基于『互聯(lián)網(wǎng)+』的科技檔案管理創(chuàng)新研究

幸可薇

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，科技檔案管理備受關(guān)注，尤其是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的有效應(yīng)用在一定程度上提高了科技檔案管理的有效性。為進(jìn)一步分析科技檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，文章從“互聯(lián)網(wǎng)+”角度出發(fā)，多角度地展開(kāi)分析與討論，提出了諸多對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;科技檔案;管理創(chuàng)新

自“互聯(lián)網(wǎng)+”被正式寫(xiě)入政府工作報(bào)告之后，科技檔案管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”的整合便逐漸備受關(guān)注，其中單純的與傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)比可以清楚的了解到，“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用在一定程度上推動(dòng)了科技檔案管理的現(xiàn)代化與創(chuàng)新化，諸多缺陷與不足也紛紛得到有效改善，所以需要加強(qiáng)重視“互聯(lián)網(wǎng)+”下科技檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展對(duì)策。

一、現(xiàn)階段科技檔案管理存在的問(wèn)題

嚴(yán)格意義分析，近幾年我國(guó)科技檔案管理機(jī)制趨于完善，且管理水平得到有效提高，但是從整體上研究，因?yàn)槭艿街T多因素所帶來(lái)的影響，各類問(wèn)題層出不窮。

（一）科技檔案歸檔工作不規(guī)范

目前，諸多單位并沒(méi)有從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到科技檔案管理功能，其科技檔案正規(guī)化管理及歸檔率比較低，特別是大型科技活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案，僅僅保存了立項(xiàng)檔案，沒(méi)有將反映研究過(guò)程的原始數(shù)據(jù)加以記錄，甚至根據(jù)筆者的調(diào)查與分析，有非常多的檔案管理部門(mén)并沒(méi)有根據(jù)相關(guān)的要求保存科技項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收。

（二）科技檔案利用率不高

現(xiàn)階段科技檔案利用率過(guò)低，并且與現(xiàn)實(shí)的需求存在一定的差距，之所以產(chǎn)生這樣的現(xiàn)象是因?yàn)樵诳萍紮n案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏有效銜接，所以無(wú)法從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。從另外一個(gè)角度分析，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代提出了更多新的要求，但管理工作人員需要遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，提高對(duì)軟硬件設(shè)施的使用度，如此才能保證科技檔案信息化的完善性。但是當(dāng)前仍舊存在缺陷，信息化建設(shè)比較緩慢，對(duì)此需要構(gòu)建完善的檔案管理模式與服務(wù)體系，做好互聯(lián)網(wǎng)與科技檔案工作的有機(jī)整合。

（三）科技檔案呈現(xiàn)分散管理模式

當(dāng)前，有非常多的單位認(rèn)為各個(gè)部門(mén)分管檔案更為方便與快捷，甚至還有諸多科研人員想讓科研成果成為私有財(cái)富，所以這種情況下，科技文件往往分散到各個(gè)部門(mén)或者工作者的手中，但是從屬性上分析，科技項(xiàng)目中包含了關(guān)鍵的數(shù)據(jù)，假如被隱藏或者篡改，那么則會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容的可信度降低。

（四）缺乏完善的法律法規(guī)

當(dāng)前是法制社會(huì)，科技檔案法律法規(guī)卻較為薄弱，呈現(xiàn)出滯后性，特別是在保密方面的法律法規(guī)缺乏明確的立法項(xiàng)目，比如《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》對(duì)保密法規(guī)以及保密制度進(jìn)行了相應(yīng)的規(guī)定，并且在保密法律方面發(fā)生了主導(dǎo)作用，但是該法律在科技檔案工作方面卻存在一定的滯后性，尤其是在計(jì)算機(jī)管理快速發(fā)展的階段，科技檔案管理保密工作有所難度，科技檔案管理存在眾多的缺陷與不足。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下科技檔案工作

（一）內(nèi)部環(huán)境數(shù)字化

內(nèi)部環(huán)境主要是指科技檔案自身的工作領(lǐng)域在全新的社會(huì)環(huán)境下科技檔案工作有了創(chuàng)新發(fā)展，不僅在一定程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案工作所存在的缺陷，并且賦予了新的特征，內(nèi)部環(huán)境也逐漸形成，其中，科技檔案管理呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化是當(dāng)前最為主要的變化，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)與數(shù)字化信息的相互整合及檢索利用，從而滿足檔案的信息化，新時(shí)期檔案網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)的管理模式，呈現(xiàn)出了良好的發(fā)展局面。

（二）外部環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化

毋庸置疑，外部環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化同樣是科技檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的重要變革，外部環(huán)境涉及了社會(huì)環(huán)境及外部技術(shù)環(huán)境，其中科技檔案工作外部環(huán)境趨于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及信息化，并且外部技術(shù)環(huán)境在受到高速發(fā)展信息技術(shù)的影響下，而演變得較為復(fù)雜，這樣可有效推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新變革。

（三）科技檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，科技檔案工作所面臨的問(wèn)題眾多，根據(jù)歸納與總結(jié)，將其概述為以下幾點(diǎn)：第一、缺乏檔案意識(shí)，主要是指某些項(xiàng)目的單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案意識(shí)對(duì)科技項(xiàng)目檔案積累缺乏重視;第二、缺乏全面的材料收集工作，相關(guān)的科技人員并沒(méi)有將檔案資料及時(shí)歸檔與移交，從而出現(xiàn)檔案資料出現(xiàn)流失;第三、檔案保管工作需要完善，并沒(méi)有成立相應(yīng)的單位設(shè)立檔案存放室，或者檔案存放室不具備防蟲(chóng)、防火、防盜的功;第四、檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)不夠熟練，在收集、分類、鑒定、編目、歸檔等沒(méi)有按照流程，導(dǎo)致檔案歸檔質(zhì)量有所下降。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下科技檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的利用

現(xiàn)階段大多數(shù)科技檔案管理部門(mén)并沒(méi)有做好檔案文件收集工作，沒(méi)有滿足工作所需，除此之外所保存的內(nèi)容也沒(méi)有起到相應(yīng)的作用，由此可以清楚的了解到，如果信息不全面，往往無(wú)法發(fā)揮出科技檔案的作用，無(wú)法獲得相應(yīng)的效益，所以在新時(shí)期，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源共享，則需要構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)。從另外一個(gè)角度分析，歸檔比較復(fù)雜，借閱會(huì)占用大量的時(shí)間，這在一定程度上會(huì)影響科技項(xiàng)目的正常進(jìn)行，所以需要加強(qiáng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查閱，如此可進(jìn)一步推動(dòng)科技檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享與開(kāi)發(fā)利用

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，做好科技檔案管理工作越來(lái)越重要，并且不是傳統(tǒng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)疊加，而是加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)虛擬網(wǎng)絡(luò)與傳統(tǒng)行業(yè)的相關(guān)融合，創(chuàng)造出全新的發(fā)展生態(tài)，形成社會(huì)模式。就目前而言，要想進(jìn)一步發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的作用，則需要將互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果積極融入其中，尤其是在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展與變革下，檔案工作已經(jīng)不再是企事業(yè)單位的主要項(xiàng)目，而轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)的重要服務(wù)內(nèi)容，在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，科技檔案管理工作可以全方位的提供科技創(chuàng)新服務(wù)，所以需要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源共享以及開(kāi)發(fā)利用。

（三）構(gòu)建專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)

只有保證科技檔案收集的完整性，才能提高科技檔案管理的創(chuàng)新性，及時(shí)且準(zhǔn)確地收集檔案資料，才能夠體現(xiàn)出檔案價(jià)值，故此筆者認(rèn)為需要做好頂層設(shè)計(jì)，對(duì)科技管理平臺(tái)以及檔案管理中心進(jìn)行統(tǒng)一組建，做好部門(mén)之間的相互協(xié)調(diào)，督促各部門(mén)以及科技人員對(duì)零散的檔案資料加以收集。除此之外，還要對(duì)科技檔案所收集的范圍進(jìn)行擴(kuò)大，將每一項(xiàng)檔案工作落實(shí)到個(gè)人手中，另外對(duì)于歸檔時(shí)間還需要統(tǒng)一明確，對(duì)目錄加以梳理，將總結(jié)性與階段性的材料進(jìn)行歸檔與收集，與此同時(shí)，要做好信息化建設(shè)工作，尤其是要對(duì)硬件設(shè)施與軟件設(shè)施進(jìn)行整合，安裝檔案信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建全面的數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容要包括科技范圍、科研成果檔案、科技檔案、文書(shū)檔案等等，只有充分發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)信息管理平臺(tái)的特性，才能加快檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。

（四）采取專業(yè)化管理

科研生產(chǎn)工作及科研檔案之間存在一定的密切性，積極做好科技檔案工作可以提供有效的數(shù)據(jù)給生產(chǎn)與決策人員，促使兩者得到有效的整合，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，需要在科技檔案工作當(dāng)中列入日常議事日程，落實(shí)到單位管理之中，與部門(mén)進(jìn)行協(xié)作，特別是從管理架構(gòu)上分析，科技檔案管理需要有專業(yè)的機(jī)構(gòu)及專業(yè)人員所完成，并且還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高其素養(yǎng)，以此滿足檔案資源數(shù)字化管理需求。

（五）盤(pán)活檔案資產(chǎn)

科技檔案開(kāi)發(fā)利用工作最為主要的便是要在思想觀念上實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，檔案管理人員要收集并且發(fā)布科技信息，構(gòu)建開(kāi)放性的檔案信息化管理模式，挖掘檔案的價(jià)值，讓科研人員能夠查詢檔案資料，將死檔案也變?yōu)榛钚畔?，并且在“互?lián)網(wǎng)+”的發(fā)展下，要實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與科技檔案管理工作的整合，積極開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源，這樣一來(lái)，可以為單位的科技活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。除此之外，還要根據(jù)工作的需求，圍繞科研項(xiàng)目對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納、分析、篩選、計(jì)算，形成專題匯編，對(duì)于易受損利用率較高的紙質(zhì)科技檔案，需要加緊數(shù)字化處理，對(duì)于電子形式的科技檔案要采取科學(xué)的管理手段，保證歸檔電子文件的真實(shí)性與完整性。

四、結(jié)語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化成為當(dāng)前關(guān)鍵所在，科技檔案工作如果仍舊采取傳統(tǒng)的模式，則無(wú)法提高其創(chuàng)新發(fā)展，在檔案工作中需要將科技檔案工作作為第一準(zhǔn)則，并且要將“互聯(lián)網(wǎng)+”的作用融入其中，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮出信息化的作用與價(jià)值，只有這樣才能進(jìn)一步推動(dòng)科技檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

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（作者單位：中鐵二局集團(tuán)勘測(cè)設(shè)計(jì)院）