某公立醫(yī)院人事檔案信息化管理體系建設(shè)實(shí)踐探討

摘 要：公立醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜且重要的工作，在公立醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用。但是面對(duì)當(dāng)前日益復(fù)雜的人事檔案信息，單純依靠傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，將很難滿足新時(shí)期公立醫(yī)院的實(shí)際需求，因此還需基于以往人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，積極構(gòu)建人事檔案信息化管理體系。文章首先對(duì)公立醫(yī)院構(gòu)建人事檔案信息化管理體系的優(yōu)勢(shì)展開(kāi)分析，然后選擇以某公立醫(yī)院做為研究對(duì)象，結(jié)合該醫(yī)院的實(shí)際情況提出人事檔案信息化管理體系建設(shè)策略，希望能夠有效促進(jìn)公立醫(yī)院人事檔案管理。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；人事檔案；信息化；建設(shè)策略

在新時(shí)期的公立醫(yī)院人力資源管理中，人事檔案信息的作用日漸突出，不僅完整記錄醫(yī)護(hù)人員實(shí)際工作相關(guān)的資料，而且在績(jī)效考核、待遇核算等方面也表現(xiàn)出重要作用。人事檔案管理的有效性，不僅關(guān)系到公立醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)，也與相關(guān)人員的切身利益有著密切的聯(lián)系。因此，當(dāng)前公立醫(yī)院在人事檔案管理工作上需積極加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，積極構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理體系，提升公立醫(yī)院人事檔案管理的作用。

一、公立醫(yī)院人事檔案信息化管理體系優(yōu)勢(shì)分析

從現(xiàn)階段公立醫(yī)院開(kāi)展人事檔案信息化管理的實(shí)際情況來(lái)看，其表現(xiàn)出較多的優(yōu)勢(shì)，不僅有效提升人事檔案管理工作的效率，而且更好的發(fā)揮出其具備的作用和價(jià)值。

（一）提高人事檔案管理效率

在人事檔案管理工作中通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠快速搜集和整合醫(yī)院內(nèi)部所有人員的人事信息，然后對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分類歸檔。相較于以往的紙質(zhì)檔案管理模式，在管理工作效率上得到較大的提升，且不易造成人事檔案信息的損壞和丟失。此外，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)人事檔案信息建立對(duì)應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索目錄，對(duì)人們查閱人事檔案信息也帶來(lái)極大的便利。

（二）更好的應(yīng)用人事檔案資料

實(shí)質(zhì)上在以往的人事檔案紙質(zhì)管理模式中，對(duì)人事檔案資料的應(yīng)用效率十分低下，許多資料信息并沒(méi)有發(fā)揮出其價(jià)值。而在當(dāng)前信息化管理模式下，公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以更為方便的調(diào)取人事信息，比較人事信息，并在崗位任命上做出科學(xué)的決策，使相關(guān)人員能夠在崗位上發(fā)揮出最大的優(yōu)勢(shì)。此外，也可將人事檔案資料與醫(yī)院的績(jī)效考核體系掛鉤，讓相關(guān)醫(yī)護(hù)人員在工作上能夠更加的積極主動(dòng)，提升醫(yī)院的整體醫(yī)療服務(wù)水平，為更多患者帶來(lái)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、某公立醫(yī)院人事檔案信息化管理體系建設(shè)實(shí)踐策略研究

從現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，信息化水平不斷得到提升，許多醫(yī)院逐漸構(gòu)建出較為完善的信息化管理體系，對(duì)新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展建設(shè)具有十分積極的意義。下面主要選擇筆者所在公立醫(yī)院做為研究對(duì)象，對(duì)其在人事檔案信息化管理體系建設(shè)上的具體策略展開(kāi)探討。

（一）加強(qiáng)信息化宣傳，轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知

在發(fā)展建設(shè)之初，首先需要人事檔案管理部門自身充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要作用，然后在全院范圍內(nèi)加強(qiáng)人事檔案管理信息化宣傳工作，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能夠逐漸認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，并對(duì)之引起高度的重視，在后期工作開(kāi)展中給予更多的支持和鼓勵(lì)；其次，在全院范圍內(nèi)組織開(kāi)展演講、講座等宣傳教育活動(dòng)，讓醫(yī)院內(nèi)部更多職工對(duì)該體系的建設(shè)引起關(guān)注，轉(zhuǎn)變以往對(duì)人事檔案管理的思想和認(rèn)知，使人事檔案管理信息化管理體系建設(shè)能夠得到全院職工的支持；再次，為逐步推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)工作，該公立醫(yī)院人事檔案管理部門制定了較為詳細(xì)的建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，對(duì)后期信息化管理體系建設(shè)所需要的人力和物力做出大致的計(jì)算，同時(shí)也對(duì)信息化管理體系建設(shè)完成后所帶來(lái)的直接效益做出估算，主要體現(xiàn)在管理工作開(kāi)展的人力資源成本和紙質(zhì)資源堆放占用的土地資源成本兩方面；最后，將發(fā)展建設(shè)規(guī)劃、建設(shè)完成優(yōu)勢(shì)對(duì)比等信息在公開(kāi)欄展示，進(jìn)一步達(dá)到信息化宣傳的效果。良好的宣傳工作是促進(jìn)人事檔案信息化管理體系建設(shè)的首要步驟，當(dāng)醫(yī)院內(nèi)部的職工、部門領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)等在思想認(rèn)知上發(fā)生轉(zhuǎn)變后，人事檔案信息化管理體系建設(shè)才能夠更加順利的開(kāi)展和實(shí)施。

（二）加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)

公立醫(yī)院人事檔案管理部門在積極推行信息化管理的過(guò)程中，還需要注重其內(nèi)部原有人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作，積極引進(jìn)優(yōu)秀的信息化管理人才，組建更加專業(yè)化的人事檔案信息化管理隊(duì)伍。在信息化背景下，人事檔案管理工作對(duì)管理人員提出較高的技術(shù)要求和專業(yè)素質(zhì)要求。相關(guān)人事檔案管理人員不僅需熟練掌握檔案信息錄入、接收、分類、編制等管理工作，而且還需具備較高的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，切實(shí)保證人事檔案信息的安全性。因此，該公立醫(yī)院人事檔案管理部門在構(gòu)建信息化管理體系時(shí)，著重強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并對(duì)所有在職工作人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)考核，考核合格人員方可進(jìn)入相應(yīng)崗位工作。此外，部門內(nèi)部定期組織討論活動(dòng)，針對(duì)人事檔案信息化管理工作中易出現(xiàn)錯(cuò)誤的點(diǎn)展開(kāi)討論，增進(jìn)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（三）建設(shè)信息化平臺(tái)，提升管理技術(shù)

構(gòu)建信息化管理體系，關(guān)鍵還需完善的信息化管理平臺(tái)作為基礎(chǔ)，從該公立醫(yī)院信息化平臺(tái)建設(shè)的情況來(lái)看，主要從檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、信息檢索平臺(tái)建設(shè)以及權(quán)限設(shè)置三個(gè)方面來(lái)完善，并取得了較好的效果。

（1）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

醫(yī)院在不斷發(fā)展建設(shè)的過(guò)程中，人事檔案信息也在不斷的增多，而傳統(tǒng)的人事檔案管理模式受制于存儲(chǔ)能力的限制，在進(jìn)行信息記錄時(shí)往往只能夠?qū)σ恍┹^為重要的信息展開(kāi)記錄，這無(wú)疑將造成許多人事檔案信息的流失。而在信息化背景下，醫(yī)院構(gòu)建屬于自身獨(dú)立的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，更新掃描儀、傳輸機(jī)、幻影設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備等，建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息輸入、檔案數(shù)據(jù)信息整理、檢索以及數(shù)據(jù)信息修改的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為人事檔案信息的存儲(chǔ)、調(diào)用提供便利。

（2）建設(shè)信息檢索平臺(tái)

為更好的促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部人員對(duì)人事檔案信息進(jìn)行應(yīng)用，該公立醫(yī)院在進(jìn)行信息化平臺(tái)建設(shè)時(shí)著重加強(qiáng)對(duì)信息檢索平臺(tái)的完善，使信息化平臺(tái)具備較強(qiáng)的檢索功能，在很大程度上方便人們對(duì)人事檔案信息的調(diào)取和對(duì)比。如：各個(gè)科室的主要負(fù)責(zé)人能夠通過(guò)信息檢索平臺(tái)查看該科室內(nèi)人員的信息檔案，對(duì)科室內(nèi)人員各方面信息做出綜合性比對(duì)，當(dāng)需要進(jìn)行人事變動(dòng)時(shí)，能夠?yàn)榭剖抑饕?fù)責(zé)人提供充分的數(shù)據(jù)信息支持。

（3）科學(xué)設(shè)置管理權(quán)限

該公立醫(yī)院在進(jìn)行信息化平臺(tái)建設(shè)時(shí)，尤為重視信息化平臺(tái)建設(shè)的安全性。首先為避免人事檔案信息出現(xiàn)損壞或遺失的情況，對(duì)所有人事檔案信息都進(jìn)行了備份處理；其次為保證人事檔案信息的真實(shí)可靠性，對(duì)人事檔案信息化平臺(tái)的應(yīng)用進(jìn)行了科學(xué)的權(quán)限設(shè)置。如：醫(yī)院各科室的主要負(fù)責(zé)人只有查看和提供人事信息的權(quán)限，而沒(méi)有修改人事檔案信息的權(quán)限。同時(shí)人事檔案信息錄入只能由人事檔案部門專門的工作人員來(lái)完成，并在平臺(tái)上自動(dòng)記錄錄入人員的信息。

（四）實(shí)現(xiàn)制度化管理，規(guī)范管理工作

規(guī)范化、制度化管理是現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展建設(shè)必須采取的模式，對(duì)提升醫(yī)院的整體水平有較大的幫助。同樣在醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理部門也需要制定相應(yīng)的管理制度，對(duì)內(nèi)部工作人員的工作行為做出約束和管理，明確各自的工作職責(zé)，減少檔案管理的隨意性。

（1）制定入檔流程和制度

為保證醫(yī)院人事檔案信息入檔的規(guī)范性，該醫(yī)院在信息化檔案建設(shè)初期，制定了明確的入檔流程和制度，并將該流程和制度嚴(yán)格落實(shí)，在很大程度上促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化。如：在人事檔案入檔制度中對(duì)相關(guān)信息收集的時(shí)間和內(nèi)容要求等做出規(guī)定，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照制度收集人事檔案信息并錄入到系統(tǒng)之中。如果人事檔案信息由個(gè)人提交，還需由檔案管理人員進(jìn)行初步審核，檢查入檔材料的真實(shí)性和完整性，對(duì)于材料信息虛假、材料信息不完整的檔案需通知相關(guān)人員重新補(bǔ)交。從而確保錄入的人事檔案信息具備較高的準(zhǔn)確性和完整性。

（2）規(guī)范信息化工作流程

該醫(yī)院在推行人事檔案信息化工作的初期階段，需將以往存儲(chǔ)的紙質(zhì)人事檔案信息全部錄入到信息化系統(tǒng)中，該過(guò)程工作量較為龐大，為避免工作人員在錄入信息時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤。該公立醫(yī)院建立了相應(yīng)的工作流程和監(jiān)督管理機(jī)制。首先，人事部門針對(duì)工作流程中各個(gè)工作環(huán)節(jié)設(shè)定對(duì)應(yīng)的記錄表格，責(zé)任人需在對(duì)應(yīng)完成的信息上進(jìn)行簽字，將責(zé)任嚴(yán)格落實(shí)到檔案管理人員身上，督促其對(duì)質(zhì)量加以控制；其次，制定文字、圖片等錄入標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員錄入系統(tǒng)的圖片必須完整、清晰、端正。同時(shí)安排專門的人員對(duì)錄入信息進(jìn)行抽查，保證所錄入信息的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代公立醫(yī)院加強(qiáng)人事檔案信息化管理建設(shè)對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著十分積極的作用，不僅能夠在很大程度上促進(jìn)公立醫(yī)院的人力資源管理，而且能夠?qū)⑨t(yī)院整體運(yùn)營(yíng)水平產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用，因此當(dāng)前公立醫(yī)院應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到其具備的重要作用，積極采取有效的建設(shè)策略，從加強(qiáng)信息化宣傳，轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知、加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)、建設(shè)信息化平臺(tái)，提升管理技術(shù)、實(shí)現(xiàn)制度化管理，規(guī)范管理工作四個(gè)方面加以完善，從而構(gòu)建出完善的人事檔案信息化管理體系。

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作者簡(jiǎn)介：張?chǎng)危?983.02- ），男，漢族，河北唐山人，本科，高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。