高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及有效策略

郭玥杝

摘 要 當(dāng)前在社會(huì)信息化高速發(fā)展的趨勢(shì)下，檔案信息化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，這同時(shí)也是檔案事業(yè)發(fā)展的體現(xiàn)。高校檔案資源的科學(xué)合理的開(kāi)發(fā)與利用，極大地影響著高校各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。本文對(duì)于現(xiàn)今高校檔案信息化建設(shè)中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)研究，并進(jìn)一步提出了相應(yīng)的舉措。

關(guān)鍵詞 高校檔案 信息化建設(shè) 問(wèn)題 策略

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.10.008

Abstract At present， in the trend of the rapid development of social information， the construction of archival information has emerged， which is also the embodiment of the development of archival undertaking. Scientific and rational development and utilization of archives resources in Colleges and universities， which greatly affect the orderly development of the work in Colleges and universities. This paper focuses on the existing problems in the construction of archives informatization in Colleges and universities， and puts forward the corresponding measures.

Keywords college archives； information construction； problem； strategy

0 引言

高校檔案建設(shè)工作是高校各項(xiàng)工作運(yùn)行的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，對(duì)于高校整體工作的推進(jìn)具有重大意義。其重點(diǎn)為充分應(yīng)用當(dāng)代信息網(wǎng)絡(luò)科技，來(lái)達(dá)成匯集、整合、傳輸、存儲(chǔ)的一體化檔案信息管理，使得高校形成數(shù)字化檔案信息。

1 檔案信息具有的重要意義

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是高校檔案工作的既定目標(biāo)。第一，檔案信息化是社會(huì)科技發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案是隸屬于國(guó)家檔案的一個(gè)重要組成部分，同時(shí)也是社會(huì)信息化的重點(diǎn)體現(xiàn)。第二，在高校當(dāng)中開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，可更好地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用，提升了檔案信息的利用效率與服務(wù)質(zhì)量，使得檔案利用與館藏發(fā)揮出最大化的社會(huì)效益。第三，高校檔案信息化有助于檔案信息資源的有效保存。由于存儲(chǔ)電子檔案的載體信息容量較大，存儲(chǔ)電子檔案的光盤具有存儲(chǔ)數(shù)量巨大、可快速傳輸、檢索查詢便捷等多種特點(diǎn)，提升了保管檔案信息資源能力與服務(wù)社會(huì)的能力。

2 高校檔案信息化建設(shè)顯現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 檔案信息發(fā)展滯后

在高校檔案當(dāng)中所館藏的豐富的檔案與資料是高校當(dāng)中實(shí)用性的信息。在高校的各項(xiàng)工作當(dāng)中如果需要查詢和利用相關(guān)文件與資料，檔案部門應(yīng)提供確切的資料，推廣與應(yīng)用多元化的服務(wù)形式，為檔案需求者提供快捷、便利的服務(wù)，達(dá)成信息的高效利用。當(dāng)前，在現(xiàn)代化檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)基本普及，但是在實(shí)際應(yīng)用方面仍然還是比較滯后，難以實(shí)現(xiàn)與數(shù)字化校園建設(shè)同步發(fā)展。既體現(xiàn)出了檔案管理發(fā)展的滯后，也體現(xiàn)出了在數(shù)字化校園建設(shè)方面存在著缺憾。在高校檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，通常紙質(zhì)形式的檔案僅能夠?qū)ξ淖诸愋畔⑦M(jìn)行記錄，而應(yīng)用電子文件檔案能夠?qū)Χ鄻踊男畔⑦M(jìn)行記錄，還能夠存儲(chǔ)海量的檔案信息，并具有查詢與應(yīng)用的快速與便捷等特征。因此，檔案信息化建設(shè)是檔案工作的信息適時(shí)收集、多元化服務(wù)的功能升華。隨著高校檔案信息化建設(shè)層次的提升，可以快速與便捷地開(kāi)發(fā)利用檔案信息，進(jìn)一步拓展服務(wù)領(lǐng)域，并增強(qiáng)社會(huì)效益。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尚需健全

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是對(duì)產(chǎn)生與存檔的電子文件、電子檔案信息進(jìn)行有效識(shí)別、精確表述、交互查詢等多種形式。當(dāng)前由于我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)歸屬于多個(gè)行政管理部門，難以進(jìn)行集中性的歸口管理，因此不能形成規(guī)范、統(tǒng)一的管理。在管理電子文件與檔案、共享檔案信息等方面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)亟待規(guī)范與統(tǒng)一。另外，在高校當(dāng)中的各個(gè)院系與部門所構(gòu)建起的工作網(wǎng)絡(luò)管理的信息系統(tǒng)，例如招錄新生、教育與教學(xué)、人力資源、財(cái)務(wù)管理等系統(tǒng)相互之間并不具有相關(guān)性，這些管理系統(tǒng)功能不盡相同，彼此間不能夠共享數(shù)據(jù)，因此難以實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化共享。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展方面，高素質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì)也是一個(gè)具有決定性的因素。因此應(yīng)引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)人才，現(xiàn)今在較多高校當(dāng)中缺乏檔案與信息專業(yè)的綜合性人才。第一，雖然管理檔案的教職工具備深厚的專業(yè)理論知識(shí)與豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理信息方面的能力不強(qiáng)；第二，所引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，大多不具備實(shí)際檔案工作經(jīng)驗(yàn)，因此必須經(jīng)過(guò)專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能的培訓(xùn)才能上崗；第三，高校重點(diǎn)關(guān)注教師與科研人員，但對(duì)于培養(yǎng)檔案專業(yè)人才仍然不夠重視。

2.4 亟待加強(qiáng)數(shù)字檔案信息的安全性

由于數(shù)字檔案信息是借助網(wǎng)絡(luò)來(lái)運(yùn)行，因此必須注重其安全性。以下問(wèn)題對(duì)于數(shù)字檔案信息的安全性構(gòu)成了威脅：第一是預(yù)防由網(wǎng)絡(luò)傳播的計(jì)算機(jī)病毒；第二是預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客入侵信息資源，這同時(shí)也是較難防范的安全問(wèn)題，因此必須引起高度重視；第三是一些黑客對(duì)于信息資源的入侵與攻擊，對(duì)于信息資源的安全也構(gòu)成了威脅；第四是在操作計(jì)算機(jī)當(dāng)中出現(xiàn)的部分失誤、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生故障等諸多安全問(wèn)題。

3 應(yīng)對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的有效策略

3.1 深化對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

第一，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，首先高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)此工作高度重視，并給予大力支持。持續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)發(fā)展動(dòng)力，逐步實(shí)施數(shù)字校園建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的共同進(jìn)步。第二，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案意識(shí)，在檔案信息化建設(shè)方面構(gòu)建起全校共建的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，并在全校加大宣傳力度，來(lái)推進(jìn)此項(xiàng)工作的持續(xù)開(kāi)展。第三，應(yīng)建立健全檔案信息化的各項(xiàng)管理制度，并做出立足于學(xué)校實(shí)際情況的策略，例如：檔案保密、檔案存儲(chǔ)、檔案專用室管理制度等一系列的相關(guān)制度，來(lái)規(guī)范化應(yīng)用檔案。

3.2 完善檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家檔案行政管理部門應(yīng)進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)的體系的標(biāo)準(zhǔn)化程度，使之能夠更加規(guī)范。在高校檔案部門應(yīng)按照國(guó)家檔案信息建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)制定適合高校使用的編碼標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)，并且立足于校園網(wǎng)，使檔案管理系統(tǒng)能夠連接校內(nèi)的教學(xué)、人力資源等管理系統(tǒng)，讓檔案部門能夠借助于高校的官網(wǎng)匯聚各個(gè)系統(tǒng)產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)，并形成全校數(shù)字化檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享，使得檔案信息化獲得高效的應(yīng)用。另外檔案部門也能夠在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，讓檔案管理者與檔案查詢者都有著各自不同的訪問(wèn)權(quán)限，這樣有助于加強(qiáng)電子檔案分類保管的保密性，從而規(guī)避了涉密電子檔案出現(xiàn)泄密的情況發(fā)生，能夠使得電子檔案的存儲(chǔ)與管理更加安全。

3.3 促進(jìn)檔案管理人員的素質(zhì)的提升

在檔案工作當(dāng)中，檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地參與檔案信息化建設(shè)，建設(shè)起一支專業(yè)性較強(qiáng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)，是高校檔案信息化建設(shè)的工作重點(diǎn)之一，高校應(yīng)建立起良好的人才培養(yǎng)機(jī)制，致力于打造一支專業(yè)性較強(qiáng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)。

第一，檔案人員的職業(yè)道德建設(shè)。檔案工作由于涉及的機(jī)密文件和資料較多，所以從業(yè)人員必須具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，應(yīng)該持續(xù)提升自身的政治理論素養(yǎng)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案保密的管理制度，對(duì)于機(jī)密檔案的內(nèi)容必須嚴(yán)格保密。作為一種具有較強(qiáng)服務(wù)性的檔案工作，要求工作人員建立起良好的服務(wù)意識(shí)。提供給用戶優(yōu)質(zhì)與貼心的服務(wù)。同時(shí)檔案工作也是一種細(xì)致性工作，要求工作人員在實(shí)際工作當(dāng)中，工作態(tài)度認(rèn)真細(xì)致。檔案工作作為一種講求奉獻(xiàn)精神的工作，要求工作人員在實(shí)際工作當(dāng)中做到愛(ài)崗奉獻(xiàn)。第二，檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。當(dāng)前的檔案管理已經(jīng)遞進(jìn)到了專業(yè)化的層次，要求工作人員既要掌握檔案理論專業(yè)知識(shí)，也應(yīng)該掌握必要的文字應(yīng)用能力、數(shù)字化應(yīng)用能力等。因此，檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，有效提升其信息處理能力。第三，培養(yǎng)檔案人員的實(shí)際應(yīng)用能力。檔案工作者既要對(duì)于檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，也要切實(shí)掌握相關(guān)的多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)較好地處理信息。

現(xiàn)今的檔案工作的管理者，應(yīng)提供給用戶網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案的服務(wù)，并指導(dǎo)用戶進(jìn)行檔案檢索與利用，因此必須確實(shí)提升自我的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與專業(yè)水平。檔案管理工作應(yīng)不斷發(fā)展創(chuàng)新，在工作當(dāng)中要有創(chuàng)新發(fā)展的思維方式，以科學(xué)發(fā)展觀來(lái)指導(dǎo)具體的檔案工作，促進(jìn)檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

3.4 提升數(shù)字檔案信息的安全性

在檔案信息化過(guò)程當(dāng)中所形成的數(shù)字信息，應(yīng)注重其安全性。一為長(zhǎng)期性保存。通常而言，檔案利用者僅只是注重于便捷使用檔案數(shù)字信息，卻忽視了長(zhǎng)期性保存檔案信息。因此，檔案工作者的工作重點(diǎn)有以下三點(diǎn)：一為預(yù)防產(chǎn)生檔案數(shù)字信息的消失。應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)地學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)，并對(duì)存儲(chǔ)方式適時(shí)進(jìn)行研究，尋找運(yùn)行良好的方式，備份存儲(chǔ)所有的數(shù)字信息資料。二為預(yù)防由網(wǎng)絡(luò)傳播的計(jì)算機(jī)病毒、預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客入侵信息資源。置之于校園局域網(wǎng)以及社會(huì)公共大網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，為了加強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，應(yīng)強(qiáng)化相關(guān)管理制度，檔案管理人員上網(wǎng)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度與規(guī)定操作，養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用習(xí)慣。有效防范各種形式的計(jì)算機(jī)病毒感染以及黑客惡意攻擊?？沙浞謶?yīng)用多重設(shè)密的安全技術(shù)，并備份應(yīng)用備用系統(tǒng)，即使主應(yīng)用系統(tǒng)失效或產(chǎn)生故障，確保備用系統(tǒng)正常使用。三為設(shè)置限制訪問(wèn)權(quán)限。在使用者進(jìn)行登錄時(shí)應(yīng)驗(yàn)證使用者的身份，按照檔案的保密層級(jí)的不同，來(lái)劃分并確定不同用戶的訪問(wèn)保密層級(jí)檔案的權(quán)限。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，作為現(xiàn)今社會(huì)科技發(fā)展的重點(diǎn)趨勢(shì)，信息化技術(shù)日益受到廣泛關(guān)注，在高校檔案建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)持續(xù)進(jìn)行深入系統(tǒng)的研究，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步。

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