事業(yè)單位人事檔案管理標準化、信息化的實踐思考

吳立東

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 ? 人事檔案管理 ? 標準化 ? 信息化 ? 實踐思考

人資管理是事業(yè)單位日常管理工作的關(guān)鍵組成部分，其同時也是實現(xiàn)單位內(nèi)部人資優(yōu)化和干部任免的基礎(chǔ)性工作，對人力資源開展科學(xué)有效的管理，可以保證單位的正常運行，對促進社會和諧和經(jīng)濟發(fā)展具有積極意義和重要價值。人事檔案作為事業(yè)單位開展人資管理的重要參考和指導(dǎo)性資源，其對提升人資管理的科學(xué)性具有重要借鑒價值，因此，事業(yè)單位需要給予其高度重視，并且通過各種有效措施落實人事檔案管理的信息化和標準化建設(shè)，為單位的平穩(wěn)以及可持續(xù)發(fā)展奠定人才基礎(chǔ)。

一、事業(yè)單位在開展人事檔案管理中出現(xiàn)的幾點問題

（一）缺乏制度約束

人事檔案管理是我國事業(yè)單位日?；A(chǔ)工作，其具有較強的常規(guī)性、基礎(chǔ)性以及價值性，但是當前，一些事業(yè)單位對其重要性缺乏清晰認識，在管理創(chuàng)新、人員配置以及資金投入等方面略顯不足，人事檔案處于邊緣狀態(tài)，對單位開展人資管理形成制約。同時，由于缺乏事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和員工的重視，管理存在較為混亂的情況，各項工作沒有相應(yīng)的制度作為約束，管理行為、管理內(nèi)容和管理方法落后且不規(guī)范，檔案內(nèi)容規(guī)定模糊、內(nèi)容不完整、更新不及時，對人事檔案的使用價值帶來負面影響。

（二）信息化管理程度不高

當前，基于事業(yè)單位陳舊的檔案理念，人事檔案在管理手段和管理模式方面依然較為落后，信息化程度不高，雖然事業(yè)單位也引進了信息化管理設(shè)施，但是其利用率較低，管理人員依然習(xí)慣使用以往的固化管理手段，對檔案內(nèi)容帶來直接影響。同時，很多人事檔案由于時間久遠，在分類管理和數(shù)字化處理方面存在漏洞，大量的紙質(zhì)檔案不僅為安全存儲埋下隱患，同時也妨礙了信息化發(fā)展進程。

（三）管理人員能力素質(zhì)不足

想要實現(xiàn)人事檔案管理趨于信息化以及標準化，需要以專業(yè)的管理團隊作為支撐，但是當前，一些事業(yè)單位在人事檔案管理人員配備中略顯不足，現(xiàn)有的人員數(shù)量難以滿足崗位工作要求，很多人員都是兼職，沒有足夠的時間和精力開展管理創(chuàng)新，加之事業(yè)單位沒有組織定期的專業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致人員能力不符合標準化管理的要求。

（四）人事檔案缺乏高效利用

當前，事業(yè)單位對人事檔案的價值缺乏正確認識，在人員培訓(xùn)、職稱評定、薪酬調(diào)整以及干部任免等方面沒有充分利用，檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范，不僅影響人事檔案的功能性，同時也不利于人資優(yōu)化。

二、事業(yè)單位人事檔案管理信息化以及標準化建設(shè)的相關(guān)措施

（一）加強內(nèi)部宣傳

人事檔案作為事業(yè)單位人事調(diào)動、干部任免和人資優(yōu)化的重要參考，其對事業(yè)單位發(fā)展的重要性不言而喻，因此，想要實現(xiàn)管理信息化以及標準化建設(shè)，事業(yè)單位需要加強內(nèi)部宣傳，通過宣傳促使廣大員工認識到人事檔案的價值和重要性，并且積極配合檔案部門做好各項管理工作。同時，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要發(fā)揮榜樣模范作用，提升對人事檔案的關(guān)注和重視，將其作為重要的管理工作進行考核和監(jiān)督。

（二）加強制度建設(shè)

制度是開展一切管理行為的基礎(chǔ)保障，在制度的約束和規(guī)范下，可以保證各項管理工作的有序以及高效進行，因此，事業(yè)單位需要結(jié)合人事檔案的特點，制定科學(xué)以及合理的管理制度，以制度為約束促進標準化建設(shè)的有序開展。由于人事檔案內(nèi)容涉及范圍較廣，隨著我國事業(yè)單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)和經(jīng)營范圍不斷改變，干部流動也較為頻繁，為管理工作增添了一定難度，因此，事業(yè)單位在制定管理制度中，需要明確管理的工作環(huán)節(jié)、工作流程、具體任務(wù)、具體目標、工作內(nèi)容以及考核標準，劃分各個崗位的權(quán)責(zé)分工，實現(xiàn)對檔案信息的標準化以及規(guī)范化管理，及時補充完善各種人事信息，提升檔案的價值性和完整性。

（三）構(gòu)建信息系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，其已經(jīng)在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了深入應(yīng)用，并且取得良好效果，因此，事業(yè)單位在開展人事檔案管理中，需要迎合時代發(fā)展，主動構(gòu)建信息體系，推進人事檔案管理趨于信息化發(fā)展。首先，要結(jié)合人事檔案的特殊性和管理要求，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)對所有檔案的動態(tài)管理和分類建檔，及時完善和補充檔案數(shù)據(jù);其次，事業(yè)單位要充分利用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)，對人事檔案進行深度挖掘，提升檔案質(zhì)量，發(fā)揮檔案的借鑒性和參考性價值;最后，在構(gòu)建人事檔案信息系統(tǒng)中，需要做好安全防護工作，基于互聯(lián)網(wǎng)的開放性、共享性特點，信息系統(tǒng)容易遭受黑客、病毒以及木馬的襲擊，導(dǎo)致檔案損毀或者文件丟失，影響檔案儲存的安全性，因此，事業(yè)單位需要建設(shè)安全管理體系，制定相關(guān)安全標準，完善以及落實借閱制度，建立人事檔案恢復(fù)機制和備份機制，對電子檔案的儲存情況開展動態(tài)檢查，規(guī)范設(shè)置管理權(quán)限，進而發(fā)揮信息系統(tǒng)的管理作用和安全價值。

（四）提升人員素質(zhì)

管理人員作為人事檔案管理的主體，想要推動管理趨于信息化以及標準化方向發(fā)展，事業(yè)單位需要提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，為各項管理活動的有序進行奠定人才基礎(chǔ)。首先，事業(yè)單位要注重對現(xiàn)有的管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及檔案知識、信息知識、職業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)理念等內(nèi)容，通過培訓(xùn)引導(dǎo)管理人員加強對國家政策的了解和領(lǐng)悟，提升自身的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，樹立以人為本的管理理念，為事業(yè)單位開展人事管理提供完善的指導(dǎo)服務(wù);其次，事業(yè)單位要從社會和高校中吸納相關(guān)方面的專業(yè)人才，結(jié)合自身具體情況做好人才引進工作，進而不斷充實檔案管理隊伍，在內(nèi)部形成積極向上的良性競爭氛圍;最后，各個事業(yè)單位之間要注重加強人才交流和人才互通，構(gòu)建專業(yè)人才的交流、溝通以及借鑒平臺，促使管理人員在同行互動中不斷完善自我、強化能力。

（五）加強設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施是實現(xiàn)人事檔案信息化以及標準化的物質(zhì)支撐，因此，事業(yè)單位要結(jié)合崗位內(nèi)容和管理需求，注重加強硬件設(shè)施建設(shè)，提升其利用效率，推動檔案管理信息化進程。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認識，將人事檔案作為日常重要工作來抓，并且通過專款專項的方式投入資金，用于購買各種信息化建設(shè)的硬件設(shè)施，例如計算機、打印機、掃描機、投影儀等;其次，要秉承“合理夠用、杜絕浪費”的原則進行設(shè)施采購，在引進先進設(shè)備后，組織人員進行操作學(xué)習(xí)，將設(shè)備用于實際管理工作中，不能出現(xiàn)引進后閑置的情況，提升設(shè)備利用效率;最后，事業(yè)單位要定期組織人員對人事檔案管理硬件設(shè)施進行動態(tài)檢查，保證其處于正常運行狀態(tài)下，對于老舊設(shè)備及時淘汰換新。

（六）檔案重新組合

受到傳統(tǒng)人事檔案管理理念和管理手段的影響，很多人事檔案在內(nèi)容方面存在一定的缺陷和漏洞，對信息化以及標準化發(fā)展增添了困難，因此，事業(yè)單位要組織人員對人事檔案進行重新組合，在節(jié)約管理資源的基礎(chǔ)上，去除粗糙以及無用的檔案內(nèi)容，提升人事檔案的價值和作用，實現(xiàn)管理標準化。首先，對單位多年積累的人事檔案開展內(nèi)容核查，按照既定的操作原則將檔案重新組合在一起，制作目錄、重新編碼，保證人事檔案標準化以及規(guī)范化;其次，通過計算機對人事檔案資料進行分類編碼，做好編號制作，對不合理分類進行及時糾正，保證標引一致，進而實現(xiàn)檔案管理標準化;最后，對紙質(zhì)人事檔案進行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案不僅便于管理，同時還可以節(jié)約紙質(zhì)檔案的儲存空間，提升檔案儲存的安全性以及科學(xué)性。

三、結(jié)語

總而言之，隨著我國社會與經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，事業(yè)單位也面臨著深化改革，其對促進社會穩(wěn)定和經(jīng)濟建設(shè)具有重要的推動作用。人事檔案是事業(yè)單位在多年運行中產(chǎn)生的重要人力資源文件，其是事業(yè)單位干部任免、人資優(yōu)化和人員調(diào)動的重要依據(jù)和關(guān)鍵參考，單位領(lǐng)導(dǎo)需要給予其高度重視，并且認清當前人事檔案管理中存在的不足和問題，通過各種有效途徑改進和完善，進而促使管理趨于信息化和標準化發(fā)展，為事業(yè)單位的穩(wěn)定運行奠定人才基礎(chǔ)。

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（作者單位：洮南市信訪局）