試析信息化時代人事檔案的開發(fā)利用

劉璟尉

摘 要：在信息化時代背景下，信息化技術(shù)為人事檔案的開發(fā)利用提供更加可靠的技術(shù)支持。雖然信息技術(shù)能夠為人事檔案的開發(fā)利用提供更多機遇，但是也帶來了一些挑戰(zhàn)，如何充分發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案開發(fā)利用中的積極作用，為信息化時代人事檔案開發(fā)利用的發(fā)展提供有利支持，亟待加強這一方面的研究。

關(guān)鍵詞：信息化時代;人事檔案;開發(fā)利用

信息化時代背景下，人事檔案的開發(fā)利用出現(xiàn)了較大的變化，傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)難以適應(yīng)信息化時代的要求，這就需要抓準信息化時代帶來的機遇，正確處理信息化時代帶來的挑戰(zhàn)，以此提高人事檔案開發(fā)利用的整體水平，使其能夠充分滿足組織及個人發(fā)展的需求。

一、信息化時代人事檔案開發(fā)利用面臨的機遇分析

1.豐富檔案資源

通過信息化技術(shù)對檔案資源進行有效整合，為檔案工作人員及相關(guān)單位提供更加豐富的檔案信息，能夠提高檔案資源的共享率，及時將最新的信息資源傳遞給用戶。為保證人事檔案信息資源的時效性，需要做到整合檔案資源，便于提供更加全面的信息服務(wù)。

2.改變傳統(tǒng)模式

將信息化與人事檔案開發(fā)利用相結(jié)合，能夠?qū)鹘y(tǒng)的工作模式進行改變，使人事檔案開發(fā)利用不再受到時間和空間的限制，從而提高人事檔案開發(fā)利用的靈活性及有效性。同時，還要重視對傳統(tǒng)工作模式與現(xiàn)代化工作模式的有效整合及創(chuàng)新，是人事檔案管理部門所面臨的一道課題。

3.開發(fā)利用多元化

將信息化與人事檔案開發(fā)利用相結(jié)合，能夠?qū)θ耸聶n案的開發(fā)利用價值進行提升，及時將工作人員存在的問題反映出來，促使其能夠進行針對性的自我強化，為人事檔案開發(fā)利用的發(fā)展提供有利支持。人事檔案管理部門需要構(gòu)建完善的檔案開發(fā)利用目標體系，使其能夠充分滿足時代的需求，為群眾提供更好的服務(wù)。

4.發(fā)揮檔案開發(fā)利用的主體功能

將信息化與人事檔案開發(fā)利用相結(jié)合，能夠?qū)n案開發(fā)利用的主體功能充分發(fā)揮出來，調(diào)動人員的工作積極性及主動性，使用戶能夠根據(jù)自身的需求對檔案使用模式進行調(diào)整，使人事檔案開發(fā)利用的合理性及有效性得以提升。這就需要將檔案用戶及工作人員的主觀能動性充分發(fā)揮出來，從而提高人事檔案開發(fā)利用的整體效果。

二、信息化時代人事檔案開發(fā)利用面臨的挑戰(zhàn)分析

1.內(nèi)容的統(tǒng)一性受到影響

信息化時代，人們對人事檔案的使用朝著多元化和開放化的方向不斷發(fā)展，提高了人事檔案開發(fā)利用過程的靈活性及有效性。然而在多元化的人事檔案開發(fā)利用情況下，其統(tǒng)一性受到較大影響，是當(dāng)前人事檔案管理部門所面臨的一道重要難題。

2.權(quán)威性受到影響

信息化技術(shù)的應(yīng)用給人事檔案開發(fā)利用帶來了更多便利，使得人事檔案的利用效率得以提升。但多元化的檔案信息獲取渠道在帶來諸多便利的同時，也影響到了其權(quán)威性，為促進人事檔案管理工作的發(fā)展，需要采取具有針對性的措施進行處理，使人事檔案開發(fā)利用的權(quán)威性得到充分體現(xiàn)。

3.約束性受到影響

信息化時代，工作人員能夠靈活自由地使用人事檔案，不再受時空的限制，在提高工作效率的同時，也容易造成人事檔案不真實的情況，難以保證人事檔案開發(fā)利用的有效性。因此為促進人事檔案開發(fā)利用的科學(xué)發(fā)展，需要對人事檔案進行有效的安全保密工作，使人事檔案失真等不良問題得到有效處理。

4.模式及方式受到挑戰(zhàn)

目前，網(wǎng)絡(luò)使用模式已經(jīng)成為當(dāng)前人事檔案開發(fā)利用中比較常用的工作模式，能夠在網(wǎng)絡(luò)上進行檔案開發(fā)和利用，并提供可靠的遠程服務(wù)。人事檔案管理部門需要重視將傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代化檔案使用模式的整合，實現(xiàn)對人事檔案開發(fā)利用的優(yōu)化創(chuàng)新。

5.人事檔案內(nèi)容及目標更新受到挑戰(zhàn)

人事檔案的使用目標已經(jīng)朝著多元化的方向不斷發(fā)展，基于多元化的檔案使用目標，要求工作人員對人事檔案內(nèi)容進行快速、準確的更新，完善現(xiàn)有的人事檔案開發(fā)利用目標體系，使其更具有針對性及有效性。因此，如何對人事檔案開發(fā)利用內(nèi)容及其目標體系進行更新，已經(jīng)成為人事檔案管理部門所面臨的一道重要難題。

三、信息化時代人事檔案開發(fā)利用的有效路徑分析

1.更新觀念

為促進人事檔案開發(fā)利用的進步和發(fā)展，使其能夠適應(yīng)信息化時代的要求，需要及時對人員的工作觀念進行改變，將信息化、科學(xué)化、信息化的理念落實到底，從而提高其信息化水平，為人事檔案開發(fā)利用的長遠發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。通過對人事檔案開發(fā)利用的觀念進行更新，能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)工作方法與現(xiàn)代工作方法的有效結(jié)合，進而將人事檔案的使用價值充分發(fā)揮出來，促進人事檔案開發(fā)利用的順利開展。

2.做好整體性的規(guī)劃，促進工作有序進行

由于人事檔案開發(fā)利用是一個比較復(fù)雜的過程，一旦在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將直接影響著整個工作的效率及質(zhì)量，難以實現(xiàn)對人事檔案的有效開發(fā)和利用。因此，在進行人事檔案開發(fā)利用時，工作人員必須要做好事前的整體規(guī)劃，包括人事檔案信息的收集、整理和規(guī)劃，以及人事檔案的安全保密、數(shù)字化建設(shè)及遠程服務(wù)等，從人事檔案內(nèi)容、政策、功能及信息技術(shù)等各方面的拓展來進行頂層設(shè)計，使各項工作得以有序進行，使人事檔案開發(fā)利用的有效性得到保障。

3.優(yōu)化人事檔案開發(fā)利用的工作環(huán)境

在進行人事檔案的開發(fā)利用時，很容易受到各種因素的影響，導(dǎo)致其工作質(zhì)量受到影響，不利于人事檔案開發(fā)利用的長遠發(fā)展。因此，需要順應(yīng)信息化時代的發(fā)展，對人事檔案開發(fā)利用的工作進行有效優(yōu)化，促進人事檔案開發(fā)利用的有效進行。具體來講，需要關(guān)注國家政策的變化，從國家層面對人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進行整合，及時處理可能影響人事檔案信息源的各種因素，克服網(wǎng)絡(luò)入侵、黑客攻擊等問題帶來的負面影響，使檔案工作人員能夠在良好的環(huán)境下進行工作，促進人事檔案開發(fā)利用的順利進行。

4.加強人事檔案工作人員的培訓(xùn)工作

作為人事檔案開發(fā)利用的主要參與者，工作人員的能力及素質(zhì)有著決定性的影響作用，影響著人事檔案開發(fā)利用的未來發(fā)展。因此，想要提高人事檔案開發(fā)利用的信息化水平，實現(xiàn)檔案開發(fā)利用的預(yù)定目標，就必須要加強對工作人員的檔案知識、計算機知識等培訓(xùn)工作，使其能夠利用所學(xué)知識來解決問題，提高人事檔案開發(fā)利用的有效進行。確保人事檔案工作人員能夠熟練掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，可以借助信息平臺來進行人事檔案的開發(fā)利用，充分滿足我國人民對人事檔案的使用需求，為組織及個人發(fā)展提供有利依據(jù)。

5.構(gòu)建信息化的人事檔案開發(fā)利用平臺

在信息化時代背景下，將信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案開發(fā)利用中，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，需要借助信息化技術(shù)來構(gòu)建人事檔案開發(fā)利用平臺，使工作人員能夠更好地完成工作，提高人事檔案的利用價值。同時，為充分發(fā)揮信息化平臺在人事檔案開發(fā)利用中的作用，需要對人事檔案開發(fā)利用體系進行完善，實現(xiàn)對其資源的有效整合。此外，可以借助媒體平臺來進行人事檔案開發(fā)利用的宣傳工作，提高人們對人事檔案開發(fā)利用的認識，形成良好的檔案利用意識，借助現(xiàn)代信息技術(shù)建設(shè)出新時代的檔案文化，使人事檔案開發(fā)利用能夠處于更好的環(huán)境中。

6.做好人事檔案信息的監(jiān)控和督導(dǎo)

在進行人事檔案開發(fā)利用的時候，常常會出現(xiàn)人事檔案信息被盜取或篡改的情況，難以保證人事檔案工作的整體質(zhì)量，甚至給檔案使用者帶來諸多隱患，不利于組織及個人的持續(xù)發(fā)展。因此，為促進人事檔案開發(fā)利用的有效進行，需要做好信息方面的監(jiān)控工作，對人事檔案開發(fā)利用進行全方位的監(jiān)控和督導(dǎo)，防止出現(xiàn)人事檔案信息被竊取等不良問題。具體來講，可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)對人事檔案信息進行加密工作，以此提高人事檔案信息的安全性。同時，需要充分發(fā)揮相關(guān)法律法規(guī)的約束作用，根據(jù)相關(guān)規(guī)定的要求進行人事檔案信息的開發(fā)和利用，使人事檔案開發(fā)利用能夠更好地服務(wù)于組織及個人的發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著我國進入信息化時代，人事檔案開發(fā)利用面臨著諸多機遇和挑戰(zhàn)，為提高人事檔案的利用價值，使其能夠充分滿足用戶的實際需求，需要充分把握好信息化時代所帶來的機遇，采取針對性的措施對各種問題進行處理，實現(xiàn)人事檔案開發(fā)利用長效機制的構(gòu)建。具體來講，需要及時對人事檔案開發(fā)利用的觀念進行更新，做好整體性的規(guī)劃、促進工作有序進行，優(yōu)化人事檔案開發(fā)利用的工作環(huán)境，加強人事檔案工作人員的培訓(xùn)工作，構(gòu)建信息化的人事檔案開發(fā)利用平臺，做好人事檔案信息的監(jiān)控及督導(dǎo)工作，從多方面提高工作水平，使人事檔案開發(fā)利用能夠更好地服務(wù)于社會的發(fā)展。

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（作者單位：錦州新聞媒體集團）