綜合性教學醫(yī)院文書檔案的精細化管理模式研究

高倩

摘要：與普通醫(yī)療機構(gòu)相比較，綜合性教學醫(yī)院文書檔案管理更為特殊和復雜，提高管理質(zhì)量是一項長期工作。本文分析了綜合性教學醫(yī)院文書檔案精細化管理的必要性，在此基礎(chǔ)上，提出了完善管理制度、優(yōu)化工作程序、運用PDCA循環(huán)等科學的管理方法，結(jié)合大數(shù)據(jù)、雙軌制等數(shù)據(jù)化和信息化管理手段，構(gòu)建了綜合性教學醫(yī)院文書檔案的精細化管理模式。另外，在管理質(zhì)量和信息利用效率得到提高的同時，總結(jié)了該模式運行中的注意事項，以保證該模式更高效地發(fā)揮效應。

關(guān)鍵詞：綜合性教學醫(yī)院;文書檔案;精細化管理

中圖分類號：R197 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：B ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2020.05.008

文章編號：1006-1959（2020）05-0025-03

Abstract：Compared with general medical institutions， the management of documents and files in comprehensive teaching hospitals is more special and complex. Improving the quality of control is a long-term task. This paper analyzes the necessity of fine management of documents and archives in comprehensive teaching hospitals. On this basis， we have proposed scientific management methods such as improving the management system， optimizing work procedures， and using the PDCA cycle， combined with data and information management methods such as big data and dual-track system.In addition， while improving the quality of management and the efficiency of information utilization， we also summarized the precautions in the operation of the model to ensure that the model is more effective.

Key words：Comprehensive teaching hospital;Document files;Fine management

精細化管理是目前較為先進的一種管理理念，廣泛運用于現(xiàn)代企業(yè)管理之中。精細化管理指基于常規(guī)管理，通過標準化、程序化、科學化、數(shù)據(jù)化和信息化等管理手段，提高管理工作的效率[1]。因此，其本質(zhì)在于對戰(zhàn)略目標分解、細化和落實的過程。通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細化，運用標準化、程序化、科學化、數(shù)據(jù)化和信息化手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。自新醫(yī)改方案推進以來，改革和發(fā)展已融入各地、各級醫(yī)院的戰(zhàn)略目標。以“精細化管理”為代表的發(fā)展理念，逐漸被視為是醫(yī)院邁向科學發(fā)展之路的新方向，相應地，也對醫(yī)院內(nèi)部各科室的管理質(zhì)量提出來更高的要求。本文以我院為例，分析在文書檔案管理中精細化管理的應用情況，以期為醫(yī)院改革發(fā)展提供助力。

1文書檔案管理中應用精細化管理的必要性

文書檔案管理是醫(yī)院管理的核心工作之一。加強檔案管理是提高醫(yī)療服務質(zhì)量、保證醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的重要措施[2]。與普通醫(yī)療機構(gòu)相比，綜合性教學醫(yī)院的工作性質(zhì)有其特殊性，其文書檔案具有以下顯著特點：①文書檔案類目多：綜合教學醫(yī)院不但肩負醫(yī)療職責，還承擔著醫(yī)學本科生、研究生和進修生等的培養(yǎng)任務;既要促進醫(yī)院的發(fā)展，也要更好服務健康中國的宏偉目標。因此，其文書檔案類目多，涉及醫(yī)療、教學、科研、進修生、人事、宣傳、后勤等多種類目。②文書檔案的數(shù)量增長快：為了更好地服務患者，改進和提高醫(yī)療質(zhì)量，新型診療技術(shù)的引入、推廣非?？?，相應地，醫(yī)療業(yè)務的指導性和規(guī)范性文件快速增加;醫(yī)院的快速發(fā)展、規(guī)模擴大和高服務質(zhì)量的需求，對人才的需求和引進也呈快速增長的趨勢，新進職工增加，人員的職務晉升和崗位聘任工作緊密，且職稱、崗位涉及不同系列和類別，這些因素導致晉升相關(guān)文件資料的內(nèi)容也非常豐富。③黨建資料較普通醫(yī)院豐富：由于綜合性教學醫(yī)院的公立醫(yī)院性質(zhì)和培養(yǎng)社會主義醫(yī)學人才的職能，醫(yī)院的黨建工作須與業(yè)務發(fā)展并舉，因此黨務類文件資料也較普通醫(yī)院更加豐富和完善。

綜合性教學醫(yī)院文書檔案的上述特點，導致其管理存在一定的復雜性。傳統(tǒng)檔案管理的粗放式、被動式和經(jīng)驗式已不能很好的適應綜合性教學醫(yī)院改革和發(fā)展需求。因此，本文嘗試將精細化管理模式引入文書檔案的管理工作，力圖使醫(yī)院的檔案管理工作更加細化、規(guī)范化和條理化，以進一步提高檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量和效率，促進醫(yī)院管理的改革和發(fā)展。

2文書檔案的精細化管理模式

2.1完善管理制度，明確崗位職責 ?標準化是文書檔案精細化管理的基礎(chǔ)。標準化管理就是在檔案管理中根據(jù)檔案建設(shè)的整體需要，制定相應的檔案管理內(nèi)容與管理標準，對檔案管理中的各項活動進行有效的規(guī)范。在精細化管理模式下，精細化管理的核心理念應融入檔案管理的規(guī)范化制度建設(shè)中，保證檔案管理的規(guī)范化，提高管理效率與水平?！吨腥A人民共和國檔案法》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》及《檔案歸檔制度》等檔案管理制度規(guī)范是指導和開展日常工作的基礎(chǔ)。我院以上述管理制度為綱，引領(lǐng)檔案規(guī)范化管理，同時根據(jù)工作實際，制定并下發(fā)了《保密管理規(guī)定》等文件，進一步完善相應的管理制度和行業(yè)規(guī)范。在實際工作中，采取分塊負責，責任落實到人，明確崗位職責和分工，奠定了精細化管理的良好基礎(chǔ)。

2.2優(yōu)化工作程序 ?檔案管理的具體業(yè)務一般包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目檢索、編研和提供利用8個業(yè)務環(huán)節(jié)[3]。各個環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、銜接有序。“精細”表現(xiàn)在管理的各個環(huán)節(jié)之中，每一個環(huán)節(jié)都不能松懈、疏忽，應該做到環(huán)環(huán)緊扣、道道把關(guān)，應從以下幾方面入手，優(yōu)化工作程序：①時間進程：各年度文書檔案歸檔和管理工作是按上述8個環(huán)節(jié)依次進行的，各個環(huán)節(jié)的時間進程對下一環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生影響：如收集整理的延后會導致編目、編研工作的滯后，接著也會直接影響檔案的利用。由于綜合性醫(yī)院文書檔案的復雜性和多樣性，在檔案的收集環(huán)節(jié)就需要和相關(guān)部門的密切溝通、相互配合，做到歸檔及時、資料全面。根據(jù)醫(yī)院年度工作安排，向全院各部門統(tǒng)一規(guī)定每年度的資料收集、歸檔時限，檔案管理部門做到及時提醒、追蹤和跟進，以確保每年度新歸檔資料及時入檔，保障后續(xù)編目、利用、編研工作順利進行。②整理和鑒定標準的統(tǒng)一：由于各行業(yè)的工作性質(zhì)和行業(yè)特點不同，文書檔案的分類和利用側(cè)重點也不同，檔案管理部門須結(jié)合本單位的工作性質(zhì)和行業(yè)特點，制定適合自身的歸檔范圍和保管期限等標準和規(guī)定，進行檔案的整理、編目和保管工作，從而保證高效的檔案檢索、編研和利用。結(jié)合醫(yī)院各部門職能和工作實際，制定并面向全院下發(fā)了《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的暫行規(guī)定》，此規(guī)定對檔案的歸檔范圍、分類要求、保管期限等做了明確的規(guī)定，一方面指導各部門及時準確地收集歸檔資料，另一方面也為檔案管理部門的資料整理、鑒定、保管等環(huán)節(jié)提供了統(tǒng)一的標準，規(guī)避了因檔案管理人員變化而導致歸檔標準的變化，實現(xiàn)了檔案管理規(guī)范的統(tǒng)一性和持續(xù)性，進一步保證了檔案檢索、編研和利用的高效性。③同一工作流程各年度間的比較：由于文書檔案基本以年度更新，由此歸檔上呈現(xiàn)出年度的規(guī)律性。我院每年度的文書檔案主要由上級各類文件、黨字、院字、工字、團字幾板塊構(gòu)成。歸檔過程中注重對相應內(nèi)容進行年度間的比較，既可以更有效和規(guī)范地進行文檔的整理和鑒定，也可以把握部門延續(xù)性工作的進程和變化，為下一步編研和查詢工作提供幫助。

2.3引用科學的管理方法 ?綜合性醫(yī)院的文書檔案管理非常強調(diào)工作的持續(xù)性、檔案材料易于獲取和利用。每個年度或一個約定階段會有新的文件或資料需要歸檔入庫。因此，既要對原有檔案進行規(guī)范化管理和利用，也要利用規(guī)范化程序?qū)⑿碌馁Y料歸檔。為實現(xiàn)這種循環(huán)跟進的管理模式，實現(xiàn)文書檔案的精細化管理，我院將PDCA循環(huán)應用到文書檔案的管理中： P：計劃，根據(jù)任務的目標和要求，制定科學的計劃。建立完善的檔案分類管理辦法和制度，制定年度工作計劃，明確人員的崗位職責和分工;根據(jù)檔案管理對電子化的要求，適時調(diào)整歸檔方案和要求，同時根據(jù)發(fā)展要求，增配相應專用設(shè)備。D：執(zhí)行，進行具體運作，實施計劃。依據(jù)檔案管理制度和本單位具體要求，開展文件和資料的收集、歸檔、管理、利用和開發(fā)工作。C：檢查，對管理的結(jié)果進行系統(tǒng)的總結(jié)和評價。針對檔案管理、利用和開發(fā)中發(fā)現(xiàn)的不足，以及醫(yī)院深化管理中提出的新要求，運用魚骨圖等檢查工具，對現(xiàn)有工作進行梳理，及時進行深入學習和討論，引進和完善工作程序和方法。A：行動，對檢查階段發(fā)現(xiàn)的問題進行改進。將上一個循環(huán)中發(fā)現(xiàn)的問題加以總結(jié)，及時改進現(xiàn)有工作，并將經(jīng)過論證的改進措施列入下一循環(huán)的運行計劃中，實現(xiàn)整個檔案管理工作的上升循環(huán)。

需要注意的是：上述PDCA循環(huán)是文書檔案管理的大循環(huán)，在大循環(huán)中，依據(jù)檔案管理各環(huán)節(jié)流程，又進行小PDCA循環(huán)，如文檔的錄入環(huán)節(jié)，從文檔錄入的計劃方案、具體錄入過程、錄入后的進一步檢查及檢查后的總結(jié)和處理構(gòu)成一個小的PDCA循環(huán)，檔案的整理、建檔過程等亦如此。大循環(huán)中的一環(huán)又可分解為小循環(huán)來操作，環(huán)環(huán)有序運行。大循環(huán)和小循環(huán)的每一步環(huán)節(jié)均以PDCA的循環(huán)路線為指引，呈現(xiàn)出“大環(huán)套小環(huán)”的模式，有利于及時發(fā)現(xiàn)不同環(huán)節(jié)中存在的問題，第一時間得到改進和解決，在此高效處理過程中[4]，檔案管理工作各環(huán)節(jié)節(jié)奏趨于緊密，工作流程更為清晰，見圖1。

2.4結(jié)合數(shù)據(jù)化和信息化的管理手段

2.4.1雙軌制管理 ?紙質(zhì)文書檔案和電子檔案各有優(yōu)勢，促進紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢整合，提高融合價值是檔案管理的發(fā)展趨勢。紙質(zhì)文書檔案具有法律效力，但主要不足體現(xiàn)在保存耗費空間、容易發(fā)生折舊和破損，檔案開發(fā)與利用效力較低。電子文書有檔案檢索快捷、信息高度共享，快遞利用快等優(yōu)勢，但缺陷是利用安全性很難把控，且不具備法律效力[5]。2015年，國家檔案局頒布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，為文書檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持和制度保障，紙質(zhì)與電子文書檔案相結(jié)合的雙軌制管理方式成為主導。檔案管理突破傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)模式的束縛，與電子文書檔案相結(jié)合，實現(xiàn)文書檔案紙質(zhì)和電子形式同步歸檔管理，促使兩種管理方式相互促進，整合各自優(yōu)勢，極大提高文書檔案管理的標準化、規(guī)范化與精細化。

2.4.2 “大數(shù)據(jù)”的開發(fā)和利用 ?文書檔案管理的意義在于為他人的使用提供更加便捷的搜索途徑，從而充分發(fā)揮檔案的作用與優(yōu)勢，這也是醫(yī)院文書檔案的價值所在。綜合性教學醫(yī)院檔案管理的“大數(shù)據(jù)”理念注重對檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性的研究與探索，有效打破信息壁壘現(xiàn)象，破除“信息孤島”頑疾[6]。為實現(xiàn)檔案的綜合、高效利用，我院在文書檔案的收集整理過程中，對相關(guān)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性進行分析，對檔案資料相關(guān)內(nèi)容進行提煉、歸納與整合，編撰《醫(yī)院基本情況》和《醫(yī)院年志》等年度性刊物，既可精準掌握歸檔文件的完整性、及時性、延續(xù)性，提高檔案管理質(zhì)量，也實現(xiàn)了科室間高效的信息共享。

3總結(jié)

將精細化管理模式應用于文書檔案管理中，隨著該管理模式在實際工作中的不斷融合和發(fā)揮作用，形成了一個較為科學有效的管理閉環(huán)：①精細化管理是一個持久、精進的過程，管理過程中需要把握細節(jié)，根據(jù)實際工作的特點和變化不斷改進和完善。②檔案管理人員對精細化管理理念和管理方法的認識和執(zhí)行力、相關(guān)部門在資料歸檔和利用方面的配合和支持程度、上級部門對檔案信息化建設(shè)的投入等因素，均會對文書檔案精細化管理的成效產(chǎn)生直接或間接的影響。檔案管理部門在發(fā)揮上述因素的積極影響基礎(chǔ)上，嚴格遵循規(guī)范化的管理制度、標準化的工作程序，科學運用PDCA循環(huán)、雙軌制、大數(shù)據(jù)管理等管理方法和管理手段，方能發(fā)揮出精細化管理模式在文書檔案管理工作中的效應，極大提高文書檔案的管理質(zhì)量和利用效率，為醫(yī)院的發(fā)展提供更好的信息服務。

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收稿日期：2019-11-18;修回日期：2019-12-11

編輯/錢洪飛