醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理分析

摘 要：醫(yī)院在進(jìn)行行政管理的過程中，人事檔案管理這一部分是重點，能夠幫助醫(yī)院培養(yǎng)更多的人才，為醫(yī)院提供用人依據(jù)，也是一個醫(yī)院在發(fā)展過程中必不可少的組成部分。在當(dāng)前的形勢下，醫(yī)院必須要進(jìn)行人事檔案管理工作的改革，建立完善的機(jī)制，并在這過程中不斷的創(chuàng)新，更新觀念，充分挖掘人才的價值，更好的為醫(yī)院提供服務(wù)，也能促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;精細(xì)化管理

近幾年，我們國家的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展迅速，在這過程中也不斷地進(jìn)行改革工作，人事檔案管理這一部分變得越來越精細(xì)化，人們也開始認(rèn)識到了控制工作的重要性。在人事檔案管理的過程中，記錄職工的工作情況，以及相關(guān)信息是最主要的部分，信息化的改革也使得檔案管理工作，朝著信息化的方向發(fā)展，管理模式也在隨之更新。醫(yī)院的規(guī)模在不斷擴(kuò)大的過程中，醫(yī)院內(nèi)的職工數(shù)量在不斷地增加流動性，也變得越來越大，這在一定程度上也影響了人事檔案管理的精確性，所以要想進(jìn)行更精細(xì)化的管理，首先就要利用信息化的手段。

一、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的必要性

要想提高醫(yī)院的人事檔案管理的工作效率，首先就要進(jìn)行管理方法的改革，當(dāng)前很多大醫(yī)院都在進(jìn)行改革工作，提出了更加完善的規(guī)章制度。要想使人事檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行，首先就要精細(xì)管理步驟，把每一項職責(zé)都落實到位。明確檔案管理的目標(biāo)，把檔案管理的每一項條例都具體下來，落實每一項職責(zé)。這樣檔案管理人員才能認(rèn)識到自己的責(zé)任，才能進(jìn)行目標(biāo)化管理，才能為醫(yī)院未來的發(fā)展做更清晰的規(guī)劃。

醫(yī)療市場在不斷擴(kuò)大的過程中，醫(yī)護(hù)人員的需求量也在不斷地增加，數(shù)量也越來越多，一些大型的醫(yī)院服務(wù)范圍也越來越廣，醫(yī)護(hù)人員的種類和數(shù)量在急劇的增加，這也使得醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理過程中遇到的困難越來越多。一個醫(yī)院的發(fā)展離不開人事檔案管理，尤其是在當(dāng)前的背景下，人力資源變得越來越重要，也成為醫(yī)院間競爭的因素之一?？茖W(xué)管理醫(yī)護(hù)人員離不開詳細(xì)的人事檔案，離不開精細(xì)化的發(fā)展規(guī)劃，離不開醫(yī)院的戰(zhàn)略目標(biāo)，以及人事檔案管理的發(fā)展方向。在精細(xì)化醫(yī)院人事檔案管理的過程中，必須進(jìn)行改革，創(chuàng)新改變傳統(tǒng)的管理模式，針對其中出現(xiàn)的問題，以及不足之處進(jìn)行信息化彌補，把信息技術(shù)和檔案工作結(jié)合在一起，提高檔案管理工作人員的工作效率，以及工作的精細(xì)度。

二、我國現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.醫(yī)院人事檔案管理人員工作素質(zhì)較低，缺乏專業(yè)技術(shù)人才。醫(yī)院內(nèi)部在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，主要針對的還是內(nèi)部的檔案管理工作人員，也就是從事醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的檔案管理工作人員。所以很多醫(yī)院并不重視人事檔案管理這個部門也沒有設(shè)置專業(yè)的管理人員，大多數(shù)都是身兼數(shù)職的員工或者是已經(jīng)退休的老員工進(jìn)行管理。他們?nèi)鄙賹I(yè)知識，也沒有工作經(jīng)驗，在具體工作的過程中并不能實現(xiàn)精細(xì)化，以及科學(xué)化的管理，工作效率也很低，經(jīng)常出現(xiàn)錯誤。這很有可能會影響到醫(yī)院的發(fā)展。

2.醫(yī)院人事檔案管理不規(guī)范。一個醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，涉及到的信息很多，工作量也非常大，有可能會出現(xiàn)工作失誤。而且一些醫(yī)院還沒有進(jìn)行信息化的建設(shè)，或者是剛剛進(jìn)行信息化建設(shè)，還缺少具體的管理經(jīng)驗，設(shè)置的管理方式，以及管理技術(shù)不適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展情況，這也影響到了醫(yī)院的發(fā)展。

3.醫(yī)院人事檔案信息化管理沒有確定可行的發(fā)展規(guī)劃策略。醫(yī)院在進(jìn)行信息化，人事檔案管理的過程中，要根據(jù)未來的發(fā)展規(guī)劃制定更加詳細(xì)的管理策略，還要結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展情況，合理的利用其中的資源以及人才，盡可能的優(yōu)化配置，不會浪費醫(yī)院內(nèi)部的資源。這樣各個部門才能協(xié)調(diào)在一起，相互配合，相互工作，共同進(jìn)步，在改革的過程中也不會出現(xiàn)被動改革的情況。

三、探究精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用對策

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式。要想促進(jìn)醫(yī)院的人事檔案管理改革發(fā)展，首先就要了解醫(yī)院的實際發(fā)展?fàn)顩r，把傳統(tǒng)的管理模式給摒棄，盡可能的提高管理效率，提高管理的精確度。內(nèi)部的檔案管理工作者也要轉(zhuǎn)變自己的觀念，建立完善的服務(wù)理念，能夠在工作的過程中有主動服務(wù)的意愿。

管理者在查詢檔案信息的過程要有較高的有效利用率。也就是說人事檔案管理要和信息化結(jié)合在一起，朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，在現(xiàn)代化管理理念之下，建立完善的人事檔案管理，這樣信息來源以及信息的保存方式能快速適應(yīng)新的管理模式。當(dāng)前還有很多醫(yī)院采用的是電子檔，或者是紙質(zhì)的檔案，整理和保存起來，十分麻煩，也給管理工作帶來了很多的困難，而且管理方式也已經(jīng)十分落后，我們要根據(jù)實際情況進(jìn)行進(jìn)一步的改革工作。

在檔案管理改革工作進(jìn)行之前要引入更加先進(jìn)的管理設(shè)備，檔案管理工作人員要有先進(jìn)的管理理念。在這基礎(chǔ)上盡可能的實現(xiàn)自動化管理，或者是智能化管理，管理的主要目的就是為醫(yī)院的發(fā)展提供服務(wù)，所以管理人員也要提高自己的服務(wù)意識，確保信息的利用效率。醫(yī)院在發(fā)展的過程中一旦出現(xiàn)了異常狀況，就能利用人事檔案管理的信息，發(fā)揮其中的價值，為醫(yī)院的發(fā)展提供幫助，這些檔案內(nèi)容也是醫(yī)院在發(fā)展過程中必不可少的參考資料之一。

較為常見的管理模式有兩種：一種是科室檔案管理，一種是中心檔案管理。在傳統(tǒng)管理模式之下，這兩種方法管理起來都十分的麻煩。為了實現(xiàn)各部門的資源有效的整合有效的共享，我們可以創(chuàng)新發(fā)展模式，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息化管理，這樣也能提高人事檔案管理信息的保密度。

2.建立健全的人事檔案管理制度。我們要對醫(yī)院人事檔案管理的制度進(jìn)行改革，在信息化的管理模式下重新設(shè)計相關(guān)的制度。首先提高人事檔案管理的管理水平，各部門各科室都能把得到的信息進(jìn)行整理，并匯集在中心管理中。還要完善相關(guān)的制度，在管理的過程中不斷實現(xiàn)信息化的工作模式。檔案管理工作人員在整理信息，歸納信息的過程中可以利用計算機(jī)，存儲為電子檔案。醫(yī)院也要引入更先進(jìn)的計算機(jī)系，管理人員快速熟練相關(guān)的操作流程，接觸各種信息系統(tǒng)，把傳統(tǒng)的人工管理方式給替代。實現(xiàn)人事檔案管理工作每一個環(huán)節(jié)的信息化改革，還要建立完善的檔案管理系統(tǒng)。

在日常工作的過程中，要使用計算機(jī)設(shè)備，在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的軟件信息系統(tǒng)，使用通訊設(shè)備和計算機(jī)設(shè)備，是醫(yī)院進(jìn)行信息化管理必不可少的一部分。這也是醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理改革過程中實現(xiàn)信息化，進(jìn)行信息化管理必不可少的一部分。也就是說醫(yī)院內(nèi)部的軟件以及硬件設(shè)施都要朝著信息化的方向發(fā)展。醫(yī)院還要建立完善的數(shù)據(jù)庫，向上級爭取更多的財政支持，把所需要的設(shè)備一一的羅列，之后向上級申請，批準(zhǔn)之后就要立刻進(jìn)行設(shè)備的采買，最后建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

在大數(shù)據(jù)的時代下，醫(yī)院在發(fā)展的過程中，必須要獲得更加準(zhǔn)確，更加完整的數(shù)據(jù)，才能了解自己發(fā)展情況，并建立精準(zhǔn)的管理系統(tǒng)?？梢愿鶕?jù)醫(yī)院的需求進(jìn)行信息檢索做大數(shù)據(jù)分析，這樣就能在海量的數(shù)據(jù)信息中快速尋找自己所需要的信息了，能根據(jù)用戶的需求尋找相關(guān)的數(shù)據(jù)，這樣能夠減少檔案管理工作人員的工作時間，提高檔案管理工作人員的工作效率。

3.提高管理人員的能力。上文已經(jīng)提到一些檔案管理工作人員專業(yè)性較差，為了提高檔案管理的水平，就要組建專業(yè)的管理隊伍。

組織檔案管理工作人員接受培訓(xùn)，聘請專家前來指導(dǎo)講解，普及一些精細(xì)化管理的知識，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，組織檔案管理工作人員外出參觀，或者是學(xué)習(xí)，也可以和其他醫(yī)院進(jìn)行管理經(jīng)驗的分享。在醫(yī)院內(nèi)部也要多組織一些學(xué)術(shù)活動，營造和諧的氛圍，督促檔案管理工作人員學(xué)習(xí)更多的新經(jīng)驗，了解更多的新知識，提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。

一個醫(yī)院在發(fā)展的過程中，離不開創(chuàng)新，在進(jìn)行檔案管理的過程中，也離不開創(chuàng)新理念，只有這樣一個醫(yī)院才能擁有更多的活力，才能穩(wěn)定的發(fā)展。檔案管理工作人員不僅要了解現(xiàn)代化的管理理念，掌握最基本的管理方式，了解相關(guān)的專業(yè)知識，在進(jìn)行檔案管理的過程中，更加科學(xué)更加高效，還要了解計算機(jī)技術(shù)，并不斷地更新自己的知識結(jié)構(gòu)，這樣就能適應(yīng)檔案管理的改革，并在改革的過程中，快速的提升自己的專業(yè)水平。

4.運用信息化技術(shù)來提升醫(yī)院人事檔案管理工作的水平。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的過程中要想實現(xiàn)有效管理就要利用信息化技術(shù)。因為醫(yī)院員工的數(shù)量在不斷的增加，其中，員工的信息量越來越大，學(xué)術(shù)成果涉及到的資料信息也越來越多，檔案必須及時的進(jìn)行更新，所以必須要進(jìn)行動態(tài)化的管理。要想實現(xiàn)更全面的管理，就必須要利用信息化技術(shù)，只有這樣才可以反映一個員工的整體信息。在績效考核的過程中也能更加方便。醫(yī)院在有條件的情況下，盡可能的建立精細(xì)化的人事檔案管理信息系統(tǒng)，能夠直接根據(jù)一個人的基本信息進(jìn)行危機(jī)檢索，能夠?qū)崿F(xiàn)各部門乃至個醫(yī)院的信息共享。除此之外，也能做好信息的保密工作，確保內(nèi)部信息檔案不會泄露，造成不必要的損失。

四、結(jié)語

近幾年，我們國家的科學(xué)技術(shù)在不斷的進(jìn)步，醫(yī)療市場也在不斷的擴(kuò)大，醫(yī)院在發(fā)展的過程中離不開檔案管理的支持。從一定意義上來講，醫(yī)院在進(jìn)行管理改革，提高自己管理水平的過程中需要利用檔案信息，受到檔案信息管理質(zhì)量的影響，所以醫(yī)院一定要重視人事檔案管理的重要性。在這過程中采取科學(xué)的手段，實現(xiàn)精細(xì)化管理，在每一項新的管理政策應(yīng)用之前進(jìn)行仔細(xì)的分析和討論，為后續(xù)的工作提供數(shù)據(jù)支持，確保醫(yī)院能夠在這過程中規(guī)模不斷的擴(kuò)大。

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作者簡介：宗靜娟（1974-），女，漢，河南南陽，南陽市中心醫(yī)院，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。