信訪檔案信息化建設的思考

陳丹紅

摘 要：本文基于對信訪檔案特殊價值的闡釋，論證了信訪檔案信息化建設的必然性及重要意義，分析了實現(xiàn)信訪檔案資源、工作流程以及管理方法信息化需要解決的問題，并且探討了檔案資源建設、數(shù)據(jù)庫與信訪檔案共享平臺構建的實現(xiàn)途徑，從軟硬件基礎設施完善、相關法律法規(guī)和標準體系構建以及專業(yè)人才培育等方面，闡述了推進信訪檔案信息化建設的有效策略。

關鍵詞：信息化;必要性;建設目標;實現(xiàn)途徑;信訪檔案

隨著信訪工作量、歸檔資料的形式與信息類型的增加，檔案信息資源的匯總、處理、歸檔以及信息的利用都面臨很多問題，運用信息技術實現(xiàn)數(shù)字化管理，可以有效緩解信訪檔案管理的困境。

一、信訪檔案的特殊價值

信訪檔案除了具備一般檔案資源的特質(zhì)，還對于優(yōu)化社會治理體系具有特殊價值。信訪檔案完整和全面的反映了特定時期社會背景下的典型社會矛盾，并且檔案中的信訪人申訴材料、接訪部門的處理流程、批復文件與結案報告等文件，詳盡記錄了矛盾的產(chǎn)生原因、發(fā)展歷程以及解決措施。因此，信訪檔案除了可供信訪工作人員查詢和借鑒，還能夠作為分析社會矛盾、優(yōu)化相關政策法規(guī)以及社會整體體系的依據(jù)。所以完善信訪檔案管理，并確保所有信息資源得到妥善處理和利用，對于做好信訪工作和提升社會治理體系的運行效率都非常關鍵。

二、信訪檔案管理信息化的必然性及重要意義

1.信訪檔案管理信息化的必然性

在信息技術得到廣泛運用的今天，檔案信息加工技術、利用方式以及管理方法必須做出改變，才能夠契合現(xiàn)代人們的信息傳遞、處理以及利用習慣，確保檔案信息資源得到科學管理和高效利用。首先，在高度信息化的行政管理領域，各部門在處理日常事務時，生成的文件資料形式、載體也發(fā)生了實質(zhì)性變化，數(shù)字化的文檔、圖表以及多媒體影音文件所占比例越來越大。因此各信訪工作部門的檔案資源形式、存儲介質(zhì)以及歸檔保管的方法也必須做出相應的改變。其次，社會公眾以及信訪工作相關人員也有了新的信息查詢、利用習慣，只有將信訪檔案信息化，才能夠發(fā)揮其應有的利用價值。所以信訪檔案信息化建設既有其必然性，也是提升信訪工作效率和檔案信息利用率的需要。

2.實現(xiàn)信訪檔案管理信息化的重要意義

近年來由于信訪檔案信息量持續(xù)增長，信息資源形式、處理方法和存儲介質(zhì)的多元化，傳統(tǒng)的信訪檔案管理模式逐漸難以應對。工作人員在進行信息采集、歸類、建檔時，面臨很多技術性問題。首先，對不斷增加的電子檔案資源的分類與建檔，沒有完善的技術規(guī)范與標準體系，因此信訪檔案的管理質(zhì)量得不到保障。其次，在檔案信息資源的利用方面，由于不同層級以及部門、單位所屬的信訪機構之間沒有溝通與信息交流機制，因此信訪檔案資源的管理呈現(xiàn)割裂局面，影響對特定類型信訪問題的研究以及信息利用價值的發(fā)掘。構建信訪檔案的信息化管理平臺和數(shù)據(jù)庫，完善相關法律法規(guī)以及信息采集、加工與管理的技術標準，不僅可以徹底解決上述問題，還能夠?qū)崿F(xiàn)對信訪檔案信息資源的共享和深度利用。

三、實施信訪檔案信息化建設必須解決的問題

實施信訪檔案信息化建設不僅需要配置軟硬件設施、構建信息化的管理平臺，還需要改變傳統(tǒng)的管理制度、法律法規(guī)以及標準體系，而且檔案資料的采集、建檔保管以及利用模式，也必然涉及到信息技術的運用。因此無論是技術應用規(guī)范還是管理機制構建，都面臨多方面的問題。

1.軟硬件設施建設

計算機管理軟件、搭建網(wǎng)絡平臺以及構建數(shù)據(jù)庫所需的硬件設備是信訪檔案信息化建設的基礎，所以各信訪機構必須先完善實施信息化管理的軟硬件設施。由于信訪檔案有其特殊性，既要求實現(xiàn)各個信訪機構之間的檔案信息共享，又必須準確區(qū)分不同類型信訪檔案的性質(zhì)、保密級別，才能維護當事人的合法權益并保障檔案信息的網(wǎng)絡安全。所以在完善信訪檔案信息化基礎設施時，必須針對信訪工作以及信訪檔案管理的特點，進行軟硬件系統(tǒng)的研發(fā)和設計。

2.法律法規(guī)以及標準體系的構建

信訪檔案管理需要以檔案和信訪工作相關法律法規(guī)為依據(jù)，對原始文件、影音資料等進行加工和建檔保管。目前，進行信息化建設時，原有的法律法規(guī)、技術標準體系中的部分條款不再適用，還存在很多缺失的內(nèi)容。因此推進信訪檔案信息化建設，必須基于頂層設計來整合和構建完善的法律法規(guī)體系，才能為進一步的檔案資源數(shù)字化加工、信息共享數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡化管理平臺的建設提供依據(jù)。

3.信訪檔案信息化管理人才

信息化的信訪檔案管理要求相關人員能夠運用信息技術，而且熟悉檔案資源的數(shù)字化加工、信息處理以及數(shù)字化檔案資源的管理方法。因此要想落實信訪檔案信息化建設規(guī)劃，必須有足夠的專業(yè)人才。首先，工作人員必須熟悉信訪工作和檔案管理相關的法律法規(guī)，才能夠?qū)ο嚓P信息資源進行準確、規(guī)范的分類并完成建檔工作。其次，需要有一定的信息技術運用能力，能夠使用系統(tǒng)管理軟件、硬件設備，進行數(shù)據(jù)庫維護、編制檔案目錄等。

4.網(wǎng)絡安全問題

在信訪檔案信息化管理過程中，必須基于互聯(lián)網(wǎng)進行信息的傳遞、加工和存儲。所以木馬程序、黑客攻擊以及系統(tǒng)自身運行故障等因素，都會影響信訪檔案信息的安全。如果系統(tǒng)服務器等設備因維護不當或遭受病毒等侵襲而出現(xiàn)故障，不僅影響用戶的正常登錄和信息查詢，還會面臨檔案信息丟失或損壞的風險。信訪檔案當中有大量涉及當事人隱私的內(nèi)容，如果信息泄露，會侵害當事人的權益，因此網(wǎng)絡安全在信訪檔案信息化建設中必須得到有力保障。

5.信息資源建設與數(shù)據(jù)庫構建

信訪檔案信息化建設旨在對所有檔案資源進行信息化的管理、利用，因此必須完成數(shù)據(jù)庫與數(shù)字化的信息資源建設。但紙質(zhì)文檔和影音資料的數(shù)字化加工、信訪工作中新生成的載體與形式各異的檔案資源的加工和存儲，都需要依據(jù)新的技術規(guī)范和管理制度完成。歷史積存下來的各類信訪檔案必須進行數(shù)字化加工，才能夠上傳和存儲至系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，便于在線查閱和分享。新生成的不同類型信訪檔案資源的加工、存儲形式和管理方法必須有完善的標準，才能夠保障信訪檔案的完整性和有效性。

四、推進信訪檔案信息化建設的有效策略

1.相關法律法規(guī)和標準的完善

針對信訪檔案信息化缺乏完善的法律法規(guī)與標準體系指導的問題，必須由相關部門組織法學、檔案管理等領域的專家進行深入研究，對現(xiàn)有法律法規(guī)中不再適用的條款進行修訂。針對信訪檔案資料的數(shù)字化加工、信息資源管理以及網(wǎng)絡化平臺建設的技術規(guī)范不健全的問題，提出可行的解決方案。構建完善的標準體系及各類技術規(guī)范，以便推動信訪檔案的信息化建設。

2.研發(fā)和推廣規(guī)范化的軟硬件系統(tǒng)解決方案

為了實現(xiàn)各信訪機構檔案管理系統(tǒng)之間順暢的信息交互，保障系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和便于管理維護，應研發(fā)和推廣規(guī)范化的軟硬件系統(tǒng)解決方案。組織科研機構的專業(yè)技術人員或者與系統(tǒng)供應商進行合作，開發(fā)與信訪檔案管理、信訪工作特點相適應的軟件系統(tǒng)，并且規(guī)范硬件設備的選型和網(wǎng)絡結構設計。從而加快各層級、區(qū)域信訪機構的檔案信息化建設，盡快實現(xiàn)大范圍的信息資源共享并提高信訪工作、信訪檔案信息服務的質(zhì)量。

3.培育信訪檔案信息化管理的人才

專業(yè)管理人才缺失是制約信訪檔案信息化建設的關鍵因素，應基于對現(xiàn)有人員知識結構、檔案管理技術的欠缺，制定有目標的培訓計劃。分析信訪檔案信息化建設對相關崗位人員的新要求，為其提供系統(tǒng)化的課程。此外也可以向已經(jīng)實現(xiàn)信息化的檔案管理單位學習，促使相關人員盡快提升其信訪檔案信息化管理的技能。

4.不斷優(yōu)化系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護措施

要想保障信訪檔案信息資源的網(wǎng)絡安全，需要持續(xù)優(yōu)化各項網(wǎng)絡安全防護措施。首先，信訪檔案管理部門的信息化系統(tǒng)應由專業(yè)技術人員進行維護，并且進行動態(tài)的信息安全風險評估，以便有效防范計算機病毒等因素的威脅。其次，信息化的信訪檔案管理系統(tǒng)軟硬件必須及時升級，才能夠保障檔案信息的傳輸、存儲安全，應對不斷更新和升級的黑客攻擊技術手段。

五、結束語

信訪檔案信息化建設能夠提升信訪服務質(zhì)量，提升檔案信息資源的利用率并優(yōu)化信訪資源配置。因此應基于對當前信息化建設中遇到的問題的分析，探索有效的解決辦法，并且將成功的模式和經(jīng)驗進行共享和推廣，盡快實現(xiàn)信訪檔案的信息化管理和在線共享。

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（作者單位：福建省泉州市信訪服務中心）