淺談信息化管理在辦公室管理工作中的作用

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的辦公室管理隨著信息化的改革在工作模式上做出了相應(yīng)的深化改革，也對辦公室管理工作提出了更高的要求。信息化管理運用于辦公室管理工作中，替代了傳統(tǒng)的辦公室管理模式，為辦公室管理提供了現(xiàn)代化的手段和科學(xué)的管理方法，提高了辦公室的工作效率和質(zhì)量。本文將分析辦公室管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展，以及信息化管理在辦公室管理工作中的作用進行探討，以供為中心的管理模式的改革做出參考。

關(guān)鍵詞：信息化管理；辦公室管理工作；作用

所謂信息化管理，就是將信息技術(shù)及時有效地運用到辦公室管理工作中，如檔案的整理、信息的共享以及各部門之間的交流協(xié)調(diào)等。在辦公室管理工作中運用信息化管理，是信息時代下辦公室發(fā)展的必然要求，對于提高辦公室效率，促進中心辦公安全性的具有重要意義。作為辦公室管理人員應(yīng)當不斷完善自身的學(xué)習能力以及業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)中心發(fā)展的需要，維護中心的正常運轉(zhuǎn)，提高中心的經(jīng)濟效益和社會效益。

一、辦公室管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展

在當前信息化時代下，信息技術(shù)也成為各單位核心競爭力的重要組成部分，辦公室管理盡管位于中心發(fā)展的“后方”，卻直接影響到整個中心的整體運行。

（一）傳統(tǒng)的辦公室管理工作

辦公室管理工作主要是圍繞中心的各項業(yè)務(wù)的正常運行和高效開展的，決策層、執(zhí)行層以及全體工作人員進行傳達和執(zhí)行各項任務(wù)并且進行督促落實的綜合性信息處理工作。傳統(tǒng)的辦公室工作特點是忙、雜、繁，文件都是以手工錄入以及文本形式進行傳遞，信息大多是以口頭形式傳授，這種工作模式容易對文件信息的傳遞造成遺漏和誤差，從根本上制約了中心的長遠發(fā)展。辦公管理人員基本上是有規(guī)律的重復(fù)性工作，這種傳統(tǒng)的辦公方式使得工作人員忙于應(yīng)付日常工作，沒有足夠的時間及時、準確、全面、專業(yè)的對中心各方面的信息進行綜合、高效的分析，降低了工作效率，不能為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供科學(xué)依據(jù)。因此，隨著社會經(jīng)濟發(fā)展的不斷進步，傳統(tǒng)的辦公管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會發(fā)展的要求。

（二）辦公室信息化管理發(fā)展

由于上述原因，傳統(tǒng)的辦公室管理模式存在許多弊病并容易導(dǎo)致決策失誤，所以辦公室信息化管理勢在必行，為辦公室管理工作提供先進的管理手段。

（1）辦公室管理方式現(xiàn)代化

以往中心下發(fā)文件或發(fā)布通告都必須打印大量紙張材料，安排專門的人員進行各個部門的發(fā)放，浪費了大量人力、物力。通過辦公室信息化管理建設(shè)，實現(xiàn)各部門之間的信息交流和共享，及時協(xié)調(diào)各部門之間的工作安排，對中心的日常行政管理起到了積極的輔助作用。利用信息化管理可以快速提取各部門的信息，如財務(wù)收支狀況、后勤管理等重要信息數(shù)據(jù)，實時掌握中心的工作效益和狀況，提高行政管理工作的科學(xué)性，有效促進中心的現(xiàn)代化管理和綜合管理水平的提高。

（2）職業(yè)要求的提高

辦公室信息化管理不僅要求管理人員需要有愛崗敬業(yè)、吃苦耐勞的精神，還要求工作人員要熟練掌握和運用各種辦公軟件和工具。在日常的工作中，要不斷提高自身的職業(yè)道德修養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，強化自我工作意識，提高工作效率，以適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會的發(fā)展需要。

二、信息化管理在辦公室管理工作中的作用

辦公室信息化管理，不僅能在日常的行政管理工作中減少無謂的人力和物力的消耗，更能提高工作效率，極大的發(fā)揮信息化管理在辦公室管理工作中的重要作用。

（一）提高辦公室工作效率

信息化是當今時代的發(fā)展趨勢，辦公信息化是信息化社會的重要標志。辦公室管理信息化通過深入開發(fā)和廣泛利用信息資源，不斷提高中心的生產(chǎn)、經(jīng)營、決策的效率和水平，提高中心的工作效率和管理效益。信息技術(shù)的運用，能夠簡化工作流程，避免了傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)時由于手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時間的浪費，保障了工作的快捷和準確。辦公管理信息化促進了信息的有效流通和共享，消除了中心內(nèi)部信息不暢的問題，還能為日后的查找提供便利的服務(wù)，在降低辦公開支管理成本的同時，增強了中心的凝聚力，減少了差錯率，提高了整體的工作效率。

（二）促進中心向正規(guī)化發(fā)展

辦公管理信息化能有效明確工作崗位與工作職責，增強工作人員的責任感，減少工作中的推托、扯皮現(xiàn)象，促進中心向正規(guī)化、專業(yè)化方向發(fā)展。從中心外部來看，經(jīng)濟全球化和全球信息化成加速發(fā)展的趨勢，市場范圍不斷擴大，競爭對手層出不窮，科技、人才、市場的競爭日益激烈，這對中心形成了強大的競爭壓力。從中心內(nèi)部來看，為適應(yīng)外部信息化環(huán)境，內(nèi)部結(jié)構(gòu)、管理方式、業(yè)務(wù)流程都應(yīng)進行不斷地調(diào)整和變革，以提高中心的應(yīng)變能力和競爭力，推動整個辦公機制的正常、規(guī)范性運行。

（三）增強中心整體的經(jīng)濟效益

在辦公室管理工作中，利用信息化管理促使中心的各項工作趨于標準化，符合現(xiàn)代化信息社會發(fā)展的需要。首先，辦公管理信息化可以使管理者實時把握市場經(jīng)濟發(fā)展的信息資源，促進信息資源的有效整合，及時做出相應(yīng)的反應(yīng)和決策，促進中心整體經(jīng)濟效益的提高。其次，信息化管理創(chuàng)新了中心的辦公室管理工作模式，促使中心發(fā)展順應(yīng)時代潮流，在一定程度上增強了中心的綜合競爭力。

結(jié)束語：

信息化管理為辦公室管理工作提供了有效地方法和手段，加強辦公室管理信息化能有效提高整體辦公效率，是辦公室管理工作模式改革創(chuàng)新中不可忽視的重要部分。

參考文獻：

[1]李成；論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐 [J]；電腦知識與技術(shù)；2013

[2]蘇立群；對信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的探析[J]；考試周刊；2014

作者簡介：

馬欣蓓（1980.8- ），女，本科，天津河西，漢族，職稱：助理經(jīng)濟師，研究方向：經(jīng)濟、信息化