科技檔案現(xiàn)代化管理策略探討

張秀巖

[摘 要]科技檔案是組織科研成果的重要載體，是實(shí)現(xiàn)信息傳遞進(jìn)行技術(shù)交流的工具。我國科技檔案管理存在的主要問題是缺少計(jì)算機(jī)信息化管理、檔案質(zhì)量較低、保護(hù)力度不夠、開發(fā)利用程度不高。提高科技檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)；建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度；加強(qiáng)科技檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；強(qiáng)化科技檔案安全保密工作力度等是我國科技檔案現(xiàn)代化管理努力的方向。

[關(guān)鍵詞]科技檔案；現(xiàn)代化；管理；

中圖分類號：C27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1009-914X（2016）25-0341-01

一、科技檔案現(xiàn)代化管理的重要性

1.科技檔案是組織科研成果的重要載體

由于科技檔案作為組織科研成果的重要載體，所以它為新技術(shù)開發(fā)和科研發(fā)展提供了可靠的參考依據(jù)，也是科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的重要手段和形式。作為生產(chǎn)和科研活動(dòng)的重要組成部分，科技檔案是否能夠被充分開發(fā)利用舊成為科研活動(dòng)的一項(xiàng)重要任務(wù)，甚至是貫穿于整個(gè)科研活動(dòng)始終。馬克思對科技檔案活動(dòng)的縱橫關(guān)系進(jìn)行論述的時(shí)候指出：科研活動(dòng)部分是以現(xiàn)代人的協(xié)作為條件的，同時(shí)也是以前人勞動(dòng)成果的總結(jié)為前提的。換言之，無論是任何組織或者是任何人的科研活動(dòng)，都必須是以前人的勞動(dòng)成果以及已經(jīng)達(dá)到的科研高度為起點(diǎn)的。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的過程中，只有對科技檔案進(jìn)行充分開發(fā)利用，才能夠取得較好的經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。

2.科技檔案是實(shí)現(xiàn)信息傳遞進(jìn)行技術(shù)交流的工具

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，科技發(fā)展離不開及時(shí)而有效的科技檔案信息資源開發(fā)與利用，此類事例舉不勝舉：當(dāng)愛迪生發(fā)明電燈以后，此項(xiàng)技術(shù)得以廣泛利用，人類才跨越了黑暗夜晚時(shí)代；當(dāng)瓦特發(fā)明蒸汽機(jī)以后，此項(xiàng)發(fā)明得以廣泛傳播，才促使今天各種交通工具的不斷發(fā)明；當(dāng)愛因斯坦創(chuàng)立了相對論以后，全球科技發(fā)展才達(dá)到了一個(gè)新的高度。因此，各個(gè)組織十分重視對科技檔案信息的收集、整理，并進(jìn)行跨地區(qū)和跨國的信息交流。

二、我國科技檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題分析

1.缺少計(jì)算機(jī)信息化管理

科技檔案計(jì)算機(jī)管理主要是以數(shù)字形式來對科技檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和處理，并以網(wǎng)絡(luò)對計(jì)算機(jī)進(jìn)行連接進(jìn)行集中管理?？萍紮n案計(jì)算機(jī)信息化管理具有資源共享化、信息存儲(chǔ)自由化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、操作電腦化、收藏?cái)?shù)字化等特征。雖然目前，我國科技檔案管理工作已經(jīng)普及運(yùn)用多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而預(yù)示著我國檔案管理開始向數(shù)字化方向進(jìn)行發(fā)展。但是，我國科技檔案管理機(jī)構(gòu)在運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對科技檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，還是只停留于對案卷著錄和提供一般檢索等階段，對檔案計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化管理模式等工作較少涉及。同時(shí)也存在計(jì)算機(jī)安全問題突出、對科技檔案數(shù)字化管理軟件和硬件設(shè)施投入較少、科技檔案管理工作觀念陳舊、信息化適應(yīng)性較差、科技檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、高素質(zhì)檔案管理人員缺乏等問題。

2.檔案質(zhì)量較低

科技檔案的質(zhì)量高低直接決定了科技檔案的價(jià)值高低。目前，我國科技檔案普遍存在質(zhì)量較低的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，科技檔案歸檔材料不完整。由于缺乏必要的軟件和硬件設(shè)施，造成對科技檔案信息資源保存較少，檔案使用人員難以從中獲取足夠信息，使得科技檔案信息資源顯得殘缺不全；其次，一些已經(jīng)歸檔的科技檔案信息，但是由于缺少一些關(guān)鍵性技術(shù)材料等核心技術(shù)內(nèi)容，造成科技檔案資料的價(jià)值大大貶值；再次，一些歸檔的科技檔案多缺少原始資料，甚至是一些復(fù)印件，使得檔案資料的可靠性和真實(shí)性大為降低；最后，科技檔案由于其立卷工作的不規(guī)范，造成檔案資料難以為使用者充分利用。

3.保護(hù)力度不夠

由于科技檔案主要是記錄科研技術(shù)成果的載體，其特點(diǎn)決定了科技檔案需要有較高的技術(shù)保密性。科技檔案的技術(shù)保密性主要是指那些具有實(shí)用性、能夠帶來較高經(jīng)濟(jì)利益不為公眾所知道的，需要采取保密措施的非專利性技術(shù)和技術(shù)信息?？萍紮n案的保密性通常表現(xiàn)出在產(chǎn)品工藝訣竅、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)和配方等一些技術(shù)性文件。如果充分發(fā)揮秘密科技檔案的價(jià)值，將能夠創(chuàng)造良好的額經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益，所以，對科技檔案的保護(hù)顯得尤為重要。但是，我國一些科技檔案管理部門在其安全性保護(hù)力度還不夠，主要表現(xiàn)在缺乏完善的科技檔案安全管理制度，甚至缺少對科技檔案信息秘密性認(rèn)定的范圍以及缺少對科技檔案管理人員安全意識(shí)的教育。

4.開發(fā)利用程度不夠

科技檔案作為企業(yè)檔案管理的主體，直接反映和記述組織內(nèi)部科研活動(dòng)進(jìn)程以及成果，如果對科技檔案進(jìn)行充分開發(fā)利用的話，將會(huì)直接產(chǎn)生無形的生產(chǎn)力。在深化組織管理體制、加強(qiáng)組織內(nèi)部管理，提高組織經(jīng)濟(jì)形勢的要求下，科技檔案更應(yīng)該強(qiáng)化其資源信息的開發(fā)利用工作，更好為組織的改革發(fā)展所服務(wù)。但是，我國科技檔案管理實(shí)踐中，還存在開發(fā)利用程度不足的問題，主要表現(xiàn)在：首先，檔案管理部門的管理思想仍然停留在你來我取、看門守?cái)?、重藏輕用的思想；其次，科技檔案管理部門的服務(wù)方式還顯得較為被動(dòng)，缺乏對檔案利用效益的反饋機(jī)制建設(shè)；最后，檔案管理部門缺少對靜態(tài)檔案信息的多角度和多層次開發(fā)和深入挖掘，難以，滿足組織內(nèi)部各部門的檔案信息利用需求。

三、我國科技檔案現(xiàn)代化管理對策

1.提高科技檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

針對我國科技檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)薄弱的問題，要能夠通過各種方式，加大對檔案法律法規(guī)的宣傳力度，進(jìn)一步提高組織管理者、科研管理部門、科研人員、檔案管理部門對科技檔案現(xiàn)代化管理重要性的認(rèn)識(shí)；要能夠不斷增加科研人員的檔案管理意識(shí)，使其明白檔案文件的積累和歸檔也是其科研工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容和自身應(yīng)盡義務(wù)，從而使他們能夠自覺承擔(dān)起科研檔案資料積累的責(zé)任，主動(dòng)履行其相應(yīng)義務(wù)，切實(shí)把科技檔案管理工作納入到科研工作范圍之內(nèi)。

2.建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

第一，建立健全科技檔案接收保管制度。要規(guī)定對于那些反映本組織科研活動(dòng)，具有一定保存價(jià)值的科研成果，必須要能夠通過各種形式的載體，由檔案管理部門統(tǒng)一保管起來。第二，建立健全科技檔案整理制度。檔案管理部門對于收集起來的科技檔案，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，并進(jìn)行分類和著錄，為檔案管理的規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。第三，建立健全科技檔案的借閱制度。檔案管理部門要根據(jù)科技檔案的不同機(jī)密等級履行不同的借閱審批手續(xù)，并對外借的科技檔案進(jìn)行及時(shí)催還以及詳細(xì)檢查。第四，建立健全科技檔案的鑒定銷毀制度。檔案管理部門要能夠根據(jù)單位檔案銷毀要求，組建一個(gè)專門的檔案鑒定銷毀小組，定期對組織科技檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，對于那些失去保存價(jià)值的科技檔案進(jìn)行及時(shí)銷毀。

3.加強(qiáng)科技檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

首先，要對單位傳統(tǒng)紙質(zhì)的科技檔案使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化，從而構(gòu)建科技信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息的共享；其次，檔案管理部門要能夠建立檔案管理和使用的專業(yè)網(wǎng)站，為科技檔案使用人員提供更為便利的服務(wù)，而且對科技檔案進(jìn)行數(shù)字化以后，各級科研主管部門也可以及時(shí)對相關(guān)科研信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫補(bǔ)充，從而充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的便捷性和及時(shí)性。

4.強(qiáng)化科技檔案安全保密工作力度

第一，要能夠不斷建立健全科技檔案保密管理制度。在信息化時(shí)代，檔案安全管理工作提出了更高的挑戰(zhàn)和要求。檔案管理部門要能夠建立健全科技檔案保密工作制度和科技檔案查閱制度，對科技檔案的泄密事件查辦和加密設(shè)備維護(hù)和使用都要有一整套的規(guī)章制度，真正使科技檔案保密工作做到有章可循，有據(jù)可依。第二，建立健全科技檔案逐級利用審批制度。對于那些機(jī)密科技檔案的借閱、移出和銷毀都要建立一整套嚴(yán)格的審批手續(xù)，并且要制定專門主管的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，按照審批權(quán)限，對不同機(jī)密等級的科技檔案進(jìn)行審批利用，防止越級審批事件的發(fā)生，并且定期對于科技檔案進(jìn)行清對和檢查，防止科技檔案丟失。

參考文獻(xiàn)：

[1] 潘世萍，侯希聞.科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體制發(fā)展及創(chuàng)新研究[J].中國檔案.2011（11）

[2] 呂中美.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題分析[J].河南科技.