信息時(shí)代下的高職院校人事檔案管理

郭明+齊園園+趙娟

摘要：人事檔案管理是高職院校組織人事工作的重要組成部分，是人才管理等基礎(chǔ)性工作的重要環(huán)節(jié)。如今是信息化時(shí)代，為適應(yīng)信息時(shí)代高職人事制度改革的需要，高職院校應(yīng)加快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。本文從高職院校人事檔案信息化管理的必要性出發(fā)，談?wù)勅绾芜M(jìn)行人事檔案信息化管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案；信息化管理

2016年4月國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》進(jìn)一步明確了加快檔案管理信息化進(jìn)程的主要任務(wù)和實(shí)現(xiàn)指標(biāo)。國(guó)家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn)，使檔案信息化成為發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為高職院校人事管理部門(mén)的共識(shí)。通過(guò)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，以信息化帶動(dòng)管理現(xiàn)代化，能夠充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)人事制度改革，從而達(dá)到學(xué)校人力資源的有效配置。因此，本文以信息化時(shí)代下的高職院校人事檔案管理為主要研究?jī)?nèi)容，旨在為促進(jìn)高職人事檔案信息化建設(shè)提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)。

一、高職院校人事檔案信息化管理的必要性

人事檔案管理信息化，是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，結(jié)合高職院校人事檔案的自身特點(diǎn)，借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)兩大載體，將人事檔案信息進(jìn)行電子化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化管理模式。在當(dāng)前信息化引領(lǐng)社會(huì)發(fā)展潮流的環(huán)境背景下，實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案信息化管理是十分必要的。第一，人事檔案管理信息化是提高人事管理效率的必然要求，其可以將持續(xù)更新的人事信息全面、快速地呈現(xiàn)出來(lái)，利于提高學(xué)校人事管理的效率和決策水平。第二，人事檔案管理信息化是提高檔案利用效率的要求。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要以手工處理為主，查閱檔案材料需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，這極大地影響人事檔案的使用效率。而人事檔案管理信息化，可以在控制查閱權(quán)限的前提下實(shí)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容的在線(xiàn)查閱、傳輸、下載，為各相關(guān)單位了解和發(fā)現(xiàn)人才提供可靠的人才數(shù)據(jù)庫(kù)。第三，人事檔案管理信息化是維護(hù)檔案安全的要求。紙質(zhì)檔案材料在存放、整理、查閱過(guò)程中，不可避免地會(huì)出現(xiàn)磨損，保存期受限；若通過(guò)掃描儀建立電子檔案，既利于原始檔案材料的保存，又進(jìn)行備份，便于檔案信息的傳輸與利用。

二、信息時(shí)代下的高職院校人事檔案管理策略

1.實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的信息化管理

首先，信息化發(fā)展形勢(shì)下，高職院校人事檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)在實(shí)施管理活動(dòng)的過(guò)程中，脫離傳統(tǒng)管理理念的束縛，充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的作用，利用信息化技術(shù)將與之相關(guān)的信息進(jìn)行高效采集、存儲(chǔ)和傳遞。其次，負(fù)責(zé)資料管理的職能人員，不僅要認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，更要付諸實(shí)踐，把各類(lèi)人事檔案資料予以分類(lèi)、整合，為教職人員獲取和查閱相關(guān)資料提供更為便捷的服務(wù)，從整體上提高人事檔案管理工作的水平和效率。除此以外，學(xué)校應(yīng)建立一個(gè)信息管理子系統(tǒng)，將相關(guān)資料、數(shù)據(jù)予以整合、處理，促使盡快實(shí)現(xiàn)信息檔案的電子化。

2.建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

第一，建立數(shù)字化的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并借助電子掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化媒體設(shè)備，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，刻錄成光盤(pán)，高效存儲(chǔ)起來(lái)。第二，根據(jù)保密性和安全性要求，做好檔案資料的信息化建設(shè)，建立人事檔案信息化服務(wù)網(wǎng)站。第三，建立一個(gè)現(xiàn)代化的辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并將一些日常的辦公業(yè)務(wù)列為數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)范圍。第四，完善人事檔案的檢索、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等流程，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。第五，學(xué)校在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)時(shí)，可以加大對(duì)信息技術(shù)領(lǐng)域核心技術(shù)的關(guān)注力度，如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等，并積極引進(jìn)這些技術(shù)，為人事檔案管理所用。

3.利用現(xiàn)代化手段設(shè)立檔案網(wǎng)站

計(jì)算機(jī)技術(shù)在當(dāng)下高職院校人事檔案管理工作中應(yīng)用最為普遍，通過(guò)該項(xiàng)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的自動(dòng)分類(lèi)、編輯及現(xiàn)代化統(tǒng)計(jì)。為此，高職院?？梢圆捎靡杂?jì)算機(jī)技術(shù)為媒介的現(xiàn)代化手段來(lái)設(shè)立檔案網(wǎng)站。首先，網(wǎng)站的設(shè)立要體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)的頂層設(shè)計(jì)、先進(jìn)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)作等多功能、多維度、多層次的建設(shè)格局。其次，要采用雙向兼容發(fā)展的建設(shè)路線(xiàn)，既要進(jìn)行自上而下的計(jì)劃，又要有組織地開(kāi)發(fā)，開(kāi)辟自下而上的資源運(yùn)用建設(shè)途徑，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行收集、整合、編輯和存儲(chǔ)，形成系統(tǒng)化和規(guī)范化的數(shù)字人事檔案資源庫(kù)，以推進(jìn)其良性發(fā)展。最后，要明確檔案網(wǎng)站內(nèi)部的各個(gè)欄目，其數(shù)量和質(zhì)量都要科學(xué)合理。

4.加大人事檔案信息化建設(shè)投入

要想全面推進(jìn)信息化發(fā)展建設(shè)，必須加大對(duì)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)力度，加大資金投入。近年來(lái)，隨著高等職業(yè)教育事業(yè)的發(fā)展，高職院校加大了對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的投入力度，但是尚未從根源上解決問(wèn)題。為此，學(xué)校應(yīng)做好統(tǒng)籌規(guī)劃，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極改善現(xiàn)有的信息化條件，著力解決學(xué)校人事檔案信息化設(shè)備建設(shè)不足的問(wèn)題。

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