淺析財(cái)會部門在高校內(nèi)部控制中的角色

葉劍東

摘要：內(nèi)部控制在企業(yè)管理的實(shí)踐中日趨成熟后被引入高校管理。高校財(cái)會部門在內(nèi)部控制的內(nèi)部制衡、預(yù)算業(yè)務(wù)控制、收支業(yè)務(wù)控制和資產(chǎn)控制等方面扮演著非常重要的角色，發(fā)揮著不可或缺的作用。

關(guān)鍵詞：財(cái)會部門；高校；內(nèi)部控制

內(nèi)部控制作為一種實(shí)踐活動源遠(yuǎn)流長，作為一種官方的正式制度則始于1992年美國反虛假財(cái)務(wù)報(bào)告委員會下屬的發(fā)起人委員會（The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission，簡稱COSO）發(fā)布的《內(nèi)部控制整合框架》。2008年，我國財(cái)政部、證監(jiān)會、審計(jì)署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，將內(nèi)部控制正式引入國內(nèi)企業(yè)管理。此后，財(cái)政部2012年發(fā)布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱“《規(guī)范》”）、2015年發(fā)布《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》、2017年發(fā)布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度（試行）》，教育部2016年發(fā)布《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部控制指南（試行）》，開始將內(nèi)部控制引入高校管理。一大批高校進(jìn)行公開招標(biāo)，聘請中介機(jī)構(gòu)為其設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度。

《規(guī)范》給內(nèi)部控制的定義是：單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，通過制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。同時還規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮財(cái)會、內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察、政府采購、基建、資產(chǎn)管理等部門或崗位在內(nèi)部控制中的作用?！痹趯?shí)踐活動中，財(cái)會部門在高校內(nèi)部控制中扮演著非常重要的角色，發(fā)揮著不可或缺的作用。

一、在內(nèi)部制衡中的角色

《規(guī)范》要求高校內(nèi)部控制遵循制衡性原則，在單位內(nèi)部的部門管理、職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程等方面形成相互制約和相互監(jiān)督。只有遵循制衡性原則，才能有效地防止或發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯誤舞弊?？偨Y(jié)起來，高校內(nèi)部控制制衡性原則主要體現(xiàn)在五個方面：1.不相容崗位相互分離，不同崗位之間相互制約和相互監(jiān)督；2.建立“三重一大”集體決策和會簽制度，領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部相互制約和相互監(jiān)督；3.建立輪崗制度，后任對前任進(jìn)行制約和監(jiān)督；4.信息內(nèi)部公開，接受教職工的制約和監(jiān)督；5.專項(xiàng)審計(jì)或檢查，形成專項(xiàng)制約和監(jiān)督。財(cái)會部門在內(nèi)部制衡中的角色包括：1.作為不相容崗位的一部分參與高校管理，例如對于影響重大、專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，高校應(yīng)當(dāng)組織包括財(cái)務(wù)人員在內(nèi)的專業(yè)人員參與談判等；2.對內(nèi)部制衡的前兩個方面進(jìn)行監(jiān)督，主要是是審查原始憑證上的簽名或者蓋章是否符合本校規(guī)章制度中內(nèi)部制衡的相關(guān)規(guī)定。《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定：“原始憑證的內(nèi)容必須具備：……經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章”。此處的“經(jīng)辦人員”應(yīng)當(dāng)包括整個業(yè)務(wù)流程中的所有相關(guān)人員。簽字或蓋章意味著他們經(jīng)辦了業(yè)務(wù)，對自己做過的工作承擔(dān)責(zé)任。財(cái)會部門作為業(yè)務(wù)流程的最后環(huán)節(jié)，審查的具體內(nèi)容包括：審批與執(zhí)行屬于不相容崗位，相關(guān)業(yè)務(wù)有無請示文件，請示文件上有無批示、有無簽名或蓋章等；在采購實(shí)物的業(yè)務(wù)中，采購和驗(yàn)收屬于不相容崗位，原始憑證上有無采購人員和驗(yàn)收人員分別簽名或蓋章；在招標(biāo)業(yè)務(wù)中，執(zhí)行與監(jiān)督屬于不相容崗位，招標(biāo)結(jié)果有無評審人員和紀(jì)檢監(jiān)察人員的簽名或蓋章；超過一定額度的經(jīng)費(fèi)、審批人員自己開銷的經(jīng)費(fèi)，原始憑證上有無按規(guī)定有權(quán)審批人員的簽名或蓋章；“三重一大”事項(xiàng)，有無本校紅頭文件，或者原始憑證上有無本校制度所規(guī)定的所有審批人員的簽名或蓋章等。

二、在預(yù)算業(yè)務(wù)控制中的角色

預(yù)算是高校年度工作計(jì)劃的貨幣化，是落實(shí)高校年度工作目標(biāo)、促進(jìn)高校實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要手段。預(yù)算業(yè)務(wù)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：預(yù)算編制不科學(xué)；預(yù)算執(zhí)行不規(guī)范；預(yù)算調(diào)整未按程序執(zhí)行；未開展或?qū)嵤┮?guī)范的預(yù)算績效評價工作；會計(jì)決算不規(guī)范等。在預(yù)算業(yè)務(wù)中，財(cái)會部門是負(fù)責(zé)預(yù)算日常管理工作的職能部門，其主要角色包括：1.建立健全本校的預(yù)算管理制度，將預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、決算與評價等工作制度化；2.按時下達(dá)預(yù)算編制通知，督促各部門申報(bào)預(yù)算數(shù)據(jù)。根據(jù)積極穩(wěn)妥原則和學(xué)生人數(shù)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等實(shí)際情況科學(xué)測算收入，根據(jù)統(tǒng)籌兼顧、保證重點(diǎn)、勤儉節(jié)約原則和各部門申報(bào)的數(shù)據(jù)科學(xué)測算支出，根據(jù)量入為出、收支平衡原則完成預(yù)算草案。積極與領(lǐng)導(dǎo)層、各部門溝通，完成預(yù)算的審批程序；3.預(yù)算經(jīng)批準(zhǔn)后，及時將預(yù)算指標(biāo)下達(dá)各部門，并將預(yù)算指標(biāo)嵌入會計(jì)系統(tǒng)，防止超預(yù)算、無預(yù)算的支出。建立預(yù)算執(zhí)行情況查詢系統(tǒng)供各部門負(fù)責(zé)人使用，或者定期向各部門通報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況。建立健全預(yù)算執(zhí)行分析機(jī)制，加強(qiáng)與各部門的溝通，督促各部門積極落實(shí)預(yù)算；4.剛性執(zhí)行預(yù)算，不辦理超預(yù)算、無預(yù)算的支出，預(yù)算調(diào)整都只有經(jīng)過事先規(guī)定的特定審批程序后方可辦理；5.會計(jì)年度終了時，仔細(xì)梳理賬務(wù)，分析本校的財(cái)務(wù)狀況和事業(yè)成果，在賬賬相符、賬實(shí)相符的基礎(chǔ)上撰寫財(cái)務(wù)決算報(bào)告，委托會計(jì)事務(wù)所對財(cái)務(wù)決算報(bào)表進(jìn)行審計(jì)；6.建立健全預(yù)算績效評價機(jī)制，根據(jù)年度預(yù)算執(zhí)行情況對各部門進(jìn)行獎懲。

三、在收支業(yè)務(wù)控制中的角色

對收支業(yè)務(wù)進(jìn)行會計(jì)核算和會計(jì)監(jiān)督是高校財(cái)會部門的法定職能。《會計(jì)法》第五條規(guī)定：“會計(jì)機(jī)構(gòu)、會計(jì)人員依照本法規(guī)定進(jìn)行會計(jì)核算，實(shí)行會計(jì)監(jiān)督?！备咝Ｊ杖霕I(yè)務(wù)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：違規(guī)收費(fèi)，擅自增設(shè)收費(fèi)項(xiàng)目、提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)或擴(kuò)大收費(fèi)對象；收入未及時足額上繳，漏收或者被截留；收入的會計(jì)核算不規(guī)范等。高校支出業(yè)務(wù)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：虛造支出業(yè)務(wù)、夸大支出金額以套取資金；審批程序不完整；未經(jīng)法定程序，超標(biāo)準(zhǔn)、無預(yù)算、超預(yù)算報(bào)銷；支出的會計(jì)核算不規(guī)范等。在收入方面，財(cái)會部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合合同控制，要求各部門簽訂經(jīng)濟(jì)類合同協(xié)議后至少提交一份原件給財(cái)會部門，每年至少清理經(jīng)濟(jì)類合同一次；與審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門合作，定期或不定期檢查各部門收費(fèi)及上繳情況；加強(qiáng)票據(jù)管理，保證票、賬、款三者一致；按要求辦理收費(fèi)備案，進(jìn)行收費(fèi)公示；定期向輔導(dǎo)員發(fā)布學(xué)生欠費(fèi)信息，建立健全催繳學(xué)費(fèi)獎懲制度。在支出方面，財(cái)會部門應(yīng)當(dāng)建立健全支出內(nèi)部管理制度，確定經(jīng)濟(jì)活動的各項(xiàng)支出標(biāo)準(zhǔn)，明確支出報(bào)銷流程，按照規(guī)定辦理支出事項(xiàng)。財(cái)會部門對支出業(yè)務(wù)原始憑證的審查主要包括兩個方面：1.審查原始憑證的真實(shí)性、合法性。發(fā)票是購買商品或服務(wù)的有效證明，其真實(shí)性可以在國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺和各省國家稅務(wù)局的發(fā)票查詢板塊查詢。同時，發(fā)票應(yīng)當(dāng)列明商品或服務(wù)的具體名稱、數(shù)量和單價等信息；2.審查原始憑證的記載準(zhǔn)確性、完整性。例如外出參加會議、培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)有會議、培訓(xùn)通知，長途交通費(fèi)和住宿費(fèi)符合標(biāo)準(zhǔn)；公務(wù)接待應(yīng)當(dāng)“四要件”齊全，人均金額和陪同人員符合標(biāo)準(zhǔn)；購買商品或服務(wù)達(dá)到既定標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)當(dāng)有招標(biāo)結(jié)果、合同等原始憑證；購買實(shí)物資產(chǎn)的，應(yīng)當(dāng)有驗(yàn)收證明，達(dá)到一定金額的還應(yīng)當(dāng)有存貨或固定資產(chǎn)入庫的單據(jù)等。財(cái)會部門對原始憑證的審查不涉及對字跡和文件真?zhèn)蔚蔫b定，通常也不涉及對報(bào)賬人員以外的人進(jìn)行查證等活動，其有效性不是絕對的。財(cái)會部門在審查原始憑證之外，還有一項(xiàng)重要工作是按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定將原始憑證保管30年，為專項(xiàng)審計(jì)或檢查提供證據(jù)。

四、在資產(chǎn)控制中的角色

資產(chǎn)是高校開展業(yè)務(wù)活動的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，包括財(cái)會部門直接管理的貨幣資金和各部門管理的其他資產(chǎn)。高校資產(chǎn)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：貨幣資金被挪用或貪污，其他資產(chǎn)被私人侵占、出租出借管理不規(guī)范和處置程序不合規(guī)；資產(chǎn)被閑置或使用效率不高；資產(chǎn)的會計(jì)核算不規(guī)范等。對于貨幣資金的保護(hù)，財(cái)會部門應(yīng)積極落實(shí)內(nèi)部控制關(guān)于貨幣資金保護(hù)的規(guī)定，例如購買保險(xiǎn)柜存放備用金和印章、空白票據(jù)等；嚴(yán)格遵守關(guān)于備用金限額的規(guī)定，將收入的現(xiàn)金和超出限額的現(xiàn)金及時送存銀行；嚴(yán)格遵守《現(xiàn)金管理暫行條例》，付款盡量通過銀行而不是庫存現(xiàn)金結(jié)算；加強(qiáng)對支票、銀行U盾、有價證券等支付工具、金融工具的管理；出納不得兼管稽核、會計(jì)檔案保管和收入、支出、債權(quán)、債務(wù)賬目的登記工作；嚴(yán)禁一人保管收付款項(xiàng)所需的全部印章、一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程；指定不辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的會計(jì)人員定期和不定期抽查盤點(diǎn)庫存現(xiàn)金，核對銀行存款余額，抽查銀行對賬單、銀行日記賬及銀行存款余額調(diào)節(jié)表，核對是否賬實(shí)相符、賬賬相符等。對于其他資產(chǎn)的保護(hù)，財(cái)會部門的角色包括：1.嚴(yán)格管理本部門保管、使用的資產(chǎn)，做好資產(chǎn)調(diào)入、調(diào)出、報(bào)修和報(bào)廢的登記工作；2.定期與資產(chǎn)管理部門、倉庫對賬，參與資產(chǎn)清查工作，發(fā)現(xiàn)不符的，應(yīng)當(dāng)及時查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定處理，根據(jù)資產(chǎn)清查結(jié)果和學(xué)校意見做好資產(chǎn)價值賬的調(diào)整。

參考文獻(xiàn)：

[1]《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會[2012]21號）.

[2]《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部控制指南（試行）》（教財(cái)廳[2016]2號）.