淺析如何做好基層辦公室主任的幾點思考

賈娜

摘要：辦公室作為一個單位的綜合管理部門，其承擔(dān)著綜合協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)、組織監(jiān)督等多方面的職責(zé)。而作為基層辦公室主任，其面臨的工作是比較繁瑣的，在具體工作中，如何才能夠做好復(fù)雜、繁多的工作，是需要深入思考的。在本文論述過程中，對如何做好基層辦公室主任談了幾點自己的看法。

關(guān)鍵詞：基層辦公室主任；上傳下達(dá)；工作方法；行政事務(wù)

辦公室工作沒有小事，這是作為辦公室人員應(yīng)當(dāng)牢記的一句工作宗旨。辦公室工作與領(lǐng)導(dǎo)的活動和企業(yè)經(jīng)營運轉(zhuǎn)狀況密切相關(guān)，無論什么事情，都應(yīng)該認(rèn)真對待，采取科學(xué)合理的工作方法，是做好一名基層辦公室主任應(yīng)盡職責(zé)?？偟膩碚f，做好基層辦公室室主任，主要做好辦事、辦文以及辦會三個方面的工作，做好基層辦公室主任應(yīng)思考以下幾點：

一、要提高辦事效率

辦事是辦公室主任工作第一項任務(wù)，辦公室是企業(yè)內(nèi)部上傳下達(dá)的橋梁紐帶，其承擔(dān)的事務(wù)眾多，如行政事務(wù)、公關(guān)接待、資料上報等，這些工作都是需要辦公室主任安排人去做的，要提高辦公室的辦事效率，具體來說，要從以下幾個方面做起：

（一）要務(wù)實基礎(chǔ)管理

辦公室主任要對基礎(chǔ)管理工作進(jìn)行務(wù)實，認(rèn)真查找辦事過程中容易出現(xiàn)的漏洞、薄弱環(huán)節(jié)。這對薄弱關(guān)節(jié)，務(wù)實基礎(chǔ)管理，提高制度建設(shè)水平。要求辦公室人員做好各項制度的執(zhí)行工作，進(jìn)而不斷提升辦公室的辦事效率。

（二）要強化部署落實

作為基層辦公室主任，在處理辦公室工作中，要想提高效率，必須要在“精、細(xì)、深、實”上下功夫，認(rèn)真分析各項事務(wù)工作的主要情況，有針對性的做好部署安排工作，鼓勵辦公室人員形成高度責(zé)任感和強烈的風(fēng)險警示，在具體辦事方面要實事求是，確保各項安排部署的工作任務(wù)按時保質(zhì)完成。

（三）運用科學(xué)合理的工作方法

辦公室主任要不斷學(xué)習(xí)，掌握處理各項工作的科學(xué)方法。在當(dāng)前現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展應(yīng)用的情況下，數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)辦公的水平越來越高。這就需要辦公室主任進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并及時總結(jié)處理不同工作時，運用更加科學(xué)、合理的工作方法。這樣才能不斷提升辦公室的辦事效率。

二、提升辦文水平和標(biāo)準(zhǔn)

辦文即使辦理公文，對于辦公室主任來說，面對的第二項重要工作就是辦理公文。在辦理公文方面，辦公室主任要注意不斷提升辦文水平和效率，不斷提升標(biāo)準(zhǔn)化程度，要在深入研究各類公文的基礎(chǔ)上，掌握好日常公文處理的主要方法和技巧，要做到以下兩點：

（一）做好日常公文流轉(zhuǎn)

辦公室主任在日常工作中，需要處理大量的公文，所以必須要做好公文的流轉(zhuǎn)工作。例如，公司內(nèi)部的文件、通知、通告、決定等常用文件，以及外部政府機關(guān)、企業(yè)之間的來往公文，這些公文的上下流轉(zhuǎn)，公文的起草、校對，都需要辦公室主任嚴(yán)格把關(guān)，提高公文流轉(zhuǎn)的規(guī)范非、標(biāo)準(zhǔn)化水平。公文流轉(zhuǎn)的效率和水平，是辦公室主任能力的重要體現(xiàn)，因此，辦公室主任一定要加強對公文流轉(zhuǎn)的重視程度，并積極組織人員，做好公文流轉(zhuǎn)每一個細(xì)小環(huán)節(jié)的工作。

（二）提高文稿起草的水平

優(yōu)秀的辦公室主任一定是一把“筆桿”好手，可見起草文稿能力對辦公室主任來說，非常重要。做好這項工作，需要辦公室主任掌握扎實的理論功底和文字駕馭能力。要能夠結(jié)合不同公文的特點以及內(nèi)容，為領(lǐng)導(dǎo)起到較高水平的底稿。要注意文稿的語言表達(dá)要準(zhǔn)確清晰、言簡意賅，同時，還要注意把握政治導(dǎo)向，貫徹企業(yè)的文化和指導(dǎo)思想。

三、提高辦會的規(guī)范化水平

基層辦公室主任在日常工作中，要協(xié)助公司及項目組織開展很多會議，也就是辦會工作。簡單來說，辦會工作，也是一整套的會務(wù)工作。從會前的協(xié)調(diào)組織，會中的服務(wù)落實執(zhí)行，到會后的跟蹤記錄等，都需要辦公室主任認(rèn)真籌劃，科學(xué)合理的安排。辦公室主任要提高辦會的水平，應(yīng)該從以下幾個方面做起：

（一）注重深刻領(lǐng)導(dǎo)會議指導(dǎo)思想

知道為什么開會，才能知道怎么開好會。辦公室主任會前要加強與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門的溝通與聯(lián)系，深刻領(lǐng)會會議的指導(dǎo)思想，了解會議召開的起因、任務(wù)、目的和意義，選定議題、把握方向，才能保證會議的順利召開。

（二）注重從全局和大局出發(fā)

會議一般都貫穿領(lǐng)導(dǎo)者的思想和意圖，辦公室主任應(yīng)從大局和全局出發(fā)，以領(lǐng)導(dǎo)為核心，做好溝通上下、聯(lián)系左右、照應(yīng)內(nèi)外等各方面聯(lián)系工作，真正起到辦公室的樞紐作用。注重大局，要展示出企業(yè)的整體形象和特點，注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的榮譽，確保每一次會議都是一次成功的企業(yè)名片宣傳。

（三）注重會務(wù)工作的精細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)

會務(wù)工作頭緒繁多，會務(wù)工作組織的好壞體現(xiàn)著辦公室主任的智慧和能力。辦公室主任要以萬無一失為目標(biāo)，謙虛謹(jǐn)慎、周密細(xì)致，注意傾聽領(lǐng)導(dǎo)的要求，加強同參會各方人員的密切聯(lián)系和配合，同時保密會務(wù)秘密，遵守各項紀(jì)律，確保會議圓滿順利進(jìn)行。

四、結(jié)束語

基層辦公室主任的工作任務(wù)比較繁瑣復(fù)雜，如何才能做好辦公室主任這一工作，是很多辦公室人員思考的重要問題。在本文的研究中，從辦事、辦文、辦會三個角度系統(tǒng)論述了做好辦公室主任的主要方法措施，希望可以對辦公室人員起到一定的參考和借鑒作用。

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