以用戶需求為導(dǎo)向的高校檔案利用研究

席杰

摘 要：通過(guò)對(duì)普通高校檔案當(dāng)前用戶和潛在用戶的構(gòu)成分類(lèi)及其需求進(jìn)行分析，進(jìn)而提高高校檔案的利用率，以便更好地服務(wù)于高校工作。

關(guān)鍵詞：高校檔案;用戶需求;利用工作

一、以用戶需求為導(dǎo)向開(kāi)展檔案工作的意義何在？

檔案用戶是檔案信息及其服務(wù)的使用者，也是作為檔案信息管理利用服務(wù)的對(duì)象，其對(duì)個(gè)人檔案的不同需求構(gòu)成了整個(gè)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。不難想象，假如社會(huì)中的個(gè)人對(duì)于檔案沒(méi)有需求，檔案本身也就失去了其存在的價(jià)值，檔案管理工作也就失去了意義，那么作為替他人管理檔案的檔案管理者，也就隨之失去了工作。正因如此，檔案用戶的需求是檔案管理工作的基礎(chǔ)。這是第一層意義。

那么，第二層意義在于：檔案用戶的基本狀況及其需求不僅決定了檔案信息資源開(kāi)發(fā)的方式和信息服務(wù)的內(nèi)容，而且決定了檔案信息開(kāi)發(fā)服務(wù)工作的機(jī)制和模式。前段文章已經(jīng)論述了用戶需求對(duì)檔案工作的基礎(chǔ)意義，它決定了檔案管理工作者存在的價(jià)值;不僅如此，在檔案管理工作存在的基礎(chǔ)上，用戶需求還決定了如何更好開(kāi)展檔案管理工作的方式內(nèi)容，同時(shí)決定著檔案信息作用發(fā)揮與價(jià)值的實(shí)現(xiàn)程度?！靶畔⑿枨笫巧鐣?huì)信息服務(wù)發(fā)展的原動(dòng)力”、“信息用戶的基本狀況和信息需求決定了信息服務(wù)的內(nèi)容和方式”。[①]作為社會(huì)信息服務(wù)的組成部分，檔

案信息服務(wù)也必須研究用戶對(duì)檔案的利用需求。

特別是在高校，對(duì)于用戶需求的研究，不僅僅具有提高檔案利用率的意義，更有著檔案管理類(lèi)的科研價(jià)值。高校檔案管理科研項(xiàng)目的重要目標(biāo)就是尋找一系列合理的、具有普遍適用性的管理方式，推廣到社會(huì)各個(gè)檔案管理單位。從這個(gè)層面來(lái)講，對(duì)于檔案用戶需求的研究就具有更為廣泛的社會(huì)意義。

二、高校檔案用戶需求類(lèi)型及其特點(diǎn)

高校檔案用戶，也稱高校檔案信息用戶，指的是有利用檔案信息需求并且實(shí)際通過(guò)一定途徑和方式利用了檔案信息的高校各方面人員。這些高校檔案信息用戶是高校檔案信息的利用主體，也就是檔案管理工作者具體服務(wù)的對(duì)象。要研究其需求，先要給其本身進(jìn)行分類(lèi)以便于研究。

1.高校檔案用戶構(gòu)成及分類(lèi)

高校檔案工作的用戶群體較社會(huì)性檔案館來(lái)講較為穩(wěn)定，主要包括以下幾個(gè)方面。一是高校內(nèi)部各單位的派遣人員。一般意義上來(lái)說(shuō)，凡是在校工作或上學(xué)的所有人員都包含在內(nèi);二是高校內(nèi)部的科研工作者，包括各個(gè)二級(jí)單位的教授、副教授、研究員、副研究員等;三是解決個(gè)人問(wèn)題的高校教職員工;四是高校的學(xué)生;最后就是其他社會(huì)人員。

2.高校檔案用戶的需求特點(diǎn)

高校內(nèi)部各單位的派遣人員。這類(lèi)群體雖然是以每個(gè)自然人的身份來(lái)進(jìn)行檔案的查閱或者借閱，但他們查閱和借閱檔案的目的卻是各個(gè)校內(nèi)行政單位的公事處理。換句話說(shuō)，這類(lèi)利用檔案的真正群體是高校內(nèi)的管理人員。他們是學(xué)校教學(xué)、管理工作的決策者和執(zhí)行者。如人事、財(cái)務(wù)、教務(wù)、后勤等處室需要查閱與他們的業(yè)務(wù)、職能相關(guān)的檔案信息。因此，此類(lèi)高校檔案用戶的需求呈現(xiàn)出對(duì)于檔案信息要有全局性、綜合性、濃縮性和業(yè)務(wù)指導(dǎo)性等特點(diǎn)。

科研工作者?？蒲腥藛T主要進(jìn)行教學(xué)研究和科研課題研究，他們需要的主要是理論性、專業(yè)性比較強(qiáng)的檔案信息材料。例如，高校的黨史研究者，為完成建國(guó)后的高校黨組織活動(dòng)情況的課題研究，需要查閱與黨組織會(huì)議、宣傳活動(dòng)、發(fā)展情況等相關(guān)資料。因此，這類(lèi)高校檔案用戶的主要需求呈現(xiàn)出專業(yè)性、理論性較強(qiáng)同時(shí)要求全面、系統(tǒng)的檔案信息特點(diǎn)。

解決個(gè)人問(wèn)題的教職員工。教職員工是每個(gè)高校的主要工作人員，他們的衣食住行都與學(xué)校有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，其個(gè)人的各種關(guān)系都以檔案的形式存于檔案工作單位。例如離退休職工要查閱退休金發(fā)放、住房公積金問(wèn)題等，他們就需要借閱學(xué)校的相關(guān)檔案材料。不難看出，高校教職員工對(duì)于檔案的利用需求主要涉及與日常生活相關(guān)的方面。

高校學(xué)生。高校學(xué)生群體包括各年級(jí)、各專業(yè)以及各種類(lèi)型成人培訓(xùn)班的學(xué)生。該群體對(duì)于檔案的利用主要集中在每年的畢業(yè)季或者開(kāi)學(xué)時(shí)期。從利用內(nèi)容上看，在五六月的畢業(yè)季份，學(xué)生主要查閱自己在校期間的成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況證明等內(nèi)容來(lái)制作個(gè)人簡(jiǎn)歷;而在九月份的開(kāi)學(xué)季中，檔案管理工作的重點(diǎn)又會(huì)放在為新生建檔歸檔工作中。因此，高校在校學(xué)生對(duì)于檔案的利用呈現(xiàn)出了時(shí)間的周期性和檔案內(nèi)容上的可測(cè)性。

關(guān)于社會(huì)人員對(duì)于高校檔案的利用情況。一方面他們前來(lái)查閱的次數(shù)較少;另一方面，他們對(duì)于檔案的利用范圍涉及極為廣泛。因此，此類(lèi)人群對(duì)于檔案的利用需求可以忽略不計(jì)，故不予詳細(xì)分析，只在后續(xù)的文章中提出些許針對(duì)性意見(jiàn)。

三、以用戶需求為導(dǎo)向，提高檔案利用效率的實(shí)現(xiàn)途徑

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)和高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻變化，高校檔案工作面臨著新的機(jī)遇，同時(shí)，也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)和要求。如何滿足日益增長(zhǎng)的檔案信息利用需求，如何依據(jù)檔案用戶的利用需求制定對(duì)策提高檔案利用效率，成為高校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

1.收集用戶信息，加強(qiáng)用戶需求分析

分析高校檔案用戶的需求，首要條件就是做好借閱記錄。檔案借閱記錄的內(nèi)容不應(yīng)只局限于只記錄時(shí)間、姓名及借閱內(nèi)容，應(yīng)將用戶個(gè)人包括年齡、職務(wù)、職稱、知識(shí)水平和檔案意識(shí)等內(nèi)容以及檔案用戶所需求檔案信息的種類(lèi)、數(shù)量、用戶對(duì)檔案信息的常用方法等都納入登記記錄中。這些，都是作為檔案管理工作者分析用戶需求特點(diǎn)的基礎(chǔ)，將科學(xué)有效地指導(dǎo)檔案工作者的實(shí)踐活動(dòng)。

通過(guò)對(duì)上述登記資料的有效預(yù)測(cè)和分析，提煉出檔案用戶需求的內(nèi)容、原因及其規(guī)律，如此，高校檔案工作單位只有立足于本校實(shí)際，發(fā)揮出高?？蒲匈Y源豐富的優(yōu)勢(shì)，才能有效指導(dǎo)檔案管理和利用工作，為檔案工作提供參考性信息。

2.優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高檔案利用效率

針對(duì)檔案用戶的需求，可以將館藏檔案結(jié)構(gòu)由原來(lái)的文書(shū)檔案和少量的照片檔案，調(diào)整增加專業(yè)檔案、科技檔案的內(nèi)容，同時(shí)也增加二、三級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案，使館藏檔案結(jié)構(gòu)有了較大的改觀。

增加專業(yè)檔案分類(lèi)，將具有專業(yè)科研價(jià)值的檔案統(tǒng)一歸檔，按時(shí)間或者系統(tǒng)類(lèi)別進(jìn)行區(qū)分標(biāo)注。例如，建立中國(guó)共產(chǎn)黨歷史檔案。依據(jù)時(shí)間的發(fā)展順序，將館內(nèi)擁有的中共黨史檔案統(tǒng)一規(guī)整，并向下細(xì)分為國(guó)內(nèi)革命時(shí)期、抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期、解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期以及建國(guó)后的歷史時(shí)期等。

細(xì)化檔案分類(lèi)。在文書(shū)檔案的基礎(chǔ)上適當(dāng)增加聲像檔案、專門(mén)檔案以及實(shí)物檔案，根據(jù)用戶需求制作專題編研、開(kāi)發(fā)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，進(jìn)而優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高檔案利用效率。

3.提前預(yù)測(cè)重點(diǎn)，周期檔案從容應(yīng)對(duì)

檔案館的資源建設(shè)、服務(wù)利用要緊緊圍繞學(xué)校的中心工作開(kāi)展，可參照學(xué)校年初的工作計(jì)劃和要點(diǎn)，提前預(yù)測(cè)學(xué)校重點(diǎn)的檔案需求，做好前期準(zhǔn)備工作。例如，針對(duì)學(xué)生群體對(duì)于個(gè)人檔案利用呈現(xiàn)的周期性特點(diǎn)，可于每年5月份將館藏的學(xué)生檔案中關(guān)于課程成績(jī)、學(xué)籍信息等部分內(nèi)容提前調(diào)出待用。

在提前預(yù)測(cè)重點(diǎn)基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)考慮到：檔案需求常常是因時(shí)、因事而不斷發(fā)生變化的，而檔案內(nèi)容不可能頻繁地變化。一方面要保證檔案的原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)，另一方面還要注意檔案保密性、可控制性。

4.科學(xué)規(guī)劃，積極推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

開(kāi)展高校檔案的數(shù)字化工作，并不是一蹴而就的，在以用戶需求為導(dǎo)向的前提下高校檔案館要把檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案的利用緊密聯(lián)系在一起，即“邊掃邊用”，這就要求高校檔案館要對(duì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和管理。

科學(xué)規(guī)劃包括檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的具體步驟的規(guī)劃。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的前提與基礎(chǔ)，落實(shí)、加強(qiáng)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，在遵循國(guó)家以及行業(yè)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，根據(jù)自身實(shí)際與特點(diǎn)，制定更為具體和切實(shí)可行的部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)，才可能實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的有序進(jìn)行。

總之，用戶的檔案需求是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和依據(jù)，滿足用戶的檔案需求，是檔案工作的目的和歸宿，更是檔案工作的生存基礎(chǔ)。因此，要將用戶需求作為檔案管理工作的至上理念，并以此為導(dǎo)向指導(dǎo)檔案管理及其建設(shè)的實(shí)際工作。