水利單位檔案資源體系建設(shè)芻議

錢益民

摘 要：水利事業(yè)的發(fā)展決定檔案工作在水利建設(shè)中具有突出作用。做好水利單位檔案資源體系開發(fā)工作是發(fā)揮檔案作用的必然要義。文章提出檔案資源體系建設(shè)在檔案意識、館藏結(jié)構(gòu)、特色資源建設(shè)三個方面存在難點，并從提升檔案意識、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、開展檔案信息化建設(shè)及加強檔案編研工作四個方面來完善檔案資源體系建設(shè)。

關(guān)鍵詞：水利;檔案;水利檔案;資源體系

在水利部辦公廳領(lǐng)導(dǎo)下，珠江委檔案館按照“節(jié)水優(yōu)先、空間均衡、系統(tǒng)治理、兩手發(fā)力”的治水方針，圍繞著“維護河流健康，建設(shè)綠色珠江”的總體目標(biāo)，服務(wù)珠江委中心工作，服務(wù)流域民生水利和重大水利工程建設(shè)開展了檔案規(guī)范化管理的各項工作。其中檔案資源體系已有一些成就，但也有需要進一步提升的地方。

一、檔案資源的重要性

水利單位檔案資源是治水的重要依據(jù)。圍繞著珠江委中心工作，珠江委檔案館為國家水資源監(jiān)測能力建設(shè)項目、基建項目竣工財務(wù)決算、國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、科研課題、防汛抗旱等治水工作提供了大量真實依據(jù)。

水利單位檔案資源是科研的重要借鑒。通過查閱水利檔案可以了解前人在治水時采取的措施及遇到的問題，可以為解決現(xiàn)實問題提供一些新的思路，為此珠江委檔案增加了《CNKI期刊全文數(shù)據(jù)庫》的種類，豐富了線上檔案資源的內(nèi)容。

二、檔案資源體系建設(shè)中難點介紹

1.檔案意識

隨著社會進入了大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)的融合更為密切，跨行業(yè)的交流和合作也更為常見。珠江委其他各部門與檔案部門的業(yè)務(wù)交流合作更多，珠江委檔案館近5年來平均每年提供利用500多人次，這除了說明檔案利用需求增多，也深一層的反應(yīng)了檔案工作的開展需要與其他業(yè)務(wù)部門合作。其他部門檔案意識的欠缺不利于檔案資源體系建設(shè)，不僅檔案資源收集的數(shù)量、質(zhì)量受影響，檔案資源編研的主要方向及專業(yè)性也會受到影響。其中領(lǐng)導(dǎo)群體的檔案意識也深刻影響著檔案資源體系建設(shè)的水平，領(lǐng)導(dǎo)的高度重視為檔案資源體系建設(shè)則奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.館藏結(jié)構(gòu)

檔案資源建設(shè)收集是從無到有的過程，館藏結(jié)構(gòu)豐富是從有到優(yōu)的過程。館藏結(jié)構(gòu)的豐富性反應(yīng)了資源建設(shè)的深度。珠江委檔案館歸檔檔案由文書檔案、科技檔案、基建檔案、會計檔案、照片聲像檔案、設(shè)備儀器檔案、水利普查檔案、國家水資源監(jiān)控能力檔案、國家防指二期檔案等15個門類，其中文書類占比41.9%，說明了其他類型的檔案還需要進一步豐富。從館藏的存在形式來看，電子文檔有7萬多件，占總館藏的46.13%，說明了館藏的電子化建設(shè)情況也需要在后期進一步提升。

3.特色資源建設(shè)

珠江水資源綜合治理具有特色型，在全國水資源的建設(shè)中具有典范作用。在檔案建設(shè)中要力求把最能反映珠江水資源治理特色的檔案資源進行整合，為國家和社會留存寶貴的檔案資源。因此檔案編研工作顯得特別重要，只有通過編研才能更深層完整珠江治水工作，反映珠江治水過程的全貌。

三、檔案資源體系建設(shè)的措施

1.提升檔案意識

大數(shù)據(jù)時代，檔案用戶的信息需求發(fā)生了新的變化，檔案需求量增加，檔案利用的深度加強。此外，檔案工作也呈現(xiàn)出新的特點，信息技術(shù)在檔案工作中的作用更加凸顯。從領(lǐng)導(dǎo)——檔案工作者——社會用戶均需進一步提升檔案意識，珠江委根據(jù)單位工作實際，全方位提升檔案意識。具體表現(xiàn)為三個層面：

一是著力提升領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的提升對檔案資源體系建設(shè)有根本作用。珠江委領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)。在各級領(lǐng)導(dǎo)支持下，珠江委檔案館走向了規(guī)范化的管理道路，先后制定了《珠江水利委員會檔案管理辦法》、《珠江水利委員會檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處理預(yù)案》、珠江委電子文件與數(shù)字檔案安全保管和備份、庫房管理、借閱利用、統(tǒng)計、安全保密、鑒定銷毀等內(nèi)部管理等制度，為檔案資源體系建設(shè)提供了制度保障。

二是著力提升檔案工作者的檔案意識。一般而言，檔案工作者的檔案意識是比較強烈的，此處提及提升檔案工作者的檔案意識主要是指應(yīng)對檔案工作的新形勢不斷更新自身的工作理念和服務(wù)意識。面對新形勢，檔案工作者應(yīng)明確自身存在的不足并多途徑提升自身綜合素養(yǎng)。此外，要逐步轉(zhuǎn)變被動服務(wù)的工作理念，多途徑開展檔案主動服務(wù)。

三是著力提升信息用戶的檔案意識。為了進一步提升全體人員的檔案意識，珠江委檔案館每年國際檔案日按照水利部辦公廳、廣東省檔案局的相關(guān)要求，開展了多種形式宣傳活動，張貼宣傳掛圖，組織職工參加檔案法律法規(guī)知識有獎競答。關(guān)于重點建設(shè)項目驗收情況的宣傳讓各部門的人員更主動的關(guān)心檔案事業(yè)的發(fā)展，主動投身到檔案資源建設(shè)中，各部門的人員能更主動的歸檔，這樣就多樣化了收集模式，為檔案資源體系建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

2.優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

珠江委檔案館現(xiàn)有檔案分類15種，文書檔案占比最高，因此優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)就要加強科技檔案等的進館數(shù)量。在百色水利樞紐工程檔案專項驗收工作期間，珠江委檔案館派員20多人次到右江工作指導(dǎo)檔案專項驗收工作，2017年珠江委檔案館接收了重達(dá)3噸的3762卷百色水利樞紐工程檔案，豐富了檔案資源的種類。在大藤峽水利樞紐工程開始建設(shè)后，珠江委檔案館派駐人員對工程檔案管理工作保障體系建設(shè)、檔案同步管理、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范管理、檔案管理信息化建設(shè)等方面進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為工程完成后檔案進館打下良好基礎(chǔ)。

3.開展檔案資源信息化建設(shè)

當(dāng)前，檔案領(lǐng)域的信息化建設(shè)遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展戰(zhàn)略，開展檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案機構(gòu)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展新要求的必要舉措。此外，隨著辦公自動化的逐步普及、水利單位業(yè)務(wù)工作線上辦理的逐步推廣，單位業(yè)務(wù)工作辦理更加迅速、便捷，工作業(yè)務(wù)量也大幅度增加，檔案資源體系建設(shè)的發(fā)展需要增強電子文件的數(shù)量和質(zhì)量。為加快檔案資源體系建設(shè)，珠江委檔案館著力兩項工作的有序開展：

一方面，逐步開展傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化建設(shè)。大數(shù)據(jù)時代，電子文件快速增長，但傳統(tǒng)載體檔案，特別是紙質(zhì)檔案仍占據(jù)重要地位，推動信息化建設(shè)必然要求逐步實現(xiàn)傳統(tǒng)載體的數(shù)字化。珠江委根據(jù)單位工作實際，制定傳統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)策略，截止到2019年珠江委檔案館已掃描80多萬頁紙質(zhì)檔案。另一方面，逐步實現(xiàn)電子文件的規(guī)范管理。大數(shù)據(jù)時代，電子文件增量迅速，《檔案法》（修訂版）也進一步明確了電子文件的地位與作用，電子文件的規(guī)范管理是檔案管理工作的重要組成部分。珠江委檔案館開發(fā)檔案資料綜合管理系統(tǒng)，通過搭建平臺使得電子文件的規(guī)范化管理成為常態(tài)，豐富了檔案資源的存在形態(tài)。檔案資源以電子形態(tài)存在是衡量館藏情況的方面，電子文件能更好的方便利用者的使用，能更好向外展示檔案資源體系的情況，更直接的反映檔案資源體系建設(shè)的水平。

4.加強檔案編研工作

信息社會，檔案用戶的信息需求呈現(xiàn)多樣化，針對用戶的信息需求開展檔案編研工作已成為檔案工作者轉(zhuǎn)變檔案觀念，變被動為主動的重要體現(xiàn)，也是擴充檔案資源體系的重要途徑。

為更好地滿足用戶的需求，為用戶提供更為便捷的服務(wù)，珠江委根據(jù)珠江水域治理的實際情況開展檔案編研，在珠江委檔案工作工作者和一線員工的共同努力下，珠江委檔案館編研成果豐碩，近來年的成果有《珠江水資源綜合規(guī)范發(fā)展展》、《珠江流域綜合規(guī)劃展》、《珠江委大事記匯編》、《水利規(guī)劃計劃管理法規(guī)文件匯編》等綜合性、專題性的編研成果。這些編研成果是對單獨的檔案案卷/件的科學(xué)研究的智慧結(jié)晶，是檔案資源體系中最核心最重要的資源。

當(dāng)前，編研成果主要以紙質(zhì)文獻(xiàn)為主，而在大數(shù)據(jù)時代，借助信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案編研成果的豐富化，如檔案官方網(wǎng)站建設(shè)，能夠集成諸多信息資源，公開檔案數(shù)據(jù)信息;如檔案網(wǎng)絡(luò)展覽，借鑒省級檔案行政管理機構(gòu)官方網(wǎng)站的相關(guān)經(jīng)驗，開展專題網(wǎng)絡(luò)展覽;此外，還可以通過微博、微信公眾號、APP等自媒體推送相關(guān)信息。

檔案資源體系建設(shè)是一項系統(tǒng)的工程，需從全方位著手，當(dāng)前，珠江委檔案館檔案資源體系建設(shè)已小有成果，相比之前資源體系得到了進一步豐富，但仍存在進一步完善的空間。珠江委水利檔案資源科學(xué)全面的反應(yīng)了珠江水系治理的情況，其資源體系建設(shè)對于其他水利單位有一定的借鑒作用。

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（作者單位：水利部珠江水利委員會檔案館）