關(guān)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考

梁霄

[摘 要]城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展中的一種科學(xué)、高效的新形式，通過這種方式不但可以保證信息的規(guī)范性，同時(shí)還能對(duì)檔案管理做出及時(shí)更新和改善，對(duì)于城市建設(shè)來說具有十分重要的意義，是一個(gè)城市信息數(shù)據(jù)保障的基礎(chǔ)。這種新興的管理方式不僅符合信息化時(shí)代的潮流，同時(shí)也推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此檔案館需要不斷革新管理模式，適應(yīng)數(shù)字化理念，讓檔案信息發(fā)揮出更大的作用。本文圍繞城市檔案管理中現(xiàn)有的問題進(jìn)行分析，并對(duì)如何提高城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議，供大家參考。

[關(guān)鍵詞]城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；問題思考

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.075

[中圖分類號(hào)]F299.2；F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）12-0-02

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)開始普及，能夠在很大程度上提升檔案管理工作的效率，同時(shí)也能推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。在城建檔案管理的過程中，為了讓城建管理工作更加規(guī)范和系統(tǒng)，有必要將數(shù)字化信息技術(shù)融入檔案管理工作中，讓檔案管理與數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，從而更好地服務(wù)社會(huì)，滿足城建的需求。

1 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的背景

在實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)之前，傳統(tǒng)的信息管理方法主要是通過人為操作對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存和檢索。這種方法在短時(shí)間內(nèi)可能會(huì)將信息保存下來，但是時(shí)間久了就會(huì)占用非常大的存儲(chǔ)空間。在信息管理的過程中，一般工作人員只會(huì)建立城建檔案的分類目錄和全宗目錄，但是如果想在短時(shí)間內(nèi)找到所需信息，必須借助人工方法進(jìn)行查找，從而會(huì)導(dǎo)致調(diào)閱時(shí)間較長，而且準(zhǔn)確率也不高。除此之外，城建檔案一旦積累的數(shù)量過多，就會(huì)導(dǎo)致存放的位置較為分散，在查找信息時(shí)也會(huì)花費(fèi)大量的人力，且每過一段時(shí)間工作人員就需要重新對(duì)檔案進(jìn)行管理和整合。再加上紙質(zhì)檔案的材質(zhì)較為脆弱，人們?cè)诓殚啎r(shí)極有可能出現(xiàn)掉落或毀壞等現(xiàn)象，尤其是存儲(chǔ)時(shí)間越久遠(yuǎn)的檔案就越容易被損壞，更糟糕的情況是一旦發(fā)生火災(zāi)或水災(zāi)等意外事故，這些檔案信息可能就會(huì)無法挽回，造成不可估量的損失。為了能夠提升城建檔案管理工作的效率，有必要采用數(shù)字化的檔案信息管理技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使檔案信息管理變得更加高效、安全，從而能夠完全避免傳統(tǒng)信息管理方式存在的弊端。

2 檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

2.1 存檔方式落后

雖然我國城建檔案管理正在進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字化信息管理的應(yīng)用，但是仍有很多地方?jīng)]有得到普及。根據(jù)當(dāng)前的收錄狀況來看，還是有很多有待改善的不足之處，特別是一些極其落后的地方對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，仍舊在使用紙質(zhì)方式對(duì)城建檔案進(jìn)行收錄，不但浪費(fèi)了資源也消耗了大量的人力。因此需要城建檔案管理建設(shè)的工作者引進(jìn)數(shù)字化信息管理方式，早日適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理方式。

2.2 檔案利用率較低

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要目的是便于城市居民更好地利用先進(jìn)的技術(shù)來獲取信息資源，同時(shí)也為城市建設(shè)提供更佳號(hào)的服務(wù)。隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)于城建檔案管理建設(shè)的需求也越來越大，但就目前現(xiàn)狀來看，我國大部分地區(qū)城建檔案的利用效率普遍較低，尤其是現(xiàn)代數(shù)字化信息管理的普及還不到位，仍需多加宣傳以提升居民對(duì)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。

2.3 撥款資金不足

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的一個(gè)突出問題就是資金不足。目前，資金主要來自政府的財(cái)政撥款，但不同地區(qū)的撥款政策也略有不同，就當(dāng)前狀況分析，大部分地區(qū)檔案館的撥款資金都嚴(yán)重不足。同時(shí)，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)并不是一個(gè)小工程，其對(duì)硬件設(shè)施的要求還是很高的，數(shù)字化信息管理必須有計(jì)算機(jī)和其他科技輔助設(shè)備支持，只有這些硬件設(shè)施足夠齊全，檔案管理工作才能順利開展。但是現(xiàn)在大部分地區(qū)投入的計(jì)算機(jī)數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還不能滿足城建檔案數(shù)字化建設(shè)的需求，這就需要政府給予足夠的資金支持。

2.4 專業(yè)城建檔案管理人員儲(chǔ)備不足

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)屬于一項(xiàng)新興的工作體系，作為該項(xiàng)工作的從業(yè)者，與其他職業(yè)的工作者可能略有不同。這項(xiàng)工作不是單獨(dú)會(huì)一個(gè)專業(yè)就能完全掌握技術(shù)，其要想從事這個(gè)行業(yè)就必須精通多項(xiàng)專業(yè)技能并且綜合素質(zhì)較高，才能夠完成這個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。同時(shí)，在擁有完善的硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，一個(gè)完整的城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工程必須要具有綜合能力強(qiáng)的專業(yè)人才，這是滿足城建檔案數(shù)字化建設(shè)的必要條件。但是現(xiàn)在面臨的問題是，現(xiàn)有的專業(yè)檔案管理人才數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足城建檔案數(shù)字化建設(shè)的需求，而且多數(shù)工作者由于不具備綜合技能在工作過程中往往會(huì)出現(xiàn)或多或少的差錯(cuò)，雖然每個(gè)人都有疏忽的時(shí)候，但是對(duì)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)來說，一點(diǎn)小馬虎就很可能帶來巨大的失誤。因此，培養(yǎng)更多的專業(yè)性檔案管理人才是當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須關(guān)注的問題。

3 加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

3.1 重視城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)

目前，很多城市剛開始接觸城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對(duì)這項(xiàng)工程的認(rèn)識(shí)還不夠到位，因此作為主管部門應(yīng)當(dāng)重視這項(xiàng)工作，將其放在城市建設(shè)工作中的重要位置。同時(shí)，主管部門也應(yīng)當(dāng)通過積極開展城市規(guī)劃建設(shè)管理的相關(guān)活動(dòng)，適當(dāng)?shù)貙⒊墙n案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容放在城市建設(shè)中，在此過程中也要保證技術(shù)檔案資料的完整性，并加強(qiáng)檔案管理部門的驗(yàn)收工作，為了使該項(xiàng)工程順利完成，一定要讓所有的工作驗(yàn)收合格。與此同時(shí)，對(duì)于數(shù)據(jù)的采集以及文件的收集方法也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格把控。目前，通常采用的技術(shù)有自動(dòng)化電子掃描法，通過信息的輸入、校對(duì)、管理等程序，最終使檔案完整地形成數(shù)字化信息資源。在此過程中，工作人員也要經(jīng)過無數(shù)次的審查以確保原始材料的精確性、完整性和實(shí)效性。

3.2 加大政府資金投入

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工程中，要有足夠的硬件設(shè)施作為工程的基礎(chǔ)，這也就要求應(yīng)有足夠的資金支持作為城建檔案管理的基本保障，同時(shí)也要求政府的財(cái)政部門能夠充分認(rèn)識(shí)到城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性，不斷增加檔案館的資金投入。與此同時(shí)，政府部門還應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)的撥款機(jī)制，隨著時(shí)代的變換，對(duì)于硬件設(shè)施的需求也會(huì)逐漸提升，不可能一成不變，因此，政府財(cái)政部門應(yīng)根據(jù)城建檔案管理中的切實(shí)需求，合理地進(jìn)行財(cái)政撥款，盡量保證硬件設(shè)施能夠隨著信息技術(shù)的發(fā)展而同步更新。當(dāng)然，即便要鼓勵(lì)政府進(jìn)行財(cái)政撥款，也要根據(jù)實(shí)際情況而定，盡量保證在節(jié)約資源和成本的前提下，充分利用現(xiàn)有的設(shè)施，尤其是要計(jì)算好需求量，避免重復(fù)購置浪費(fèi)金錢和資源。

3.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)于任何一項(xiàng)工作來說，要想順利完成，必須依靠專業(yè)的技術(shù)人員，作為工程儲(chǔ)備和基礎(chǔ)。隨著城市建設(shè)的日益加快，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的具體標(biāo)準(zhǔn)也在發(fā)生著變化，尤其是隨著不斷引進(jìn)大量新型的設(shè)備，就更加需要有專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)作為支撐。作為專業(yè)的檔案管理人員一定要全面了解城建檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容，懂得如何對(duì)信息進(jìn)行有效加工，并且能夠?qū)Χ嗝襟w知識(shí)以及其他信息進(jìn)行妥善處理，需要具有綜合性的業(yè)務(wù)能力。面對(duì)這種現(xiàn)狀，相關(guān)部門只有不斷引進(jìn)這方面的年輕人才，努力將他們培養(yǎng)成符合時(shí)代發(fā)展并且能夠全面掌握城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作者，才能改變城建檔案管理缺少專業(yè)性技術(shù)人員的局面。同時(shí)，對(duì)于現(xiàn)有的負(fù)責(zé)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的管理人員，也不能放松自己，要時(shí)刻保持學(xué)習(xí)新技術(shù)的心態(tài)，不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)技能和對(duì)檔案管理的工作熱情。要想將城建檔案管理建設(shè)得更好，不能光靠幾個(gè)人的努力，而是需要全體工作人員都有專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備以及綜合的專業(yè)技能，形成一支整體素質(zhì)和專業(yè)水平都很高的團(tuán)隊(duì)，來共同完成城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，為城市建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。

4 結(jié) 語

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不是一個(gè)簡(jiǎn)單的工程，面對(duì)當(dāng)前存在的問題需要一個(gè)一個(gè)去攻克，無論結(jié)果如何，相關(guān)部門都應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識(shí)到，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)于整個(gè)社會(huì)發(fā)展具有十分重要的意義。雖然看上去只是將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，但是這項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用成果在未來會(huì)給人們帶來非常大的便利，從某種意義上講，也可以被視為現(xiàn)代化城市中一抹獨(dú)特的色彩，具有重要的作用?？偠灾?，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)的必然趨勢(shì)，對(duì)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展具有不可估量的作用，希望我國能夠早日將數(shù)字化管理理念應(yīng)用到各個(gè)地方，讓人們享受到先進(jìn)技術(shù)提供的便捷服務(wù)。

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