高校學(xué)籍檔案信息化管理及應(yīng)用的探索

高櫻

【摘 要】信息時代的到來對高校學(xué)籍檔案的傳統(tǒng)管理模式提出了新的要求，本文對學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)及利用進行探索，以求加強學(xué)校學(xué)生電子檔案的管理及相關(guān)信息的開發(fā)利用。

【關(guān)鍵詞】 高校 學(xué)籍檔案 信息化 應(yīng)用

高校學(xué)籍檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作的一項基礎(chǔ)性工作，一個重要組成部分。學(xué)籍檔案是學(xué)生在在校期間學(xué)習(xí)、生活及思想變化過程中所直接形成的，能客觀真實地反映學(xué)生在校階段的道德、人文和專業(yè)等各方面的素質(zhì)。同時，還是學(xué)校進行科學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平、開拓人才信息資源所不可缺少的條件。

1 高校學(xué)籍檔案

學(xué)籍檔案的內(nèi)容主要包括：新生入學(xué)信息、學(xué)生基本信息、成績單、獎懲信息、學(xué)籍異動、學(xué)生思想政治活動考核情況、畢業(yè)資格及學(xué)位授予情況、學(xué)生表現(xiàn)鑒定等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間密切相關(guān)的材料。學(xué)籍檔案的管理部門也涉及教務(wù)處、學(xué)生處、招辦、二級學(xué)院、團委等職能部門。學(xué)籍檔案要保證信息的準確性和連續(xù)性，所有信息要做到準確、完整、真實、及時地記載，并且要求電子和紙質(zhì)檔案同時保存與學(xué)生情況完全一致。

2 高校學(xué)籍檔案信息化管理的現(xiàn)狀

目前，大多數(shù)高校都已經(jīng)通過教務(wù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對學(xué)籍的信息化管理，比如學(xué)生的基本信息、成績、學(xué)籍變動以及畢業(yè)管理等等。但這些信息的管理單位主要還是集中在教務(wù)處，對于學(xué)生的獎懲、思想政治活動以及學(xué)生表現(xiàn)鑒定等等由其他行政管理部門負責(zé)的管理內(nèi)容都還未真正納入到電子學(xué)籍檔案中，無法實現(xiàn)統(tǒng)一管理，這是學(xué)生的電子學(xué)籍檔案內(nèi)容缺失或是未能及時更新的主要原因。

正是由于各部門對學(xué)生檔案的資料收集還處于比較初級的資料狀態(tài)，信息存儲較為分散、不能聯(lián)系在一起、信息化程度還不夠高，使得電子學(xué)籍檔案的利用率及管理效率也極其低。

3 高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)及管理

隨著高校發(fā)展，畢業(yè)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案案卷日益增多，涉及的內(nèi)容也更為復(fù)雜充實，學(xué)籍檔案也被賦予更多利用價值，致使高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)刻不容緩。

3.1 建立電子學(xué)籍檔案管理制度

陳舊的檔案管理制度已經(jīng)不能滿足飛速發(fā)展的信息化社會，良好的制度保障才是順利開展信息化建設(shè)的重要前提。學(xué)?？梢栽谠械臋n案制度上進行修訂，根據(jù)學(xué)校實際運作及需要來編制新的學(xué)籍表，強化學(xué)籍檔案工作規(guī)范，明確學(xué)生學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容形式及責(zé)任部門及相關(guān)負責(zé)部門，通過電子學(xué)籍檔案快速、便捷、全面的特點，完整地展現(xiàn)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個完整過程。同時，管理制度也應(yīng)對檔案信息的保管保密以及使用加以明確。

3.2 優(yōu)化學(xué)籍檔案信息化管理流程

在健全的管理制度下，各部門要根據(jù)需要管理的學(xué)籍檔案內(nèi)容，制訂相關(guān)管理流程，明確需要歸檔的內(nèi)容和時間，以便及時將相關(guān)紙質(zhì)、多媒體等資料作信息化處理后錄入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，由此保證學(xué)籍檔案的完整性、及時性、真實性。沒有統(tǒng)一的管理流程，會導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料的時間、內(nèi)容雜亂。

3.3 完善學(xué)籍檔案信息化管理平臺

在信息化時代，傳統(tǒng)的人工學(xué)籍檔案管理已經(jīng)顯得非常落后，越來越難以適應(yīng)新形勢，高校借助教務(wù)管理信息系統(tǒng)進行學(xué)籍檔案的管理已成為必然的趨勢。學(xué)校需要將分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，集合到統(tǒng)一的信息管理平臺之中，以減少工作量，避免重復(fù)勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，以達到信息共享的目的。高校在進行教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)時，可以增加相關(guān)字段信息，以便其他職能部門將所管理的檔案材料導(dǎo)入到系統(tǒng)中，形成完整的學(xué)生個人電子學(xué)籍檔案。

4 在信息化下高校學(xué)籍檔案的應(yīng)用

利用才是檔案管理的最終目的。學(xué)校投入大量的財力、物力和人力來進行學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)，其最終目的是為了使其為學(xué)校的教學(xué)管理、日常運作以及制度建設(shè)等作支撐。

4.1 滿足校內(nèi)的應(yīng)用需求

通過信息化管理，可以高效準確地選取各類學(xué)生信息進行統(tǒng)計分析，為各職能部門提供所需的信息，尤其可以提高政治面貌、學(xué)籍變動、獎懲等動態(tài)數(shù)據(jù)的準確度。例如：可運用于每年高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)表的填報、本科教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)的申報、財務(wù)結(jié)算依據(jù)、醫(yī)保參保、火車票優(yōu)惠信息注冊等等，這些都可以極大地提高各部門工作效率。另外諸如學(xué)生獎懲信息的統(tǒng)計分析、學(xué)籍異動情況統(tǒng)計、學(xué)籍預(yù)警數(shù)據(jù)分析等等也能夠為學(xué)校的管理決策提供支撐及參考依據(jù)。

4.2 服務(wù)于公眾的社會需求

隨著社會發(fā)展的腳步迅猛發(fā)展，人們的工作節(jié)奏也在不斷加快。早先用人單位、公證處等機構(gòu)要核實學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)位、成績或?qū)W生的在校情況等等，都需要攜帶單位介紹信前往學(xué)校進行實地核實 ，要耗費極大的人力和財力。同時，學(xué)校管理人員也要費時費力地進行查證和接待。借助信息化的電子學(xué)籍檔案，學(xué)校可以倚靠國家提供的相關(guān)系統(tǒng)和平臺及學(xué)校的管理信息平臺快速、精確地解決各類社會需求。

4.3 便捷于學(xué)生的個人需求

有了電子學(xué)籍檔案作為基礎(chǔ)，學(xué)?？梢詾閷W(xué)生提供便捷的服務(wù)。例如引進自主打印機，學(xué)生就可以不受時間限制在全年365天的任意時間開具到需要的成績證明、在讀證明等等。還有很多特殊的需求，如各類英文證明的開具，需要學(xué)生至少到學(xué)校2次才能辦理完成，對于外省市或交通不便的學(xué)生來說無疑造成了很大的困擾。在成熟的條件允許下，學(xué)?？梢蚤_通網(wǎng)上預(yù)約、付費，學(xué)生可能足不出戶就能拿到想要的證明。

【參考文獻】

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