論人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立和研究

王旭月

【摘?要】隨著信息化時(shí)代的到來，人事檔案管理已經(jīng)逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐步向數(shù)字化檔案發(fā)展。人事檔案管理數(shù)據(jù)庫是在檔案管理的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)和應(yīng)用數(shù)據(jù)庫，集合檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息等，從而能夠形成一種共享的數(shù)據(jù)庫。當(dāng)建立了人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，方便存儲(chǔ)和查閱，也能夠有效規(guī)范檔案管理。

【關(guān)鍵詞】人社部門;人事檔案;數(shù)據(jù)庫;解決策略

對(duì)于一個(gè)社會(huì)公民來講，檔案是非常重要的，借助于檔案信息，能夠?qū)⒏刹康恼鎸?shí)情況準(zhǔn)確反映出來，如果信息失真就會(huì)給組織人事工作來到很多層面的消極影響。因此，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢下，就要建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，從而有效規(guī)范和提升檔案管理。

一、人事檔案管理數(shù)據(jù)庫建立的背景

（一）檔案管理不夠規(guī)范

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在人社部門人事檔案管理中進(jìn)行了多方面的應(yīng)用，但是不少的檔案依然需要采用傳統(tǒng)的記載方式，特別是時(shí)限較長的人事檔案，集中于書面文本記載。目前，人社部門人事檔案管理存在較多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在檔案材料書寫不規(guī)范，尤其是早期材料，有使用圓珠筆、藍(lán)色墨水筆，甚至是鉛筆填寫的;字跡潦草，不能直觀辨識(shí)，同時(shí)存在涂改勾抹的情況;有些檔案表冊(cè)并沒有根據(jù)要求進(jìn)行填寫，照片缺失，簽名不清晰，未蓋章等情況;有的檔案沒有清晰規(guī)范的卷宗目錄，目錄打印不規(guī)范，裝訂較為隨意等等。此外，還存在檔案記錄顯得過于敷衍，比如有的干部的年度考核表和工作學(xué)習(xí)總結(jié)等，每年都是完全一樣。這些不規(guī)范的現(xiàn)象導(dǎo)致一部分人事檔案不具備真實(shí)性。

（二）檔案信息不對(duì)稱

在檔案信息方面，也存在較多的問題，主要表現(xiàn)在年齡記載沒有體現(xiàn)出一致性，就算信息記載并沒有出現(xiàn)涂改的情況，可是早期材料與后面的材料中出現(xiàn)了不同的出生年月，或者并沒有注重如實(shí)填寫信息的地方，有的出生年月采用公歷，有的采用農(nóng)歷。有的年齡與實(shí)際情況有所出入等。工作經(jīng)歷記載和工齡之間有著一定的差距，有的差距達(dá)到了一兩年，主要原因在于不少干部在校時(shí)間較早，而參加工作之后并沒有進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤記載，早期材料缺失不少關(guān)鍵性材料，卻無法進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)錄。學(xué)歷學(xué)位材料不齊全，甚至出現(xiàn)造假的情況。不少干部并沒有進(jìn)行很好的歸檔，沒有將自己的學(xué)籍材料進(jìn)行及時(shí)交送，甚至有個(gè)別干部對(duì)自己的學(xué)歷學(xué)位進(jìn)行作假，從而讓自己能夠達(dá)到崗位晉級(jí)晉升的要求。

（三）檔案材料嚴(yán)重缺失

對(duì)于人社部門來講，每年都會(huì)進(jìn)出大量的人員，在收集檔案資料的時(shí)候并沒有根據(jù)要求全部上交，導(dǎo)致不少的檔案材料嚴(yán)重缺失。主要是相應(yīng)的學(xué)籍材料、黨員材料、學(xué)歷材料、參加工作佐證材料、調(diào)轉(zhuǎn)材料、干部任免審批表、獎(jiǎng)懲材料等等。由于材料的缺失，組織在培養(yǎng)和選拔干部的時(shí)候，不能對(duì)材料進(jìn)行充分的利用。同時(shí)，有的材料不夠完成，缺少簽名、印證公章，甚至有些填表時(shí)間都沒有，導(dǎo)致材料不夠真實(shí)可信。

二、檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

從管理學(xué)的角度進(jìn)行分析，不管是何種管理活動(dòng)，最為基本的目的都是需要有序化管理相應(yīng)的對(duì)象。在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，就要要讓檔案管理有序化，不僅包含檔案實(shí)體管理，同時(shí)也涵蓋了信息管理。由于人事檔案有著較多的數(shù)量，并且涉及到較多方面的內(nèi)容，若要讓管理有序化，就要對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行分類管理。借助于檔案數(shù)據(jù)庫的管理，就需要細(xì)化相應(yīng)的人事檔案，在進(jìn)行分類的過程中，可以針對(duì)不同的部門，類別、種類、門類等，然后對(duì)應(yīng)著實(shí)施相應(yīng)的管理。數(shù)據(jù)庫的建立其實(shí)就是借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，將人事檔案進(jìn)行有效性的分類，從而能夠規(guī)劃和科學(xué)合理進(jìn)行管理。

大部分人社部門在檔案管理中投入的經(jīng)費(fèi)和人力都不夠充分，從而導(dǎo)致軟件硬件配套落后，現(xiàn)代化信息技術(shù)使用水平不高。集中表現(xiàn)在硬件和軟件設(shè)施方面。在硬件方面，不少人社部門的檔案庫房和閱檔室并沒有配置齊全的設(shè)施設(shè)備，從而導(dǎo)致管理?xiàng)l件落后，相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)備等基本硬件達(dá)不到工作的需要。在通風(fēng)、防潮等方面不能有效跟進(jìn)，從而讓檔案材料的保存有著一定的安全隱患。硬件方面主要是檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，并沒有開展定期或者不定期的培訓(xùn)，在檔案管理方面方法傳統(tǒng)，不能形成較好的管理效率。當(dāng)前依然有一些人社部門依然采用傳統(tǒng)的查閱方式，采用手寫記錄的方式，并沒有對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行充分的利用。

在這樣的檔案管理背景下，建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，能夠形成合理的管理結(jié)構(gòu)，規(guī)范的管理格式，同時(shí)可以讓檔案數(shù)據(jù)庫的資料能夠有效實(shí)現(xiàn)共享。為了能夠有效進(jìn)行管理，就要借助于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺(tái)，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養(yǎng)來進(jìn)行保障，也是我們平常所說的業(yè)務(wù)支撐。

三、人社部門人事檔案數(shù)據(jù)庫管理的有效措施

（一）建立與之對(duì)應(yīng)的管理制度

針對(duì)人社部門人事檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)不規(guī)范的情況進(jìn)行充分的改善，主要是需要將與之對(duì)應(yīng)的管理制度建立起來。只有形成了相應(yīng)的規(guī)范管理制度，才能讓人社部門檔案管理步入科學(xué)化、制度化、規(guī)范化軌道。制度涉及到眾多方面，盡量進(jìn)行全面的考慮。具體涵蓋了崗位職責(zé)、管理程序、保密制度、查閱利用制度、庫房管理制度等。同時(shí)，需要對(duì)責(zé)任追究機(jī)制進(jìn)行建立和完善，將依法管檔理念樹立起來，對(duì)于有涂改或者造假的檔案材料，務(wù)必進(jìn)行及時(shí)上報(bào)并處理。借助于相應(yīng)的管理制度，能夠讓管理工作落到實(shí)處。尤其是在建立了檔案數(shù)據(jù)庫之后，網(wǎng)絡(luò)安全管理就是其中最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有從管理制度上形成良好的規(guī)范，才能保證數(shù)據(jù)庫的進(jìn)一步正常運(yùn)作。

（二）建立檔案收集工作的長效化，維護(hù)檔案權(quán)威

人社部門在人事檔案整理工作開展中，需要注重對(duì)材料的收集，這是最為基礎(chǔ)性的工作，管理人員需要仔細(xì)鑒別材料，對(duì)于有疑問的材料務(wù)必需要進(jìn)行相應(yīng)的核實(shí)，如果出現(xiàn)了偽造、存疑或者涂改過的人事檔案材料，不能進(jìn)行入庫，從而能夠保證材料的真實(shí)性和規(guī)范性。已經(jīng)經(jīng)過收集獲得的材料，需要進(jìn)行妥善保管，科學(xué)合理進(jìn)行分類并進(jìn)行裝訂。在查閱和專遞等環(huán)節(jié)中要遵守相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)人事檔案進(jìn)行安全使用。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)化管理水平

對(duì)于人社部門人事檔案管理的工作人員，需要選擇專業(yè)對(duì)口、黨性較強(qiáng)，有著責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人員。在管理過程中，需要對(duì)他們的工作進(jìn)行細(xì)化，堅(jiān)決按照法律法規(guī)和檔案管理制度工作，從而保證人事檔案材料的真實(shí)性和完整性。多加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期或者不定期進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)培養(yǎng)其業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理手段，加強(qiáng)審核檔案的能力。

（四）加快建設(shè)檔案工作數(shù)字化，建設(shè)信息化管理

由于人社部門人事檔案價(jià)值較大，需要從傳統(tǒng)的檔案管理方法中轉(zhuǎn)變過來。傳統(tǒng)的手工分類、裝訂和保管等環(huán)節(jié)中，容易出現(xiàn)一些私藏、造假和涂改等情況，對(duì)于檔案的真實(shí)和全面方面有著一定的影響。因此，可以充分借助于現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理。通過掃描的方式將材料變成電子文檔進(jìn)行保存，從而讓保存體現(xiàn)出多樣化形式，并且能夠提高管理的工作效率。

總之，人社部門人事檔案管理工作存在一定的問題，我們需要對(duì)導(dǎo)致問題的原因進(jìn)行充分的查找和研判，針對(duì)性實(shí)施一定的改進(jìn)策略，建立與之對(duì)應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，從傳統(tǒng)的檔案管理逐步過渡到信息時(shí)代背景下的科學(xué)合理性管理，以此提高人社部門人事檔案管理的工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]盛若蔚;各地正分級(jí)分批對(duì)干部人事檔案進(jìn)行專項(xiàng)審核——給干部檔案“大體檢”[N];人民日?qǐng)?bào);2015-4-21;

[2]楊偉龍;做好干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的意義和幾點(diǎn)思考[J];黑龍江檔案;2019年第9期。

（作者單位：云南省文山州人力資源和社會(huì)保障局）