電子化時(shí)代圖書館的文書資料管理之我見經(jīng)驗(yàn)談

詹玉龍

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種信息之間的相互交流日益密切，需要存儲(chǔ)的信息也在不斷的擴(kuò)大，因此對于各個(gè)地區(qū)來說，圖書館的文書資料的管理工作就顯得尤為的重要，而傳統(tǒng)的文書管理的模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后現(xiàn)代社會(huì)的需求。因此，為了更好得發(fā)揮各個(gè)地區(qū)文書資料管理的作用，本文將以山東省某縣的實(shí)驗(yàn)中學(xué)的圖書館文書資料管理為例，深入探究在文書管理過程中總結(jié)的管理經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：電子化時(shí)代；圖書館；文書資料管理；經(jīng)驗(yàn)

現(xiàn)如今，各個(gè)中學(xué)的圖書管理隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也在進(jìn)行一些管理模式上的創(chuàng)新，而由于計(jì)算機(jī)的普及，圖書管理的工作由紙質(zhì)化開始向電子化不斷轉(zhuǎn)變，而且許多的中學(xué)的文書資料不斷的進(jìn)行公開化、透明化、大眾化，這也為圖書館文書資料管理工作帶來了許多的困難。因此，由于實(shí)行電子化時(shí)代圖書館的文書資料管理方式由于受到多種因素的影響，實(shí)際的效果還不是特別明顯，而研究當(dāng)前的圖書館文書的電子化管理對于更加的管理文書資料顯得尤為的重要。

1 圖書館文書資料電子化

由社會(huì)的發(fā)展趨勢決定，我國的文書資料管理工作將必然實(shí)行電子化，也將是圖書館文書管理工作的必然結(jié)果。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，對于文書管理工作來書提出了新的要求，即根據(jù)文書資料所涉及的領(lǐng)域的不同、保存的特殊要求、保密級別等不同方面采用不同的管理方式，從而使得管理的方式真正的為資料本身帶來一定的效應(yīng)。比如，圖書館的一般文書資料主要采用模擬的方式，對于文書的原始數(shù)據(jù)及實(shí)物樣品在膠卷的管理時(shí)使用羅馬數(shù)字進(jìn)行記錄，目錄的編寫以英文字母為主，從而使得文書的分類更加的清楚，而且還有利于查找，對于較為復(fù)雜的資料采用復(fù)制、比例放縮的形式。近幾年，由于電子照相產(chǎn)品的不斷更新，相機(jī)的像素有了大幅的提高，這對于使用電子化保存和展示文書資料的完整性上都起到了非常大的幫助。采用電子化時(shí)代圖書館的文書管理方式不僅提高了文書資料的使用率，還保障了資料的完整性、準(zhǔn)確性以及客觀性。

當(dāng)前，各個(gè)學(xué)校的圖書館文書管理的方式主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理與電子化相結(jié)合的方式，從而實(shí)現(xiàn)資料的電子信息化管理，對于實(shí)物資料只要以做好目錄，同時(shí)及時(shí)的做好數(shù)據(jù)的收集、修訂、保存工作為主，從而達(dá)到數(shù)據(jù)與實(shí)物相匹配的效果，以使方便圖書館文書資料管理的有序進(jìn)行。

然而，在實(shí)際的文書電子化實(shí)行的過程中，由于信息化水平的不斷提升，造成一部分的文書資料開始硬化。因此，為了更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展以及文書管理周圍環(huán)境的變化，以使得文書資料能夠有效的保存下來，現(xiàn)今，最為普遍的文書資料管理的格式為Born Digital Contents，同時(shí)輔之實(shí)物和電子記錄資料的方式進(jìn)行文書的保存。

2 文書資料電子化過程

當(dāng)前，各個(gè)學(xué)校的文書資料管理工作，通過全面的與電子技術(shù)的結(jié)合，在地方學(xué)校、社會(huì)各類活動(dòng)的廣告信息以及活動(dòng)過程中產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)信息資料和各類文書都在漸漸的采用電子化的數(shù)據(jù)信息資料管理方式，對于較為復(fù)雜的實(shí)物資料要做好目錄，從而實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)與信息之間的無縫對接。當(dāng)文書資料以WEB形式時(shí)，文件以HTML和時(shí)時(shí)圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行保存；進(jìn)行數(shù)據(jù)的插入時(shí)根據(jù)OS及瀏覽器的依賴程度，在確保數(shù)據(jù)完整性和外部環(huán)境安全的基礎(chǔ)上實(shí)行插入和應(yīng)用程序的管理。

而文書的的實(shí)際操作人員要實(shí)事求是，認(rèn)真的學(xué)習(xí)電子化文書管理的操作規(guī)范，履行好正確填寫文書的責(zé)任，同時(shí)還要適當(dāng)?shù)氖褂娩浺艄P、PDA、數(shù)碼相機(jī)、便攜式打印機(jī)以及筆記本電腦等工作設(shè)備，從而有效的開展取證、資料采集、數(shù)據(jù)錄入、打印等工作。

因此，為了進(jìn)一步的實(shí)行文書資料電子化，首先要根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定編寫文書資料管理的目錄，然后要進(jìn)行資料的實(shí)地取證以及核實(shí)，同時(shí)將文書送至相關(guān)部門進(jìn)行審批修訂并打印歸檔，然后由監(jiān)管部門進(jìn)行審查，落實(shí)文書的執(zhí)行情況，從而做到責(zé)任到人，提前報(bào)錯(cuò)，績效考核，最后對文書工作者的資格進(jìn)行審查，并將個(gè)人的詳細(xì)情況上傳網(wǎng)絡(luò)，從而進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，最終實(shí)現(xiàn)文書資料電子化過程的透明化、科學(xué)化、規(guī)范化。

3 目錄數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)思路構(gòu)架

文書的目錄主要包括檔案館的代號、分類號、縮微號、文件編號、題名、稿本、密級、保管期限、規(guī)格、類型、數(shù)量、關(guān)鍵詞等項(xiàng)。記錄的形式是以數(shù)碼的方式通過光盤、磁帶、磁盤等載體依賴計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的閱讀、再處理，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互處理的文件保存。

例如目錄中包括的分類項(xiàng)目中有字段名FLH、類型CHAR、字節(jié)30、允許空NULL；題名項(xiàng)目字段名TM、類型VAR CHAR、字節(jié)120、允許空NULL；密級項(xiàng)字段名MJ、保管期限字段名BGQX、文種WZ、規(guī)格字段名ZTGG、數(shù)量字段名ZTSL等。文件數(shù)據(jù)的保存格式為DBF或TXT，其中使用TXT格式的文件的每個(gè)字段占一行，記錄為一行，列與列之間使用分隔符TAB隔開；在進(jìn)行文件的再次壓縮和重組時(shí)要同時(shí)移交相應(yīng)的解壓縮、合并方法；檔案號應(yīng)嚴(yán)格采用“全宗號—年號—目錄號—案卷號—頁號”的格式；縮微號由畫副號和盤號組成；文件的編號由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成；文種分為決議、通知、會(huì)議紀(jì)要、任務(wù)書等；對于校級文件管理的密級度來說分為內(nèi)部級NB、秘密級MM、機(jī)密級JM、絕密級UM。

4 結(jié)束語

現(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的生活方式有了許多的變化，特別是在閱讀的習(xí)慣上。因此，圖書館文書資料的電子化管理已經(jīng)成為了各個(gè)學(xué)校文書管理的重要組成部分，實(shí)行電子化的管理可以有效的促進(jìn)文書資料的使用率，同時(shí)還能夠充分的發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，從而不斷的提升我國電子化時(shí)代圖書館的文書資料管理的發(fā)展。

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