電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別研究

李曄

【摘要】在信息技術(shù)的改革下，檔案管理工作也有了很大的變化，而電子檔案和傳統(tǒng)的檔案管理的差距也慢慢呈現(xiàn)出擴大化的趨勢。檔案管理的原則是檔案管理信息的一致性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別有歸檔的方式、保管的方式、查詢的方式等，從二者的管理的不同方式對檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)措施，從而提高檔案管理工作的發(fā)展。但是，電子檔案與傳統(tǒng)檔案又有著共性，相互互補，相互依存。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;傳統(tǒng)檔案;區(qū)別研究

隨著信息時代的到來，各行各業(yè)對信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛了，檔案管理的工作在信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用下也發(fā)生了變革，電子檔案的產(chǎn)生和應(yīng)用尤其明顯，但是，電子檔案在檔案管理工作中不僅是便利和快捷，同樣也帶來了新的挑戰(zhàn)，對電子檔案和傳統(tǒng)檔案的區(qū)別研究，這樣可以使檔案管理工作進(jìn)一步的提高和發(fā)展。

一、什么是電子檔案

電子檔案是利用計算機、磁盤和光盤作為載體的文字材料，包括電子的文書、電子的信件、電子的報表和電子的圖紙等，電子檔案是通過編碼和解碼得到的信息利用，只要通過允許，可以隨時調(diào)出所要查詢的檔案信息和資料，電子檔案的特點有：（1）要借助辦公的設(shè)備;（2）迅速處理和傳遞信息;（3）資料共享;（4）保存的條件對環(huán)境的溫濕度和防磁性有高要求。

二、電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）歸檔的方式不同

傳統(tǒng)檔案管理是手工進(jìn)行歸檔，所有檔案資料在辦理完結(jié)之后，工作人員要進(jìn)行統(tǒng)一的完整的收集，并合理進(jìn)行歸檔保管，而電子檔案歸檔是要根據(jù)信息技術(shù)，利用電子編碼的形式對檔案的信息進(jìn)行分門別類的歸檔，電子檔案的歸檔時間在規(guī)定的時間周期內(nèi)隨時進(jìn)行歸檔，電子檔案在歸檔時可以做到無痕跡編輯，這樣可以保障其完整性，并且條理性清晰，于此同時，這樣的無痕跡編輯也是有弊端的，那就是一些重要的信息被修改或者被刪除是很難發(fā)現(xiàn)的，這樣就難以保證電子檔案的真實性，因此，檔案管理的工作人員一定要注意數(shù)字簽名和一些信息的認(rèn)證，要做好加密，這樣可以保護(hù)電子檔案的信息被改動或者被刪除。

（二）保管的方式不同

傳統(tǒng)檔案管理是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的保存存在很多的風(fēng)險，比如受潮、蟲蛀、年頭長會有殘缺或者破損等，紙質(zhì)檔案的管理還需要很多的空間還有人力和財力，這樣對于檔案管理的工作造成了很多的不便，而電子檔案就解決了上述的問題，電子檔案主要是利用信息技術(shù)，屬于虛擬的形式保管檔案資料，電子檔案保管的條件也有要求，環(huán)境的溫濕度要穩(wěn)定，要避免磁場的干擾，電子檔案主要是將信息進(jìn)行分類，采用數(shù)字編碼和儲存，這樣一來，檔案管理的工作人員在工作時能很輕松便捷，也不會有保管方面的風(fēng)險，當(dāng)然了，凡事都有兩面性，電子檔案雖然可以避免很多保管風(fēng)險，但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展迅速，電子檔案中的流媒體和儲存量也在不斷的發(fā)展，檔案的存儲載體會老化，這樣一來，電子檔案在可讀性上會受到很大的影響，要解決這一問題，就要在錄入電子檔案的同時，打印一張紙質(zhì)檔案留存，這樣可以最大化的降低電子檔案資源損失。

（三）查詢的方式不同

在傳統(tǒng)的檔案查詢時，通常是有卡片或者是書本作為檢索工具，需要人工進(jìn)行查找，費時費力，并且難度也非常大，對于原信件的查詢會影響其他工作的進(jìn)展，在錄入電子檔案之前要對檔案信息編輯注冊和登記，在電子檔案進(jìn)行查詢時，只要在錄入時生成一個編碼或者是身份確認(rèn)就可以查詢，這樣節(jié)約了檔案查詢時工作人員的時間，也提高了工作的效率，電子檔案的查詢不會造成原信息的載體損耗，而且電子檔案的共享性很強，不會因為查詢某個檔案影響其他方面的工作進(jìn)展。

三、電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案信息完備性相同

電子檔案和傳統(tǒng)檔案在檔案信息的完備性上必須是相同的，不管是電子檔案還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)性檔案管理，檔案信息要具有完備性和真實性，要強調(diào)的是，電子檔案是被動生成的，它的依托是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的信息，通過紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)檔案，內(nèi)容是相同的，在生成電子檔案之后，還是需要紙質(zhì)的檔案進(jìn)行印證，因此，檔案工作人員在對檔案進(jìn)行電子檔案錄入和生成之后，紙質(zhì)的傳統(tǒng)檔案的工作同樣要進(jìn)行跟進(jìn)，要做好紙質(zhì)檔案的管理和保管。

（二）檔案工作的原理是相同的

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理的工作原理是相同的，電子檔案管理是在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上生成的，只不過是方式不同，電子檔案管理是利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)，將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行虛擬化保存。

（三）電子檔案是信息資源的拓展

在經(jīng)濟的快速發(fā)展下，信息資源呈現(xiàn)出的增長速度屬于爆炸式的增長，這樣的增長速度對各行各業(yè)都有不同幅度的沖擊，檔案管理工作同樣受到這樣的沖擊，因此，傳統(tǒng)的檔案管理水平對于信息的增長應(yīng)付不了，這就要利用信息技術(shù)對檔案管理的工作進(jìn)行開展，電子檔案是時代的產(chǎn)物，也是檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步所要求的。電子檔案利用先進(jìn)的技術(shù)，使得紙質(zhì)信息載體受到的束縛被突破了，而且能夠最大化的對信息資源進(jìn)行擴展，電子檔案利用互聯(lián)網(wǎng)的快捷和高效，獲得信息也更加便捷。電子檔案和傳統(tǒng)檔案互補優(yōu)勢，使得檔案管理工作的水平提升。

四、結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理的工作也有了很大的完善，也也為檔案管理工作帶來很多的便捷，而電子檔案是時代的產(chǎn)物，其服務(wù)手段、服務(wù)質(zhì)量和信息化深度都有著巨大的優(yōu)勢，但是盡管如此，電子檔案也不能完全的取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案和傳統(tǒng)檔案的管理有著不同，各有各自的管理方法，但是電子檔案和傳統(tǒng)檔案的有著共性，使得電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理必然要互相依托、相互互補、揚長避短、相互借鑒，使二者有機的結(jié)合在一起，在實際工作中要最大化的對檔案工作管理進(jìn)行探索，要創(chuàng)造條件，利用先進(jìn)的技術(shù)，這樣才能使檔案工作進(jìn)行進(jìn)一步的提升和拓展，能夠在人力、物力和財力方面進(jìn)行節(jié)省支出，電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理工作共同發(fā)展是現(xiàn)階段的檔案管理任務(wù)。

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