如何做好財(cái)務(wù)共享模式下的集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理

歐陽小云

摘要：本文分析了財(cái)務(wù)共享模式下集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的策略，闡述了落實(shí)財(cái)務(wù)共享機(jī)制的具體路徑。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享；集團(tuán)企業(yè)；財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)共享通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程和規(guī)范來簡化重復(fù)性的、事務(wù)性的工作，在一個獨(dú)立的單元集中地予以處理和管理的作業(yè)模式，進(jìn)而達(dá)到降低管理成本、優(yōu)化工作量、提升工作質(zhì)量和效率的目標(biāo)。財(cái)務(wù)共享機(jī)制的建設(shè)，在本質(zhì)上就是財(cái)務(wù)共享理念和信息技術(shù)發(fā)展在企業(yè)管理層面的一次落實(shí)和創(chuàng)新，是企業(yè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化的一次重大變革。在這個過程中，集團(tuán)企業(yè)需要通過優(yōu)化設(shè)計(jì)、合理安排、制度完善等多種途徑來完善財(cái)務(wù)共享機(jī)制應(yīng)有的作用。

一、財(cái)務(wù)共享模式下集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理策略分析

（一）前期調(diào)研

深入、詳實(shí)的前期調(diào)研工作可以在很大程度上為集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)構(gòu)建提供方向和指導(dǎo)，并能夠充分地把握財(cái)務(wù)共享模式帶來的成本優(yōu)勢和經(jīng)濟(jì)效益。因此，在前期調(diào)研的過程中應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌效率和成本之間的關(guān)系，衡量財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)耗費(fèi)的成本明細(xì)、總成本梁、業(yè)務(wù)承載量和辦理業(yè)務(wù)的效率、結(jié)賬即時性等等。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)初期需要投入較高的成本，在系統(tǒng)建設(shè)、內(nèi)網(wǎng)構(gòu)建、人員安排和辦公場所安置上需要花費(fèi)較高的費(fèi)用，還需要在內(nèi)部服務(wù)體系構(gòu)建和運(yùn)營上耗費(fèi)一定的成本，而在調(diào)研前期需要綜合考慮上述因素。此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立將原本分散在集團(tuán)各處的企業(yè)業(yè)務(wù)集中在一處處理，導(dǎo)致員工原本的工作狀態(tài)被徹底顛覆，職業(yè)發(fā)展路徑也發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，因此在前期調(diào)研過程中一定要取得員工的認(rèn)可和支持。鑒于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的成本是企業(yè)內(nèi)部其他部門承擔(dān)的，因此還要和其他部門建立良好的溝通渠道。海爾、中興等大型集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)告訴我們，該模式的建立和運(yùn)行需要在文化建設(shè)、資源調(diào)用、業(yè)務(wù)部門協(xié)同、基層員工支持、管理層推進(jìn)上都做到完美無缺。

（二）具體實(shí)施路徑

第一，要進(jìn)行人員發(fā)展。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式將財(cái)務(wù)工作集中在一個地點(diǎn)開展，原本分散在各個集團(tuán)企業(yè)不同地區(qū)的員工來說意味著要更換工作崗位或者工作地點(diǎn)，難免其會抱有抵觸和負(fù)面情緒。因此，招聘一定數(shù)量的新員工很有必要。財(cái)務(wù)共享模式對員工的財(cái)務(wù)綜合素養(yǎng)和能力也提出了較高的要求，需要其具備良好的業(yè)務(wù)流程反思能力、溝通能力、創(chuàng)新能力、計(jì)算機(jī)綜合能力。所以，集團(tuán)企業(yè)一方面要對新員工提出和財(cái)務(wù)共享模式相適應(yīng)的能力要求，另一方面則要對老員工采取繼續(xù)教育、培訓(xùn)的方式來讓員工的溝通能力、創(chuàng)新思維得到激發(fā)。

第二，營造良好的企業(yè)文化。財(cái)務(wù)共享服務(wù)對員工的知識體系、綜合技能和行為習(xí)慣提出了新的要求。嶄新的財(cái)務(wù)核算模式要求員工在工作方式、工作習(xí)慣上都發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變。從集團(tuán)企業(yè)的視角來看，集團(tuán)企業(yè)自身面臨的環(huán)境在變換，會計(jì)準(zhǔn)則也在不斷地調(diào)整之中，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的建立需要經(jīng)歷漫長、復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，這種嶄新的工作環(huán)境會激發(fā)員工的負(fù)面情緒和抵觸情緒?？陀^來講共享服務(wù)中心希望員工能夠得到持久發(fā)展，員工也希望在工作中獲得實(shí)踐能力、綜合素養(yǎng)的提升。因此，企業(yè)內(nèi)部可以構(gòu)建一種員工與企業(yè)共同發(fā)展的文化氛圍，幫助員工在財(cái)務(wù)共享模式的學(xué)習(xí)中克服消極情緒和現(xiàn)實(shí)困難。集團(tuán)企業(yè)可以將培訓(xùn)和繼續(xù)教育作為企業(yè)文化建設(shè)的兩個關(guān)鍵點(diǎn)，讓有潛力的員工能夠獲得更有前景的發(fā)展幾乎，真正意義上做到個人職業(yè)發(fā)展目標(biāo)和企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的協(xié)調(diào)。

二、財(cái)務(wù)共享模式下集團(tuán)財(cái)務(wù)管理的具體路徑

第一，職能設(shè)計(jì)。財(cái)務(wù)共享體系在模塊上可以劃分為戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)三個模塊的內(nèi)容，分別對應(yīng)財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)共享中心、基層財(cái)務(wù)部門的核算工作。其中財(cái)務(wù)的主要職責(zé)是制定發(fā)展戰(zhàn)略、進(jìn)行資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)分析、投資管理、股權(quán)管理、籌資管理、成本控制等工作；共享財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)的是會計(jì)核算、稅務(wù)籌劃、財(cái)務(wù)報(bào)表編制、檔案管理、會計(jì)電算化管理、財(cái)務(wù)監(jiān)督等工作；業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)主要負(fù)責(zé)的是合同管理、稅務(wù)協(xié)調(diào)、資金安排、預(yù)算監(jiān)督和經(jīng)營業(yè)務(wù)分析等工作。

第二，崗位設(shè)計(jì)。財(cái)務(wù)共享部門是在原有的財(cái)務(wù)部門基礎(chǔ)上平行設(shè)置的一個管理部門，二者是相互銜接的關(guān)系。各個二級單位可以設(shè)置財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)和財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)部內(nèi)設(shè)預(yù)算、股權(quán)、投資、成本控制、財(cái)務(wù)分析工作崗位；財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置資金管理崗、稅務(wù)籌劃崗、業(yè)務(wù)辦理崗和綜合業(yè)務(wù)崗，共享業(yè)務(wù)之下還要設(shè)置報(bào)表編制、憑證編制、數(shù)據(jù)核對和資金支付業(yè)務(wù)組，在考慮到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)高度道德同質(zhì)性和事務(wù)性的基礎(chǔ)上，基層單位也需要設(shè)置財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，并設(shè)置財(cái)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)主任、業(yè)務(wù)主任等崗位來應(yīng)對復(fù)雜的事項(xiàng)。

第三，業(yè)務(wù)流程重塑。集團(tuán)企業(yè)可以在保留傳統(tǒng)業(yè)務(wù)審批權(quán)限的基礎(chǔ)上設(shè)施任務(wù)池管理模式將會計(jì)處理中的稽核和制證兩方面的工作隨機(jī)分配到相關(guān)財(cái)務(wù)工作人員手中。財(cái)務(wù)人員根據(jù)分配到的任務(wù)對單據(jù)影響或者文件進(jìn)行稽核、編制記賬憑證。任務(wù)池管理之外的總賬業(yè)務(wù)，則需要總賬報(bào)表編制崗位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行相應(yīng)的會計(jì)處理，并將之錄入到系統(tǒng)之中。紙質(zhì)單據(jù)系統(tǒng)的處理流程和傳統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程是一致的：基層單位負(fù)責(zé)整理原始單據(jù)并將之傳輸?shù)焦蚕碇行模巳藛T負(fù)責(zé)接收和審核，編制的會計(jì)憑證之后由專人負(fù)責(zé)打印并裝訂成記賬憑證。資金管理人員需要根據(jù)真實(shí)的單據(jù)和指令來支付相關(guān)資金。

第四，系統(tǒng)設(shè)計(jì)。財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)需要在穩(wěn)定的硬件系統(tǒng)的支持下運(yùn)行。集團(tuán)企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際情況配備相應(yīng)的顯示器、掃描儀、服務(wù)器、自助報(bào)賬設(shè)備和二維碼掃描設(shè)備等等，在綜合考慮成本和財(cái)務(wù)安全的基礎(chǔ)上滿足業(yè)務(wù)量需求。

第五，軟件設(shè)計(jì)。軟件設(shè)計(jì)建立在ERP建設(shè)成果的基礎(chǔ)之上，是對原有系統(tǒng)更加深化地一次開發(fā)：首先，需要在ERP系統(tǒng)之中單獨(dú)地設(shè)置一個費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以直接地連接到派單平臺，這樣前端業(yè)務(wù)部門可以自行發(fā)起費(fèi)用報(bào)銷流程，交由相關(guān)審核人員審批，單據(jù)被分配到任務(wù)池之后，財(cái)務(wù)人員會開始編制記賬憑證、生成相應(yīng)的憑證號，之后數(shù)據(jù)將會傳送到相應(yīng)的總賬模塊。費(fèi)用報(bào)銷模塊能夠涵蓋申請階段、審核階段、編制憑證階段、稽核階段等各個環(huán)節(jié)，并在各個環(huán)節(jié)都設(shè)置發(fā)票查驗(yàn)功能。其次，要在ERP系統(tǒng)中設(shè)置資產(chǎn)模塊。資產(chǎn)模塊可以充分地運(yùn)用ERP模塊現(xiàn)有的功能，在業(yè)務(wù)操作界面設(shè)置共享系統(tǒng)定位功能，將各個模塊產(chǎn)生的單據(jù)推送到相應(yīng)的業(yè)務(wù)平臺和信息共享平臺上，進(jìn)而進(jìn)行憑證錄入。具體來講，資產(chǎn)管理模塊具體的處理流程如下：合同-驗(yàn)收-錄入-掃描-審核-紙質(zhì)資料整理-付款信息完善-發(fā)票錄入-憑證生成-稽核-出納支付款項(xiàng)-支付再次審核。

第六，共享運(yùn)營設(shè)計(jì)。為了給共享系統(tǒng)的運(yùn)行帶來穩(wěn)定的環(huán)境，需要對原本的財(cái)務(wù)工作制度進(jìn)行全面的梳理，并針對財(cái)務(wù)共享模式進(jìn)行針對性變革，找到財(cái)務(wù)共享模式中可能會出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。集團(tuán)企業(yè)要根據(jù)自身業(yè)務(wù)屬性、財(cái)務(wù)核算特點(diǎn)來制定完善的財(cái)務(wù)共享管理制度，讓各個崗位能明確自身的職責(zé)權(quán)限和約束規(guī)范，將共享服務(wù)模式的效用發(fā)揮到最優(yōu)。一方面，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的作業(yè)模式使得員工可以更加專注于自身崗位，持續(xù)不斷地提升自身實(shí)踐能力和綜合能力；另一方面，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)中更多的面臨的是基層的工作，需要長期堅(jiān)守基層崗位，時間長了很容易產(chǎn)生心理問題，因此需要設(shè)計(jì)良好的制度來解決這些問題。

總而言之，財(cái)務(wù)共享模式是未來集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的主要模式，該模式在實(shí)際應(yīng)用中已經(jīng)展現(xiàn)出較大的優(yōu)勢?，F(xiàn)代企業(yè)要對集團(tuán)財(cái)務(wù)模式有自己的認(rèn)知，這樣才能為可持續(xù)發(fā)展和戰(zhàn)略發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。財(cái)

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