基于數據倉庫的行政事業(yè)單位合同管理內部控制評價

程平 何昱衡

【摘要】經濟合同管理內部控制評價對行政事業(yè)單位規(guī)范管理、風險識別、風險應對等方面具有重要意義，而基于數據倉庫的合同管理內部控制評價能較好地滿足行政事業(yè)單位的內部控制評價需求。以重慶海事局為例，基于財政部《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》，依據合同管理內部控制評價指標，設計出行政事業(yè)單位業(yè)務層面下合同管理內部控制評價數據倉庫體系，針對每個合同管理內部控制評價指標構建對應的數據集市，并基于此構建數據倉庫的概念模型、邏輯模型和物理模型，最后基于Hadoop平臺的Hive數據倉庫的類SQL語句，以合同管理監(jiān)控有效性評價為例進行數據分析。

【關鍵詞】行政事業(yè)單位；合同管理；數據倉庫；內部控制評價

【中圖分類號】F233；C931【文獻標識碼】A【文章編號】1004-0994（2019）19-0059-5

【基金項目】國家社會科學基金項目（項目編號：17BGL194）；重慶海事局基于財務云平臺的內部控制信息化系統(tǒng)建設（項目編號：2018Q60）

目前的文獻很少涉及基于數據倉庫的數據分析來進行行政事業(yè)單位內部控制評價的。有鑒于此，本文以重慶海事局為例，探討基于數據倉庫的行政事業(yè)單位合同管理內部控制評價，期望能為行政事業(yè)單位的內部控制評價提供一定的參考。

一、合同管理內部控制評價數據倉庫體系結構設計

1.設計思路。行政事業(yè)單位在財政部《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（簡稱《內控規(guī)范》）的基礎上，結合本單位的實際情況對業(yè)務層面的合同管理制定出相關管理辦法，具體包括合同的職責劃分、簽訂、履行、變更解除、監(jiān)督和檢查等方面。以重慶海事局為例，2018年3月12日，在《內控規(guī)范》的基礎上，重慶海事局結合本單位的合同管理實際情況發(fā)布了《重慶海事局經濟合同管理辦法》（簡稱《管理辦法》），并以此為標準對重慶海事局的合同管理內部控制建立了一系列評價指標。

重慶海事局目前的合同管理內部控制評價還處于通過線下調研和考察對合同管理內部控制的效果進行評價打分的階段?；跀祿}庫，從《內控規(guī)范》和《管理辦法》中關于合同管理內部控制的規(guī)定出發(fā)，針對合同評價主題建立重慶海事局合同管理內部控制評價數據倉庫。首先從不同的系統(tǒng)中采集與合同相關的數據，并通過ETL過程（數據抽取、轉換及加載）清洗數據，然后基于數據倉庫對合同管理內部控制評價所需的相關信息進行存儲，結合合同管理內部控制評價的主題來建立數據集市，最后在評價階段利用聯機分析處理等方式進行評價打分，并通過可視化、生成內部控制評價報表等方式來呈現。

2.設計過程。合同管理內部控制評價數據倉庫體系主要由ETL過程、數據倉庫存儲、數據集市、聯機分析處理、客戶端四部分組成。以重慶海事局為例，其合同管理內部控制評價數據倉庫體系結構設計過程圖參考《財會月刊》2019年第13期中的文章《基于數據倉庫的行政事業(yè)單位單位層面內部控制評價——以重慶海事局為例》相關內容[1]。

（1）ETL過程。ETL過程是對存儲著合同相關信息的各個業(yè)務板塊數據庫中的信息進行抽取、轉換、加載的過程。合同管理涉及相關合同網上公示，合同項目、金額、負責人等基本信息，以及與供應商的往來信息。采用Sqoop技術可對財務云平臺內合同的基礎信息進行抽取，基于Python的網絡爬蟲則可對重慶海事局官方網站上的合同公示進行抓取，這樣采集的數據會依據數據倉庫的特點進行再一次清洗，以方便以后的數據存儲和進一步挖掘與分析。

（2）數據倉庫存儲。重慶海事局合同管理主題數據倉庫存儲著合同管理相關的業(yè)務財務信息數據和元數據。其中的元數據是指數據庫的基本數據信息和用來描述信息資源、數據等的數據。同時，基于Hadoop的Hive數據倉庫軟件能夠將結構化的數據映射為數據庫表。

（3）數據集市。它是根據分析需求將數據倉庫中的數據按劃分的合同管理內部控制評價主題域分類存儲。結合重慶海事局現有的系統(tǒng)功能和實務，根據《內控規(guī)范》和《管理辦法》建立評價指標體系，將合同管理內部控制評價工作分為合同審批流程完整性、合同簽訂合規(guī)性、合同履行監(jiān)控有效性、合同變更處理合規(guī)性、合同歸口管理執(zhí)行性、合同信息準確性、合同檔案完整性七個分析主題，從合同主題數據倉庫中抽取面向分析需求的信息，建立數據集市。

（4）聯機分析處理。聯機分析處理（OLAP）是從合同相關的不同業(yè)務角度進行分析，對合同分析主題進行多角度、多側面、多維度的分析。對合同業(yè)務、財務相關的數據立方體從金額、責任人、部門等多個角度進行切片和切塊操作，從時間、地點等多個層級進行上卷、下鉆操作，協(xié)助相關責任人和管理人對合同管理流程中的風險進行更準確的把握與判斷。

三、基于合同管理內部控制評價數據倉庫的數據采集與清洗

1.數據采集。重慶海事局現有金蝶K3賬務處理系統(tǒng)、財務云平臺等系統(tǒng)，不同的系統(tǒng)都保存有大量的業(yè)務財務數據。合同管理內部控制評價數據倉庫的數據源于這些系統(tǒng)。數據源的存放格式包括文件掃描圖片、html文件、合同基本信息等非結構化數據、半結構化數據以及結構化數據。

非結構化數據是指合同文本掃描件、廉政合同文本掃描件等通過線下手工完成但需要通過掃描錄入合同管理系統(tǒng)的影像文件。這些數據在合同管理主題分析中主要作為手續(xù)是否齊全、流程是否完整的判斷依據。半結構化數據是指經濟合同審查表、經濟合同復核表、合同公示等以html文件格式存儲的合同相關信息。結構化數據大多存儲于財務云平臺數據庫中。財務云平臺是合同管理的主要系統(tǒng)，其中存儲著合同金額、合同收付提醒、合同ID、供應商銀行賬號等基礎信息。同時，金蝶K3賬務處理系統(tǒng)存放著來自財務系統(tǒng)的數據，當合同管理內部控制評價的分析主題需要考察某項合同的支付情況時，需要對從金蝶K3賬務處理系統(tǒng)中提取到的合同支付時間、金額、款項以及支付科目等信息進行分析。

2.數據清洗。數據清洗是將采集的數據根據數據倉庫的特點和分析需求對部分數據進行刪除、補全、轉化的過程。對于合同管理中錄入的時間字段，需要將其分成年度、季度、月度、日的層次，以方便對合同錄入日期進行上卷、下鉆操作。對于合同當前所處的履行階段，在財務云平臺合同管理板塊中并沒有進行有效的反映，但是在合同履行監(jiān)控有效性的評價中需要依據合同是處于保送審批、復核或是履行、結算的狀態(tài)對合同進行切塊分析。這就需要在數據倉庫中添加合同處理狀態(tài)的字段或新建維度表，專門通過合同狀態(tài)對合同進行分類。

結合《內控規(guī)范》和《管理辦法》，針對合同管理內部控制評價的實務需求，分別從1～3個評價點對相應指標進行評價。將各個評價點的相關數據進行選擇、抓取、清洗是該步驟的重點，需充分考慮數據與評價指標的相關性、數據間的關聯性。每個指標都會涉及合同某一個階段的業(yè)務流程，從業(yè)務流程入手，對產生的數據庫表中的數據進行選取。對于表中數據，要將與評價指標無關的數據剔除，選擇相關字段下的數據。當對兩張或多張表進行關聯時，要找出其中的中間表，通過其將同一項合同或業(yè)務關聯起來。

四、基于合同管理內部控制評價數據倉庫設計

1.確定分析主題域。在程平等[2]研究的基礎上，本文結合數據倉庫的特點和重慶海事局內部控制評價的需求進行進一步優(yōu)化，結果見表1。

依據上述評價指標，結合《內控規(guī)范》和《管理辦法》，將合同管理內部控制評價分為七大主題域，并將合同管理內部控制評價數據倉庫的數據綜合歸集成數據集市再加以分析應用，以服務于每個評價指標的分析。合同管理內部控制評價數據倉庫的主題域是在內部控制指標分析要求的基礎上進行確定的。在具體設計上，每個主題域對應一個合同管理內部控制指標，從一項或多項評價點對相應的主題域進行評價。合同管理內部控制評價數據倉庫的分析主題依據審計指標分為如表1所示的七個分析主題。

2.確定粒度。在合同管理內部控制評價中需要對數據按照綜合程度和細化程度進行劃分，并根據不同深度進行數據分析。而粒度就是進行劃分的數據綜合和細化程度，細化程度越高，粒度越小，反之粒度越大。將合同按收付類型進行第一層細分，再按收款合同和付款合同兩種類型進行進一步細分，上述將合同一層一層細分的過程就是按合同類型確定粒度的過程。例如：在分析合同履行監(jiān)控有效性時，以時間為維度考察合同提醒是否及時，通過上卷操作考察一個年度合同監(jiān)控的有效性，通過下鉆操作考察一個月內結算的合同監(jiān)控的有效性；在以部門為維度考察合同監(jiān)控有效性的時候，可以通過上卷操作考察機關單位合同的監(jiān)控有效性，也可以通過下鉆操作考察機關具體某個部門的合同監(jiān)控有效性。

3.確定維度。在合同管理內部控制評價數據倉庫中，維度可以看作是用來分析不同指標的觀察廣度。在合同管理內部控制審計評價中，每個分析指標對應一個分析主題，每個分析主題都涉及與分析主題相關的各類業(yè)務、財務數據，通常以合同類型、合同責任人、合同進度等維度進行分析。不同的指標會根據分析需求設計相應的維度表，例如在重慶海事局合同履行監(jiān)控有效性分析主題中，設計了合同進度表以便考察在某個進度下的合同項目是否向相關責任人及時推送了進度提醒。在考察合同變更處理合規(guī)性時建立了合同處理維度，將其作為評價合同處理是否合規(guī)的依據，當合同實際處理和合同處理維度表中依據《內控規(guī)范》和《管理辦法》所存儲的處理標準數據不符時，可認定合同履行處理不合規(guī)。

4.模型設計。重慶海事局合同管理內部控制評價數據倉庫的模型設計主要分為概念模型設計、邏輯模型設計和物理模型設計三個階段。根據合同管理內部控制評價體系中的七個主題域，對合同管理內部控制評價數據倉庫數據集市進行模型設計，見表2。

（1）概念模型。概念模型是針對每個分析主題按照業(yè)務范圍進行劃分，考慮到每個合同管理內部控制評價指標所涉及的實體以及各實體之間的關系。如合同履行監(jiān)控有效性分析主題中按業(yè)務范圍劃分為合同基本信息、合同提醒信息、合同進度等。

（2）邏輯模型。邏輯模型是概念模型的具體化，對實體的具體屬性進行定義，將部分實體設計為事實表，部分實體設計為維度表。并根據實體的不同選擇使用星型模型、事實星座模型或是雪花模型。若數據在重慶海事局財務云平臺的其他板塊涉及單位層面的人員部門信息，業(yè)務層面的固定資產信息、收支信息等時，則采用事實星座模型將多張事實表關聯在一起。例如在合同履行監(jiān)控有效性分析主題中，責任人信息涉及單位層面的人員信息及部門信息，通過建立事實星座模型將業(yè)務層面合同管理板塊的合同信息與單位層面人員部門信息關聯在一起，以服務于分析需求，具體如圖所示。

由上圖可知，合同履行監(jiān)控有效性事實表中顯示了合同ID等合同基本信息，退質保金提醒、合同結算提醒等合同監(jiān)控提醒數據，其中的責任人ID、合同進度ID分別作為人員維度表和合同進度維度表的外鍵。人員信息從單位層面內部控制評價數據倉庫中的人員維度表和人員角色維度表中提取，用以考察該人員的職務。從部門維度表中提取信息，考察該人員的部門信息，方便對相關責任人在業(yè)務流程中進行分析信息推送以實現嵌入式風險預警。

（3）物理模型。物理模型又是邏輯模型的具體化，對事實表和維度表的屬性進行定義。部分來源于財務云平臺內部數據庫的數據，可沿用之前的設置。合同管理業(yè)務信息大多存儲在財務云平臺內部數據庫中，而合同進度、合同處理等相關附件的表名和屬性都需進行定義。具體有：①SS_HT_LXJK【合同履行監(jiān)控有效性事實表】。包含字段：Contract_id【合同ID】、Contract_name【合同名稱】、AlarYajin【退質保金提醒】、AlarJiesuan【合同結算提醒】、AlarShoufu【收付款提醒】、ZRR_id【責任人ID】，CtrJinDu_id【合同進度ID】、PlanPay_Date【計劃收付款時間】、Plan？ Pay_Money【計劃收付款金額】、RealPay_Date【實際收付金額】、RecAndPayContract【款項進度】、ReYa？ Jin_Date【退質保金時間】和YaJin_Money【質保金額】。②WD_HT_JD【合同進度維度表】。包含字段：CtrJinDu_id【合同進度ID】和JinDu【合同進度】。③NK_YW_SZ_WD_YY【人員維度表】。包含字段：ID【人員編碼】、VC_Name【人員名稱】、I_NodeID【權限編碼】和I_Depot【部門編碼】。④NK_YW_SZ_ WD_BM【部門維度表】。包含字段：ID【部門編碼】和VC_Depot【部門名稱】。⑤NK_YW_SZ_WD_QX【權限維度表】。包含字段：ID【權限編碼】、VC_Node？ Name【權限名稱】和VC_NodeEsc【權限描述】。

五、基于數據倉庫的合同管理內部控制評價

1.合同管理內部控制評價方法。合同管理內部控制評價數據倉庫可以完成數據挖掘、聯機分析處理、HQL語句查詢等數據分析操作。基于決策樹、隨機森林、K-Means等算法對合同管理內部控制評價數據倉庫中的信息進行數據挖掘，完成合同管理內部控制的疑點和風險識別并向主管人員提供風險應對方法的輔助決策信息。

合同管理內部控制評價的聯機分析處理（OLAP）可以將合同內部控制評價的相關信息進行切片、切塊、上卷、下鉆等處理以滿足分析需求。以合同基本信息數據立方體為例，合同基本信息數據立方體中可分為時間、部門、類型、供應商等多個維度。通過部門對合同信息進行抽取是對合同基本信息數據立方體的切片過程，可以得到某個部門下的合同基本信息。當從部門和時間的角度對合同基本信息數據立方體抽取數據時，可以得到具體某個部門在某年某個季度的合同管理情況，從而完成合同管理內部控制評價工作。HQL語句是基于Hive的類SQL語句，能夠幫助使用者對合同管理內部控制評價數據倉庫進行查詢分析。通過合同管理評價每個主體下不同的分析點進行查詢分析，能夠將數據倉庫中存在疑點和風險的合同相關數據檢查出來。

2.基于Hive的合同管理內部控制情況查詢分析。HQL語句是基于合同管理內部控制評價模型的合同管理內部控制評價方法。通過基于每個合同管理內部控制評價主題的模型，從一個或多個分析點進行分析，實現對合同簽訂、報送審核等流程中風險點的辨識。例如合同監(jiān)控有效性評價分析主題中，對于合同監(jiān)控是否有效的評價方法體現在兩個方面：一方面，通過合同收付金額和時間以及計劃收付金額和時間進行對比來確定是否出現了異常支付；另一方面，從合同兩個重要監(jiān)控提醒的角度對進入相應進度的合同項目進行查詢，當合同提醒還未進行時檢查合同的相關質保金等是否進行了提前支付。

（1）合同收付情況監(jiān)控有效性分析。查詢進度進入履行階段的合同，分析該類合同實際收付時間、金額與計劃收付時間、金額的匹配情況，當出現實際收付大于計劃收付、實際收付時間早于計劃收付時間時，可以認為該項合同監(jiān)控出現了問題。對應分析評價的核心HQL語句如下：

在該HQL語句中，將合同履行監(jiān)控有效性事實表和合同進度維度表通過join語句進行關聯，檢查所有合同進度ID為004即處于合同結算期間的合同，并通過and和or結合的條件查詢語句對所有實際收付金額大于計劃收付金額或實際收付時間早于計劃收付時間的合同項目進行篩選查詢，以檢查出沒有進行有效監(jiān)控的合同項目。

（2）合同退質保金提醒有效性分析。查詢還未對相關責任人進行質保金提醒的合同，分析該類合同質保金是否已經支付。對應分析評價的核心HQL語句如下：

Hive>

在該HQL語句中，將合同履行情況監(jiān)控有效性事實表和人員信息事實表進行聯合查詢，通過and條件查詢語句對退質保金提醒字段值為0的，即還未進入提醒階段的合同項目和退質保金時間非空的（已經有了質保金退回時間的）合同項目進行查詢，并通過人員信息事實表查詢其責任人的相關角色、部門信息，以便對其提出風險警報。

（3）合同結算提醒有效性分析。查詢還未進入結算階段的合同，分析該類合同的結算支付是否出現提前支付等疑點數據。對應分析評價的核心HQL語句如下：

在該HQL語句中，也需進行聯合查詢，通過and條件查詢語句對未進行結算提醒即字段AlarJieSuan的值為0并且實際支付時間不為空的（字段Real？ Pay_Date不為默認值的）合同進行查詢，并通過人員信息事實表查詢其責任人的相關角色、部門信息，以便對其提出風險警報。

主要參考文獻：

[1]程平，范洵..基于數據倉庫的行政事業(yè)單位單位層面內部控制評價——以重慶海事局為例[J]..財會月刊，2019（13）：71～76..

[2]程平，姜亭杉，馮珺..數據視角下基于財務云平臺的合同管理內部控制評價——以重慶海事局為例[J]..財會月刊，2017（35）：91～96..

作者單位：1.重慶理工大學會計學院，重慶400054；2.重慶海事局內部控制信息化課題組，重慶400054