淺析人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

張雁

摘 要：人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)?？茖W(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開發(fā)和利用，為人力資源開發(fā)提供有力的保障。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 企業(yè) 人力資源管理 作用

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息化時(shí)代的到來，人事檔案作為單位重要的信息資源具有極高的保存和參考價(jià)值， 是人力資源管理的關(guān)鍵組成部分。人事檔案記錄著企業(yè)中每一個(gè)人的成長經(jīng)歷、德才業(yè)績、工作表現(xiàn)，是一個(gè)以企業(yè)員工為基礎(chǔ)保存起來的文字、表格、圖像等形式的歷史記錄。對(duì)人力資源管理具有一定的借鑒作用。人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的方法，它注重開發(fā)企業(yè)職員的潛能，對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力有至關(guān)重要的作用，人事檔案管理在人力資源管理中起著很重要的作用。同時(shí)人事檔案中的信息是人力資源管理過程中有效識(shí)別、選拔、使用人才的關(guān)鍵依據(jù)。兩者緊密聯(lián)系在一起，既相互影響，又相互促進(jìn)。

一、人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案管理可以作為人事管理過程中對(duì)職工整體素質(zhì)和技能評(píng)價(jià)的有效依據(jù)，同時(shí)也是人力資源管理工作的一部分內(nèi)容。單位人事管理人員可以通過查閱人事檔案來了解和分析職工的工作態(tài)度和個(gè)人能力，是人力資源管理部門對(duì)職工績效考核的重要內(nèi)容。

人力資源管理包含人事檔案信息管理，人事檔案管理能夠?qū)θ肆Y源的管理起著積極的促進(jìn)作用。企業(yè)可以通過人事檔案來了解員工，通常利用人事檔案資料對(duì)員工進(jìn)行績效考核，以及選拔優(yōu)秀的人才。正是由于人事檔案記載了員工較為詳細(xì)的資料和信息，一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)一方面可以通過人事檔案查閱自己員工的相關(guān)資料，包括員工的工作經(jīng)歷、工作情況、家庭情況等等相關(guān)的內(nèi)容，提升員工的工作能力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富和利潤。

二、 人事檔案管理工作在人力資源管理中擔(dān)負(fù)著獨(dú)一無二的作用。

一是人事檔案管理能夠?yàn)槿肆Y源管理提供重要可靠的依據(jù)，從而保證單位決策的科學(xué)化、正確性。二是人事檔案管理能夠?yàn)槿肆Y源管理提供真實(shí)可靠的信息，從而為單位選人、用人提供有價(jià)值的參考信息。三是人事檔案管理可以優(yōu)化人力資源管理的合理配置，從而使單位的人力資源得到最佳的配置。

1.人事檔案管理有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力，企業(yè)在招聘使用人才方面，一般都會(huì)參考人力資源的相關(guān)信息?？茖W(xué)的人事檔案管理，能讓企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，避免埋沒人才，避免了在工作中出現(xiàn)盲目性，減少了企業(yè)中優(yōu)秀員工的流失。對(duì)人事干部的職稱評(píng)定、工資福利以及獎(jiǎng)懲等均是建立在人事檔案的基礎(chǔ)上。

2.人事檔案管理有利于人力資源的合理配置。通過做好人事檔案管理能夠有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門之間資源共享，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。在參考人事檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理的配置，結(jié)合員工自身的專業(yè)特點(diǎn)和自身能力的不同，配置最佳的人員到適合的崗位進(jìn)行工作。同時(shí)人事檔案為人力資源管理提供可靠的數(shù)據(jù)信息， 通過加強(qiáng)信息傳遞的通暢性，確保了各個(gè)企業(yè)之間、各個(gè)部門之間以及各個(gè)員工之間信息的正常流動(dòng)。做好人事檔案管理工作能夠有效地為企業(yè)人力資源管理工作提供合理的配置，從而保證了人員的合理利用，避免出現(xiàn)人才流失、人才過剩等現(xiàn)象發(fā)生。

3 .人事檔案與員工的切身利益密切相關(guān)。事業(yè)單位的員工、國家公務(wù)員以及政府機(jī)關(guān)部門中的人事檔案體現(xiàn)的是員工對(duì)組織的信任感和歸屬感，同時(shí)增強(qiáng)了單位對(duì)員工的凝聚力和向心力。而其他企業(yè)的員工，因其具有一定的流動(dòng)性，使得他們的人事檔案成為了失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等的重要依據(jù)。

4.有利于開展員工培訓(xùn)活動(dòng)。根據(jù)單位人力資源的現(xiàn)狀，人事檔案能夠很好的幫助單位對(duì)人力資源進(jìn)行規(guī)劃，人事檔案中對(duì)職工的很多方面信息都有記載，例如人才質(zhì)量、人才數(shù)量、人才水平以及分布情況等重要信息，對(duì)這類檔案的收集、匯總、整合、分析，可以為單位人才現(xiàn)狀做一個(gè)全面了解，可以有效地幫助單位有針對(duì)性地設(shè)定職工培訓(xùn)項(xiàng)目。一個(gè)單位要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下很好地發(fā)展與生存，就必須要不斷的提升自我。提升自己的有效辦法就是讓自己的職工也變得強(qiáng)大起來。

5.利于企業(yè)人力資源的需求預(yù)測(cè)的科學(xué)化與規(guī)范化。人事檔案可以讓管理者更加明確人力資源的傾向，避免盲目做出預(yù)測(cè)，減少不必要的人才流失。

6.人事檔案管理工作有助于促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。企業(yè)的人事檔案是對(duì)每個(gè)員工成長歷程的真實(shí)寫照，能夠反映出每個(gè)員工的基本能力水平以及綜合素質(zhì)水平。人事管理部門可以通過檔案了解到職工內(nèi)心真正想要和想得到的東西，那么當(dāng)職工在表現(xiàn)突出時(shí)，滿足他們的訴求，這樣無形中給他們一種發(fā)自內(nèi)心的激勵(lì)，企業(yè)通過從檔案管理部門中獲取員工的檔案信息，化檔案資源優(yōu)勢(shì)為人才優(yōu)勢(shì)，做到知人善用，從而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

三、加強(qiáng)人事檔案管理的改進(jìn)措施，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)

人事檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應(yīng)人力資源管理的新要求，為人力資源開發(fā)提供有力的保證。

1.提高檔案管理人員的的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要，在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門的同時(shí)，要注重對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，要讓他們端正思想，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變過去坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地與各部門溝通協(xié)作。

2.建立健全合理的人事檔案管理制度。

有了健全的制度，人事檔案才具有參考價(jià)值。在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性;在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠。

3.提升人事檔案的真實(shí)性。人事檔案管理工作應(yīng)該不斷對(duì)員工檔案的真實(shí)性進(jìn)行調(diào)查，核查人員的基本信息，避免人事檔案中存在虛假信息。

4.完善人事檔案的相關(guān)內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作往往只會(huì)記錄員工的基本信息，如年齡、政治面貌、家庭情況、工作經(jīng)歷等等。但隨著時(shí)代的改變，這些信息已經(jīng)不能滿足企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行全面的了解和管理，所以在原有的基礎(chǔ)上，應(yīng)該適當(dāng)增加一些能夠放映個(gè)人專業(yè)能力的考核資料以及一些能體現(xiàn)員工素質(zhì)情況的材料，以此來完善人事檔案內(nèi)容的不足。應(yīng)定期對(duì)人事檔案的變動(dòng)情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，剔除過期的信息，補(bǔ)充有價(jià)值的信息，使人事檔案的價(jià)值得以充分的體現(xiàn)。

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)會(huì)越來越注重人事檔案的重要性，而且人事檔案在人力資源管理中起到關(guān)鍵的促進(jìn)作用。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的配置和企業(yè)的發(fā)展。為了企業(yè)的更好發(fā)展就要求我們?cè)谌耸聶n案上做足工作，只有這樣企業(yè)才能更好地發(fā)展。

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