許穎倩
摘 要:在當代,秘書成為辦公室的一個重要角色,扮演著服務領導,出謀劃策的角色,起到承上啟下、協(xié)調服務的作用。為了研究目前高校秘書相關專業(yè)學生的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)發(fā)展,本文主要探討了秘書人員職業(yè)素養(yǎng)的含義、內(nèi)容、重要性以及秘書相關專業(yè)學生的職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)途徑。通過分析得出,秘書的職業(yè)發(fā)展離不開職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng),因此秘書相關專業(yè)的學生要想在秘書崗位上有所成就,就必須要提高相應的職業(yè)素養(yǎng)。
關鍵詞:秘書;職業(yè)素養(yǎng);內(nèi)容;途經(jīng);職業(yè)發(fā)展
伴隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展,企業(yè)對秘書的需求越來越大,要求也隨之提高。秘書已經(jīng)不是以前大眾眼中“端茶倒水”的角色,而是日漸成為企業(yè)內(nèi)部參與管理的特殊助手。秘書不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧,還要能在上級沒過問的情況下表現(xiàn)出責任感,用實際行動展現(xiàn)出自己的主動性和協(xié)調性。
一、秘書職業(yè)素養(yǎng)的含義
職業(yè)素養(yǎng)是人們在社會活動中需要遵守的行為規(guī)范,是職業(yè)的內(nèi)在要求,是一個人在職業(yè)過程中表現(xiàn)出來的綜合品質。而秘書職業(yè)素養(yǎng)是指秘書人員在思想、政治、品格、作風、技能、知識等方面經(jīng)過鍛煉、學習達到的水平和境界。同時能夠與各種類型的上司和諧相處,協(xié)調工作,并具有較強的心理承受能力和保密意識。
二、秘書職業(yè)素養(yǎng)的基本內(nèi)容
(一)、重視德育
宋代理學家楊時曾說:“一德立而百善從之”。一個秘書人員如果不能把德行放在首位,就算有“滿腹經(jīng)綸”,也不能算是一個合格的秘書。秘書在工作崗位上常常任勞任怨,甘當無名英雄。常常為領導寫稿子,但不屬上自己的名字;常常組織相關會議,但自己卻從不在主席臺露臉、發(fā)言;常常晚上加班熬夜,但白天還得正常工作,等等。這些都強烈的說明沒有強烈的服務與奉獻意識是當不了秘書的。同時,由于秘書的德行是領導形象的“補充”,公司辦事效率的“折射”,自身能力的“鏡子”,這些都要求秘書人員必須誠信正義、精益求精、恪盡職守、兢兢業(yè)業(yè)。
(二)、善于出謀劃策
秘書人員直接為領導提供服務,在工作和生活上經(jīng)常為領導提供意見,出謀劃策,是領導智力和精力的補充,也被人稱為領導的“外腦”。因此要想更好的服務于領導,受到重視,要求秘書必須要善于出謀劃策。要想做到這一點,必須要掌握全面的信息,善于分析形勢,學會謀略比較,從而得出更為可靠的參謀意見與依據(jù)。除此之外,還要深刻領會領導意圖,正確把握參謀時機,選擇適當場合和最佳時機,切中問題要害,巧妙說出自己的見解。
(三)、擅長寫作
擅長書寫各種稿件,應該是秘書人員的基本素質要求。在工作中,秘書需要經(jīng)常為領導寫各種發(fā)言稿、祝酒詞、工作計劃等等。如果沒有很強的文字功底,撰寫的文稿就會生硬、呆板,而且不能與領導的語言表達方式、邏輯思維相一致。此外,擅長寫作的秘書人員還要掌握廣泛的知識,比如,經(jīng)濟、政治、法律、業(yè)務技術等。只有掌握各類知識后,為企業(yè)寫各種稿件時才能游刃有余,了然于胸。
三、秘書相關專業(yè)的學生培養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)的途經(jīng)
(一)、提高自身的業(yè)務素質
業(yè)務素質是關乎企業(yè)秘書工作質量的一個最基本的素質。具體來說,提高秘書相關專業(yè)學生的業(yè)務素質,一方面是要提高自身的公文寫作能力。作為相關專業(yè)的學生要加強對自身的督促,制定相關的公文寫作和閱讀計劃。例如,三天或一周寫一次公文,一星期背誦一篇或兩篇應用文。相關專業(yè)的學生還可以相互間進行交流、檢查,發(fā)現(xiàn)問題,解決問題。另一方面就是要不斷地擴充知識面,不僅要學習公文的基礎知識,同時也要學習法律法規(guī)、自然科學、新聞、計算機、市場經(jīng)濟等等諸多領域內(nèi)的基本知識。
(二)、提高自身的思想道德素質
秘書作為一個特殊職業(yè),一方面,要服務于領導,當好一個下屬,另一方面,也要負責各項工作的布置和落實,具有一定的領導者的身份,但同時又是一個無實權的部門、職位。這就要求秘書人員要有較高的思想道德素質,在具體工作中嚴于律己、一絲不茍。在服務于領導的同時,也要做好與各部門工作人員的溝通、交流工作。作為未畢業(yè)的秘書相關專業(yè)的學生要從現(xiàn)在做起,不斷培養(yǎng)自身的思想道德素質,可以從以下幾方面入手:1、學會反省和反思。相關專業(yè)的學生可以借鑒曾子所說的“吾日三省吾身”,每天多反思自己的缺點,改正道德缺陷,嚴于律己。2、向榜樣學習。無論是電視上還是生活中,只要細心觀察,我們都會發(fā)現(xiàn)值得自身學習的榜樣人物。尋找道德素質高的榜樣人物,向他們學習。3、注重實踐,身體力行。相關人員不僅要將優(yōu)秀的思想道德素質銘記于心,還要將其在生活中表現(xiàn)出來,才能達到真正的目的和效果。
(三)、提高自身的心理素質
秘書工作是一個具有極大心理壓力的工作,一方面秘書人員受領導指揮,要隨時隨地為領導操心,為領導辦事,生怕一絲疏忽給領導帶來潛在危險。另一方面,又受到來自各部門工作人員的壓力和不理解,這就需要秘書人員有良好的心理素質。當下,秘書相關專業(yè)的學生該如何提高自身心理素質,為以后打基礎呢?
1、要有正確的自我認知
秘書相關專業(yè)的學生要對自己有一個良好準確的定位和認知。不能認為秘書是“一人之下,萬人之上”,驕傲自大,高估自己。當然也不能因為遇到一些挫折和失敗就妄自菲薄,看輕自己。秘書出身的學生應把“自尊、自信、自強、自立”作為自我認知的具體指標,客觀地認識自我,正確地評價自我。
2、要有健全的意志品質,敢于面對各種挑戰(zhàn)
人生之路不可能是一帆風順的,難免會遇到一些挫折和困難,相關專業(yè)的學生要想在秘書崗位上有所成就,就要不斷提高自身抗挫折的能力,培養(yǎng)自己堅強的意志品質。
3、要有健康的情緒體驗,提高情緒調節(jié)與控制能力。
一個人的情緒化過于強烈是心理不成熟的表現(xiàn),往往在處理問題和解決矛盾上不會理性的對待,這對于秘書人員來說是大忌。秘書相關專業(yè)的學生必須要學會調節(jié)和控制自己的情緒,掌握自我情緒調節(jié)和控制的技巧,培養(yǎng)積極健康的情緒。秘書相關專業(yè)的學生平時可以積極參加心理素質的教育活動,聽取心理素質的教育報告,參加課外社團活動,參與社會實踐等。
職業(yè)素養(yǎng)是職業(yè)發(fā)展的基石,職業(yè)素養(yǎng)越厚重,朝向更高的職業(yè)發(fā)展的階梯就越長。秘書的職業(yè)素養(yǎng)是一個長期打磨和實踐的過程,需要秘書人員各方面的努力。秘書相關專業(yè)或以后想從事秘書工作的學生要將理論與實踐相結合,勤于學習,積累廣泛的知識,把對職業(yè)素養(yǎng)的認識貫徹到實際工作和學習生活中,培養(yǎng)自己成為高素質的秘書人員,創(chuàng)造一個更廣闊的職業(yè)發(fā)展空間。
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