流動(dòng)人員人事檔案管理也要步入新常態(tài)

馬士君

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，人們的就業(yè)觀念也在不斷的變化。在以前，很多人都渴望得到一個(gè)鐵飯碗，工作情況比較穩(wěn)定，人員的流動(dòng)也沒有那么頻繁。而現(xiàn)在，人們往往會(huì)追求自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)等更高級(jí)的目標(biāo)，人員的流動(dòng)的頻率和次數(shù)變得越來越大，人員的檔案管理的工作量也變得越來越大。實(shí)際上，流動(dòng)人員的檔案包含著人員年齡、身高、性別等基本的信息，也包括著工作經(jīng)歷、特長優(yōu)點(diǎn)等深入的信息，他對于員工和企業(yè)來講都具有極大的意義。因此，為了做好我們流動(dòng)人員人事檔案管理工作，我們需要對檔案管理的方法、理念等進(jìn)行更新，積極的引領(lǐng)流動(dòng)人員人事檔案管理進(jìn)入新的常態(tài)。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；檔案管理；新常態(tài)

現(xiàn)如今，在我國，社會(huì)上存在著一大批的流動(dòng)人員。這些流動(dòng)人員的出現(xiàn)，一方面是由于我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與進(jìn)步，另一方面也是因?yàn)槿藗冇^念的提高。但是，這些人員的流動(dòng)也給我國社會(huì)帶來了各方面的巨大壓力，需要我們采取相應(yīng)的措施來進(jìn)行解決。這其中，最突出的問題，就是流動(dòng)人員人事檔案管理問題。眾所周知，檔案是一個(gè)人的門面，它記錄著一個(gè)人所有的基本信息和工作經(jīng)歷等，對于企業(yè)有著極大的參考意義，對于個(gè)人更是至關(guān)重要。但是，在人員流動(dòng)的過程當(dāng)中，人員的檔案旺旺的不到有效的管理，經(jīng)常會(huì)發(fā)生一些類似于檔案丟失、信息泄露等現(xiàn)象，給企業(yè)和個(gè)人帶來了巨大的困擾，因此，我們應(yīng)當(dāng)采取強(qiáng)有力的措施，推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理進(jìn)入新的常態(tài)。本文中，我們將對流動(dòng)人員人事檔案管理進(jìn)入新常態(tài)的原因和具體的措施進(jìn)行分析，希望能對讀者有所啟發(fā)。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理為什么要步入新常態(tài)

（一）流動(dòng)人員的檔案具有無比的重要性

流動(dòng)人員的出現(xiàn)是我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到這個(gè)階段必須要出現(xiàn)的一個(gè)必然現(xiàn)象，這個(gè)現(xiàn)象的出現(xiàn)的原因主要有那么幾個(gè)：第一，員工自身的發(fā)展需求使得他們樂意進(jìn)行工作環(huán)境的變換。人們的就業(yè)觀念到現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，人們不再是僅僅追求工作的穩(wěn)定和薪水的多少，而是更加重視自己的全面發(fā)展和心理需求的滿足。因此，人們往往會(huì)先到一個(gè)企業(yè)當(dāng)中學(xué)習(xí)一些知識(shí)，再跳槽到更高級(jí)的企業(yè)進(jìn)行工作。第二，整個(gè)社會(huì)不再反對人員的流動(dòng)。企業(yè)在這種情況下，也會(huì)認(rèn)識(shí)到，要想逆著社會(huì)的潮流強(qiáng)行留住人才，幾乎是不可能的。因此，企業(yè)就會(huì)方框?qū)τ谌藛T流動(dòng)的限制，人員的流動(dòng)自然也會(huì)更加的頻繁。實(shí)際上，人員的頻繁流動(dòng)給我國社會(huì)的諸多方面帶來了巨大的壓力，我們需要做的，并不是遏制這種人員流動(dòng)的潮流，而是需要采取必要的措施，來解決人員流動(dòng)帶來的諸多問題。流動(dòng)人員的檔案管理就是一個(gè)這樣極其重要的問題。無論在什么時(shí)候，檔案對于一個(gè)人都是十分重要的，它是一個(gè)人展示自己的最好的平臺(tái)，也是企業(yè)人事員工的一個(gè)最簡潔的途徑。如果一個(gè)人的檔案中記錄著許多的不良信息，那么企業(yè)自然不會(huì)對遮掩的人員進(jìn)行錄用。相反，如果員工的檔案顯示出這個(gè)員工豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和極強(qiáng)的工作能力，那么企業(yè)自然就會(huì)開綠燈。對于流動(dòng)人員來說，檔案就更加重要了。因?yàn)榱鲃?dòng)人員的檔案，往往是跟隨著他們一起流入到下一個(gè)企業(yè)的，這個(gè)檔案就是企業(yè)人事流入人員最有利的一個(gè)渠道。如果我們在進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案管理的過程當(dāng)中出現(xiàn)了紕漏，造成了人員檔案的丟失或者是個(gè)人信息的泄露，就會(huì)對企業(yè)和人員雙方都帶來及其不利的影響。從這個(gè)角度來講，流動(dòng)人員人事檔案管理的確是具有無比的重要性，需要我們對這方面加大重視力度，并且積極的采取針對性的措施進(jìn)行改進(jìn)，引導(dǎo)流動(dòng)人員人事檔案管理事業(yè)今天入一個(gè)新的常態(tài)。這樣，人員檔案的可靠性和精確性才會(huì)得到保障，企業(yè)和個(gè)人都會(huì)省去很多麻煩。

（二）目前流動(dòng)人員的檔案管理還存在著一些問題

綜合來看，每一項(xiàng)革新出現(xiàn)的原因都是原有制度等存在著一些難以避免的問題才得以推行下去的。實(shí)際上，我們之所以要推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理進(jìn)入新常態(tài)，也是因?yàn)樵谶@方面我們還是存在著一些問題。這些問題出現(xiàn)的原因有很多，因此產(chǎn)生的各種問題也比較復(fù)雜。首先，由于當(dāng)今時(shí)代流動(dòng)人員數(shù)目的增長，我們采用傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)很難有效率的完成檔案管理工作了。在以前，我們都是采用紙質(zhì)的檔案，現(xiàn)在如果我們還是這樣進(jìn)行管理，那么檔案的運(yùn)輸都可能會(huì)產(chǎn)生巨大的成本，并且檔案信息的更新也會(huì)變的很麻煩。因此，我們實(shí)際上應(yīng)當(dāng)順應(yīng)科技的發(fā)展，采用信息化的方法進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案管理。目前來看，我們在這方面做得還是不夠完善。我們的檔案管理設(shè)備還是比較老舊，檔案管理系統(tǒng)還是比較落后，檔案管理人員還是不夠?qū)I(yè)。這樣一來，我們的流動(dòng)人員人事檔案管理啟示是很難順利的進(jìn)行下去的。第二，我們的檔案傳遞流程還是不夠規(guī)范。因?yàn)榱鲃?dòng)人員的檔案需要跟隨人員一起流入到下一家企業(yè)，我們就需要科學(xué)合理的對檔案流動(dòng)的流程進(jìn)行規(guī)劃。但是實(shí)際上，我們還是沒能夠形成一個(gè)具有普適性的人員檔案流動(dòng)機(jī)制。很多的企業(yè)之間在進(jìn)行人員檔案流動(dòng)時(shí)，往往會(huì)疏忽大意發(fā)生該人員檔案的丟失，給當(dāng)事人和企業(yè)帶來巨大的不便。并且，檔案信息的泄露也會(huì)市場的發(fā)生，在這個(gè)信息既金錢的時(shí)代，如果企業(yè)不遵守職業(yè)規(guī)范，將員工的信息泄露出去，那么員工的利益將會(huì)受到極大的損失。第三，流動(dòng)人員人事檔案更新還是不夠及時(shí)。流動(dòng)人員你的檔案管理是一項(xiàng)極其重要的工作，這些人員在上一家企業(yè)的工作經(jīng)歷和所獲榮譽(yù)以及收到的處分，都應(yīng)當(dāng)如實(shí)的記錄到人員的檔案當(dāng)中，這樣下一家企業(yè)才能夠?qū)@名員工進(jìn)行全方位的了解。但是實(shí)際上，我們的人員檔案管理的更新還是不夠及時(shí)，很多的企業(yè)為了節(jié)省自己的成本，往往不會(huì)直指派專員進(jìn)行人員檔案的更新。這表面看起來是節(jié)省了大量的成本，但是實(shí)際上，這對于企業(yè)自身也是極其不利的。如果每一個(gè)企業(yè)都因?yàn)槌杀驹虿粚α鲃?dòng)人員進(jìn)行檔案的更新，那么這些流動(dòng)人員的實(shí)際情況就無法得知，企業(yè)就可能會(huì)難以抉擇是否錄取這名員工，就有可能會(huì)導(dǎo)致人才的流失。綜合以上幾點(diǎn)，流動(dòng)人員人事檔案管理存在的這些問題，實(shí)際上就是我們必要要引領(lǐng)流動(dòng)人員人事檔案管理進(jìn)入新常態(tài)的幾個(gè)原因。

（三）流動(dòng)人員人事檔案管理步入新常態(tài)是我國社會(huì)發(fā)展的必然需求

流動(dòng)人員人事檔案管理進(jìn)入新常態(tài)，其實(shí)也是我國社會(huì)發(fā)展的必然需求。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)生活的節(jié)奏也在漸漸加快，人員的流動(dòng)也會(huì)變的一場頻繁?，F(xiàn)在的企業(yè)進(jìn)行人才的錄用時(shí)，往往會(huì)先從檔案當(dāng)中尋找亮點(diǎn)。我們做好了流動(dòng)人員人事檔案管理，從根本上看就是為企業(yè)和個(gè)人都提供了一個(gè)絕佳的發(fā)展契機(jī)。當(dāng)企業(yè)和個(gè)人都得到了自己的想要的，那么我們的社會(huì)經(jīng)濟(jì)情況自然會(huì)有所提高。并且，社會(huì)的大趨勢就是鼓勵(lì)員工要實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，追求更美好的事物，如果我們可以做好流動(dòng)人員人事檔案管理，那么所有人的目標(biāo)都會(huì)更容易的得到實(shí)現(xiàn)，人們的幸福感將會(huì)變得更強(qiáng)，整個(gè)國家的凝聚力和社會(huì)的穩(wěn)定性也會(huì)變的更高。二者，也正是我國發(fā)展到今天所必須的一些東西，換句話說，也就是我國社會(huì)發(fā)展的必然需求。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理如何步入新常態(tài)

（一）宣傳工作常態(tài)化

從大環(huán)境上來講，我們要想督促企業(yè)做好流動(dòng)人員人事檔案管理，需要全社會(huì)的不懈努力。畢竟，如果全社會(huì)的人都認(rèn)為企業(yè)應(yīng)當(dāng)花大功夫來做好流動(dòng)人員人事檔案管理的時(shí)候，企業(yè)為了保證自己的發(fā)展，就必須要那么做。實(shí)際上，企業(yè)和社會(huì)以及流動(dòng)人員都不是敵對或者是競爭的關(guān)系，而是被各種格言國的利益管理緊密的連接到一起的。我們現(xiàn)階段需要做的，就是加大流動(dòng)人員人事檔案管理的宣傳力度，推進(jìn)宣傳工作常態(tài)化。宣傳的對象可以使企業(yè)，可以使員工，也可以是社會(huì)?？傊?，我們?nèi)绻茏尭嗟萌肆私獾搅鲃?dòng)人員人事檔案管理與他們都是密切相關(guān)的，我們的目的就達(dá)到了，流動(dòng)人員人事檔案管理也就會(huì)提高了。

（二）管理工作信息化

從上文的討論中我們可以了解到，企業(yè)的流動(dòng)人員人事檔案管理工作壓力其實(shí)還是很大的。一方面，進(jìn)行這方面的工作需要大量的成本，而另一方面，就算是投入大量成本來進(jìn)行此類工作，我們實(shí)際上很難在短時(shí)間內(nèi)獲得收益，實(shí)際上，這都是由于我們的管理方法不夠有效率導(dǎo)致的。如果我們可以建立一個(gè)信息化的流動(dòng)人員人事檔案管理系統(tǒng)，那么我們可能只需要很少的人力成本和時(shí)間成本就可以使得流動(dòng)人員人事檔案管理順利的進(jìn)行下去了。并且，信息化本身就是我們當(dāng)今時(shí)代的一個(gè)必然趨勢，如果我們不能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，那么我們將會(huì)被時(shí)代摔倒身后。這樣來看，我們推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化建設(shè)，也是流動(dòng)人員人事檔案管理新常態(tài)的一個(gè)重要組成部分，值得我們進(jìn)行深入的研究。

（三）管理內(nèi)容明確化

流動(dòng)人員人事檔案管理的內(nèi)容其實(shí)有很多，但是目前來看很多的企業(yè)還是沒能夠達(dá)成一個(gè)共識(shí)，這就導(dǎo)致企業(yè)在進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案管理時(shí)往往會(huì)難以完成對接，造成了不必要的麻煩。我們?yōu)榱私鉀Q這個(gè)問題，需要對流動(dòng)人員人事檔案管理的管理內(nèi)容進(jìn)行明確的規(guī)定。比如說，我們可以將檔案的更新工作交給上一家企業(yè)，而將檔案的對接工作交給下一家企業(yè)。在人員檔案發(fā)生變化時(shí)，企業(yè)要對員工的檔案進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的更新。并且，企業(yè)應(yīng)當(dāng)這些檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的分類整理，確保我們在想要調(diào)用某一項(xiàng)數(shù)據(jù)的時(shí)候不會(huì)遇到任何的阻礙。能夠做到這幾點(diǎn)，我們的流動(dòng)人員人事檔案管理才可以順利的進(jìn)行下去，在這新常態(tài)之下，流動(dòng)人員和企業(yè)的各類權(quán)益也會(huì)得到合理的

保障。

三、結(jié)語

流動(dòng)人員人事檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣而又重要的工作，做不好這一點(diǎn)，企業(yè)和個(gè)人都會(huì)蒙受巨大的損失。我們?yōu)榱私鉀Q現(xiàn)階段流動(dòng)人員人事檔案管理存在的一些問題，應(yīng)和我國社會(huì)發(fā)展的必然需求，需要采取相應(yīng)的措施來引領(lǐng)流動(dòng)人員人事檔案管理進(jìn)入一個(gè)新的常態(tài)。具體來講，我們應(yīng)當(dāng)推進(jìn)信息化管理系統(tǒng)的建立，加大宣傳力度，明確管理內(nèi)容，全面的推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理工作方法和流程的完善。這樣，企業(yè)和個(gè)人的各類權(quán)益才可以得到有效的保障。

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