新形勢(shì)下如何做好工程檔案資料收集整理工作

劉慶平

摘 要：隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的日漸繁榮昌盛，建筑業(yè)迎來了新的發(fā)展高潮，行業(yè)規(guī)模迅速增大，產(chǎn)值屢創(chuàng)新高，工程質(zhì)量的優(yōu)劣一直以來都是社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)。工程檔案資料的收集和整理作為建筑施工行業(yè)管理的重要組成部分，是工程質(zhì)量的否決項(xiàng)，然而當(dāng)前的檔案資料收集和管理工作存在著弊端，制約著建筑工程行業(yè)的健康發(fā)展，迫切需要進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范和完善。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);工程檔案;資料收集;資料整理

1 引言

伴隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，在城市化改造的進(jìn)程中，建筑工程施工技術(shù)實(shí)現(xiàn)了跨越式地提升，建筑工程作為城市建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，是依據(jù)技術(shù)圖紙而建造的工程實(shí)體。工程檔案真實(shí)可靠地記載了施工過程中的內(nèi)容，例如：工程批復(fù)案卷、工程概覽、驗(yàn)收文件等，是衡量工程質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)的重要依據(jù)，工程檔案資料的管理工作能夠給予工程建設(shè)以科學(xué)有效地指導(dǎo)，為城市建設(shè)規(guī)劃和發(fā)展提供強(qiáng)勁的助力。如何科學(xué)高效地對(duì)建筑工程資料進(jìn)行收集和管理是需要認(rèn)真研究和對(duì)待的問題。

2 保證工程技術(shù)資料收集整理齊全

建筑工程與人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全息息相關(guān)。《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)工程技術(shù)資料管理作出了明確的規(guī)定，要求工程質(zhì)量相關(guān)的資料應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確完整，工程資料應(yīng)當(dāng)跟隨工程進(jìn)度做好準(zhǔn)確記錄，不得有缺失、漏掉的信息。建設(shè)工程本身具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)眾多，容易受到外界因素的影響，不同的施工環(huán)節(jié)由不同的人員負(fù)責(zé)，增加了工程檔案資料收集的難度，這就需要工程施工人員掌握檔案資料收集、整理的規(guī)范，將工程資料收集全面，及時(shí)對(duì)需要復(fù)檢的材料進(jìn)行復(fù)檢，做好試驗(yàn)記錄，保證工程檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和全面性。工程檔案資料是對(duì)施工中材料使用、驗(yàn)收、做法等方面情況的記錄，在工程管理中起著至關(guān)重要的作用。工程施工過程中，施工隊(duì)伍的技術(shù)水平、綜合素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)對(duì)工程檔案資料的收集、整理有著直接的影響作用。檔案資料管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)資料收集、整理專業(yè)知識(shí)與技能的掌握，熟悉工程資料管理的流程，不斷更新知識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防止資料工作中的問題，保證工程檔案資料工作的質(zhì)量和效率得以提升。

3 建筑工程資料管理中的主要問題

3.1 不重視工程資料的整理

在一項(xiàng)工程中，有的單位只注重工程施工、技術(shù)、成本預(yù)算與核算等工作的開展，對(duì)資料的收集則采取忽略的態(tài)度，認(rèn)為只要保證了工程質(zhì)量，其他工作都是可有可無的，尤其是資料整理要配置專門人員，非但要消耗大量的人力和財(cái)力，反而對(duì)施工質(zhì)量和進(jìn)度毫無用處。在這種錯(cuò)誤觀念的影響下，資料收集整理工作得不到重視，更得不到順利開展，工程竣工之后需要用到材料時(shí)才會(huì)去費(fèi)力收集，這時(shí)有些重要材料可能就不夠全面、不夠準(zhǔn)確，甚至存在缺漏信息的情況。當(dāng)接受監(jiān)督和檢查的時(shí)候，工作人員就會(huì)進(jìn)入緊張的弄虛作假中，材料幾乎相同、內(nèi)容幾乎全是“完美”，在沒有結(jié)合工程施工實(shí)際情況的前提下，材料中的數(shù)據(jù)存在較大的重復(fù)和誤差，導(dǎo)致材料不合格現(xiàn)象頻繁發(fā)生，嚴(yán)重影響了工程檔案管理的順利開展。

3.2 資料收集整理質(zhì)量有待提高

在工程檔案資料的收集和整理中，要求資料工作人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，熟悉工程、技術(shù)等方面的知識(shí)和技能，只有這樣才能對(duì)工程資料進(jìn)行合理的分類和保存，在整理的過程中，必須注重重要資料的完整性和精確性，及時(shí)檢查是否存在缺漏項(xiàng)。然而，有些單位在日常的資料收集和整理中，由于不夠重視導(dǎo)致資料存在缺項(xiàng)漏項(xiàng)，資料工作人員沒有對(duì)工程記錄進(jìn)行分類編號(hào)，有些存在密切關(guān)系的資料被分開存放，造成資料管理的局面混亂，工程檔案資料在上交的過程中也沒有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)，導(dǎo)致資料管理責(zé)任不清。同時(shí)，盡管多數(shù)工程檔案資料按照規(guī)范的程序進(jìn)行了整理，但是資料卻時(shí)常存在不規(guī)范的問題，工程施工中的實(shí)則值不符合實(shí)際、驗(yàn)收記錄和檢查記錄缺失、工程涉及變革及技術(shù)執(zhí)行記錄不全等問題都是資料質(zhì)量不高的表現(xiàn)特征。

3.3 缺乏完善的資料收集整理體系

工程檔案資料管理就是對(duì)建設(shè)工程從設(shè)計(jì)到施工完畢的過程中產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行收集、整理、保管的工作。從當(dāng)前工程檔案資料管理的整體現(xiàn)狀來看，工程資料收集之后，工作人員未能按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行資料的裝訂，這就使得工程檔案資料陷入混亂，甚至發(fā)生嚴(yán)重的資料丟失。工程檔案資料管理本身要求較強(qiáng)的嚴(yán)謹(jǐn)邏輯，在進(jìn)行資料的分類、歸納、整理、存檔的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)范要求，避免出現(xiàn)疏漏和差錯(cuò)。當(dāng)前，有些單位對(duì)工程檔案資料的保存工作存在一定缺陷，有些資料沒有被妥善的編碼、排序和裝訂，相關(guān)文件的原件和復(fù)印件沒有進(jìn)行分開存放，這就使得檔案資料后續(xù)的查閱和利用更加復(fù)雜，帶來了不必要的工作麻煩。還有些單位甚至在保存文件的時(shí)候出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤，致使檔案信息缺失，為工程的順利開展造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響，更甚者帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)，在檔案資料管理機(jī)制方面存在著不健全的問題，使得檔案資料的收集和整理無法保持與施工進(jìn)度同步，還會(huì)導(dǎo)致資料的嚴(yán)重缺失，進(jìn)而制約檔案管理工作的有序開展。

4 如何正確對(duì)建筑工程資料進(jìn)行收集和整理

4.1 增強(qiáng)對(duì)工程資料的重視

在建筑工程管理中，技術(shù)資料的管理直觀重要，因?yàn)榧夹g(shù)資料要在工程檢驗(yàn)、管理、使用、維護(hù)和調(diào)整等方面發(fā)揮重要功能，還可以作為掌控施工過程的重要依據(jù)。高質(zhì)高效的工程檔案資料保存，能夠從根源上對(duì)工程加以完善管理。工程管理和利用中不可或缺的就是技術(shù)資料的支撐。因此，在工程檔案資料的管理過程中，領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)資料的收集和整理高度重視，通過加大宣傳力度，提升部門和職工的思想認(rèn)識(shí)，確保他們?cè)谫Y料收集整理中提供有力的支持與配合。要想科學(xué)組織資料管理，就必須在工程施工前構(gòu)建一支高素質(zhì)、能力強(qiáng)的資料工作隊(duì)伍，在工程的全過程建設(shè)中，科學(xué)、規(guī)范地收集、整理相關(guān)資料，保證資料詳細(xì)完整地記錄工程實(shí)際情況。

4.2 關(guān)注材料收集整理的具體細(xì)節(jié)

在工程檔案資料的收集整理過程中，應(yīng)當(dāng)配置專門的專業(yè)人員，在與施工進(jìn)度保持同步的基礎(chǔ)上，根據(jù)工程量、批次的順序進(jìn)行資料的收集工作，保證工程施工的每個(gè)環(huán)節(jié)都得到了有效的記錄。若是缺漏了其中一個(gè)流程，就必然會(huì)導(dǎo)致資料不完整、不系統(tǒng)，更無法體現(xiàn)工程實(shí)際情況，也談不上為工程質(zhì)量提供說明依據(jù)。例如，在做工程驗(yàn)收記錄時(shí)，要詳細(xì)、明確地走完規(guī)范的手續(xù)，保持在內(nèi)容上與時(shí)間上與真實(shí)情況的吻合，只有這樣，記錄的信息和數(shù)據(jù)才能為后期的查詢和使用提供真實(shí)、準(zhǔn)確依據(jù)。同時(shí)，要做好工程檔案資料的分類和歸檔工作，編制的目錄要有層次、要清晰明了;在條件允許的情況下，要對(duì)工程材料的原件進(jìn)行歸檔，歸檔的質(zhì)量、內(nèi)容和時(shí)間都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 提高工程檔案資料收集整理質(zhì)量

工程檔案資料的收集和整理應(yīng)當(dāng)遵循質(zhì)量高、真實(shí)可靠的原則。在資料收集的過程中，必須保證資料中該簽字的地方有清晰的簽字，對(duì)填好的資料不要所以改動(dòng)，保證資料中信息的原始性和客觀性;要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，真實(shí)記錄工程施工中發(fā)生的時(shí)間;資料的收集與整理要保持與工程進(jìn)度的同步進(jìn)行，施工環(huán)節(jié)進(jìn)行完，資料整理也要同時(shí)完畢，禁止事后補(bǔ)充，避免資料不真實(shí)、有缺漏的情況發(fā)生。資料的收集要從具體環(huán)節(jié)做起，做到及時(shí)、科學(xué)的檢查和檢驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中的不真實(shí)、不正確之處，及時(shí)對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行修改，從根源上避免施工中的安全隱患。針對(duì)工程中使用的材料，要進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和檢驗(yàn)，并做好復(fù)檢記錄，為工程中材料的運(yùn)用提供判斷依據(jù)。

4.4 加強(qiáng)檔案材料收集整理信息化建設(shè)

工程檔案材料收集整理的最終目的是為工程的后期維護(hù)、調(diào)整提供利用價(jià)值，為城建提供高效的信息服務(wù)。對(duì)城建檔案館來說，信息化建設(shè)就是檔案材料數(shù)字化、電子化的過程。一方面應(yīng)當(dāng)加快檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建檔案材料的網(wǎng)絡(luò)目錄，對(duì)工程檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將完整的材料保管在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中;另一方面，對(duì)需要保管的檔案材料應(yīng)當(dāng)以數(shù)字化的傳輸手段輸入到安全的管理系統(tǒng)中，從材料來源上保證檔案材料的數(shù)字化整理。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案材料工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，督促他們積極學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識(shí)與技能，保證工程檔案材料的收集整理真正走上信息化道路，進(jìn)而提升工程檔案材料的收集整理質(zhì)量和效率。

5 結(jié)語

城建過程中，工程檔案材料的形成、保管與利用都發(fā)揮著中觀重要的作用，隨著社會(huì)城建對(duì)建筑工程的需求增加，工程檔案資料的收集整理工作也面臨著更高的要求。在工程建設(shè)的過程中，必須重視并做好資料收集整理工作，并保證檔案的質(zhì)量、真實(shí)、可靠，讓資料完整、精確地反映工程建設(shè)的整個(gè)過程，只有這樣才能保證檔案資料的在工程中的高效利用價(jià)值。

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[3]林靜：工程檔案管理面臨的問題及應(yīng)對(duì)策略，2017（03）。

（作者單位：安徽省蕪湖市南陵縣城建檔案館）