新形勢(shì)下高校畢業(yè)生檔案管理的重要性分析

徐辛酉

摘 要：近些年來(lái)，高校每年的畢業(yè)生越來(lái)越多，畢業(yè)生就業(yè)面臨的壓力也越來(lái)越大，高校畢業(yè)生檔案作為以后人事檔案的重要組成部分，對(duì)于學(xué)生的成長(zhǎng)和發(fā)展而言至關(guān)重要，我們必須要做好高校畢業(yè)生檔案管理工作，不斷應(yīng)用新的工作思路和工作方法，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，同時(shí)，要提高畢業(yè)生對(duì)于個(gè)人檔案的認(rèn)知。本文就畢業(yè)生檔案管理的重要性以及工作開(kāi)展策略進(jìn)行了探討和研究，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)的檔案管理工作者們提供一定的幫助和支持。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);高校畢業(yè)生;檔案管理;重要性;工作策略

二十一世紀(jì)是人才的世界，隨著高校擴(kuò)招的不斷推進(jìn)，高校向社會(huì)輸送的畢業(yè)生人數(shù)呈現(xiàn)出逐年增加的趨勢(shì)，大學(xué)生也面臨著越來(lái)越嚴(yán)峻的就業(yè)壓力，社會(huì)上處處充滿(mǎn)著挑戰(zhàn)，面對(duì)如此龐大的畢業(yè)人數(shù)，畢業(yè)生檔案管理工作也迎來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，必須要充分做好檔案管理工作，保障檔案的安全性和可靠性[1]。同時(shí)要做到清晰的分類(lèi)和保管，做好檔案的移交，這項(xiàng)工作關(guān)系到每位畢業(yè)生的升遷調(diào)動(dòng)，組織選拔等等，是相關(guān)人事勞動(dòng)社會(huì)保障服務(wù)的重要憑證。

1 高校畢業(yè)生檔案的重要性

1.1 畢業(yè)生檔案對(duì)學(xué)生的重要性

畢業(yè)生檔案對(duì)于畢業(yè)生未來(lái)的發(fā)展而言至關(guān)重要，然而，就目前的檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，很多大學(xué)生缺乏正確的檔案意識(shí)，沒(méi)有充分的認(rèn)知到檔案的重要性，也不了解學(xué)籍檔案和人事檔案的區(qū)別[2]。在每年的畢業(yè)時(shí)間，雖然大部分學(xué)生都能夠找到工作，然而也有一部分畢業(yè)生未能如期就業(yè)，這部分學(xué)生不知道如何處理自己的檔案，因而有很大部分人選擇把檔案留存在本校之中，多年也沒(méi)有取出，形成了死檔。這種檔案的存在是不合規(guī)合理的，給學(xué)校的檔案管理工作造成了很大的阻礙，只有變成人事檔案，才能夠順利地將檔案保管。除此之外，部分高校缺乏檔案管理意識(shí)，沒(méi)有形成系統(tǒng)完善的檔案管理部門(mén)，在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中存在有不規(guī)范操作的狀況，甚至導(dǎo)致部分學(xué)生檔案的丟失，這對(duì)學(xué)生而言是極為不利的，因此，檔案管理必須要引起學(xué)生、學(xué)校和相關(guān)部門(mén)的高度重視。

畢業(yè)生檔案是學(xué)生綜合表現(xiàn)的記錄，也是人事檔案的重要組成部分，涉及學(xué)生生活中和工作中的方方面面，是個(gè)人經(jīng)歷的全面記錄，也是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷的重要體現(xiàn)，這對(duì)于學(xué)生的未來(lái)求職、評(píng)級(jí)升職、發(fā)展轉(zhuǎn)行等工作具有重要意義，對(duì)于計(jì)算工齡、養(yǎng)老保險(xiǎn)以及退休手續(xù)也有重要意義，其關(guān)系到個(gè)人的切身利益，因此學(xué)生本人必須要注重檔案工作，確保檔案不會(huì)丟失。

1.2 畢業(yè)生檔案對(duì)高校的重要性

高校必須要做好畢業(yè)生檔案管理工作，這體現(xiàn)出高校的工作態(tài)度和管理水平，一方面，必須要引進(jìn)先進(jìn)的工作思路和工作方法，不斷健全和完善工作流程，按照相關(guān)的規(guī)章制度辦事[3]，另一方面，學(xué)校必須要成立一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員隊(duì)伍，選擇具有管理經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)能力精通的人來(lái)開(kāi)展管理工作，檔案管理質(zhì)量的好壞，直接影響到學(xué)校的社會(huì)形象，社會(huì)上的各個(gè)單位和部門(mén)會(huì)通過(guò)這一表象來(lái)了解學(xué)校的具體辦學(xué)水準(zhǔn)以及負(fù)責(zé)態(tài)度。因此，檔案管理工作能夠從多角度反映出學(xué)校的建設(shè)質(zhì)量，包括機(jī)構(gòu)制度建設(shè)，人才建設(shè)以及信息化水平建設(shè)等等，學(xué)校必須要建立井然有序的檔案管理工作流程，充分為學(xué)生們的利益考慮，服務(wù)學(xué)生，服務(wù)用人單位，提升自身的社會(huì)地位。

2 高校畢業(yè)生檔案管理工作開(kāi)展策略

2.1 畢業(yè)生檔案管理

高校必須要重視檔案管理工作，在整個(gè)單位加強(qiáng)工作人員的檔案管理意識(shí)。首先，必須要不斷健全和完善高校學(xué)生檔案管理工作條例和章程，讓所有工作人員按照規(guī)章制度去辦事，嚴(yán)格按照流程來(lái)開(kāi)展工作，保障工作內(nèi)容的透明化、清晰化以及合理化[4];其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案的歸納和整理，對(duì)于不同年級(jí)、不同專(zhuān)業(yè)、不同類(lèi)型的學(xué)生，劃分不同的檔案存儲(chǔ)區(qū)域，要做好檔案的內(nèi)容整理，包括思想品德、黨團(tuán)關(guān)系、獎(jiǎng)懲材料等等，同時(shí)，檔案內(nèi)容中也應(yīng)當(dāng)包含大學(xué)生的各種成績(jī)單以及科研成果、科技競(jìng)賽成果等等，讓畢業(yè)檔案能夠全方位的體現(xiàn)一名學(xué)生的大學(xué)表現(xiàn)。在當(dāng)今時(shí)代，用人單位非常注重畢業(yè)生的綜合能力，尤其是實(shí)踐能力和動(dòng)手能力。因此，對(duì)于能夠體現(xiàn)學(xué)生實(shí)踐動(dòng)手能力的材料，一定要裝入檔案之中，這些材料對(duì)于學(xué)生能否順利就業(yè)有著非常關(guān)鍵性的影響;最后，畢業(yè)生檔案要按照相應(yīng)的程序進(jìn)行傳遞和轉(zhuǎn)遞，學(xué)校就業(yè)部門(mén)要做好整理工作，統(tǒng)一編號(hào)，便于檔案的派遣。

2.2 畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞

在高校檔案管理工作中，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)經(jīng)常會(huì)涉及到的工作流程，必須要按照相關(guān)的法律規(guī)定開(kāi)展轉(zhuǎn)遞工作，確保工作的科學(xué)性以及合理性，因此，高校就業(yè)主管部門(mén)必須要充分研讀法律規(guī)定，了解畢業(yè)生檔案的派遣單位性質(zhì)。必須要檢查工作單位是否具有人事檔案管理權(quán)限，如果不具備檔案保管權(quán)限，就應(yīng)當(dāng)按照就業(yè)協(xié)議中所寫(xiě)明的檔案管理部門(mén)進(jìn)行郵寄，如果用人單位具備人事檔案管理權(quán)限，則可以通過(guò)中國(guó)郵政等專(zhuān)業(yè)的郵遞部門(mén)轉(zhuǎn)移到目標(biāo)單位[5]。除此之外，還有部分就業(yè)單位并不明確是否具有人事檔案保管權(quán)，因此，畢業(yè)生必須要充分的與用人單位進(jìn)行溝通和交涉，確認(rèn)其保管權(quán)的有無(wú)，并且與學(xué)校就業(yè)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系，從而具體事情具體應(yīng)對(duì)。

2.3 畢業(yè)生檔案查詢(xún)

大體上而言，畢業(yè)生檔案查詢(xún)主要包含有以下兩個(gè)類(lèi)型的內(nèi)容，首先是查看畢業(yè)生的在校相關(guān)信息，這也是畢業(yè)生檔案最基礎(chǔ)的一項(xiàng)服務(wù)性功能。當(dāng)畢業(yè)生在社會(huì)上求職時(shí)，求職單位必然會(huì)對(duì)學(xué)生們的各種資料進(jìn)行考證，此時(shí)需要查看畢業(yè)生檔案，包括公務(wù)員、事業(yè)單位、讀研考博、學(xué)習(xí)成績(jī)證明以及落戶(hù)等等，因此，學(xué)校檔案管理部門(mén)必須要充分配合社會(huì)部門(mén)的工作，為畢業(yè)生們提供相關(guān)的便利條件，方便學(xué)生就業(yè)。其次是檔案流通查詢(xún)，當(dāng)高校畢業(yè)生離校之后，檔案就會(huì)在學(xué)校轉(zhuǎn)出，因此檔案存儲(chǔ)在何地以及由誰(shuí)保管是關(guān)系到畢業(yè)生求職與利益的重要事情，一部分學(xué)生選擇在本校繼續(xù)深造，其檔案會(huì)被留在本校繼續(xù)保管，還有一部分學(xué)生畢業(yè)之后選擇去其他學(xué)校深造，檔案必然會(huì)轉(zhuǎn)移到目標(biāo)單位[6]。對(duì)于那些尋找到社會(huì)工作的學(xué)生，如果單位具有檔案接收權(quán)，則畢業(yè)生檔案會(huì)被派遣到工作單位，學(xué)生如果想要查詢(xún)檔案，需要通過(guò)報(bào)道證查詢(xún)。檔案接收權(quán)并不是任何一個(gè)單位都具備的，一般只有那些國(guó)企以及政府機(jī)關(guān)部門(mén)具有完整的人事檔案接收權(quán)，而對(duì)于那些私營(yíng)企業(yè)以及合資企業(yè)，很多不具備檔案接收權(quán)，學(xué)生檔案的流通會(huì)比較復(fù)雜，會(huì)被派遣到人力資源和社會(huì)保障局，學(xué)生們需要查詢(xún)機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)爻鞘械奈恢茫缓髴{借報(bào)到證去查找[7]。對(duì)于那些沒(méi)有選擇繼續(xù)深造，也沒(méi)有就業(yè)的學(xué)生，檔案將會(huì)派遣到原戶(hù)籍所在地的人力資源和社會(huì)保障局，要憑借報(bào)到證去查找檔案。

3 小結(jié)

總而言之，新形勢(shì)下高校畢業(yè)生檔案管理具有非常重要的意義，高校畢業(yè)生以及高等院校都必須要重視檔案管理工作，并且加強(qiáng)對(duì)于檔案管理，提高對(duì)于檔案重要性的認(rèn)知，做好檔案的保存、轉(zhuǎn)遞以及查詢(xún)工作，從而真正為畢業(yè)生的求職和發(fā)展提供可靠的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]黃波.就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理與數(shù)字化創(chuàng)新[J].寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，21（06）：58-61.

[2]趙博.新形勢(shì)下高校畢業(yè)生檔案管理的重要性[J].吉林化工學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，35（04）：84-87.

[3]趙春艷.淺談如何做好新形勢(shì)下的畢業(yè)生人事檔案管理工作[J].勞動(dòng)保障世界，2018（22）：68.

[4]彭壽英.新形勢(shì)下高校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)踐與探索[J].科技視界，2014（03）：185.

[5]崔新廣.新形勢(shì)下高校畢業(yè)生流動(dòng)黨員檔案組織關(guān)系接轉(zhuǎn)問(wèn)題及策略[J].蘭臺(tái)世界，2017（09）：60-62.

[6]劉秀英.淺析高校畢業(yè)生人事檔案管理[J].科技資訊，2017，15（14）：120+122.

[7]馮四清.高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題剖析[J].城建檔案，2019（08）：74-77.