試論電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理中的區(qū)別和聯(lián)系經(jīng)驗談

董翠國

摘 要：市場經(jīng)濟體制的深化改革，為社會各行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。在此形勢影響下，為了更好地搜集與管理檔案信息，全面提升檔案管理水平，需要注重電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的有效區(qū)別，明確二者之間的聯(lián)系。基于此，本文就電子檔案與傳統(tǒng)檔案在管理中的區(qū)別和聯(lián)系展開論述。

關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；管理水平；區(qū)別；聯(lián)系

根據(jù)實踐經(jīng)驗及相關(guān)的參考資料，不斷加強電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理中的區(qū)別和聯(lián)系研究，有利于提升單位檔案整體管理水平，提高檔案信息利用效率，最大限度的發(fā)揮電子檔案在各項業(yè)務中的優(yōu)勢，更好的適應時代的發(fā)展要求。因此，需要從不同的方面對電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理方面的區(qū)別和聯(lián)系進行深入的探討。

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征

結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當前發(fā)展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對而言，電子檔案由于受到計算機網(wǎng)絡及各類信息技術(shù)的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數(shù)字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術(shù)措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡單。通過相關(guān)部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時間不同

當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內(nèi)進行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計算機網(wǎng)絡及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進行統(tǒng)一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計算機網(wǎng)絡及信息技術(shù)的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應進行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環(huán)境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。

3 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質(zhì)上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息；（2）電子檔案是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繼承，相比紙質(zhì)檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務中也需要交叉使用電子檔案與紙質(zhì)檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案密切相關(guān)，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

4 結(jié)束語

做好檔案管理工作，對于各類信息的保存至關(guān)重要。因此，需要對電子檔案與傳統(tǒng)檔案在管理方面的區(qū)別和聯(lián)系有著必要的研究，確保檔案管理水平能夠始終保持在更高的層面上。因此，未來各單位發(fā)展中應重視不同類型檔案管理模式及方式的轉(zhuǎn)變與優(yōu)化，大力培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才，促使各類檔案信息能夠達到及時的保存。

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