基于信息化背景下的教育考試檔案管理工作探究

尹春玲

摘 要：教育考試檔案管理是教育考試管理工作的重要部分，是教育考試事業(yè)發(fā)展的基石。在這些檔案資源中，蘊(yùn)含著豐富的教育考試信息和發(fā)展動(dòng)態(tài)，有著非常重要的作用。本文先介紹了目前教育考試檔案管理工作的進(jìn)展，再分析了進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性，然后分析了存在的問(wèn)題和針對(duì)這些問(wèn)題的解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化;教育考試檔案;管理工作

檔案是教育考試管理中的重要憑證，對(duì)于考生非常重要，在他們的考試過(guò)程中和考試之后都有著不可替代的作用。另外，教育考試檔案也是管理部門(mén)進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定的憑證，可以對(duì)考生和相關(guān)管理人員進(jìn)行考察。在信息化程度較高的今天，教育考試檔案管理變得更加重要，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)采取科學(xué)的信息化管理方式對(duì)其進(jìn)行管理，使這些檔案信息能夠發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

一、教育考試檔案管理現(xiàn)狀及進(jìn)展

信息化發(fā)展時(shí)期，各行各業(yè)都已經(jīng)引入了信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等高新技術(shù)，教育考試檔案的管理也進(jìn)行了相應(yīng)的升級(jí)。在目前教育考試所面對(duì)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)下，關(guān)于教育考試的檔案管理獲得了長(zhǎng)足的進(jìn)展，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，資料檔案信息化。在紙質(zhì)資料之外，還有很多電子檔案和資料這樣進(jìn)行保存，重要的資料有雙重保險(xiǎn)，不重要的資料只需要有一個(gè)電子存檔即可，減輕了保存紙質(zhì)資料的壓力和工作量。而且，檔案資料信息化可以方便師生和相關(guān)人員進(jìn)行查閱，提高工作效率。

第二，促進(jìn)教育考試事業(yè)的發(fā)展。近些年來(lái)，隨著信息化和教育考試檔案的不斷發(fā)展，這些檔案資料的利用率越來(lái)越高，而且對(duì)于這些檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用也在不斷開(kāi)展。之前很多的紙質(zhì)資料很難進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)，但是逐漸信息化后，這些資料逐漸獲得了更充分的研究和統(tǒng)計(jì)，并從中發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，并且加快了教育考試事業(yè)的發(fā)展。

二、加強(qiáng)教育考試檔案信息化建設(shè)的必要性

1.教育考試檔案管理信息化是教育考試事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)

加強(qiáng)考試檔案管理信息化是教育考試管理規(guī)范化的基礎(chǔ)，尤其是在信息資源越來(lái)越重要的當(dāng)下。教育考試檔案信息是一種原生態(tài)的信息資源，加強(qiáng)整個(gè)考試檔案資料的信息化建設(shè)，是教育考試檔案管理現(xiàn)代化的要求，也是提升教育考試檔案服務(wù)水平的有效方式，可以為考生和社會(huì)提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

2.教育考試檔案管理信息化可以將信息效益發(fā)揮到最大

在信息化的趨勢(shì)之下很多單位都將檔案等資料轉(zhuǎn)化成電子形式存檔，只有將教育考試檔案轉(zhuǎn)為電子文件的形式，才可以將這些信息資源的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。而且可以利用較小的面積保存很多的信息，為教育考試的信息資源開(kāi)發(fā)和利用提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.教育考試檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的重要方向

在信息化快速發(fā)展的今天，很多行業(yè)都已經(jīng)離不開(kāi)這種技術(shù)。因此，只有跟上時(shí)代，做好教育考試檔案管理的信息化，才可以跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，跟上這波必然會(huì)越來(lái)越普遍的趨勢(shì)。

4.教育考試檔案管理信息化可使教育考試工作和國(guó)際接軌

在考試檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，可以使我國(guó)的教育事業(yè)和國(guó)際接軌，將我國(guó)的教育考試格局進(jìn)一步擴(kuò)大，對(duì)這些考試檔案信息資源進(jìn)行更進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)和利用。這也代表了教育考試檔案發(fā)展適應(yīng)了工作的需要和時(shí)代的發(fā)展。與國(guó)際接軌指的是管理方式進(jìn)行接軌，并不意味著信息互通。只有明確了這一點(diǎn)，才可以吸收國(guó)外的優(yōu)勢(shì)和經(jīng)驗(yàn)，去發(fā)展我們自己的考試檔案管理事業(yè)。

三、教育考試檔案管理存在的問(wèn)題

在信息化背景下，教育考試檔案管理在許多方面都有了很大的進(jìn)步，但是有些問(wèn)題仍然影響著教育考試管理的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)重視這些問(wèn)題，并從中找出相應(yīng)的措施。

1.管理制度不夠完善

傳統(tǒng)的管理制度下，檔案整理之后會(huì)被封存，至于資料收集是否完整、準(zhǔn)確并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。這其實(shí)對(duì)于檔案資料管理不利，很難對(duì)這些檔案再進(jìn)行有效的管理。還有些檔案管理人員的職責(zé)沒(méi)有劃分清楚，很多資料和檔案分別由多個(gè)人負(fù)責(zé)保管，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案資料進(jìn)行調(diào)取時(shí)很慢或者根本找不到負(fù)責(zé)人的情況。這樣的情況會(huì)對(duì)教育考試檔案管理工作帶來(lái)很大的困難，甚至?xí)斐刹槐匾膿p失。

2.在檔案管理過(guò)程中只重收集，不重利用

在進(jìn)行檔案信息統(tǒng)計(jì)過(guò)程中，只將這些信息收集歸類(lèi)之后，就覺(jué)得完成了管理工作，并沒(méi)有考慮到后續(xù)的查找和利用的工作。這樣做會(huì)使得檔案管理工作無(wú)法發(fā)展，查閱和使用變得困難。關(guān)于利用方面的問(wèn)題主要體現(xiàn)在相關(guān)部門(mén)沒(méi)有符合信息化時(shí)代特征的硬件設(shè)施，而且也沒(méi)有引入檔案管理和查詢(xún)軟件系統(tǒng)，也沒(méi)有對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)進(jìn)一步完善。這樣使得檔案信息的查詢(xún)效率較低，經(jīng)常是很長(zhǎng)時(shí)間才可以找到自己需要的資料。

3.教育考試檔案管理人員素質(zhì)較低

在信息化時(shí)代，檔案管理人員素質(zhì)沒(méi)有盡快跟上，而且也沒(méi)有對(duì)一些相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，造成了很多管理人員對(duì)于信息化時(shí)代的檔案管理認(rèn)識(shí)不足，很難提高檔案管理工作水平。不僅如此，計(jì)算機(jī)操作水平的限制也讓很多管理人員很難去做好管理。管理人員素質(zhì)的不足會(huì)讓檔案管理水平停滯不前，也會(huì)讓一些需要檔案服務(wù)的人不能獲得較好的服務(wù)，不能滿(mǎn)足他們的需求。下一步應(yīng)當(dāng)讓管理人員提高自身管理素質(zhì)，變得更加專(zhuān)業(yè)。

4.考試檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足

在大量考試檔案信息進(jìn)行信息化管理之后，就要面臨安全性的問(wèn)題。信息化和互聯(lián)網(wǎng)可以使檔案管理變得快捷方便，但是也會(huì)增加不必要的風(fēng)險(xiǎn)。由于很多檔案管理部門(mén)剛剛引入信息化管理體系，并沒(méi)有對(duì)這種風(fēng)險(xiǎn)有足夠的認(rèn)知，所以很難對(duì)于出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)有所防范。

四、信息化背景下的教育考試檔案管理措施

教育考試檔案的管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)潮流，用更先進(jìn)的管理方式和理念對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，以便更好發(fā)展教育考試檔案管理事業(yè)。

1.做好管理人員的培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè)

教育考試檔案管理人員是具體管理工作的執(zhí)行者，在信息化管理基礎(chǔ)上更應(yīng)該注重這些管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，最好建立一支成熟的管理人員隊(duì)伍。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)掌握好計(jì)算機(jī)操作、檔案管理等方面的知識(shí)和實(shí)踐能力，更好開(kāi)展信息檔案管理工作。在管理部門(mén)內(nèi)部，要適時(shí)吸納一些有專(zhuān)業(yè)背景的復(fù)合型人才，還要根據(jù)實(shí)際情況做好相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，提升他們的意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。

2.建立完整的考試檔案管理平臺(tái)

信息化背景下，考試檔案和眾多信息應(yīng)當(dāng)是一個(gè)系統(tǒng)，所以應(yīng)當(dāng)對(duì)這些信息進(jìn)行平臺(tái)化的建設(shè)。比如，很多高校的學(xué)生成績(jī)和考試信息可以在內(nèi)部進(jìn)行共享，高校的很多師生可以在信息平臺(tái)上查找到與自己相關(guān)的信息。信息平臺(tái)的建設(shè)中，索引和查找系統(tǒng)十分重要，要重點(diǎn)進(jìn)行建設(shè)。其中，還要注意一點(diǎn)就是做好信息的查詢(xún)權(quán)限設(shè)置。這樣，信息的安全性可以得到保障，不用擔(dān)心信息被泄露和更改。只有整個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)建立好，教育考試檔案管理工作才可以更加精準(zhǔn)、高效。

3.實(shí)現(xiàn)信息化檔案的網(wǎng)絡(luò)共享

在學(xué)校中，有很多部門(mén)都需要用到教育考試檔案，需要對(duì)這些信息進(jìn)行查閱，但如果每個(gè)需要查閱的部門(mén)都要去檔案管理部門(mén)查閱，那么會(huì)造成工作效率的低下。所以，教育考試檔案管理部門(mén)可以將這些數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行上傳，在學(xué)校的局域網(wǎng)中共享。這樣各種數(shù)據(jù)和信息可以很好地被各部門(mén)使用，節(jié)省了大量時(shí)間，提高了辦事效率。

4.加強(qiáng)教育考試檔案信息化制度建設(shè)

進(jìn)一步加強(qiáng)教育考試的信息化建設(shè)可以對(duì)整個(gè)考試檔案的管理制度進(jìn)行完善。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，學(xué)校和相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立一套科學(xué)的現(xiàn)代化考試檔案管理制度。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)知，使他們認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性。其次，還要升級(jí)一下檔案管理的硬件設(shè)備，并定期升級(jí)軟件和管理系統(tǒng)。最后，要提升信息化檔案的利用效率。在信息收集和統(tǒng)計(jì)過(guò)程中做好分類(lèi)，也要注重利用和查詢(xún)，并對(duì)這些檔案資料做較為完整的分析，為決策提供相應(yīng)的依據(jù)。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，教育考試檔案管理信息化建設(shè)不是一蹴而就的事情，需要管理人員和辦事人員共同努力。想要做好這項(xiàng)事業(yè)，還需要較高的技術(shù)水平和充足的資金去保持整體的推進(jìn)。在實(shí)際的建設(shè)過(guò)程中，還要面臨一些之前從未出現(xiàn)的問(wèn)題，但這些都應(yīng)該逐一解決，努力建設(shè)出完善成熟的信息化管理系統(tǒng)。教育考試檔案中蘊(yùn)含的信息在教育考試管理工作中的作用很大，信息化建設(shè)的腳步也應(yīng)該加快，將這些信息利用起來(lái)，能夠推動(dòng)教育考試事業(yè)的不斷發(fā)展。

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（作者單位：招遠(yuǎn)市教育招生考試中心）