電子檔案安全管理芻議

王新

摘?要：針對電子檔案信息進行安全管理，屬于當(dāng)前電子檔案管理工作的重點內(nèi)容。電子檔案信息進行安全保護能夠保障檔案信息維持在最原始、最真實的狀態(tài)，安全管理的順利進展也是電子檔案信息憑證及依據(jù)作用的基礎(chǔ)。電子檔案信息安全管理工作存在較多問題，如何有效的進行管理也是對電子檔案管理部門提出的巨大挑戰(zhàn)。因此本文將針對電子檔案在信息安全管理方面存在的問題進行研究，進而提出解決對策。

關(guān)鍵詞：電子檔案;安全管理;問題;對策研究

一、電子檔案安全管理的研究背景

當(dāng)前社會信息技術(shù)發(fā)展迅猛，尤其是計算機及網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，使得電子檔案管理模式應(yīng)運而生，在發(fā)展過程中憑借其獨特的優(yōu)勢逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案的管理技術(shù)也在不斷的創(chuàng)新升級。通過電子模式進行檔案管理，在很大程度上提高了檔案管理的工作效率。但是在發(fā)展過程中仍然會遇到很多難題和挑戰(zhàn)。由于電子檔案管理工作處于發(fā)展初期，各種管理操作系統(tǒng)尚未完善，在實際進行檔案管理的過程中會出現(xiàn)很多新的問題。因此針對電子檔案管理進行安全的維護，成為當(dāng)前電子檔案管理工作的重中之重，有必要針對各種細節(jié)進行完善，從而保障電子檔案管理工作始終維持在安全的范疇。

二、電子檔案安全管理存在的主要問題

（1）電子檔案管理時易出現(xiàn)機械或網(wǎng)絡(luò)故障問題

實際進行電子檔案管理仍然要借助于各種機械以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，但是由于當(dāng)前電子檔案管理部門針對電子檔案管理的技術(shù)還不夠成熟，在實踐中會出現(xiàn)各種問題。電子檔案信息通過電子軟件以及網(wǎng)絡(luò)云端進行信息保存，物理保存的機械設(shè)備為計算機或者特定終端機械設(shè)備。在某種意義上就是講，如果保存電子檔案信息的計算機或者其他設(shè)備損毀的情形下，其中儲存的電子檔案信息就會面臨缺失的慘境。有些電子檔案所涉及的信息具有極強的保密性，因此保存電子信息的設(shè)備不允許連接網(wǎng)絡(luò)，如果處于網(wǎng)絡(luò)范圍就極有可能被黑客盜取，電子檔案信息的安全性無法得到實際的保障。

（2）電子檔案安全管理制度不健全

很多從事電子檔案管理的工作部門，實際進行電子檔案管理工作的過程是缺乏電子檔案信息安全管理制度約束的，一般都還是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很少有人認(rèn)識到這兩種管理方式之間存在的差別，沒有將電子檔案信息管理的特點展現(xiàn)出來。盡管有些單位會制定相關(guān)的電子檔案信息安全管理制度，但是還是存在制度不落實或者讓執(zhí)行過程監(jiān)督不到位的問題，導(dǎo)致制度處于形同虛設(shè)的地位，制度對電子檔案管理人員沒有約束力，一些電子檔案信息的安全隱患在這種寬松管理過程中非常容易出現(xiàn)。同樣有些電子檔案信息安全管理單位和實際利用者之間，缺乏規(guī)范的操作規(guī)范以及完善的技術(shù)系統(tǒng)，因此對于電子檔案的信息安全將無法真正的得到保護。電子檔案信息安全管理工作部門在出現(xiàn)信息安全問題時缺乏靈活的應(yīng)變能能力，同時由于單位中沒有單獨設(shè)置專門的機構(gòu)及人員處理這種信息安全的突發(fā)事件，這些情形都會導(dǎo)致電子檔案信息安全無法保障。

（3）電子檔案信息安全管理的技術(shù)及設(shè)備相對落后

當(dāng)前利用電子檔案進行信息管理的單位中，都或多或少的存在安全隱患，同時缺乏完善的電子檔案管理系統(tǒng)以及相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備。在一些進行電子檔案管理工作的基層單位中，由于缺乏電子檔案信息安全管理經(jīng)驗，在技術(shù)以及設(shè)備上都還存在欠缺，因此在面對電子信息安全問題都無法及時的應(yīng)對解決，這也是單位電子檔案信息安全管理工作遇到瓶頸的主要原因。同時有些單位的電子檔案信息安全管理人員在管理技術(shù)上不太熟練，因此常常會處出現(xiàn)電子檔案信息管理漏洞。電子檔案管理部門在針對電子技術(shù)應(yīng)用的過程中沒有嚴(yán)格實行認(rèn)證制度，密碼以及進入口令隨時面臨泄露的風(fēng)險，因此在管理過程中電子檔案信息安全無法根本性的得到保障。電子檔案信息管理中涉及的殺毒以及各種應(yīng)用軟件技術(shù)尚未完善，沒有定期的對這些應(yīng)用技術(shù)進行系統(tǒng)的升級改造，這也會在一定程度上增加電子檔案信息安全管理工作風(fēng)險的又一重要原因。

（4）電子檔案信息在文件管理方面存在問題

實際進行電子檔案管理的工作部門，在電子檔案信息管理的應(yīng)用軟件開發(fā)以及實施程序上存在很多不完善的地方，無法滿足當(dāng)前實施電子檔案管理工作的實際需求。同時國內(nèi)沒有針對電子檔案管理規(guī)制統(tǒng)一的電子檔案文件的儲存以及傳輸形式，因此各個地區(qū)以及單位之間的電子檔案文件呈現(xiàn)出五花八門的保存及傳輸方式。電子檔案文件不具有統(tǒng)一性以及標(biāo)準(zhǔn)性在一定程度上對各地區(qū)以及各單位之間的電子檔案文件共享造成巨大障礙，同時會造成電子檔案信息索取的誤差，對電子檔案信息的安全性也會產(chǎn)生影響。

三、健全電子檔案安全管理的具體措施

（1）定期對電子檔案管理設(shè)備進行安全維護

電子檔案信息安全儲存設(shè)備以及各種終端服務(wù)設(shè)備容易遭遇攻擊，因此要對其進行定期的維護和檢修，將各種風(fēng)險因素排除在外。在對電子檔案信息儲存設(shè)備進行檢修時，可以通過對計算機的硬盤的內(nèi)容進行掃描的方式，將檢查出現(xiàn)的問題及時的解決，以免造成電子檔案信息的泄露。在針對電子檔案儲存設(shè)備進行維護之外，還需對儲存軟件的安全性進行檢測，例如可以制定完善的電子信息保存機制，在出現(xiàn)電子儲存設(shè)備斷電的情形下也能實現(xiàn)電子信息的備案保存，或者可以建立云檔案的傳播機制，但是也要加強電子檔案信息的保密性，以免在傳輸過程中電子檔案信息遭到竊取。通過各種措施實現(xiàn)電子檔案信息在硬件設(shè)備上的安全性，維護電子檔案安全管理部門工作的正常運行。

（2）推進電子檔案信息安全管理的制度建設(shè)

檔案信息安全管理部門想要更好的推進電子檔案信息的安全管理工作，重點要素之一在于加強電子檔案信息管理的制度規(guī)范建設(shè)。一方面要將管理部門中的信息安全管理制度進行完善，將電子檔案總涉及的各種信息進行有序的整理歸納，為后續(xù)電子檔案管理工作的順利進展提供良好的準(zhǔn)備。在進行制度建設(shè)時要充分結(jié)合電子檔案管理的特點，形成一套完善的規(guī)章制度。另一方面，電子檔案信息管理部門要對制度的落實情況定期的進行檢查，同時對執(zhí)行過程也要專門的進行監(jiān)督，保障規(guī)章制度得到切實以及有效的落實，從而全面推進電子檔案信息安全管理工作的順利開展。

（3）采用先進管理技術(shù)，降低電子檔案信息安全隱患

針對電子檔案信息進行管理的過程中可能會遇到各種外界干擾因素，例如在電子檔案信息的傳輸儲存的過程中，可能會受到外界人員的有意攻擊，通過植入病毒竊取檔案信息，或許可能是管理人員操作失誤導(dǎo)致的檔案信息丟失等都是電子檔案信息管理的安全隱患。這些安全隱患的存在，給電子檔案信息安全管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。因此當(dāng)前電子檔案信息安全管理部門要提高電子檔案信息管理技術(shù)，提高風(fēng)險抵抗能力。在出現(xiàn)問題的時充分運用現(xiàn)代的先進技術(shù)，將電子檔案信息放置在安全的區(qū)域范圍。

（4）制定規(guī)范電子檔案文件的法律法規(guī)

為了保障電子檔案信息在各個地區(qū)以及單位中具有統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的文件形式，保障電子檔案信息的安全性，制定一套完善的規(guī)范電子檔案文件形式的法律法規(guī)就具有極強的必要性。通過國家當(dāng)前在電子檔案方面制定法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，針對立法資源進行有效整合，逐漸形成一套完善的法規(guī)體系，將國內(nèi)各地區(qū)之間的電子檔案文件形式制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這種立法既能幫助單位間電子檔案文件信息實現(xiàn)共享，也能進一步保障電子檔案信息的安全性，推動電子檔案信息管理部門工作的順利進展。

四、結(jié)語

應(yīng)用電子網(wǎng)絡(luò)方式對電子檔案信息進行安全管理已成為時代的大勢所趨，經(jīng)過長時間的發(fā)展中將取代傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，但是我們對于電子檔案安全問題的問題也要引起的足夠重視，逐漸完善電子檔案安全管理工作。因此本文針對電子檔案安全管理中存在的問題進行研究，從而提出相應(yīng)的解決措施也具有了十分重要的意義，在未來將會推動電子檔案安全管理工作的順利進行。

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