高校人事檔案管理及應(yīng)用研究

摘 要：本文分析了高校人事檔案應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)意義，以及具體的應(yīng)用方式和內(nèi)容，并就當(dāng)前高校人事檔案應(yīng)用存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入的探討，最后，根據(jù)高校人事檔案應(yīng)用的現(xiàn)狀，基于高校人事檔案應(yīng)用提出了加強(qiáng)高校人事檔案管理的具體對(duì)策，對(duì)指導(dǎo)高校人事檔案管理具有積極的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;檔案應(yīng)用;人才管理;高校

高校人事檔案是高校在人事管理過(guò)程中產(chǎn)生的各種文字、圖表等具有保存價(jià)值的資料信息。人事檔案反映了個(gè)人思想品德、教學(xué)科研、廉潔自律和工作業(yè)績(jī)等，是高校人才資源使用、評(píng)先晉升、薪資給付的重要憑證和現(xiàn)實(shí)依據(jù)。因此，做好高校人事檔案管理，對(duì)規(guī)范高校人事管理，提升高校行政管理水平，為廣大教職員工做好服務(wù)等方面發(fā)揮著積極的現(xiàn)實(shí)意義。隨著高校教育事業(yè)改革的深入，對(duì)高校人事檔案管理提出了新的更高標(biāo)準(zhǔn)和要求，高校人事檔案管理也面臨著諸多的問(wèn)題，需要在日常人事檔案管理中逐步解決，不斷提升人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，為高校教育事業(yè)改革提供人才支持和保障。

一、高校人事檔案應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)意義

人事工作是高校行政管理的重要組成部分，規(guī)范高校人事檔案的收集、查詢(xún)、利用工作，對(duì)培養(yǎng)高素質(zhì)、穩(wěn)定的高校師資隊(duì)伍和學(xué)校管理人才具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1.有利于高校全面掌握人事信息

人事檔案資料包括履歷、考核鑒定材料、政審材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料、涉法違紀(jì)材料、任免、調(diào)動(dòng)、薪酬待遇，以及黨團(tuán)組織工作中形成的材料信息。高校依據(jù)人事檔案中的各項(xiàng)信息資料的統(tǒng)計(jì)分析，全面掌握本校師資隊(duì)伍及管理人員的年齡、學(xué)歷、知識(shí)、行政級(jí)別、獎(jiǎng)勵(lì)、科研能力和水平等，通過(guò)人事檔案信息的掌握和分析，根據(jù)人才資源現(xiàn)狀，為優(yōu)化高校人才隊(duì)伍年輕化、專(zhuān)業(yè)化等提供第一手信息資料，也使高校短、中長(zhǎng)期的人才培養(yǎng)規(guī)劃的制定更為科學(xué)合理。

2.有利于高校選拔任用人才隊(duì)伍建設(shè)

人才資源是高校最寶貴的資源之一，高校日常教學(xué)、管理的目的在于做到人盡其才、人才適崗，發(fā)揮人才資源的最大優(yōu)勢(shì)。人事檔案體現(xiàn)了教職工的履歷、學(xué)歷、職稱(chēng)，也涉及到教職工的工作經(jīng)歷、教學(xué)科研業(yè)績(jī)，以及各種表彰等，全面反映出人才的優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)處，為高校實(shí)時(shí)調(diào)整人員的工作崗位，做好師資隊(duì)伍及管理人員的選拔任用等提供精準(zhǔn)信息作為參考，也是提升人才資源應(yīng)用的公正性、公信力的現(xiàn)實(shí)需要。

3.有利于激發(fā)教職工工作積極性

人事檔案資料是高校教學(xué)科研管理的重要信息資源，通過(guò)人事檔案管理工作的規(guī)范開(kāi)展，根據(jù)教職工工作經(jīng)歷、科研業(yè)績(jī)和日常教學(xué)成果等信息資料，作為教職工薪酬待遇、職稱(chēng)評(píng)定、福利發(fā)放和崗位調(diào)整的重要依據(jù)，是客觀(guān)、公正評(píng)價(jià)教職工的第一手寶貴資料，通過(guò)這些資料信息的發(fā)掘，給予教職工相應(yīng)的崗位調(diào)整和薪酬待遇。這也推動(dòng)了績(jī)效和福利待遇分配改革更加的公平、合理，對(duì)于充分調(diào)動(dòng)高校教職人員的工作積極性具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

二、高校人事檔案應(yīng)用方式

從高校人事檔案的實(shí)際應(yīng)用來(lái)看，除了近年來(lái)開(kāi)展的年齡、工齡、黨齡，學(xué)歷、工作經(jīng)歷和身份的“三齡兩歷一身份”審核等專(zhuān)項(xiàng)工作外，每年的干部人事檔案應(yīng)用主要集中于人員選拔、工資審核、職稱(chēng)晉升、離退休辦理等等環(huán)節(jié)，從高校人事檔案的實(shí)際應(yīng)用方式來(lái)看，主要包括：

1.人事檔案資料復(fù)印

這也是最常見(jiàn)的一種檔案應(yīng)用方式，它是指高校人事檔案管理人員根據(jù)人事檔案利用的需求，為其提供人事檔案材料的復(fù)印，滿(mǎn)足其實(shí)際利用需要。人事檔案具有涉密性，通常在落戶(hù)辦理、論文評(píng)閱以及成績(jī)表、表彰獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等作為復(fù)印利用的主要內(nèi)容。

2.查詢(xún)服務(wù)

是指高校人事檔案利用者在檔案館（室）所設(shè)立的專(zhuān)門(mén)檔案查閱場(chǎng)所對(duì)其部分人事檔案信息進(jìn)行查詢(xún)。查詢(xún)服務(wù)主要是核對(duì)“三齡兩歷一身份”，以及工資核對(duì)、選拔任用政審等檔案應(yīng)用場(chǎng)合。

3.借閱服務(wù)

在特殊情況下，需要將高校人事檔案借閱出檔案館（室），通常是在教職工離退休辦理及黨員發(fā)展時(shí)需要，以及黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移時(shí)需要將部分人事檔案資料借閱至新的人事檔案保管部門(mén)。

4.口頭服務(wù)

在一些簡(jiǎn)單的人事檔案應(yīng)用場(chǎng)合下，檔案利用者直接到人事檔案保管部門(mén)口頭咨詢(xún)，主要是涉及入職轉(zhuǎn)正等。

三、高校人事檔案應(yīng)用現(xiàn)狀分析

檔案的價(jià)值在于其應(yīng)用。高校人事檔案工作也不例外，規(guī)范管理是手段，最終的目的是要滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)應(yīng)用，發(fā)揮人事檔案的價(jià)值和功能。

1.應(yīng)用難度增加。隨著高校教育事業(yè)的改革，以及新時(shí)期人事代理制度的陸續(xù)實(shí)施，傳統(tǒng)的高校人員逐漸由“單位人”向“社會(huì)人”轉(zhuǎn)變，高校人事檔案及其管理由高校所在地人才交流服務(wù)中心代管，減輕了高校人事檔案管理的壓力，但當(dāng)需要查詢(xún)和應(yīng)用檔案時(shí)，需要由高校開(kāi)具介紹信，再到人才交流中心查詢(xún)或復(fù)印其所需的檔案資料，增加了應(yīng)用的難度。

2.存在人檔分離。隨著自主擇業(yè)的實(shí)施，以及人才流動(dòng)性的增強(qiáng)，在此過(guò)程中部分人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，如，高校畢業(yè)生急于出國(guó)，未妥善處理好檔案保管工作，后期查詢(xún)利用時(shí)無(wú)處可尋。人檔分離的現(xiàn)象直接影響到人事檔案的安全性，也不利于后期的應(yīng)用。

3.應(yīng)用效率不高。隨著信息化、數(shù)字化的應(yīng)用，人事檔案管理的信息化水平顯著提升，但在高校人事檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，手工操作，重人事檔案實(shí)體應(yīng)用，輕人事檔案的信息化管理，人事檔案應(yīng)用的效率較低，落后的手工查詢(xún)、復(fù)印等操作為主的應(yīng)用，降低利用效率，也容易在應(yīng)用過(guò)程中產(chǎn)生各種差錯(cuò)，檔案應(yīng)用的精準(zhǔn)性不強(qiáng)。

4.檔案資料不全。高校人事檔案應(yīng)用還存在一大問(wèn)題便是檔案資料的不完整或者不真實(shí)，如，個(gè)人信息檔案填寫(xiě)的隨意、不規(guī)范，個(gè)人履歷信息更新不及時(shí)，內(nèi)容簡(jiǎn)單，前后出現(xiàn)邏輯錯(cuò)誤。如，有的人事檔案中的履歷表還是剛參加工作時(shí)填寫(xiě)，身份為“單身”，實(shí)際已經(jīng)結(jié)婚，配偶及子女一欄為空白等，這些都會(huì)影響到人事檔案信息的后期應(yīng)用。

四、應(yīng)用視角下高校人事檔案管理策略

1.完善人事檔案管理制度。嚴(yán)格按照《檔案法》《保密法》，以及《干部檔案管理?xiàng)l例》等，結(jié)合高校自身人事工作實(shí)際，制定具體的人事檔案管理實(shí)施細(xì)則，將其作為人事檔案應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，并明確高校各種人事檔案應(yīng)用的方式、程序，以及歸檔的時(shí)間要求等，對(duì)于違反相關(guān)規(guī)定也要制定具體的相應(yīng)懲處措施，真正做到依法治檔、依法管檔、依法用檔，提升高校人事檔案管理的制度化、規(guī)范化水平。

2.維護(hù)人事檔案資料完整。人事檔案資料是否完整、真實(shí)，直接影響到高校人事檔案作用的發(fā)揮。為此，一方面要加大人事檔案工作的重要性宣傳，高校人事檔案管理者帶頭落實(shí)人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)定和要求，在思想上做到高度重視。另一方面，高校人事部門(mén)要加大人事檔案資料的審核力度，從源頭把控人事檔案資料的真實(shí)性、完整性，尤其是年齡、工齡、黨齡，學(xué)歷、工作經(jīng)歷和身份“三齡兩歷一身份”的資料要完整，準(zhǔn)確。此外，要重點(diǎn)做好新入檔材料的完整，按照人事檔案管理的要求，做好人事信息的更新和完善，確保利用時(shí)能夠獲得高質(zhì)量的人事檔案信息內(nèi)容及材料。

3.提升人事檔案應(yīng)用效率。要加大計(jì)算機(jī)、人事檔案管理軟件的應(yīng)用，切實(shí)提升高校人事檔案管理的信息化、數(shù)字化水平。為此，需要高校管理者要加大人事檔案工作的支持力度，加大信息化、數(shù)字化管理所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、正版人事檔案管理應(yīng)用軟件的采購(gòu)，嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體標(biāo)準(zhǔn)和要求做好安全防護(hù)工作。另一方面建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，既要將傳統(tǒng)的人事檔案信息進(jìn)行信息化處理，也需要做好新增檔案的信息錄入，構(gòu)建系統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)、便捷的檢索輸出和高效的開(kāi)發(fā)利用系統(tǒng)，接入高校局域網(wǎng)，為人事管理提供高效的檔案應(yīng)用服務(wù)工作。

4.提升人事檔案管理能力。高校人事檔案應(yīng)用管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作，不僅需要掌握檔案學(xué)知識(shí)、人事管理信息，還需要掌握一定的信息技術(shù)的應(yīng)用。為此，一方面要做好在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)是要加強(qiáng)人事檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、信息化知識(shí)的培訓(xùn)，通過(guò)邀請(qǐng)專(zhuān)家來(lái)校授課、舉辦人事檔案管理學(xué)術(shù)交流，以及組織人員赴先進(jìn)地區(qū)參觀(guān)學(xué)習(xí)等，開(kāi)闊眼界，切實(shí)提升人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和能力。另一方面要根據(jù)高校人事檔案工作的任務(wù)和要求，有計(jì)劃地適當(dāng)招聘人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，將其充實(shí)到人事檔案管理崗位一線(xiàn)，為高校人事檔案的應(yīng)用，發(fā)揮高校人事檔案信息資源價(jià)值提供可靠的人才支持和保障，提升人事檔案管理的科學(xué)化水平。

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作者簡(jiǎn)介：黃昆（1983-），女，江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處，館員。