探討新時代背景下電子檔案的優(yōu)越性

杜轉珍

摘 要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，計算機電子技術已經被開發(fā)出了很多使用方式，電子檔案正是基于這樣的背景，應人們對先進檔案管理方式的需求而產的。承載這大數(shù)據(jù)的電子檔案依靠自己獨特的優(yōu)勢，在人們的工作和生活中扮演著重要的角色。電子檔案的出現(xiàn)是信息技術的存貯的一個巨大的進步，它能有讓檔案管理變得更為高效，同時也沒有傳統(tǒng)紙質檔案的缺陷，是檔案管理工作中理想的載體。本文基于新時代背景，探討電子檔案所具有的優(yōu)越性，并就電子檔案的管理介紹一些方法。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；數(shù)據(jù)

伴隨社會的發(fā)展和科學進步，檔案管理任務也越來越重，而傳統(tǒng)的紙質檔案手工管理的方式存在操作復雜、信息提供緩慢、管理程度差的問題，越來越多的需求給傳統(tǒng)紙質檔案管理提出了挑戰(zhàn)。電子檔案的出現(xiàn)讓檔案管理的工作方式出現(xiàn)了變化，解決了困擾檔案管理人員的問題，提升了檔案管理人員的工作效率，加強了檔案管理的水平。

1 電子檔案的定義和特點

（一）電子檔案的定義

電子檔案在最開始時是由電子文件演變過來的。“電子文件”是上世紀50年代出現(xiàn)的名詞，由于電子文件中的信息都使用數(shù)字表現(xiàn)，所以稱其為數(shù)字式文件也不為過。國際檔案理事會對電子文件有比較客觀的定義：電子文件屬于一種使用數(shù)字電腦進行操作、輸送和管理的文件。而電子檔案，就是電子文件在保留其基礎作用的前提下完成電子歸檔之后的產物。它有著如下內涵：通過計算機設備建立和讀??；使用數(shù)字代碼存儲信息；符合“文件”的定義。

（二）電子檔案的特點

1、存儲形式多樣

計算機多媒體技術在電子檔案的管理中使用的十分廣泛。電子文件使用視頻音頻信號或者直接使用數(shù)字代碼來進行信息的存儲，通過文檔、圖像、聲音、符號等方式，生動形象的記錄這檔案的真實信息，從而改變了紙質檔案單一信息記錄的不足情況。

2、便于操作使用

電子檔案比較便于修改，而且制式化的存儲方式也使其即便多次修改也不會顯得雜亂，使得檔案的整潔性和辨識度都能得以保持，有效提升了檔案管理人員的工作效率。在以前，由于計算機技術發(fā)展的不到位，便于操作不留痕跡既是優(yōu)點也是缺點，因為它不留痕跡會給懷有不良意圖的人以可乘之機，但隨著檔案加密技術的不斷發(fā)展，上面的問題基本不可能存在于檔案室，所以總體來說便于操作的特點對于檔案管理人員而言，是優(yōu)遠大于劣的。

3、信息輸出便捷

電子檔案信息的儲存需要使用一定的存儲介質如硬盤等。使用計算機進行信息的錄入和修改。在電子工業(yè)發(fā)展迅速的今天，檔案管理的設備問題變得不再是問題，相反，通過電子設備，還能實現(xiàn)比以前便捷的檔案管理、調用操作，使得檔案信息的輸出不再遲緩。

4、節(jié)約管理成本

紙質檔案需要大量的紙張來記錄信息，并需要經過繁瑣裝訂、歸檔和妥善的保管，調取檔案時需要經過繁瑣的查找，搬運、翻閱抽取資料的工作。而電子檔案所需介質是硬盤和服務器，有著占地小、文件信息與載體可分的優(yōu)勢，解決了傳統(tǒng)檔案管理需要借助大量空間擺放檔案、且輸出信息困難的問題，有效節(jié)省了檔案管理所需的人力和物力。

2 電子檔案與紙質檔案的優(yōu)劣

總體來說，電子檔案和紙質檔案各有優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在反映檔案的原始性、服務利用、管理人員素質、保存壽命三個方面，下面將對其進行具體辨析。

（一）反映檔案的原始性

紙質檔案能夠很方便的留下主管者的筆跡，也有親筆簽名、印章等一手檔案信息記錄，能比較方便的確認檔案資料的原始性，能集內容、形式?？煽啃杂谝簧?，保留了檔案原始記錄的基本特性。紙質檔案如果出現(xiàn)涂改和偽造，通過筆跡、顏色、指紋等進行辨認，而電子檔案則需要進行更多的歷史修改記錄調取來尋找修改者，較為麻煩。

電子檔案和載體有著分離性，所以檔案的建立就無須經過起草、定稿和打印，直接在電腦上進行編輯和修改、輸出等操作，而且操作后在檔案本身不留下痕跡，便于管理，如果從這個角度上來講，電子檔案也有著其自己的優(yōu)勢。但不可否認，它消弱了文件的直觀性和憑證性功能。

（二）服務利用

紙質檔案的的調取是通過管理員和需求者的交流達成的。但相對于紙質檔案，電子檔案是通過計算機調取的方式實現(xiàn)，但是需要滿足一定的軟件、硬件條件才能完成。雖然條件需要高，但是其便捷性是紙質檔案服務所難以企及的。可以說需要管理的檔案信息越多，電子檔案的優(yōu)勢就越明顯。不過從我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，在很長一段時間檔案的管理還要使用電子檔案和紙質檔案相結合的方式。兩者服務形式的人性化上都還具有著可觀的發(fā)展空間。

（三）體積和保存壽命

隨著需保存信息量的增加，紙質檔案就會暴露出占用面積大、存儲量小的缺點，而電子檔案則正好相反。不過值得注意的是，電子檔案的載體不如紙質檔案穩(wěn)定，在永久保存上還稍遜于紙質檔案。電子檔案的保存要求溫度、濕度、防磁、防病毒、防破壞。載體保存時間一般在20年左右，而檔案館的檔案一般要保存30到50年之久，而電子檔案的備份涉及到硬件和軟件的要求，需要一定的規(guī)劃和協(xié)調。不過伴隨著電子信息技術的發(fā)展，相信電子檔案的保存時間也會越來越長，這個問題將會被很好的解決。

3 新時代背景下電子檔案的管理

（一）加強電子檔案管理機制

為使得電子文件能夠記進行及時的歸檔和高效的使用，構建電子檔案全過程管理機制，落實管理的職責，并對參與電子檔案編寫和管理者進行培訓、審核是很有必要的。首先，要通過專業(yè)化培訓提升電子檔案編寫者和管理者的責任觀念、職業(yè)操守和專業(yè)素質。第二，要將管理責任落實到管理員個人，制度制訂要基于合理實用的原則。第三，要構建起系統(tǒng)的審查制度，對電子檔案的原始性和真實性嚴格把關。

（二）構建電子檔案管理的記錄框架

電子檔案的編寫者要對其負責建立的的電子檔案的真實性，以及可被保存擔起責任。尤其是是協(xié)力編寫的電子檔案，更要將編寫者的職責范疇劃清，讓所有的編寫者各司其職，無關人員不可踏足于別人的工作范疇內，有需要時可采用文件只讀的形式調用，以避免因為誤操作或可以刻意刪改等情況導致電子檔案的真實性喪失。中所周知，紙質檔案只要形成文件，那么其所記載的信息和形式特點就不再出現(xiàn)變化，人們可通過信息上來判斷它的原始性。電子檔案建立后由于載體、格式的變化，其存在形式會產生一定的變化，若是沒有可供參照的信息證實它的內容并未出現(xiàn)變化，檔案的原始性就很難確定。所以應該構建起科學的記錄機制，記載電子檔案創(chuàng)建、修改、管理和信息輸出的全部操作。

（三）構建三位一體的檔案管理工作機制

電子檔案管理涉及到多個方面，只是靠著檔案部門自己是很難實現(xiàn)有效管理的?？梢圆扇‰娮訖n案編寫部門、檔案管理與存儲部門、信息管理部門三位一體的電子檔案管理運行機制，讓檔案管理部門即能明確電子文件歸檔的要素，同時也是構建和維護檔案信息網絡、管理電子數(shù)據(jù)的專業(yè)技術部門，多種功能聚集在一個部門 ，作為電子檔案歸檔流程化、規(guī)范化的組織者和執(zhí)行者。這樣一體化合作的電子檔案管理工作機制能夠很好的保障電子檔案管理工作的有序。

（四）采取切實可行的信息保護措施

伴隨電子檔案使用范圍越來越廣，電子檔案的編寫者、管理者和技術部門都要注意到采取相關技措施來保障信息不泄露。比如通過操作信息認證、文檔加密、計算機防護等措施等預防其無關人員進入到檔案管理系統(tǒng)中篡改和銷毀電子檔案，保障電子檔案的有效性。此外，還要搞好檔案數(shù)據(jù)的備份，更好地確保電子檔案信息不受到外界物理因素的影響而出現(xiàn)丟失、損壞的情況。

4 總結

在當前，電子檔案已經被廣泛使用在各種國家機關、企事業(yè)單位中，在使檔案管理更加便捷的同時，也給新時代的檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理人員一定要明確電子檔案的優(yōu)勢和不足，充分利用電子檔案的優(yōu)越性，為建設信息化檔案管理體系貢獻一份力。

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