推動(dòng)高層次人才建設(shè)背景下職業(yè)院校人事檔案管理創(chuàng)新路徑研究

摘 要：對(duì)于職業(yè)院校而言，人事檔案的合理、高效利用，是開展各項(xiàng)管理工作的重要基礎(chǔ)與依據(jù)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，各行各業(yè)進(jìn)入信息化時(shí)代，深入開發(fā)利用人事檔案資源，多樣化、層級(jí)化處理海量檔案數(shù)據(jù)，已成為當(dāng)前院校需要面臨的重要課題。本文圍繞推動(dòng)高層次人才建設(shè)背景下職業(yè)院校人事檔案管理創(chuàng)新路徑進(jìn)行深入研究，提出通過提升信息化意識(shí)、規(guī)范管理體系、引入現(xiàn)代技術(shù)、建設(shè)干部隊(duì)伍等方面進(jìn)行管理模式的優(yōu)化，進(jìn)而提升職業(yè)院校人事檔案開發(fā)利用的服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：高層次人才；職業(yè)院校；人事檔案；創(chuàng)新路徑

職業(yè)院校的人事檔案是組織、人事等有關(guān)部門按照黨和國(guó)家的干部人事政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷。人事檔案以干部員工姓名為卷宗主要特征進(jìn)行收集保管，包括基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、家庭情況、榮譽(yù)處罰、考核材料等內(nèi)容。這些檔案信息成為學(xué)校開展人才隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是優(yōu)化人才資源配置、組織人事管理、干部員工調(diào)動(dòng)、教學(xué)崗位匹配的關(guān)鍵參考。隨著教育事業(yè)的全面改革，各職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)充分應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”等現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)龐大人事檔案信息進(jìn)行精細(xì)化管理、開發(fā)與利用，建立信息技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行收集錄入、檢索查詢與開發(fā)共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性管理模式的改革。

1 職業(yè)院校人事檔案管理綜述

自2011年我國(guó)事業(yè)單位改革以來，職業(yè)院校逐步實(shí)行聘任制，在人事制度改革過程中，職業(yè)院校對(duì)干部職工的聘用也逐漸變得靈活。人才流動(dòng)日益頻繁，這就必然為高校的人事檔案管理工作帶來一系列挑戰(zhàn)。管理、利用好干部人事檔案將關(guān)系著高校未來人力資源的開發(fā)利用水平，對(duì)于干部選拔任用與日常監(jiān)督管理有著重要意義。

1.1 人事檔案信息資源的重要性

1.1.1科學(xué)配置人力資源。選賢任能、管理人才是人力資源管理的核心工作。當(dāng)前，職業(yè)院校的教職工處于頻繁動(dòng)態(tài)變化的狀態(tài)，新老交替成為高校運(yùn)行的常態(tài)化，需要及時(shí)補(bǔ)充新鮮血液。新教職工通過教學(xué)管理工作，其教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、理論水平、職業(yè)意識(shí)會(huì)逐步成長(zhǎng)提高，將會(huì)成為高素質(zhì)人才。通過將人事檔案信息資源深度開發(fā)，可及時(shí)了解現(xiàn)有員工的情況，并可加強(qiáng)人才甄別，提升人才隊(duì)伍性價(jià)比，促進(jìn)整個(gè)教學(xué)圈人才規(guī)范流動(dòng)，也是踐行以人為本的發(fā)展理念與尊重人才、培養(yǎng)人才的根本目的，為今后學(xué)校規(guī)劃人才分配，提升管理質(zhì)量提供了根本遵循[1]。

1.1.2展現(xiàn)員工自身水平。人事檔案記錄著職業(yè)院校每個(gè)職工的詳細(xì)信息，包括性格愛好、特殊技能、特長(zhǎng)優(yōu)勢(shì)等，對(duì)人事檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，可更好地呈現(xiàn)教職工潛在的能力，也可為本校人員管理及崗位分配提供決策依據(jù)。例如，本校在某次崗位調(diào)動(dòng)中，遇到學(xué)院思政教師數(shù)量不夠的問題，短期內(nèi)無法通過社會(huì)招聘進(jìn)行補(bǔ)充。干部人事檔案管理人員通過查看現(xiàn)有教師的檔案，發(fā)現(xiàn)兩名教師的本科專業(yè)是思想政治教育，具有一定的理論基礎(chǔ)，經(jīng)過試講、考核，發(fā)現(xiàn)教學(xué)效果較好，便進(jìn)行轉(zhuǎn)崗。由此，既讓每一位教師找到更多展現(xiàn)自己的舞臺(tái)，又有利于學(xué)校充分利用人才資源完善崗位匹配，從而促進(jìn)高等院校不斷提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1.2 人事檔案信息化管理的意義

1.2.1提高管理效率。隨著新時(shí)期教育行業(yè)的不斷優(yōu)化改革，職業(yè)院校的師資規(guī)模不斷擴(kuò)大，人才流動(dòng)日益頻繁，這就對(duì)干部人事檔案的管理帶來了較大挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)模式下，職業(yè)院校人事檔案基本以紙質(zhì)檔案為主，在查詢、管理、利用過程中是通過檔案人員手動(dòng)翻閱為主。不僅耗費(fèi)大量的人力成本，還需要較高的財(cái)力、物力及庫房空間為支撐，無法滿足當(dāng)下干部人事檔案科學(xué)化、高效化及便捷化管理的要求。通過利用數(shù)字化技術(shù)與信息化手段，可將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，并通過上傳至平臺(tái)，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線征集、快速檢索、精準(zhǔn)調(diào)用與高效利用，在減少檔案資源管理維護(hù)成本的同時(shí)，將管理人員從單一繁重的工作環(huán)境中解脫出來，使其有更多的時(shí)間與精力進(jìn)行創(chuàng)新。

1.2.2保障文件安全。由于干部人事檔案的最原始文件是紙質(zhì)文件，在源頭上就無法實(shí)現(xiàn)單套制管理。在過去傳統(tǒng)管理模式下，紙質(zhì)檔案在存放過程中極易因潮濕、蟲蛀、腐蝕等自然因素導(dǎo)致紙張變黃、發(fā)脆、字跡模糊，并且在利用過程中也容易因人為影響導(dǎo)致檔案被篡改、丟失或泄露，造成不可逆的損傷。通過檔案信息化技術(shù)，可減少對(duì)原始文件的利用，并通過安全技術(shù)對(duì)干部人事電子檔案進(jìn)行加密處理，最大限度地提升其安全性，降低人為篡改檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而便于信息查閱和長(zhǎng)久保存[2]。

2 推動(dòng)高層次人才建設(shè)背景下職業(yè)院校人事檔案管理創(chuàng)新面臨的問題

2.1 收集不齊全，管理意識(shí)淡薄

干部人事檔案管理在實(shí)際工作中受傳統(tǒng)思維的影響，部分院校仍存在檔案意識(shí)不強(qiáng)、信息化思維薄弱、利用率較低的問題。干部人事檔案的管理永遠(yuǎn)停留在“說著重要，排著次要，用著需要，忙著忘掉”，即使在干部調(diào)整較為頻繁的時(shí)候也極少利用人事檔案，導(dǎo)致相關(guān)干部任命、選人用人決策缺少科學(xué)性，降低了人力資源管理的針對(duì)性。因此，人事檔案被隨意擱置、任意堆放，在各教職工工作過程中產(chǎn)生的教學(xué)成績(jī)、日常考核等信息文件沒有做到及時(shí)更新。檔案收集不齊全、整理不規(guī)范的問題，甚至?xí)绊懜刹柯毠さ穆殬I(yè)生涯，無法發(fā)揮其利用價(jià)值[3]。

2.2 制度不規(guī)范，組織架構(gòu)混亂

2.2.1管理較為分散。在職業(yè)院校內(nèi)部存在多部門管理干部人事檔案的現(xiàn)象。如組織部門、人事部門和勞動(dòng)部門等，甚至與干部人事工作無關(guān)的業(yè)務(wù)科室也有部分人事檔案。使得相關(guān)職能職責(zé)不清晰、工作分工不明確。這種“分頭多散”的現(xiàn)象極易導(dǎo)致相關(guān)工作“都在管、都不管，都負(fù)責(zé)、都不負(fù)責(zé)”，一旦出現(xiàn)問題便會(huì)推諉扯皮。由此帶來收集不齊全、管理不及時(shí)、利用不充分及資料不完整等問題，人事檔案的真實(shí)性、完整性、可用性下降，在宏觀上阻礙了人力資源的合理配置。

2.2.2制度不夠科學(xué)。過去，干部人事檔案往往以紙質(zhì)文件的方式管理，在新時(shí)期轉(zhuǎn)型后變成以電子檔案為主的在線管理模式。由于沒有針對(duì)過去頒布的管理制度進(jìn)行更新完善，大多數(shù)部門仍沿用過去的制度或者將上級(jí)部門頒布的政策文件生搬硬套，與實(shí)際工作與未來發(fā)展方向嚴(yán)重不符，從而導(dǎo)致部分業(yè)務(wù)流程無章可循，管理水平落后、因循守舊，難以在實(shí)踐中求變、創(chuàng)新。

2.3 員工不專業(yè)，干部隊(duì)伍業(yè)余

由于受傳統(tǒng)思想的影響，使得檔案工作人員整體水平較低，流動(dòng)性大、崗位調(diào)動(dòng)頻繁。尤其在新時(shí)期檔案信息化興起的前提下，存在較多未參加檔案信息化理論知識(shí)培訓(xùn)便直接上崗的人員，干部隊(duì)伍專業(yè)知識(shí)水平較差，職業(yè)道德有所缺失，人才數(shù)量日益萎縮，使得工作停滯不前，嚴(yán)重制約了干部人事檔案管理工作乃至于高校未來的可持續(xù)發(fā)展。

2.4 利用不充分，技術(shù)應(yīng)用單一

從整體來看，部分職業(yè)院校干部人事檔案電子目錄全覆蓋基本實(shí)現(xiàn)，并且在日常利用中具備了計(jì)算機(jī)檢索功能。但是在實(shí)際工作中，由于新時(shí)代檔案信息化創(chuàng)新管理大多停留在紙質(zhì)文件與電子文件的轉(zhuǎn)變上，現(xiàn)代化水平不高，智能化技術(shù)應(yīng)用程度較低，沒有做到更加高效的管理、深入的挖掘與廣泛的開發(fā)利用。干部人事檔案信息化水平相對(duì)較為滯后，甚至部分院校仍采用較為傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，沒能完全實(shí)現(xiàn)信息化，協(xié)同共享化水平不高增加了較多重復(fù)性工作，嚴(yán)重降低了工作效率。

3 推動(dòng)高層次人才建設(shè)背景下職業(yè)院校人事檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化路徑

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，要深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，突出創(chuàng)新引領(lǐng)，以改革精神推動(dòng)檔案實(shí)踐、理論、制度的全面創(chuàng)新，為檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動(dòng)力。為此，相關(guān)院校領(lǐng)導(dǎo)者與一線管理人員要牢固樹立檔案意識(shí)與信息化思維，建立健全管理體系，不斷優(yōu)化干部隊(duì)伍，充分應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，從而推動(dòng)干部人事檔案信息化創(chuàng)新改革的進(jìn)程。

3.1 不斷強(qiáng)化檔案服務(wù)化意識(shí)

3.1.1加強(qiáng)檔案意識(shí)。意識(shí)是行為轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)，各級(jí)職業(yè)院校要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案開發(fā)利用的宣傳教育工作，通過展板、專題會(huì)議、某信公眾號(hào)、視頻號(hào)、某音等方式，線上線下宣傳干部人事檔案的潛在價(jià)值、管理意義、利用手段。轉(zhuǎn)變決策者與管理層的檔案思維，改變過去陳舊落后的“檔案工作邊緣化”的觀念，從而為人事檔案的管理工作營(yíng)造良好發(fā)展環(huán)境。

3.1.2強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。進(jìn)一步拓寬職能范圍，將過去“管理型”的干部人事檔案工作轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r(shí)期面向全校各職能部門和教職工的“服務(wù)型”。積極配合各院系開展工作，促進(jìn)干部人事檔案信息在職業(yè)院校內(nèi)部的快速流通與廣泛共享，引導(dǎo)更多的人關(guān)注檔案工作，積極主動(dòng)參與其中，配合相關(guān)工作[4]。

3.2 健全完善檔案科學(xué)化體系

3.2.1完善組織架構(gòu)。職業(yè)院校要成立干部人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組與業(yè)務(wù)科室，加強(qiáng)宏觀統(tǒng)籌規(guī)劃力度，將全校干部人事檔案集中，深入明確職能職責(zé)，細(xì)化工作措施，領(lǐng)導(dǎo)小組要定期面向全校開展檔案專題會(huì)議，對(duì)于當(dāng)前工作政策實(shí)施情況、數(shù)字化轉(zhuǎn)型程度、面臨問題及解決路徑進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度，設(shè)置合理干部人事檔案管理機(jī)制，規(guī)劃好未來轉(zhuǎn)型路徑，在頂層設(shè)計(jì)層面給予干部人事檔案管理工作政策支持與資金支持，實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同聯(lián)動(dòng)，構(gòu)建單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案業(yè)務(wù)部門牽頭協(xié)調(diào)、其他部門各負(fù)其責(zé)的工作格局，保證各項(xiàng)工作落地落實(shí)。

3.2.2建立嚴(yán)格的制度。領(lǐng)導(dǎo)小組要深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》。結(jié)合《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》與自身工作開展情況，在檔案的收集管理、分類著錄、數(shù)字化加工、技術(shù)應(yīng)用、開發(fā)共享等環(huán)節(jié)制定科學(xué)有效的制度標(biāo)準(zhǔn)，如《干部人事檔案管理辦法》《涉密文件處理流程規(guī)范》《電子檔案利用注意事項(xiàng)》等，有效優(yōu)化職業(yè)院校干部人事檔案管理流程，保障各項(xiàng)工作在規(guī)范化環(huán)境中正常開展。

3.3 著力打造檔案專業(yè)化隊(duì)伍

3.3.1做好人才引進(jìn)工作。職業(yè)院?？赏ㄟ^考選、遴選的方式，面向社會(huì)定向招聘既懂得現(xiàn)代檔案管理技能，又了解信息化理論知識(shí)的復(fù)合型人才，不斷為本校干部人事檔案管理工作注入新鮮血液。

3.3.2做好員工培養(yǎng)工作。通過多種方式的線上線下培訓(xùn)，提升管理人員計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘以及操作系統(tǒng)等方面的業(yè)務(wù)理論水平與實(shí)踐能力，使員工能夠更加高效快速地處理業(yè)務(wù)難題，打造一支技術(shù)能力強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作科學(xué)有序地開展提供人才支撐。

3.4 全面構(gòu)建檔案一體化平臺(tái)

3.4.1搭建管理系統(tǒng)。領(lǐng)導(dǎo)小組及業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人要深入開展市場(chǎng)調(diào)研，全面了解大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、區(qū)塊鏈等技術(shù)，并結(jié)合實(shí)際工作需求制定干部人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案，不斷加大資金投入力度，做好新設(shè)備、新技術(shù)與專業(yè)人才的引進(jìn)工作，在系統(tǒng)的智能化、便捷化、高效化和安全化等方面進(jìn)一步完善功能，確保檔案信息化能夠安全穩(wěn)定運(yùn)行，促進(jìn)本校教育系統(tǒng)人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)常態(tài)化發(fā)展[5]。

3.4.2創(chuàng)新管理模式。以建立平臺(tái)實(shí)現(xiàn)全校范圍內(nèi)個(gè)人信息利用查詢?yōu)槟繕?biāo)，采用在線授權(quán)加密的形式來提高審核效率，利用校園內(nèi)網(wǎng)，將干部人事檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)與外部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)物理隔離，保障其隱私性與保密性。為全校每位員工賦予檔案查詢、信息管理等授權(quán)，個(gè)人可提交材料查詢、修改更新、問題上報(bào)等工作，通過管理員線上審核材料加以處理，按照循序漸進(jìn)的原則，逐步構(gòu)建人事檔案一體化網(wǎng)絡(luò)管理框架，促進(jìn)干部人事檔案工作與個(gè)人密切互動(dòng)，讓更多的人參與其中，真正讓干部人事檔案“活起來”。

結(jié)語

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，職業(yè)院校干部人事檔案的開發(fā)利用逐漸走向系統(tǒng)化、規(guī)范化，開發(fā)利用人事檔案不僅能夠科學(xué)配置人力資源，實(shí)現(xiàn)人才與崗位相匹配，更能夠促進(jìn)高校根據(jù)未來發(fā)展規(guī)劃儲(chǔ)備人才，提升人才隊(duì)伍質(zhì)量。為此，相關(guān)人員要更新理念、創(chuàng)新思路，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢(shì)，深度開發(fā)干部人事檔案內(nèi)在信息價(jià)值，科學(xué)設(shè)計(jì)規(guī)劃工作發(fā)展，加快人事檔案信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮其應(yīng)用能效，更好地為學(xué)校選人用人、師資隊(duì)伍建設(shè)、社會(huì)服務(wù)等方面工作提供“檔案力量”。

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作者簡(jiǎn)介：謝慧（1990—），大學(xué)學(xué)歷，內(nèi)江衛(wèi)生與健康職業(yè)學(xué)院館員，研究方向：人事檔案管理。