淺析新形勢下人事檔案管理信息化建設

秦偉強

摘 要： 我們當今的時代是信息的時代，隨著網絡信息技術的不斷成熟，其應用的范圍也越來越廣泛。網絡信息技術的應用不但改變了人們的生活方式，也改變了人們的工作方式。目前，人事檔案管理工作越來越受到人們的重視，人事檔案管理工作的質量和企業(yè)的發(fā)展有著直接的聯系。網絡信息技術的發(fā)展為檔案系統的信息化進程提供了強大的助力，人事檔案管理的信息化建設不但可以提升檔案管理工作的效率，還可以促進檔案資源的優(yōu)化整合，實現檔案資源的共享，使人事檔案管理工作能夠充分的發(fā)揮其最大的效用。本文就新形勢下人事檔案管理信息化建設做了相關的闡述

關鍵詞： 新形勢；人事檔案管理； 信息化；建設

人事檔案是個人信息的全面記錄，不但記錄著個人的學習經歷，也記錄著個人的家庭情況和工作情況，是個人信息的重要記錄載體。人事檔案的信息內容可以為企事業(yè)單位的人才錄用和選拔提供重要的依據。因此，人事檔案的管理一直是人事管理工作當中最為關鍵的環(huán)節(jié)。隨著時代的發(fā)展，傳統的人事檔案管理方式已經不能夠符合時代發(fā)展的需求，人事檔案管理工作也需要與時俱進的進行信息化的改革發(fā)展，以此來提升人事檔案管理工作的質量和效率。

一、新形勢下人事檔案管理信息化建設的作用

在我們當今的時代，各行各業(yè)都向著信息化和智能化的方向發(fā)展，人事檔案管理工作自然也不例外。通過現代化的網絡信息技術，不但可以優(yōu)化人事檔案資源的管理，還可以使人事檔案資源的使用更加的快捷方便。人事檔案管理的信息化建設能夠提升檔案管理工作的整體水平，創(chuàng)新管理的理念，提升檔案管理人員的工作效率，實現檔案管理工作的網絡化和系統化。

（一）使檔案資源的查閱更加高效

人事檔案管理的信息化建設不但可以優(yōu)化檔案資源的收集和整理，還可以使檔案資源的查閱更加高效。以往在對檔案資源進行查閱的時候，由于沒有計算機網絡技術的支持，所以需要花費大量的時間。目前，通過人事檔案管理的信息化建設，可以迅速的對檔案資源進行各種處理，不但縮短了查閱檔案的時間，也簡化了查閱檔案的程序。人事檔案資源的數字化和信息化不但提升了查閱檔案的效率，也優(yōu)化了檔案資源的存儲和管理，促進人事檔案管理工作的進一步發(fā)展。

（二）提升了人事檔案資源的利用率

在當前的新形勢下，網絡信息技術已經滲入了社會上的各個領域，促進著社會的進一步發(fā)展。通過計算機技術和網絡信息技術，大幅的提升了人事檔案資源的利用率，使人事檔案資源能夠充分的發(fā)揮其應有的價值。通過網絡信息技術，人事檔案資源被有效的進行分類和儲存，使檔案資源的管理模式更加符合時代的發(fā)展，不但能夠滿足檔案管理工作的需求，還可以為各項人事工作提供更加優(yōu)質的服務，以此來促進社會的發(fā)展。

（三）實現了人事檔案資源的共享，保護了原始的紙質檔案資源

人事檔案資源的信息化建設不但實現了人事檔案資源的共享，還能夠保護原始的紙質檔案資源。人事檔案資源是非常重要的信息資源，首先，人事檔案資源的信息化和網絡化可以全面的實現檔案信息資源的共享，充分的發(fā)揮人才的價值。其次，人事檔案資源的數字化，可以有效的減少對原始紙質檔案的接觸，使原始的紙質檔案能夠得到充分的保護。另外，通過計算機技術，也可以對信息化的檔案資源進行有效的加密處理，對檔案資源形成進一步的保障。

二、新形勢下人事檔案管理信息化建設的有效策略

（一）轉變傳統的檔案管理觀念

要完善人事檔案管理的信息化建設，首先，要轉變傳統的檔案管理觀念，全面的認識到人事檔案管理信息化建設的重要性，對相關的建設工作予以高度的重視。相關單位的領導要以身作則，從思想觀念上緊跟信息時代的步伐，高度的重視信息化管理模式，建設相關的信息化管理人才隊伍，為人事檔案管理的信息化建設提供全力的支持。其次，要加大對人事檔案管理信息化建設的資金投入。一方面要加強人事檔案管理信息化的基礎設備建設，購置先進的網絡技術設備，提升軟硬件設備的整體水平，以此來促進檔案管理系統的穩(wěn)定運行。另一方面要加強人事檔案管理信息化系統的開發(fā)工作。建立起完善的檔案管理系統，以此來實現檔案信息資源的共享，提升人事檔案管理工作的整體效率。

（二）加強信息化管理人才隊伍的建設

在當前的新形勢下，人事檔案管理的信息化建設離不開信息管理人才的支持，因此，一定要加強信息化管理人才隊伍的建設。首先，要加強對檔案管理人員的技術培訓工作，定期的展開相關的培訓教育工作。一方面要提升現有檔案管理人員的網絡信息技術水平，同時要加強其人事檔案管理知識的專業(yè)化程度。另一方面，要重視新入職人員的相關培訓工作，以此來提升檔案管理人員的管理水平。其次，還要引進專業(yè)的信息化管理人才，提升人事檔案信息化管理隊伍的整體實力，以此來加快人事檔案管理信息化建設的進程。另外，還要重視人事檔案管理人員的思想政治教育工作，以此來提升檔案管理人員的責任心和職業(yè)素養(yǎng)，從而提升人事檔案管理人員的綜合素質。

（三）完善相關的管理制度

人事檔案管理的信息化建設需要相關的管理制度來提供保障。首先，相關的單位要根據當前的新形勢和人事檔案管理工作的實際需求來制定相關的管理制度。確保相關規(guī)章制度的科學有效，使人事檔案管理工作能夠實現全面的制度化和規(guī)范化，以此來促進人事檔案管理信息化建設的順利進行。其次，為了促進管理制度的全面落實，還要制定相關的責任追究制度。將人事檔案管理的相關責任落實到相關的部門和個人，制定出相關的獎懲制度，這樣做的話，不但可以加強檔案管理人員對工作的重視程度，還可以調動起檔案管理人員的工作積極性，以此來減少工作中的疏漏，提升檔案管理工作的質量。另外，對于用人單位而言，也要建立起專門的檔案存放室，加強對人事檔案資源的保護和管理。

（四）重視人事檔案信息數據庫的建設

人事檔案管理信息化建設最為關鍵的環(huán)節(jié)就是人事檔案信息數據庫的建設。首先，要確保人事檔案信息數據庫資源的準確性，要嚴格的對職工的檔案信息進行核實，對數據庫的各類信息資源進行科學合理的分類，以此來為檔案的查閱提供便利的條件。另外，還要及時的對人事檔案信息進行更新，比如職工的工作信息發(fā)生變動、有突出的工作成果等，都要及時的對其檔案信息進行更新。以此來確保人事檔案信息的全面性和真實性。其次，要重視相關的數據平臺建設，通過當今先進的網絡信息技術來為人事檔案資源管理提供優(yōu)質的網絡運行環(huán)境。另外，還要科學合理的分配單位各個職能部門的管理權限，以此來促進人事檔案管理系統的進一步完善。

（五）加強網絡安全防護工作

在當今的時代，隨著互聯網的普及，相關的網絡安全防護工作也越來越受到人們的重視。對于人事檔案管理的信息化建設而言，首先，要加強相關的網絡安全檢測，配備相關的網絡安全防護設備，購置硬件防火墻，安裝網絡防護檢測系統。其次，要為人事檔案管理系統設置訪問密碼，做好人事檔案信息數據庫的備份工作，以便于在受到網絡攻擊的時候，可以及時的采取還原的技術措施。

三、結束語

綜上所述，在新形勢下，人事檔案管理的信息化建設是尤為重要的，是符合時代的發(fā)展需求的，因此，相關的單位一定要予以高度的重視，要對信息化建設的相關工作提供全面的支持，以此來促進人事檔案管理工作的信息化發(fā)展進程。

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