基于“清單式管理”的煙草行業(yè)EPC工程總承包項目資料精細(xì)化管理

李新光 胡德武 林杰 李棟 楊娜 劉名 汪莉

【摘? 要】為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化煙草技術(shù)改造項目實施過程中的資料管理，發(fā)揮項目資料在工程管理中的巨大價值，論文致力于明確資料管理的重要性，闡述技改項目資料管理的現(xiàn)狀以及提出資料精細(xì)化管理的理念與實踐措施，以期為廣大煙草行業(yè)項目建設(shè)者提供參考與借鑒。

【Abstract】In order to normalize， standardize and systematize the data management in the implementation process of tobacco technology transformation project， and give full play to the great value of project data in engineering management， this paper is committed to clarify the importance of data management， elaborate the status quo of data management of technology transformation project， and put forward the concept and practical measures of the fine management of data， so as to provide references and lessons for the majority of project builders in the tobacco industry.

【關(guān)鍵詞】項目資料;“清單式管理”;精細(xì)化管理

【Keywords】project data; "list management"; fine management

【中圖分類號】F426? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）12-0049-03

1 引言

在工程建設(shè)過程中，工程質(zhì)量不僅僅與施工相關(guān)，資料的規(guī)范化管理也是提升工程質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。對資料的規(guī)范化編制與收集，有助于提升資料的真實性與完整性，進(jìn)而為工程的建設(shè)、驗收提供有力的支持和幫助。然而，工程建設(shè)的資料管理因其繁雜性、持續(xù)性，普遍被廣大項目建設(shè)者所忽視，造成了工程資料管理價值的喪失，影響工程項目的正常建設(shè)。

在煙草行業(yè)EPC工程總承包項目（以下簡稱“項目”）實施過程中，不科學(xué)、粗放式的資料管理在更加嚴(yán)格的行業(yè)審計、檢查要求下，已發(fā)展成為行業(yè)項目管理的痛點與難點。項目的資料管理普遍面臨著分工體系模糊、規(guī)章流程缺乏、管理人員頻繁變動等現(xiàn)狀，在項目建設(shè)過程中，造成了信息滯后、信息錯誤、信息虛假等問題，嚴(yán)重影響項目工期、質(zhì)量、安全、投控目標(biāo)的實現(xiàn)。為了保障項目的高質(zhì)量建設(shè)，精細(xì)化的資料管理成為了技改項目的現(xiàn)實所需。本文從技改項目資料管理現(xiàn)狀著手，結(jié)合新業(yè)薄片技改項目的實踐應(yīng)用與經(jīng)驗，探討煙草行業(yè)業(yè)主方技改項目資料管理的方法，以期為煙草行業(yè)廣大項目建設(shè)者提供有益參考和借鑒。

2 項目資料管理的重要性

2.1 政策文件的強(qiáng)制規(guī)定

項目資料管理是政策文件的強(qiáng)制規(guī)定。前期策劃準(zhǔn)備階段，由于煙草行業(yè)多為生產(chǎn)相關(guān)人員為主，難以滿足EPC項目建設(shè)管理的多樣化需求，為了更好地實現(xiàn)項目總體目標(biāo)，對要實現(xiàn)的功能、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、總工期等進(jìn)行合理的規(guī)劃設(shè)計，在項目前期策劃階段成立項目建設(shè)分析論證小組，按照“項目策劃→規(guī)劃設(shè)計→施工→運營”的流程，與咨詢單位及設(shè)計單位就EPC總承包建設(shè)模式及內(nèi)部管理管控機(jī)制進(jìn)行多維度的深入溝通，包括項目建設(shè)目標(biāo)與項目定義、項目功能分析與工作任務(wù)分配、與項目決策有關(guān)的組織、管理和經(jīng)濟(jì)方面的論證、與項目決策有關(guān)的技術(shù)方面的論證與策劃、項目決策的風(fēng)險分析，完成了項目的功能、模式、建設(shè)目標(biāo)及組織策劃。

2.2 項目建設(shè)的現(xiàn)實所需

工程資料是項目工期、質(zhì)量、安全、投控目標(biāo)實現(xiàn)的重要支撐。在工程建設(shè)過程中，項目資料既是施工建設(shè)與竣工驗收的重要依據(jù)，也是相關(guān)工程后期管理、維護(hù)、擴(kuò)改建的主要參考信息。鑒于煙草技改項目的特殊性，項目的規(guī)模較大、施工要求較高，其技改工程資料也更為復(fù)雜[1]。在建設(shè)中所使用材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等資料，可作為出現(xiàn)質(zhì)量問題時的維權(quán)依據(jù);施工方案、施工日志等詳細(xì)記錄是項目監(jiān)理或業(yè)主加以工程進(jìn)度調(diào)控的參考標(biāo)準(zhǔn);施工現(xiàn)場的安全資料為安全管理工作提供了分析材料，且有助于施工項目部落實安全生產(chǎn)責(zé)任制;相關(guān)設(shè)計變更、簽證單、竣工圖、施工單位上報函件等各類資料，均與工程投控相關(guān)。對相關(guān)資料的把控、整理和審核，可大大降低項目建設(shè)風(fēng)險，保障項目的順利建設(shè)。

3 項目資料管理的現(xiàn)狀

3.1 資料管理意識不強(qiáng)

在項目建設(shè)過程中，人們往往更加注重具體的施工、成本控制等問題，缺乏對檔案資料管理的重視。因此，在檔案資料管理中投入的人力和資金相對較少，導(dǎo)致檔案資料管理效果不理想[2]。除此之外，對各類各級資料的分類不到位，缺乏資料管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致資料保存時的不完整。同時，部分臨時機(jī)構(gòu)解散較快、存在時間短，由于相關(guān)資料管理人員未及時跟進(jìn)、主動收集工程資料，導(dǎo)致資料的遺漏[3]。

3.2 資料管理要求模糊

在項目管理的過程中，往往由于規(guī)章制度的不明確、不全面，導(dǎo)致資料管理職責(zé)、管理內(nèi)容的模糊，造成資料管理的問題頻發(fā)。例如，資料管理責(zé)任不明確，各人員推諉扯皮導(dǎo)致資料的遺失;檔案資料收集不規(guī)范，導(dǎo)致檔案資料無法真實地反映出工程實際;缺乏明確的資料審核要求及清單，導(dǎo)致一些關(guān)鍵資料雖然遺漏但難以被發(fā)現(xiàn)等。規(guī)章制度的模糊使檔案資料喪失了自身的價值和作用，進(jìn)而影響項目推進(jìn)。

雖然目前我國已經(jīng)出臺了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)管理規(guī)范，但在實際過程中，因項目類型、項目規(guī)模、人員管理能力等現(xiàn)實情況不一，相關(guān)的管理規(guī)范無法全面適用于各類型項目的建設(shè)。尤其是煙草行業(yè)的技改項目，因其管理要求、管控要點、建設(shè)程序與普通的民用建筑、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等項目有所不同，相關(guān)管理規(guī)范難以完全適用于技改項目，為技改項目資料管理帶來了新難題。

3.3 管理人員經(jīng)驗有限

資料管理人員的業(yè)務(wù)水平將會直接影響到檔案資料管理的質(zhì)量和效果。目前，由于工程建設(shè)單位缺乏對檔案資料管理的重視，導(dǎo)致檔案資料管理人員數(shù)量不足、水平有限，大大影響資料管理質(zhì)量。

對于煙草行業(yè)而言，煙草工業(yè)企業(yè)主營卷煙生產(chǎn)、煙草薄片加工等業(yè)務(wù)，普遍缺乏項目管理專業(yè)人員，于項目建設(shè)的管理工作上面臨較大困難。因資料管理人員配備的不足，人員經(jīng)驗的限制，在資料的收集、歸檔、借閱等管理方面時常碰到難題，影響項目建設(shè)。

4 資料精細(xì)化管理

4.1 精細(xì)化管理介紹

精細(xì)化管理源于發(fā)達(dá)國家一種企業(yè)管理理念，有別于企業(yè)傳統(tǒng)的“粗放式”管理方法，精細(xì)化管理將企業(yè)管理責(zé)任具體化、明確化和規(guī)范化，以提高企業(yè)競爭力為目的，最大限度地減少管理所占用的資料和降低管理成本[4]。

精細(xì)化管理具有四個基本特征：精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)。

①精：是做精，精益求精，追求最好。做精、求精的過程需要管理者不斷創(chuàng)新、改良工藝、精打細(xì)算、精益求精。

②準(zhǔn)：是準(zhǔn)確的信息與決策，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和計量，準(zhǔn)確的時間銜接和正確的工作方法。

③細(xì)：是操作細(xì)化、管理細(xì)化，特別是執(zhí)行細(xì)化。

④嚴(yán)：是嚴(yán)格控制偏差，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和制度。

精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)在具體工作的每個環(huán)節(jié)給予一系列細(xì)節(jié)的高度關(guān)注和重視，系統(tǒng)地分析研究、把握每一細(xì)節(jié)，著眼于抓好每個關(guān)鍵步驟及微小細(xì)節(jié)，以保證預(yù)期目標(biāo)的順利圓滿實現(xiàn)[5]。

4.2 精細(xì)化管理于資料管理的引申運用

將精細(xì)化管理應(yīng)用到資料檔案管理之中，有助于提高資料的管理質(zhì)量、規(guī)范工程實施流程、提高工程實施效率，促進(jìn)項目的建設(shè)。圍繞精細(xì)化管理“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”四大原則，資料管理可從以下四大方面進(jìn)行優(yōu)化提升：

①精：制定清單，對標(biāo)管理，策劃精密。制定資料歸檔清單，對標(biāo)清單對歸檔資料進(jìn)行管理，通過清單的周密策劃，提高歸檔資料質(zhì)量。②準(zhǔn)：明確權(quán)責(zé)，定崗定人，準(zhǔn)確管理。明確資料管理各相關(guān)單位、各相關(guān)人員的職責(zé)，定人定崗，將資料管理的職責(zé)落實到各具體人員，降低資料管理風(fēng)險。③細(xì)：流程細(xì)化，要求細(xì)化，執(zhí)行細(xì)化。明確資料收發(fā)、流轉(zhuǎn)的流程要求，細(xì)化資料的借閱、管理、歸檔等要求，通過細(xì)化的管理，提升資料價值。④嚴(yán)：制定規(guī)章，嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)格落實。制定項目資料管理的規(guī)章制度，各相關(guān)人員嚴(yán)格執(zhí)行、嚴(yán)格落實，促進(jìn)項目資料管理的規(guī)范化。

5 新業(yè)薄片于資料精細(xì)化管理的實踐應(yīng)用

新業(yè)薄片公司現(xiàn)有一條一萬噸/年造紙法再造煙葉生產(chǎn)線，該生產(chǎn)線于2002年開工建設(shè)，2005年正式投產(chǎn)，是國內(nèi)第一批推出的造紙法再造煙葉生產(chǎn)線。為適應(yīng)現(xiàn)代化生產(chǎn)需求，2017年，經(jīng)國家煙草專賣局批準(zhǔn)，新業(yè)薄片就地技改項目（以下簡稱“本項目”）正式啟動，建設(shè)內(nèi)容包括了新建聯(lián)合工房、配置再造煙葉生產(chǎn)線等。

本項目投資額高、建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜、項目資料煩瑣。針對本項目的資料管理，新業(yè)薄片公司多措并舉，以期提高資料管理質(zhì)量。

5.1 搭建資料管理架構(gòu)，明確資料管理權(quán)責(zé)

本項目的建設(shè)涉及工程總承包、工程監(jiān)理、跟蹤審計、招標(biāo)代理等多個參建單位，流轉(zhuǎn)至業(yè)主單位的信息資料雜亂無章。根據(jù)各類信息資料流轉(zhuǎn)的實際情況，新業(yè)薄片公司明確了各類資料接收與轉(zhuǎn)出的接口要求，制定信息流轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)圖（見圖1），各方設(shè)定專人對接，以提高溝通效率，降低溝通成本，從而有助于工程的順利推進(jìn)。

5.2 建立文檔編碼體系，保障資料檔案完善

標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的、唯一的文檔編碼可被稱為工程項目文檔的“身份證”，是參與工程項目管理各方統(tǒng)一的，滿足工程項目各階段查詢、調(diào)用、整理歸檔等信息管理要求的標(biāo)識系統(tǒng)，是工程項目文檔管理中日益重要的基礎(chǔ)工作[6]。在項目建設(shè)前期，新業(yè)薄片公司對文檔資料進(jìn)行了編號策劃，形成了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以解決技改項目實施過程中文件缺漏、調(diào)用效率低下等問題。

5.3 梳理項目資料清單，提高資料管理質(zhì)量

項目全過程管理資料煩瑣雜亂，完善的資料清單能發(fā)揮提醒、引導(dǎo)、規(guī)范、監(jiān)督作用，減少管理人員的疏漏和失誤，提高管理人員的工作質(zhì)量與效率。經(jīng)過多方的咨詢、學(xué)習(xí)、調(diào)研，新業(yè)薄片公司建立了項目業(yè)主方管理的資料清單，并于實際建設(shè)過程中不斷完善細(xì)化，清單內(nèi)容（見圖2）覆蓋規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件、報告、收發(fā)文資料、技術(shù)資料等項目全過程資料。資料清單既是一張“明細(xì)表”，又是一張“提醒表”，對提升資料的審核水平、保障資料的收集質(zhì)量、提升資料的收集效率具有很大的幫助。

5.4 建立資料管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理項目資料

完善的管理制度可以保障相關(guān)管理人員工作的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，促使相關(guān)管理工作的履行與落實。新業(yè)薄片公司在項目建設(shè)前期，建立了針對技改項目的信息管理制度（見圖3）。制度中明確各單位、各人員的信息管理職責(zé)，規(guī)定各參建單位之間的文件流轉(zhuǎn)流程，細(xì)化檔案的借閱管理要求等，使得項目的資料管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，從而確保項目資料的完善性。

6 清單式資料精細(xì)化管理的成效

6.1 科學(xué)收集文件資料，提高歸檔資料質(zhì)量

針對項目資料管理存在文件缺漏、錯誤等問題，本項目所采用的“清單式管理”方案能為技改項目資料的科學(xué)化管理構(gòu)建有效管理體系，明確文件收集的流程及歸檔資料清單，節(jié)省文件反復(fù)流轉(zhuǎn)的溝通成本，避免了因文件錯誤、文件遺漏等因素導(dǎo)致的資料問題。

6.2 文件分類編碼歸檔，提高信息溝通效率

精細(xì)化資料管理針對項目全過程業(yè)主方所需資料分類統(tǒng)一編號、記錄歸檔資料信息，完善構(gòu)建資料檔案歸檔目錄與文檔信息編碼體系，在實現(xiàn)了信息資料完整性的同時，便于后期資料查閱與借閱，有助于提高信息溝通效率，有序推進(jìn)項目建設(shè)。

6.3 資料管理有據(jù)可依，降低項目違規(guī)風(fēng)險

精細(xì)化的資料管理實現(xiàn)了資料管理的科學(xué)化、效率化與完善化，有效規(guī)避了各相關(guān)人員篡改項目資料、故意規(guī)避檢查等違法違規(guī)行為，使項目資料能夠真實反映項目的全過程建設(shè)情況，在有效應(yīng)對審計、上級檢查的同時，為后續(xù)項目的建設(shè)、運營提供有效的資料支撐。

7 結(jié)語

隨著我國科技水平的日益提升和經(jīng)濟(jì)實力的不斷進(jìn)步，我國煙草行業(yè)工程建設(shè)項目的管理方法也在不斷改革與發(fā)展。伴隨著煙草行業(yè)技改投資額的擴(kuò)增，項目建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，工程資料的整理難度也逐漸增加。為防止資料管理問題對項目進(jìn)度、質(zhì)量、安全、投控帶來風(fēng)險，新業(yè)薄片公司力求通過應(yīng)用精細(xì)化的資料管理方法，形成清晰的資料管理架構(gòu)、細(xì)化的資料管理職責(zé)、清單式的管理工具，將資料管理滲透至項目全生命周期、落實到建設(shè)的細(xì)微環(huán)節(jié)。

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