EXCEL在財務(wù)管理中的應(yīng)用

陳亞

[提要] 本文通過論述Excel財務(wù)應(yīng)用現(xiàn)狀，分析實施中出現(xiàn)的問題，最后提出解決方案，以使企業(yè)的Excel系統(tǒng)在財務(wù)管理領(lǐng)域中的應(yīng)用更加完善與深入。

關(guān)鍵詞：Excel；財務(wù)管理；應(yīng)收賬款；固定資產(chǎn)；財務(wù)分析

中圖分類號：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2017年2月27日

Excel具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和處理功能及簡單、高效的操作特性，以至于在Excel一推出就廣受大眾歡迎。在具體工作中Excel軟件能夠很大程度上提高財務(wù)工作效率并創(chuàng)造價值，Excel軟件在廣大財務(wù)人員工作中的地位也日趨重要，無論在財務(wù)單據(jù)、統(tǒng)計表、進(jìn)銷存管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、會計報表編制還是在財務(wù)成本分析、財務(wù)決策中都得到大量的應(yīng)用。

一、EXCEL在財務(wù)管理中的具體應(yīng)用分析

Excel在財務(wù)管理中的應(yīng)用不勝枚舉，在此以Excel在應(yīng)收賬款中的應(yīng)用、在員工工資管理中的應(yīng)用、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)分析四個淺層次的實際應(yīng)用為例，展示Excel在財務(wù)應(yīng)用工作中的思路和效果。

（一）Excel在應(yīng)收賬款中的應(yīng)用。Excel在應(yīng)收款項中首先根據(jù)應(yīng)收賬款明細(xì)賬來解決財務(wù)管理中銷售業(yè)務(wù)發(fā)生的過程中出現(xiàn)的具體事項。

1、應(yīng)收賬款臺賬分析。應(yīng)收賬款的臺賬是按照客戶的類別編制的應(yīng)收賬款明細(xì)賬，建立應(yīng)收賬款明細(xì)賬是整個應(yīng)收賬款管理過程中的基礎(chǔ)工作。其次體現(xiàn)在Excel中對應(yīng)收賬款明細(xì)賬編制應(yīng)收賬款匯總表，最后根據(jù)客戶所欠的賬款的時間長短來對應(yīng)收賬款進(jìn)行分析，用應(yīng)收賬款計提壞賬準(zhǔn)備。在應(yīng)收賬款中Excel需要對應(yīng)收賬款進(jìn)行銷售業(yè)務(wù)上的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，并根據(jù)相關(guān)的財務(wù)軟件對應(yīng)收賬款的明細(xì)賬進(jìn)行系統(tǒng)的匯總，最后利用Excel中的財務(wù)函數(shù)分析客戶所欠賬款的時間長短來分析，而后計提壞賬準(zhǔn)備。在應(yīng)收賬款管理中應(yīng)用Excel不但可以把握公司的資金運(yùn)轉(zhuǎn)的合理性而且能夠強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)決策。

2、賬齡的確定。賬齡的期間確定主要是依據(jù)客戶的信用度來衡量，另外以會計基本準(zhǔn)則對壞賬的出現(xiàn)進(jìn)行劃分，一般從劃分賬齡的期間段來講，越短越能反映出壞賬出現(xiàn)的可能性越??；越長壞賬也就基本上屬于半確定狀態(tài)。從對壞賬的監(jiān)督方面來講，監(jiān)督也就越來越準(zhǔn)確。一般情況下，主要是對一年以上的應(yīng)收賬款企業(yè)需要制定詳密的賬齡時間段，而小于一年的應(yīng)收賬款不需要做過多的分析。

3、編制回收表。企業(yè)回收資金的依據(jù)一般是根據(jù)制作的回收表，因此通過數(shù)據(jù)在Excel中的表達(dá)，針對不同的客戶名稱、借方發(fā)生次數(shù)、貸方發(fā)生次數(shù)，為了都詳細(xì)地展現(xiàn)出來，能夠反映出企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)的實際情況，每月都需要建立這種表格，實現(xiàn)對整個企業(yè)賬目的有序、快捷、規(guī)范化的管理。

4、編制賬齡表。編制賬齡表的過程同樣也是對回收表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的過程，因為在每個月的應(yīng)收賬目中都會出現(xiàn)不同程度的變化，所以要將Excel表格與其內(nèi)置的數(shù)學(xué)函數(shù)結(jié)合，制定出賬齡表，然后通過對數(shù)據(jù)的分析處理制定出可行的措施，來減少壞賬出現(xiàn)的幾率，而且能夠在最大程度上減少企業(yè)資金不必要的損失。

（二）Excel在員工工資管理中的應(yīng)用。員工工資管理系統(tǒng)比較復(fù)雜，如果使用人工對其進(jìn)行管理不但浪費(fèi)寶貴的時間，而且人為出錯的概率也比較大，降低員工工資管理的工作效率。通過使用Excel能夠克服人工管理出現(xiàn)的缺陷（如：粗心大意算錯、監(jiān)督核對不夠及時靈活），并且能夠使數(shù)據(jù)以表格的形式展現(xiàn)清晰明了，同時具有打印預(yù)覽的效果，便于發(fā)現(xiàn)錯誤及時修改，為企業(yè)員工工資管理提供有效的保障。

1、創(chuàng)建工資管理表。創(chuàng)建工資管理表的前提是對基本工資表、獎金表、津貼表、保險費(fèi)表、員工考勤表和個人所得稅表進(jìn)行分析統(tǒng)計。其中主要是VLOOKUP和COUNTIF函數(shù)的應(yīng)用，VLOOKUP函數(shù)是縱向的查找函數(shù)一般形式為“=VLOOKUP（查找值，數(shù)據(jù)表，列序數(shù)，[匹配條件]）”，COUNTIF函數(shù)是用來計算個數(shù)，表示的是計算所選區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個數(shù)，一般形式為“=COUNTIF（區(qū)域，條件）”。

2、工資月末統(tǒng)計表。根據(jù)各個企業(yè)的實際情況，工資的統(tǒng)計數(shù)據(jù)一般在月末。對于員工實際發(fā)放的工資是應(yīng)發(fā)工資扣除各種保險金和個人所得稅之后的結(jié)果。在創(chuàng)建工資表的時候需要導(dǎo)“基本工資”、“獎金”等表，通過VLOOKUP函數(shù)查找出結(jié)果，在“實發(fā)工資”對應(yīng)的單元格用ROUND函數(shù)進(jìn)行四舍五入。如：“=round（6655.38，1）”意思是對6655.38進(jìn)行四舍五入保留一位小數(shù)即最終工資為6655.4。

3、制作工資條。通過使用VLOOKUP函數(shù)制作工資條，通過VLOOKUP結(jié)合COLUMN函數(shù)使工資條以水平數(shù)組的形式返回；通過使用OFFSET函數(shù)制作工資條，OFFSET函數(shù)的形式為：“=OFFSET（reference，rows，cols，height，width）”結(jié)合MOD函數(shù)對工資條進(jìn)行精確性的計算。

（三）Excel在固定資產(chǎn)折舊中的具體應(yīng)用

1、SLN函數(shù)。直線折舊函數(shù)，即直線折舊法，也就是說用直線折舊法計算出來的每個月或月份的折舊額都是相等。這種方法適合經(jīng)濟(jì)適用年限的資產(chǎn)，用折舊率進(jìn)行分?jǐn)偂LN函數(shù)的一般形式：“=SLN（cost原值，salvage殘值，life使用壽命）”。

2、DB函數(shù)。單倍余額遞減函數(shù)DB，即單倍余額遞減法，屬于一種加速計提折舊的方法，就是用固定的折舊率乘以遞減的固定資產(chǎn)面值，然后得到每期的折舊額。DB函數(shù)的一般形式：“=DB（cost原值，salvage殘值，life使用壽命，period期間，month第一年的月份數(shù)）”。

3、DDB函數(shù)。雙倍余額遞減法是一種常見的加速折舊的方法，也是計提固定資產(chǎn)折舊的常用方法，DDB函數(shù)和DB的區(qū)別在于把month換成了factor（余額遞減速率）。

4、SYD函數(shù)。年數(shù)總和法又稱為合計年限法，也是一種加速遞減折舊的方法。年數(shù)總和法就是用原值減去預(yù)計凈殘值后乘以一個逐年遞減的分?jǐn)?shù)即年折舊率：（預(yù)計使用年限-已使用年限）/（預(yù)計使用年限×（預(yù)計使用年限+1）/2）×100%。SYD函數(shù)的一般形式：“=SYD（cost，salvage，life，per期間與life相同）”。

（四）Excel在財務(wù)分析中的具體應(yīng)用。所謂的財務(wù)比率分析就是對財務(wù)報表有關(guān)的項目進(jìn)行對比而得出的一系列的財務(wù)比率，如流動比率、速動比率、存貨周轉(zhuǎn)率、流動資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率等等，通過這些數(shù)據(jù)從中發(fā)現(xiàn)并以評價企業(yè)運(yùn)營狀況和財務(wù)現(xiàn)狀，指出管理過程中存在的問題。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，對于財務(wù)報表作出準(zhǔn)確的分析是一項難得的技術(shù)，將幾個報表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比找出差異，并通過分析指標(biāo)和影響因素之間的關(guān)系，確定恰當(dāng)?shù)闹笜?biāo)。

在過去對財務(wù)報表分析，僅僅是用手工計算出一些財務(wù)數(shù)據(jù)和指標(biāo)，這種方法不但耗費(fèi)人力物力精力較大，而且出錯可能性較大，隨著電子信息技術(shù)的不斷提升，財務(wù)軟件更新?lián)Q代已經(jīng)不是稀有之事。Excel的發(fā)展在財務(wù)報表的分析上方便性的優(yōu)勢可見一斑。通過對Excel進(jìn)行財務(wù)報表的分析非常方便，并且結(jié)合數(shù)據(jù)透視圖和圖表分析更是顯得通俗易懂。不但可以將枯燥乏味的財務(wù)數(shù)字變得形象化、簡易化，給領(lǐng)導(dǎo)者或使用者一種耳口一新、精神煥發(fā)的感覺，使企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營管理情況一目了然，同時這也反映了其發(fā)展趨勢和Excel更新的方向。換言之，讓數(shù)據(jù)圖形化、通俗化是Excel的一項基本的功能，在企業(yè)的財務(wù)管理中也發(fā)揮著重大的功效。

二、EXCEL在財務(wù)管理應(yīng)用中存在的問題

Excel應(yīng)用在財務(wù)管理中具有很大的優(yōu)點，總的來講包括：Excel在財務(wù)數(shù)據(jù)的處理方面有很強(qiáng)的功能，而且可以利用數(shù)據(jù)處理的結(jié)果分析出要列出的結(jié)果來進(jìn)行決策；有很強(qiáng)的實用性，不單單局限在財務(wù)方面，而且對于管理層也有很大的影響。但是任何的一個軟件都不可能達(dá)到完美的境界，更何況科技發(fā)展到今天。同樣，對于Excel也有自身的缺陷值得我們注意，也是軟件升級和更新的方向。

（一）函數(shù)較多、復(fù)雜程度大。就財務(wù)而言，需要的函數(shù)根據(jù)不同的崗位或行業(yè)運(yùn)用的程度或多少就不言而喻，而且對于財務(wù)軟件不熟悉的人員來講更是眼花繚亂。針對函數(shù)的復(fù)雜性就需要財務(wù)人員提升自己的專業(yè)素養(yǎng)和技能，針對不同的函數(shù)能夠很快地運(yùn)用到實際工作中、提高工作效率才是關(guān)鍵。

（二）安全性能仍需進(jìn)一步提高。黑客的誕生及信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)不健全可能導(dǎo)致商業(yè)機(jī)密的泄露，甚至可能有別有用心的人企圖破壞經(jīng)濟(jì)秩序?qū)е律鐣牟环€(wěn)定。另外，有關(guān)經(jīng)濟(jì)類、會計類的專業(yè)人士層出不窮，但也有參差不齊的局面。安全性不能只局限于公司的利益，還有《會計法》的維護(hù)。企業(yè)在利用Excel軟件進(jìn)行核算時都需要嚴(yán)肅對待工作方法和會計資料的真實性。

（三）Excel與其他財務(wù)軟件對接時可能存在障礙。如U8中的數(shù)據(jù)與Excel數(shù)據(jù)的對接可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不可能連續(xù)使用甚至是失效的。針對財務(wù)軟件的導(dǎo)出與Excel的對接需要不僅僅是簡單的數(shù)據(jù)輸出，而是根據(jù)實際的需求導(dǎo)出不同標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)表，從而達(dá)到工作的順利完成，提升公司的效益。

所以，通過以上問題的總結(jié)也是對Excel軟件開發(fā)和升級的要求，也是對Excel在財務(wù)管理中的重要性的一種肯定。

三、提高EXCEL在財務(wù)管理應(yīng)用的建議

（一）注重財務(wù)人員培養(yǎng)。財務(wù)人員在完成自身的工作基礎(chǔ)上，若想提升工作的效率，就需要不斷地練習(xí)和了解新程序的運(yùn)用。針對數(shù)據(jù)的處理，從不同的方法入手掌握公式的運(yùn)用、數(shù)據(jù)透視表的分析，通過技術(shù)手段加強(qiáng)對文件的保護(hù)，防止文件的泄露。并且針對個人的不同需求熟練地掌握自定義的功能，充分發(fā)揮Excel在財務(wù)管理中的作用，為企業(yè)的運(yùn)營和決策做好服務(wù)。

（二）高效運(yùn)用公式。根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求，強(qiáng)化對特殊項目的認(rèn)知，并且對財務(wù)人員全面培養(yǎng)的基礎(chǔ)上要做到精益求精。強(qiáng)化人員的分工合作，提升工作速度，注重效率的加強(qiáng)。

（三）Excel與財務(wù)軟件的協(xié)同?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展讓財務(wù)管理軟件與Excel的聯(lián)系更加緊密，隨著科技的研發(fā)，信息的共享更加清晰，從而可以發(fā)揮財務(wù)管理的科學(xué)性、高效性、安全性。

（四）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。監(jiān)督從嚴(yán)格的授權(quán)開始，權(quán)限的賦予和密碼的設(shè)定都需要加以控制，內(nèi)部分工，從而可以在日常的工作中相互監(jiān)督、相互制約，防止工作中出現(xiàn)差錯甚至舞弊行為的出現(xiàn)。

總之，Excel的發(fā)展對于財務(wù)管理是一種進(jìn)步的體現(xiàn)，從手工到電算化，為企業(yè)計劃的分析和決策的制定，以及財務(wù)的管控與監(jiān)督，解決了實際的問題，同時也為企業(yè)的發(fā)展指引著方向。

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