談全面實現(xiàn)無紙化辦公后如何做好電子檔案的管理

司馬威

摘 要：本文圍繞著電子檔案的特點，分析無紙辦公時代電子檔案管理的策略方法，著力形成完善的電子檔案管理機制，促進電子檔案管理的快速發(fā)展，解決傳統(tǒng)檔案管理方面的問題，達到高質(zhì)量開展檔案管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；無紙辦公；優(yōu)化策略

新技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，必將對傳統(tǒng)的檔案信息載體和管理方式造成重大沖擊，以“卷”為單位實體形式的檔案肯定越來越少，傳統(tǒng)意義上的檔案可能將無來源。取而代之的是以磁帶、磁盤或光盤為介質(zhì)的電子檔案。對形成電子檔案的電子文件如何進行收集和管理，是擺在檔案工作者面前艱巨而復(fù)雜的任務(wù)，也是能否保證全宗內(nèi)檔案齊全完整的關(guān)鍵所在。無紙辦公時代的來臨，促進了電子檔案管理工作發(fā)展，當(dāng)前電子檔案已經(jīng)成檔案管理工作的主趨勢，在紙制檔案與電子檔案雙套制運行的模式下，還要提高電子檔案管理質(zhì)量。

1 無紙時代電子檔案管理特征

1.1 歸檔方式

無紙時代電子檔案歸檔操作與傳統(tǒng)的檔案管理方式較大差異，電子文件歸檔主要采用定期歸檔與實歸檔方式，要求文件形成單位通過互聯(lián)網(wǎng)定時將電子文檔傳遞給檔案管理部門，與電子文件對應(yīng)的紙制文檔主要采用第二年歸檔的物理歸檔方式。電子文件歸檔的主要優(yōu)勢在于快捷、高效，可以方便的進行文件傳遞，達到有效進行分類管理的目標(biāo)。

1.2 保管方式

電子文件的保護方式也有較大差異，無紙時代的電子文檔的存儲主要采用結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)庫，可以進行海量數(shù)據(jù)信息的存儲，而且有效的節(jié)約了存儲的空間，可以滿足迅速查詢、低成本存檔，與提高存檔安全性目標(biāo)。在存檔操作時可以提高防霉、防蛀、防火等效果。電子存檔還可以借助云存儲技術(shù)，從而實現(xiàn)電子檔案的分布式存儲，滿足了高效廣域存儲的需要。

1.3 使用方式

電子檔案提高了使用的快捷性與智能性?；诨ヂ?lián)網(wǎng)的電子檔案利用可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程調(diào)閱和實時調(diào)閱。依靠先進的電子檔案管理系統(tǒng)可以對檔案使用權(quán)限進行劃分，并且滿足用戶隨時獲得檔案的需要。通過精密的檢索機制，還可以滿足用戶對個性化的檔案數(shù)據(jù)需求，減少了信息翻閱查詢工作。借助電子設(shè)備的檔案查詢使用效率更高，使用方式更加快捷，因此滿足了用戶登入計算機進行檔案閱讀或者檔案下載的需要。

2 無紙時代電子檔案管理問題

2.1 提高檔案意識

無紙時代檔案管理意識還有待加強，有些單位雖然推行了無紙化辦公，但是對自動辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息管理不足，辦公系統(tǒng)存在著大量的數(shù)據(jù)冗余、錯誤或者系統(tǒng)性不足的問題。無紙時代促進了檔案雙套制的形成，無紙檔案管理融合了電子檔案與紙質(zhì)檔案優(yōu)勢，發(fā)揮了高效存儲與檢索的價值優(yōu)勢。但是當(dāng)前紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的運行機制導(dǎo)致電子檔案管理制度建立不完善，電子檔案的運行機制改革速度較慢，有不少基層單位仍不適應(yīng)電子檔案使用環(huán)境，工作人員對電子檔案運行制度與方法不熟悉，電子檔案管理質(zhì)量較弱，電子檔案未能長久保存。

2.2 無紙程度較低

無紙檔案管理的主要目標(biāo)在于節(jié)省檔案存儲成本，提高檔案信息的應(yīng)用效率。當(dāng)前基層單位雖然推廣使用無紙辦公系統(tǒng)，但是并未放棄紙質(zhì)檔案，往往執(zhí)行雙套制。雖然檔案無紙化推行多年，但是流程與處理機制仍不完善，檔案管理還主要人工方式操作為主，還缺乏有效的檔案檢索與傳閱機制。檔案管理理念與管理模式較為機械，導(dǎo)致檔案管理中程序繁瑣。

2.3 安全性較低

雖然無紙化檔案管理提高了檔案管理工作效率，但是無紙時代的檔案管理主要依靠互聯(lián)網(wǎng)運行，當(dāng)前電子檔案還受到互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的新安全威脅。有些單位電子檔案管理的安全環(huán)境不足，運行電子檔案的系統(tǒng)存在較多漏洞，電子檔案存儲方式、運行環(huán)境與保存機制還受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境因素影響。

2.4 系統(tǒng)協(xié)調(diào)性低

當(dāng)前電子檔案的系統(tǒng)協(xié)調(diào)性低，電子檔案建設(shè)過程中存在著溝通不足的問題。電子檔案管理內(nèi)部還存在著各自為政的現(xiàn)象，檔案管理部門與檔案建設(shè)部門之間的協(xié)調(diào)不足，因此影響檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。當(dāng)前檔案管理的規(guī)范性較低，雖然無紙化辦公時代已經(jīng)有具體的內(nèi)部規(guī)定，但是檔案管理的辦事效率，檔案管理的操作流程仍有待完善。檔案管理工作還要形成科學(xué)的移交、歸檔與權(quán)限等方面的劃分機制。

3 無紙時代電子檔案管理策略

3.1 優(yōu)化檔案管理制度

提高無紙時代電子檔案管理有效性，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化電子檔案管理工作制度，創(chuàng)新電子檔案的管理方法，著力形成完善的電子檔案管理工作體系，達到提高電子檔案管理有效性目標(biāo)。首先，應(yīng)當(dāng)重視電子檔案的管理工作，明確電子檔案管理的內(nèi)容，制定電子檔案管理工作的規(guī)范與操作標(biāo)準(zhǔn)，形成階段歸檔、年歸檔、紙制文檔的專門制度，促進向電子檔案方向轉(zhuǎn)化發(fā)展。其次，加強電子檔案管理工作宣傳，全面提高職工的電子檔案應(yīng)用與管理意識，形成電子檔案簽名、調(diào)閱、職能權(quán)限機制。還要保證電子檔案文字材料、聲音文件、數(shù)據(jù)文件的整體質(zhì)量。第三，建立歸檔的科學(xué)化范圍，構(gòu)建電子檔案立卷制度，加強監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)建設(shè)，提高電子檔案真實可靠性，營造多樣與科學(xué)的檔案管理機制。

3.2 加強硬件設(shè)施建設(shè)

提高電子檔案管理工作有效性，還要加強電子檔案管理的硬件設(shè)施的建設(shè)工作。首先，明確電子檔案管理工作的建設(shè)計劃，分析當(dāng)前單位電子檔案管理工作的狀態(tài)與短板，根據(jù)無紙制與互聯(lián)網(wǎng)電子檔案管理應(yīng)用的需要，擬定檔案設(shè)備更新的計劃。其次，從保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)運行安全著眼，全面強化電子檔案的安全保護措施，提高職工的電子檔案安全與保密意識，積極研究結(jié)構(gòu)化和云存儲的技術(shù)與相關(guān)操作規(guī)程，配置紙制檔案的影像化設(shè)備，并且逐步優(yōu)化和擴展檔案存儲的格式等，開發(fā)優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)庫。第三，還要完善管理系統(tǒng)與開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)，提高檔案管理的智能化水平，注重在人機交互模式下提高檔案的應(yīng)用效率，發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)共享支持作用，為電子檔案全面應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，并且通過先進設(shè)備優(yōu)到促進電子檔案快速發(fā)展目標(biāo)。

3.3 開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

提高檔案管理工作的總體質(zhì)量，適應(yīng)無紙時代電子檔案管理工作的現(xiàn)實需要，還要加強電子檔案管理技術(shù)培訓(xùn)工作。首先，對現(xiàn)有的電子檔案管理操作技術(shù)人員進行培訓(xùn)，要求電子檔案管理人員掌握先進的管理技術(shù)與方法，提高電子檔案管理人員專業(yè)性，做好檔案管理的分級與分工，合理設(shè)置檔案管理權(quán)限，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的有效存儲。其次，構(gòu)建開發(fā)電子檔案管理體系的團隊，注重組建可以開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)團隊，不斷優(yōu)化和改進電子檔案的運行環(huán)境與提高管理質(zhì)量。第三，加強專業(yè)技術(shù)的普及培訓(xùn)工作，促進廣大職工更好的學(xué)習(xí)電子檔案管理與應(yīng)用方法，形成良好的電子檔案管理氛圍與發(fā)揮電子檔案價值。

4 結(jié)論

無紙時代的電子檔案管理應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的系統(tǒng)，依靠優(yōu)質(zhì)的軟硬件提高電子檔案的運行質(zhì)量，注重在無紙化時代更好履行電子檔案制度法規(guī)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，達到高效開發(fā)電子檔案的目標(biāo)。

參考文獻

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