關于高校檔案管理數(shù)字化建設方法

千美花

摘 要：高校檔案管理數(shù)字化建設的好隨著信息時代的來臨高速的發(fā)展，高校檔案管理數(shù)字化建設日趨重要，高校檔案管理數(shù)字化作用尤為突出，對信息管理十分有利，因此要不間斷的持續(xù)強化數(shù)字化校園建設，特別是要強化對檔案數(shù)字化的建設力度，注重對管理者的教育引導，使其盡快進入角色，投入到高校檔案管理數(shù)字化建設上來。

關鍵詞：高校檔案；檔案管理；數(shù)字化建設；管理人員

近些年來我國經濟水平不斷提高，教育也得到了飛速發(fā)展，計算機的應用也得到了空前的發(fā)展，網(wǎng)絡滲透到了各行各業(yè)，任何行業(yè)都已脫離里不了網(wǎng)絡，同時也對高校檔案管理數(shù)字化建設提出了要求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不能很好地滿足現(xiàn)實需要，因此急需一種符合高校發(fā)展、操作性強、易于管理的檔案管理新方式，檔案數(shù)字化管理變成為了最好和最重要的手段。

一、高校檔案數(shù)字化狀況

1.高校檔案數(shù)字化建設存在著地域差異

當前，高校檔案管理數(shù)字化在不同地域發(fā)展的水平也存在著很大的差異，有的地方在檔案管理方面先進一些，有的地方則稍微落后，例如，在我國經濟發(fā)達的東南沿海地區(qū)，無論是在教育還是在科技，人才，技術方面都遠遠領先于我國的西部地區(qū)，因此在我國東南沿海地區(qū)的高校檔案數(shù)字化管理得到了很大的發(fā)展，高校對這方面十分重視，他們的檔案數(shù)字化建設起步很早，發(fā)展至今已經非常成熟，基本已經采取了十分前衛(wèi)的檔案管理模式，對外以數(shù)字化形式進行公開，極大地方便信息查取。對于西部地區(qū)來說，檔案數(shù)字化管理問題仍然亟待解決，根本原因在于西部地區(qū)經濟落后，投入的教育經費、管理經費不足，人才缺少，所以在檔案數(shù)字化管理方面一直處于落后狀態(tài)，仍然沿用傳統(tǒng)管理模式，效率低下，推陳出新速度慢導致檔案數(shù)字化管理始終處于落后狀態(tài)。

2.檔案信息的使用率處于低狀態(tài)

對于大學的檔案管理人員來說，從事檔案工作要有高度的責任感，同時要技術過硬，有能夠勝任工作的素質。檔案管理是一項極其重要的工作，既掌管著全部人員的信息，同時也能夠為相關部門提供有價值的信息參考，但是目前來講，檔案的信息使用率一直處于低迷狀態(tài)，主要原因還是由于重視程度不夠，嚴重影響了檔案數(shù)字化管理進程，所以提高檔案的利用率、時效性成為推進檔案數(shù)字化管理首先要解決的重點問題。

3.管理人員的能力有限

縱觀全國各大高校，由于對檔案管理的重視程度不夠，對管理檔案人員要求不高，且管理檔案人員以中老年人為主，其思想中的傳統(tǒng)型、封閉性，導致對檔案數(shù)字化管理存在誤解，嚴重影響了檔案數(shù)字化管理發(fā)展進程，因此既提高檔案管理人員素質極其重要。

二、高校檔案數(shù)字化建設措施

1.轉變認知，改變觀念

對于檔案管理的數(shù)字化建設，首先要從思想上重視起來，不僅要具體負責檔案管理工作的人員重視起來，學校的領導層也要重視起來，要充分認識到實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設任務繁重且迫切，要明確推進大趨勢，做到縱覽全局，深入思考，轉變觀念不斷提高高校檔案管理數(shù)字化水平。

2.提供服務，提高覆蓋

最能突出學校的教學思想和辦學理念就是學生的檔案信息，因此學校的檔案管理數(shù)字化水平不僅能展現(xiàn)出學校的教學思想的具體實踐成果，同時也對廣大的檔案管理人員提出了要求，管理人員應該動態(tài)關注教學當中遇到的問題，并且根據(jù)問題及時分析對策并加以總結。要引導檔案管理人員不斷開闊新視野、拓展新思路，創(chuàng)新新模式，時刻校準糾錯，推動檔案數(shù)字化管理建設全面縱深推進。

3.強化網(wǎng)絡建設

高校檔案的數(shù)字化管理，與互聯(lián)網(wǎng)和計算機密不可分，這就需要檔案管理人員將傳統(tǒng)的檔案信息傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)上，為每一名學生建立一個電子檔案，這就對檔案管理人員提出了新要求，管理人員要熟練應用計算機，不僅能夠提高工作效率，同時也能夠減少工作失誤。在高校檔案數(shù)字化管理上，要想將數(shù)字化管理工作做好，就要把信息工作做好，這就需要確立一個現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化的信息服務模式，所以加強網(wǎng)絡方面的建設對檔案數(shù)字化管理尤為重要。

3.合理開發(fā)檔案資源

截至目前，檔案數(shù)字化管理工作有了良好的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化建設也在全面推開，突出表現(xiàn)在，計算機在檔案管理工作中使用頻率增大，檔案工作也由于計算機的存在效率得到了提高，也可以說，檔案的數(shù)字化管理工作離不開計算機網(wǎng)絡，同時計算機也能夠以最快速度讀提供檔案信息，檔案的使用率、便捷率明顯提高，檔案利用覆蓋面也在逐漸擴大，使廣大學生及社會人員掌握了解檔案信息的渠道更加寬廣。

4.提高檔案保存技術，最大限度保留信息

通過提高檔案的保存技術，能夠長時間、最大限度的保留廣大大學生的信息，同時在互聯(lián)網(wǎng)上以痕跡模式被留存，通過這種技術，能夠最大程度的減少對原始檔案的翻閱，減少對原始檔案的破壞，實現(xiàn)保護信息安全同時進一步完成了檔案保護，十分有利于檔案管理的數(shù)字化建設。

三、總結

要想做到檔案管理的數(shù)字化，必須堅持改革創(chuàng)新，既要運用、更新一大批技術，同時也要任用一批敢于不斷創(chuàng)新和善于使用計算機的人才，這樣才能使檔案管理工作符合社會發(fā)展潮流，適應時代發(fā)展需要?？偟膩碚f，高校檔案管理的數(shù)字化建設，這是一個大趨勢，通過對數(shù)字化的建設，各院校檔案信息管理將會得到一個新的飛躍，能夠更加便利了廣大學子，更好服務于國家，造福于社會。

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