目錄中找出條目，根據(jù)條目再找出所需的檔案文件名，然后再根據(jù)所記錄的卷宗和頁(yè)碼到庫(kù)房里去查找，過(guò)程相當(dāng)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力和煩瑣。

3.占用極大的存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)檔案管理，不一定是集中在高校綜合檔案室（館）由檔案專職人員統(tǒng)一管理，基本上每個(gè)二級(jí)學(xué)院（系）或科室都有自己所謂的單獨(dú)的資料室，由兼職人員負(fù)責(zé)，造成檔案資料零散存儲(chǔ)，占用面積大，查詢利用不方便。隨著時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，高校各種檔案信息不斷增加，因形勢(shì)所迫很多高校就要專門(mén)出資建設(shè)檔案庫(kù)房等設(shè)施，存放自己的檔案實(shí)體，投資巨大。

4.二次利用不方便、不及時(shí)且利用率低。高校所形成的很多檔案總是要隔一年或者幾年才能整理完畢。比如：科技檔案、工程建設(shè)檔案等，一般都是等項(xiàng)目結(jié)束后才全部歸檔。但事實(shí)上檔案在二次利用的要求上是時(shí)間越早越好，成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的實(shí)用價(jià)值也越高。檔案收集歸檔時(shí)間拖延，在一定程度上就會(huì)影響檔案的利用效率、成果以及二次研發(fā)。同時(shí)，傳統(tǒng)模式下所形成的檔案，其利用起來(lái)也是相當(dāng)麻煩和煩瑣，首先要咨詢領(lǐng)導(dǎo)審批，然后還要登記備案，接著要在星羅棋布的檔案資料中搜索、查找，整個(gè)過(guò)程不可避免地會(huì)造成所用檔案不同程度的損壞，而且同一份檔案在同一時(shí)間段只能由一個(gè)人（或單位）借閱利用，其他查閱者只能等待此份檔案借閱完畢，歸還后才能再借用。

5.檔案損壞和丟失現(xiàn)象不斷。傳統(tǒng)檔案管理時(shí)常會(huì)發(fā)生檔案損壞、丟失情況，且修補(bǔ)成本很高，恢復(fù)原狀的可能性很小，檔案質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。完全依靠手工操作方式來(lái)收集、借閱檔案，不可避免地會(huì)發(fā)生丟失或損壞的現(xiàn)象。

6.不能形成信息網(wǎng)絡(luò)。傳統(tǒng)檔案整體管理步驟煩瑣，以手工操作為主，陳舊的紙質(zhì)實(shí)體檔案受客觀因素影響沒(méi)有及時(shí)掃描、備份和電子存檔，造成一定程度的損壞和丟失。新時(shí)期的檔案實(shí)體管理模式如果不能盡快形成信息網(wǎng)絡(luò)共享模式，同樣會(huì)對(duì)檔案管理、應(yīng)用與服務(wù)、對(duì)外交流會(huì)產(chǎn)生很大的不便，由此大大降低了檔案管理和服務(wù)利用的工作效率。

二、電子文件與檔案管理的重要性及優(yōu)勢(shì)因素

1.電子文件與檔案管理的重要性。當(dāng)前，我國(guó)各行各業(yè)都在大力推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)電子政務(wù)”的進(jìn)程，電子商務(wù)市場(chǎng)逐步迎來(lái)高速發(fā)展的創(chuàng)新局面，對(duì)于高校而言，更是如此。為推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，促進(jìn)電子商務(wù)和數(shù)字經(jīng)濟(jì)健康、快速發(fā)展，2018年12月，國(guó)家檔案局召開(kāi)持續(xù)推進(jìn)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作暨第一批試點(diǎn)單位的試點(diǎn)工作中期檢查會(huì)暨第二批試點(diǎn)單位的試點(diǎn)方案評(píng)審會(huì)。國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)付華出席會(huì)議并對(duì)繼續(xù)扎實(shí)開(kāi)展試點(diǎn)工作提出要求：各單位尤其是企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)試點(diǎn)工作的重要性。試點(diǎn)工作積極探索電子文件歸檔和電子檔案管理的有效途徑、方式和方法，既可以為降低企事業(yè)管理成本提供支撐，也可以為國(guó)家進(jìn)一步出臺(tái)相關(guān)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐依據(jù)。

2.電子文件與檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理的最大優(yōu)勢(shì)主要是節(jié)省大量的空間，便于保存查詢以及文檔備份，為做到萬(wàn)無(wú)一失、安全保密，還可以在異地備份。檔案電子化運(yùn)用計(jì)算機(jī)通過(guò)信息技術(shù)可以將大量的資料進(jìn)行壓縮，儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)專用系統(tǒng)中或者是硬盤(pán)、光盤(pán)等設(shè)備里面，既節(jié)省了傳統(tǒng)的儲(chǔ)存空間，減少檔案庫(kù)房壓力，又方便查詢和利用，檔案數(shù)字化可使利用者及時(shí)地在網(wǎng)絡(luò)中搜索，只要線上申請(qǐng)并審核通過(guò)就可以進(jìn)一步地查閱。同時(shí)，也不用擔(dān)心電子化的檔案會(huì)受到以往那些傳統(tǒng)的物理因素的破壞，可以長(zhǎng)時(shí)間地進(jìn)行更新儲(chǔ)藏與保存，其檔案管理的步驟越發(fā)簡(jiǎn)潔、省時(shí)、省力，節(jié)約成本。所以電子檔案的管理?yè)碛袠O大的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于高校而言，各二級(jí)單位尤其是檔案館，實(shí)施電子文件和檔案管理更有利于提高文書(shū)檔案管理和服務(wù)效率。電子文件和檔案管理與應(yīng)用是通過(guò)信息化手段充分發(fā)揮磁盤(pán)和硬盤(pán)等的作用，對(duì)電子文件及文書(shū)檔案進(jìn)行合理有效收集，并將其做好磁盤(pán)化處理，后續(xù)再通過(guò)計(jì)算機(jī)、手機(jī)等設(shè)備直接轉(zhuǎn)發(fā)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其審核、閱覽、簽批、修改等處理，最后由檔案館專職人員對(duì)電子文件做好快速分類(lèi)和歸檔。

3.運(yùn)用電子信息技術(shù)有利于提高文書(shū)檔案管理的安全性和網(wǎng)絡(luò)共享性。傳統(tǒng)模式下的檔案管理與應(yīng)用，大部分單位的文書(shū)檔案都是采用紙質(zhì)材料保存的方式進(jìn)行管理與服務(wù)，其弊病是紙質(zhì)材料極容易受到惡劣天氣和庫(kù)房溫、濕度等環(huán)境因素的影響，最終導(dǎo)致檔案質(zhì)量受損，尤其是我國(guó)南方地區(qū)及沿海地區(qū)，濕度更為顯著。當(dāng)前，企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位都在積極使用電子信息化管理模式，通過(guò)OA等自動(dòng)化辦公軟件將紙質(zhì)材料輸入到磁盤(pán)或硬盤(pán)等電子化設(shè)備上，利用計(jì)算機(jī)傳輸功能，可以大量減少紙張的使用數(shù)量，并更好地保證文書(shū)檔案的完整和安全性能。此外，提高電子化的文書(shū)檔案管理與應(yīng)用，有效避免了多余及不相關(guān)人員的參與，利用檔案信息借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)精準(zhǔn)送達(dá)，量化備份與存儲(chǔ)。

另外，實(shí)施電子文件與檔案信息化管理，有效提高網(wǎng)絡(luò)資源共享性。高校專職檔案人員在管理過(guò)程中運(yùn)用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新、創(chuàng)建適合學(xué)校內(nèi)部資源共享功能的數(shù)據(jù)庫(kù)，并結(jié)合自身檔案管理所需要的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)實(shí)際情況分別創(chuàng)建公共和私密數(shù)據(jù)兩種訪問(wèn)端口，再按照文書(shū)檔案的形成時(shí)間、重要性、保密性以及其他具體屬性將其錄入到對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)終端。應(yīng)用服務(wù)嚴(yán)格按照檔案管理?xiàng)l例對(duì)外公告，高校內(nèi)部人員和社會(huì)人員可根據(jù)需要申請(qǐng)各自所需的文書(shū)檔案閱覽審批程序，在特定時(shí)間與空間內(nèi)可直接通過(guò)計(jì)算機(jī)登錄端口查閱利用。同時(shí)，各需求用戶也可以根據(jù)需要通過(guò)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行電子檔案閱讀或數(shù)字、圖片等截圖利用，極大地提高了學(xué)校電子檔案管理、應(yīng)用和服務(wù)效果。

三、高校電子文件與檔案信息化應(yīng)用管理舉措

1.加快電子文件和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與信息技術(shù)縱深發(fā)展。首先，高校要建立檔案管理的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、規(guī)范化管理制度和電子檔案管理工作機(jī)制。在條件允許的情況下，各高?？筛鶕?jù)自身學(xué)校特色成立專職的電子檔案管理部門(mén)，建立健全完整的電子檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。高校網(wǎng)絡(luò)中心和檔案館基于統(tǒng)一的管理制度與專用的電子檔案管理系統(tǒng)建立高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的檔案管理平臺(tái)，并負(fù)責(zé)其安全保密性，做到在統(tǒng)一的平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的有效收集與共享使用。

其次，高校應(yīng)做好歸檔電子文件性能、技術(shù)和安全保密處理，使電子信息化向縱深方向發(fā)展。結(jié)合本校實(shí)際情況，使電子文件與檔案在傳輸與存儲(chǔ)過(guò)程中向計(jì)算機(jī)內(nèi)嵌入不同內(nèi)涵指示標(biāo)的隱性條碼，做好電子文件的防偽與復(fù)制件之間的區(qū)別標(biāo)注與示意。在檔案管理與應(yīng)用工作中，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)、精準(zhǔn)地將輸入隱性條碼的電子文件與檔案一并歸檔，將能夠有效防止電子文件與檔案被偽造、仿制，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性、客觀性、真實(shí)性、合法性，提升電子文件的憑證作用、參考價(jià)值和原始性。同時(shí)，還可以利用信息化技術(shù)將特殊的電子文件與檔案設(shè)置成“只可讀”版本，不可以被復(fù)制、更改，更不能“編寫(xiě)”或者照抄、照搬。

還有，由于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在高校的廣泛普及，高校電子文件與檔案管理也得到與時(shí)俱進(jìn)的快速發(fā)展，電子檔案應(yīng)用技術(shù)日益取代傳統(tǒng)的檔案管理模式和應(yīng)用服務(wù)?，F(xiàn)代電子信息技術(shù)的縱深發(fā)展無(wú)形中都在促使電子檔案從收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)與應(yīng)用向著快速、便捷、高密度、高質(zhì)量、高效率和安全保密的方向發(fā)展。唯一受到質(zhì)疑的電子化檔案，一旦受到外來(lái)的攻擊其資料便可以簡(jiǎn)單地被竊取的可能性都在日益消除，這更有助于實(shí)現(xiàn)高校信息資源共享。而且，電子文件與檔案的發(fā)展空間廣闊，檔案保存的時(shí)間進(jìn)一步延長(zhǎng)，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)類(lèi)型也日益廣泛且存儲(chǔ)容量也不斷增大。

2.做好電子文件與檔案的安全保密管理。高校檔案館經(jīng)過(guò)鑒定、甄別，一旦確定電子文件與檔案的憑證性和價(jià)值作用，就要高度重視解決電子文件與檔案的安全與保密問(wèn)題。總體而言，做好安全保密性措施是推動(dòng)高校電子檔案管理迅猛發(fā)展的重要保證。過(guò)去傳統(tǒng)的高校檔案管理方式大多都違背了檔案信息服務(wù)的公開(kāi)和透明原則，其服務(wù)宗旨屬于紙上談兵，脫離高校師生與社會(huì)大眾的實(shí)際情況，其管理方法和應(yīng)用只是滿足于高校領(lǐng)導(dǎo)層的個(gè)別查閱利用，大部分檔案都是嚴(yán)密的封存在檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)或庫(kù)房，使得高校普通教職工和學(xué)生很難充分地利用檔案信息資源，查找一份已畢業(yè)離校學(xué)生的學(xué)籍信息，需要咨詢多個(gè)部門(mén)和多個(gè)人員，沒(méi)有充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值和作用，為高校建設(shè)發(fā)展提供支撐和助力。在科技信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速普及的今天，高校領(lǐng)導(dǎo)層已逐步認(rèn)識(shí)到檔案信息資源在學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展中的重要性，更注重把科技檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力為地方經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)的成效，檔案的作用越來(lái)越不可忽視。當(dāng)前，高校檔案管理和應(yīng)用信息化技術(shù)的策略不斷升級(jí)，電子檔案保護(hù)加密系統(tǒng)也正在日益改革創(chuàng)新與發(fā)展，致使高校電子檔案的應(yīng)用安全性、保密性更嚴(yán)謹(jǐn)，為電子文件與檔案的普及和應(yīng)用保駕護(hù)航，逐步實(shí)現(xiàn)了高校在安全環(huán)境下進(jìn)行電子檔案信息傳遞、共享與應(yīng)用需要的快速發(fā)展。

3.不斷提升檔案人員綜合素質(zhì)和專業(yè)技能是做好檔案應(yīng)用服務(wù)的基礎(chǔ)。促進(jìn)高校檔案管理尤其是電子檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的前提條件，就是盡快提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，尤其是計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，同時(shí)也要提升校內(nèi)專、兼職檔案管理人員的崗位職責(zé)、權(quán)利、義務(wù)和同等待遇。首先，高校應(yīng)加強(qiáng)自主培養(yǎng)和積極引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才“雙軌制”，全面加強(qiáng)檔案管理人員學(xué)科專業(yè)的優(yōu)化配置結(jié)構(gòu)與組合，通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和后續(xù)教育逐步提升檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力。每年度都要開(kāi)展有針對(duì)性的檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，以此來(lái)滿足檔案管理人員尤其是兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平、職稱評(píng)審和晉級(jí)需求。其次，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)與能力考核，為了做好安全和保密工作，建立電子檔案管理人員獎(jiǎng)懲機(jī)制，強(qiáng)化電子檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和健康心理的自主提升意識(shí)。

綜上所述，隨著信息技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新時(shí)期檔案管理工作需要不斷采用更加高效的管理技術(shù)和方法，認(rèn)真分析對(duì)比電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理上的共同點(diǎn)和差異性，區(qū)分兩者之間不同的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，更好地完善電子檔案管理與應(yīng)用措施。在智能化和自動(dòng)化的時(shí)代背景下，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)對(duì)電子文件與檔案信息資源進(jìn)行延伸和拓展，充分發(fā)揮電子檔案在高校教育教學(xué)、行政管理、人才培養(yǎng)中的應(yīng)用功能，最大限度地發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用價(jià)值，為高等教育事業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展助力。