試論科技資料與科技檔案一體化管理的探究與實(shí)踐

陳荔

【摘 要】隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息資源開發(fā)利用是在計(jì)算機(jī)發(fā)展的形勢(shì)下發(fā)展起來(lái)的一種新型利用方式——科技資料與科技檔案一體化管理。文章對(duì)科技資料與科技檔案一體化管理的必要性進(jìn)行了較詳細(xì)地分柝，并對(duì)如何實(shí)現(xiàn)科技資料與科技檔案一體化管理進(jìn)行分析和論述。

【關(guān)鍵詞】科技資料；科技檔案；信息系統(tǒng)；一體化管理；信息資源

隨著社會(huì)生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為了統(tǒng)管和開發(fā)利用科技信息資源，企、事業(yè)單位應(yīng)該實(shí)施科技檔案、科技資料一體化管理，甚至把科技檔案、科技資料、科技圖書、科技情報(bào)或檔案、資料、圖書、情報(bào)一體化管理。實(shí)踐表明，科技信息一體化管理，對(duì)于提高信息工作的活力，更有效地發(fā)揮信息的作用，實(shí)現(xiàn)信息的共享具有重要意義。面對(duì)科技信息一體化管理的發(fā)展趨勢(shì)，科技檔案工作者應(yīng)該解放思想，更新知識(shí)，分析新情況，研究新問(wèn)題，建立和完善這一新的管理體制。筆者主要闡述科技資料與科技檔案一體化管理的必要性及其如何實(shí)現(xiàn)等問(wèn)題。

1 科技資料與科技檔案一體化管理的必要性

科技資料與科技檔案一體化管理，是指把科技資料工作納入科技檔案工作管理體制。它包含：一是，就國(guó)家來(lái)講，要把科技資料和科技檔案作為一個(gè)有機(jī)整體統(tǒng)管起來(lái)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，按專業(yè)分級(jí)管理；二是，就一個(gè)具體單位來(lái)說(shuō)，要把本單位的科技檔案部門建設(shè)成為科技檔案、科技資料的貯存基地和開發(fā)利用中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理全部的科技檔案和科技資料工作。

1.1 科技資料同科技檔案具有密切的聯(lián)系

科技資料同科技檔案，既互相區(qū)別，又互相聯(lián)系，是兩種有密切關(guān)系的科技文獻(xiàn)材料。這是科技資料與科技檔案實(shí)行一體化管理的決定性因素。

1.1.1 內(nèi)容相同

科技信息是科技資料、科技檔案的共同內(nèi)容。它們都是通過(guò)一定物質(zhì)載體存貯和傳播科技知識(shí)信息的，都屬于科技知識(shí)信息材料，科技知識(shí)信息是它們的本質(zhì)特征?？萍紮n案?jìng)?cè)重于原始的知識(shí)信息，科技資料則側(cè)重于加工后的知識(shí)信息，但兩者都是知識(shí)信息，是知識(shí)信息系統(tǒng)的不同層次。

1.1.2 載體材料相同

科技資料、科技檔案均屬于人體外的知識(shí)信息庫(kù)。知識(shí)信息必然依賴于物質(zhì)載體才能存在。人類社會(huì)的知識(shí)信息，一方面，存貯于人腦的記憶中，但人腦記憶存貯畢竟是有限的；另一方面，存貯于人類創(chuàng)造的體外信息庫(kù)中，這是個(gè)無(wú)限的存貯記憶裝置，主要是通過(guò)一定的記錄方式將知識(shí)、信息存貯于紙、膠片、磁帶等物質(zhì)載體上。而這些材料正是科技資料、科技檔案共同的物質(zhì)載體。

1.1.3 作用相輔相成

科技檔案和科技資料盡管在作用的性質(zhì)上各具特點(diǎn)，但是兩者都是科技、生產(chǎn)活動(dòng)所不可缺少的科技資源條件?？萍紮n案具有憑證作用和參考作用，而科技資料僅有參考作用，從傳播知識(shí)和提供信息來(lái)說(shuō)，兩者在使用中相輔相成、相得益彰，在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中，它們共同發(fā)揮著各自的優(yōu)勢(shì)。

1.1.4 管理方法相似

由于科技資料、科技檔案的內(nèi)容、載體和參考作用相同，因此在管理方法上也有相同和相似之處。比如，收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、提供服務(wù)是科技檔案工作的基本環(huán)節(jié)，而科技資料工作的程序也大體如此，只是各自的側(cè)重點(diǎn)不同而己。不僅傳統(tǒng)管理方法相似，而且采用的現(xiàn)代化管理手段也基本相同，如電子計(jì)算機(jī)、縮微和復(fù)印技術(shù)等。

1.1.5 互相轉(zhuǎn)化

由于科技檔案和科技資料關(guān)系密切，因此，在一定條件下兩者可以互相轉(zhuǎn)化。比如，某單位為參考而搜集來(lái)的科技資料，一旦被采用，這些科技資料就成為記述和反映該單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄，因而也就轉(zhuǎn)化為該單位的科技檔案。同樣，一個(gè)單位的科技檔案，一旦復(fù)制提供給其他單位參考，即可轉(zhuǎn)化為其他單位的科技資料?？萍紮n案的復(fù)制件和科技檔案的編研成果是科技資料的重要來(lái)源。

由于科技資料、科技檔案存在著許多共同因素和轉(zhuǎn)化關(guān)系，從而為科技資料與科技檔案一體化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2 科技資料與科技檔案一體化管理是利用者的需要

隨著科學(xué)技術(shù)向綜合化、整體化發(fā)展，科學(xué)技術(shù)相互滲透、相互交叉，科技、生產(chǎn)活動(dòng)也在向綜合化、整體化發(fā)展。各自為政、縱向伸展的科技檔案、科技資料管理方式已不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

現(xiàn)代化的科技、生產(chǎn)活動(dòng)，對(duì)科技檔案、科技資料的需求是整體的，既要求有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案，又要求有完整、系統(tǒng)的科技資料；既要求有原始的科技檔案為依據(jù)，又要求參考國(guó)內(nèi)外最新的科技信息。因此科技檔案、科技資料工作自成系統(tǒng)、封閉守舊的觀念和做法，已經(jīng)不能適應(yīng)利用者的需要。它的弊端在于：一是，科技資料、科技檔案分散，科技檔案部門尚未形成科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，不利于科技信息資源綜合開發(fā)利用；二是，浪費(fèi)利用者時(shí)間，影響科技、生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)程，往往一個(gè)項(xiàng)目的材料需要多處尋覓，查找材料占去了整個(gè)科技項(xiàng)目的大部分時(shí)間；三是，缺乏橫向聯(lián)系，沒有統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡(luò)，不能適應(yīng)科技信息縱橫交流的需要。只有實(shí)行科技資料與科技檔案一體化管理，才能避免上述弊端，滿足利用者的需要。

1.3 整體的功能大于各部分功能的總和

系統(tǒng)論認(rèn)為：整體（系統(tǒng)）的功能大于各部分（子系統(tǒng)）功能的總和。因此科技檔案系統(tǒng)、科技資料系統(tǒng)的功能與屬性的簡(jiǎn)單相加，不等于而小于科技資料、科技檔案一體化管理的功能與屬性。其原因在于科技檔案、科技資料實(shí)行一體化管理之后，兩者之間加強(qiáng)了橫向聯(lián)系的協(xié)作，可以更有效地開發(fā)科技檔案和科技資料信息資源，建立現(xiàn)代化的科技檔案、科技資料統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)之后，信息數(shù)據(jù)庫(kù)可相互檢索利用。

既然科技檔案、科技資料一體化的整體功能大于各部分的功能之和，效果更佳，價(jià)值更大，因此，在企、事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)科技檔案、科技資料的一體化管理勢(shì)在必行，在此基礎(chǔ)上進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科技信息一體化管理，也已成為信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。

2 如何實(shí)現(xiàn)科技資料與科技檔案一體化管理

由上所述，科技資料與科技檔案一體化管理勢(shì)在必行，科技檔案工作者應(yīng)為“一體化”的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.1 提高認(rèn)識(shí)，樹立“一體化”觀念

人們常常把科技資料和科技檔案混為一談，統(tǒng)稱為科技檔案資料或技術(shù)資料，概念不清導(dǎo)致兩者混合管理。在實(shí)踐中人們認(rèn)識(shí)到科技檔案和科技資料是兩種事物，應(yīng)該區(qū)分清楚，分別管理，從而在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)由科技檔案部門兼管科技資料。從正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)中認(rèn)識(shí)到，盡管科技檔案和科技資料是兩種事物，在管理和使用上各有特點(diǎn)，但是兩者關(guān)系密切，應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一管理，綜合開發(fā)利用，從而出現(xiàn)了科技資料與科技檔案一體化管理的發(fā)展趨勢(shì)。

科技資料與科技檔案一體化管理，既不是把科技檔案、科技資料不分的混全管理，又不是將科技資料和科技檔案簡(jiǎn)單相加，把科技資料作為附屬物，視情況給予附帶的兼管，而是從科技信息系統(tǒng)的角度把科技資料、科技檔案視為一個(gè)整體，由科技檔案部門統(tǒng)管。實(shí)現(xiàn)科技資料與科技檔案一體化管理，是把科技檔案部門建設(shè)成為科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，把科技檔案——內(nèi)部信息和科技資料——外部信息融為一體，形成一個(gè)緊密結(jié)合、互為補(bǔ)充的信息系統(tǒng)，以適應(yīng)綜合開發(fā)利用的需要。因此，科技資料與科技檔案一體化管理是一種新型管理體制，它對(duì)于強(qiáng)化信息機(jī)構(gòu)，提高信息工作的活力，更有效地發(fā)揮信息的作用具有重要意義。

只重視科技檔案而輕視科技資料，或者只注重科技資料而輕視科技檔案，這是兩種偏見。應(yīng)該明確，科技檔案和科技資料同屬于科技文獻(xiàn)，都是科技信息資源，在為科技、生產(chǎn)服務(wù)中互為條件，相互補(bǔ)充，發(fā)揮著各自的優(yōu)勢(shì)，缺一不可。尤其在現(xiàn)代科技、生產(chǎn)活動(dòng)中，要想使科技、生產(chǎn)活動(dòng)取得高效益或高水平，不可能設(shè)想沒有科技檔案，也不可能設(shè)想沒有科技資料。實(shí)踐表明，在許多科技、生產(chǎn)活動(dòng)中，比如設(shè)計(jì)活動(dòng)、科研活動(dòng)等等，只有科技檔案或只有科技資料，都不能滿足利用者的需求。以科技檔案為主，統(tǒng)管科技資料，則會(huì)使科技檔案管理富有活力，更能滿足利用需要。

2.2 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，按專業(yè)分級(jí)管理

科技資料與科技檔案一體化管理，這一新的管理體制是以科技檔案工作管理體制為基礎(chǔ)的，它是科技檔案工作管理體制的延伸和發(fā)展，即把科技資料管理納入科技檔案工作管理體制。就國(guó)家來(lái)說(shuō)，科技資料與科技檔案一體化管理，就是把統(tǒng)管科技檔案、科技資料作為國(guó)家檔案行政管理部門的職責(zé)，實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，從宏觀上進(jìn)行調(diào)節(jié)控制、監(jiān)督和指導(dǎo)。由于科技檔案、科技資料具有專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，中央和地方各級(jí)專業(yè)主管部門要加強(qiáng)對(duì)科技檔案、科技資料工作的監(jiān)督與指導(dǎo)。就一個(gè)具體單位來(lái)說(shuō)，必須把科技檔案部門建設(shè)成為科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，為此應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行科技檔案、科技資料集中統(tǒng)一管理。

首先，在機(jī)構(gòu)設(shè)置和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系方面?？萍假Y料與科技檔案一體化管理機(jī)構(gòu)，可稱科技檔案室或稱科技信息中心。這一機(jī)構(gòu)應(yīng)該作為企、事業(yè)單位內(nèi)的直屬職能部門，隸屬于科技、生產(chǎn)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)。可以獨(dú)立行使職權(quán)，參加各種技術(shù)活動(dòng)?？朔欠N分散管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)、工作失控、放任自流的狀態(tài)。

其次，在管理形式方面。在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，根據(jù)科技信息一體化管理的發(fā)展趨勢(shì)和各單位的實(shí)際情況選擇最佳管理形式。在中小型企、事業(yè)單位，一般適用于統(tǒng)一管理，集中保管，即由科技檔案部門對(duì)本單位全部科技檔案、科技資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，集中保管。在大型或駐地分散的中型企、事業(yè)單位，一般適用于統(tǒng)一管理，分級(jí)保管，即由科技檔案部門集中保管本單位全局性的科技檔案和科技資料，并對(duì)有關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)；一般性和常用的科技檔案、科技資料則由各有關(guān)部門的科技檔案分室或?qū)Ｈ吮９堋?/p>

2.3 健全制度，協(xié)調(diào)發(fā)展

科技資料與科技檔案一體化管理的建立和發(fā)展，要靠嚴(yán)密的規(guī)章制度來(lái)保證。為此，國(guó)家檔案行政管理部門和專業(yè)主管機(jī)關(guān)，要根據(jù)科技檔案、科技資料的共性和“一體化”管理的需要，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定和辦法，如綜合機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍、有關(guān)人員崗位責(zé)任制、目標(biāo)管理，以及收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用辦法等。企、事業(yè)單位科技檔案、科技資料綜合管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，既要制定綜合性管理細(xì)則，又要遵照科技檔案、科技資料各自的特點(diǎn)，制定有關(guān)的管理辦法。目前，科技檔案管理制度比較健全，科技資料管理制度比較薄弱，因此，從中央到地方的各級(jí)各類檔案管理部門，尤其是企、事業(yè)單位的科技檔案部門應(yīng)在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，逐步完善科技資料管理制度。

3 結(jié)語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)科技資料與科技檔案一體化管理，不意味著對(duì)某一方面工作的削弱，而是對(duì)兩方面工作的加強(qiáng)?？萍紮n案、科技資料是既有明顯區(qū)別又有密切聯(lián)系的兩種科技文獻(xiàn)，對(duì)二者的管理，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，全面發(fā)展。在業(yè)務(wù)工作中，應(yīng)該職責(zé)分明，按各自的范圍和特點(diǎn)，分別進(jìn)行科學(xué)管理，并密切合作，綜合開發(fā)，注意發(fā)揮總體效果。

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