淺談當(dāng)代煤礦企業(yè)辦公室工作效率提升思路

摘要：辦公室是當(dāng)代煤礦企業(yè)重要的綜合性職能部門，它起著各項(xiàng)工作上傳下達(dá)、溝通左右，保證企業(yè)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的作用。伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入開展，企業(yè)面臨著日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，辦公室必須充分發(fā)揮好其參謀、督查、協(xié)調(diào)、服務(wù)的職能，恰當(dāng)?shù)靥幚砗闷髽I(yè)各個(gè)部門與企業(yè)中心工作的關(guān)系，才能更好地服務(wù)于當(dāng)代煤礦企業(yè)。筆者在大型煤礦企業(yè)辦公室就職多年，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)借本文簡(jiǎn)短表述關(guān)于當(dāng)代煤礦企業(yè)辦公室工作效率如何提升的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè)；辦公室；工作效率；提升思路

一、當(dāng)代煤礦企業(yè)辦公室的工作職能概述

（一）上傳下達(dá)、檢查監(jiān)督與綜合協(xié)調(diào)

煤礦企業(yè)辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)開展工作的指揮中心，又是對(duì)外接受各類職能部門工作任務(wù)的“橋梁和紐帶”，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，辦公室要認(rèn)真落實(shí)，就任務(wù)的實(shí)施情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)完成情況，保證各項(xiàng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；針對(duì)企業(yè)干部職工或相關(guān)部門提出的意見和建議，辦公室要及時(shí)匯總，向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)反饋，并將領(lǐng)導(dǎo)的批示傳達(dá)給相關(guān)部門。由于辦公室的工作量大、事務(wù)繁雜、服務(wù)對(duì)象多種多樣，在繁雜的行政事務(wù)中，勢(shì)必出現(xiàn)不同意見和各種矛盾，這時(shí)辦公室必須在協(xié)調(diào)、溝通上下功夫，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個(gè)部門間的關(guān)系，保證企業(yè)各項(xiàng)工作順利開展，保障企業(yè)擁有一個(gè)寬松的發(fā)展環(huán)境。

（二）輔助決策，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)

煤礦企業(yè)辦公室在執(zhí)行企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)任務(wù)的過程中，接觸面廣，信息量大，能夠準(zhǔn)確把握企業(yè)發(fā)展過程中存在的問題。此時(shí)，辦公室除了協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)處理日常黨務(wù)、政務(wù)工作之外，還應(yīng)當(dāng)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)言獻(xiàn)計(jì)、出謀劃策，為領(lǐng)導(dǎo)制定合理有效的政策提供信息和建議，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（三）做好后勤，服務(wù)干部職工

辦公室工作千頭萬緒，一言以蔽之就是服務(wù)。除了協(xié)調(diào)工作、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)之外，辦公室還要承擔(dān)會(huì)議安排、人事聘任、物資采購(gòu)、重要文件收發(fā)、接待各種來訪、組織企業(yè)相關(guān)活動(dòng)等事務(wù)，如此繁雜的事務(wù)就要求辦公室工作人員能夠各司其職，把服務(wù)工作做到盡善盡美。

（四）營(yíng)造文化環(huán)境

企業(yè)干部職工是現(xiàn)代企業(yè)文化建設(shè)的主體，由于干部職工平時(shí)多忙于自身崗位的事務(wù)，除了常規(guī)性的企業(yè)大會(huì)，他們很少有時(shí)間聚在一起。因此，辦公室必須在文化建設(shè)中起到主導(dǎo)作用，主動(dòng)承擔(dān)起企業(yè)文化建設(shè)的職能，努力為企業(yè)營(yíng)造一個(gè)和諧、健康的工作和生活環(huán)境。

二、當(dāng)代煤礦企業(yè)辦公室管理中存在的問題

（一）工作人員不足

當(dāng)代煤礦企業(yè)追求經(jīng)營(yíng)利益的性質(zhì)決定了管理者會(huì)從成本上考慮，人為地減少工作人員的數(shù)量，節(jié)約企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，這就增加了在職工作人員的工作強(qiáng)度。另一方面，隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，辦公室所承擔(dān)的日常管理工作大幅度增加，加上辦公室作為企業(yè)有關(guān)部門任務(wù)下達(dá)的終端、各項(xiàng)信息收集的初端，工作量大、任務(wù)之繁重可見一斑。

（二）管理人員素質(zhì)亟待提高

目前，不少企業(yè)辦公室存在管理人員素質(zhì)不高，來源途徑多種多樣，學(xué)歷參差不齊的現(xiàn)象。一方面，企業(yè)在引進(jìn)高層次人才的過程中，承諾對(duì)于配偶進(jìn)行安置，部分人員被安排到行政管理機(jī)構(gòu)，如圖書館、辦公室等，而這些人員由于學(xué)歷不高，專業(yè)不對(duì)口，影響到辦公室工作人員的整體素質(zhì)；另一方面，企業(yè)沒能定期對(duì)辦公室人員進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)。諸多原因?qū)е罗k公室人員的素質(zhì)不高，無法滿足企業(yè)快速發(fā)展對(duì)工作人員能力的要求。

三、提升當(dāng)代煤礦企業(yè)辦公室工作效率的思路

（一）提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

首先，辦公室要增強(qiáng)自己的服務(wù)意識(shí)，清楚地認(rèn)識(shí)到自己工作的價(jià)值是通過服務(wù)體現(xiàn)出來的，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，承擔(dān)起參謀助手的職能，認(rèn)真調(diào)查、收集、篩選、分析對(duì)企業(yè)發(fā)展有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。同時(shí)，也要主動(dòng)地為企業(yè)干部職工服務(wù)。其次，要提高服務(wù)的本領(lǐng)，提升干部職工滿意度。

（二）形成良性運(yùn)作機(jī)制

辦公室工作要適應(yīng)企業(yè)改革的需要，就必須加強(qiáng)制度化建設(shè)，使員工有章可循，有章可依。一是完善日常工作制度，明確權(quán)責(zé)分配。二是制定完備的工作程序，照章辦事。三是員工要提高監(jiān)督與自我監(jiān)督意識(shí)，靈活督察方式。四是鼓勵(lì)先進(jìn)，懲罰落后，調(diào)動(dòng)職工工作積極性。

（三）創(chuàng)新工作的內(nèi)容及形式

創(chuàng)新是社會(huì)進(jìn)步的動(dòng)力，同樣也是提高工作效率的有力武器。對(duì)于辦公室的工作，工作人員最為了解，如何精簡(jiǎn)步驟，化繁為簡(jiǎn)，也只有工作人員最熟悉。只要能夠更好地促進(jìn)企業(yè)辦公室的工作，就要敢于突破陳規(guī)戒律，放開手腳去干。因此，筆者認(rèn)為，企業(yè)可以把提合理化建議的制度運(yùn)用到辦公室的管理中，建議一經(jīng)采納，就適當(dāng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

（四）努力提高工作人員的綜合素質(zhì)

員工的素質(zhì)直接決定工作效率與質(zhì)量，作為辦公室工作的執(zhí)行者，他們必須具備以下方面的素質(zhì)：良好的政治修養(yǎng)，良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力，良好的文件管理能力，較強(qiáng)的文字功底，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)等。目前企業(yè)辦公室管理隊(duì)伍中管理專業(yè)出身的較少，部分辦公室管理人員缺乏相應(yīng)的技能，因此，對(duì)這些人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)就顯得格外重要。

（五）運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備

辦公現(xiàn)代化是企業(yè)改革與發(fā)展的需要，它直接推進(jìn)了辦公室工作的科學(xué)化，也提高了辦公室的工作效率，可為企業(yè)節(jié)省大量人力和物力。首先，應(yīng)當(dāng)合理規(guī)劃與設(shè)計(jì)辦公室，努力為員工營(yíng)造一個(gè)寬松、舒適的工作環(huán)境。其次，配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，如電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，條件允許的情況下還可以引進(jìn)現(xiàn)代化的辦公軟件。最后，辦公室人員要自覺樹立現(xiàn)代管理意識(shí)，努力適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公手段，最大限度地提高工作效率。

四、結(jié)論及建議

綜上所述，隨著當(dāng)代煤礦企業(yè)改革與發(fā)展進(jìn)程的推進(jìn)，對(duì)企業(yè)辦公室來說是一個(gè)挑戰(zhàn)，如何應(yīng)對(duì)這個(gè)挑戰(zhàn)，協(xié)調(diào)好各個(gè)部門之間的關(guān)系，做好服務(wù)工作是擺在管理者面前的一個(gè)難題。只有不斷圍繞企業(yè)發(fā)展的中心工作做好服務(wù)，協(xié)調(diào)好企業(yè)發(fā)展中的各種關(guān)系，不斷提升辦公室崗位職工的綜合素質(zhì)，才能使辦公室成為當(dāng)代煤礦企業(yè)發(fā)展的重要保障。

（作者單位：河南能源焦煤公司演馬莊礦綜合辦公室）