關(guān)于加強(qiáng)公路工程檔案管理的思考

郭玉蓉

【摘要】本文從公路工程當(dāng)中的工程檔案管理的重要性入手，然后分析了影響公路工程檔案管理工作的問題，再有針對(duì)性地提出了解決措施，希望能對(duì)加強(qiáng)公路工程檔案管理的思考研究有所助益。

【關(guān)鍵詞】加強(qiáng)；公路；工程檔案；管理；思考

一、公路工程檔案管理的重要性

公路工程施工量的不斷擴(kuò)大使得公路工程相關(guān)的管理技術(shù)、施工技術(shù)、機(jī)械設(shè)備等方面的水平都得到顯著提升，這對(duì)于全面提升公路工程的總體質(zhì)量，不斷完善公路工程的監(jiān)管體系有著重大的意義。公路工程檔案所記錄的主要是與公路工程建設(shè)有關(guān)的計(jì)算、聲像、圖紙、圖表、文字等相關(guān)內(nèi)容，這些內(nèi)容不僅有公路工程開展前期的勘測繪測文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件，還有竣工驗(yàn)收文件和施工技術(shù)文件等。這些以不同形式記錄下來的公路工程文獻(xiàn)，將會(huì)由公路工程檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的整理、核對(duì)、分類、歸檔。公路工程檔案不僅具有指導(dǎo)公路工程建設(shè)規(guī)劃和工程決策的重要作用，還能有效地對(duì)公路工程監(jiān)督提供相關(guān)的參考案例和科學(xué)依據(jù)。公路工程檔案當(dāng)中可能涉及到工程建設(shè)單位的核心資料，采用先進(jìn)的管理技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、工程檔案管理軟件等對(duì)這些資料進(jìn)行優(yōu)化整理，最后實(shí)行統(tǒng)一的電子化管理。不僅能有效地提升公路工程檔案的管理效率和利用效率，同時(shí)還能為企業(yè)的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)階層的決策提供科學(xué)、準(zhǔn)確、有效、可行的指導(dǎo)，對(duì)于工程建設(shè)單位的穩(wěn)定、快速、可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

二、現(xiàn)階段公路工程檔案管理存在的問題

（一）檔案管理觀念較為薄弱。隨著我國社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案管理科學(xué)化已經(jīng)成為我國信息化建設(shè)前進(jìn)不可或缺的一部分?，F(xiàn)如今，檔案管理在各個(gè)領(lǐng)域的地位越來越高，重要性也越來越顯著。而在實(shí)際的公路工程施工過程當(dāng)中，大部分的工程單位主要側(cè)重于在工程當(dāng)中投入大量的資金和人力資源，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)施工中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，然而對(duì)于公路工程檔案工作并不重視。有的單位甚至認(rèn)為工程檔案并不能為單位提供直接、有效的經(jīng)濟(jì)效益，在公路工程的建設(shè)過程當(dāng)中是可有可無的。從而忽視對(duì)公路工程檔案管理工作的安排，對(duì)管理人員素質(zhì)和管理水平要求并不高，有的單位甚至不設(shè)立公路工程檔案管理部門。有的公路工程建設(shè)單位設(shè)立了檔案管理部門，但由于缺乏重視和投入力度的不足，使得公路工程檔案管理部門形同虛設(shè)。

（二）檔案管理方式較為落后。信息技術(shù)自發(fā)展以來逐步深入到人們的工作生活當(dāng)中，從而衍生的各種各樣的信息，這信息包含了有利用價(jià)值和無利用價(jià)值的內(nèi)容，都會(huì)對(duì)人們的工作和生活產(chǎn)生重大影響。在實(shí)際的公路工程當(dāng)中，由于管理人員管理水平較低，單位投入的經(jīng)費(fèi)較少等各種影響因素，使得檔案管理部門的管理設(shè)備和管理設(shè)施相對(duì)落后。部分公路工程檔案管理還沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方式，沒有使用具有科技化的儀器和設(shè)備來輔助完成檔案管理工作，這使得檔案管理工作的效率大幅度降低，同時(shí)也增加了檔案管理工作人員的工作量。

（三）管理人員素質(zhì)普遍較低。公路工程檔案涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，只有擁有一定程度的專業(yè)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)、管理技能才能有效地完成公路工程檔案管理工作。公路工程檔案管理工作人員對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)不全面，工作上敷衍了事的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。自身管理水平的不足使得公路工程檔案的整體使用效率大幅度降低，還有可能導(dǎo)致公路工程檔案混亂的問題，嚴(yán)重的影響了公路工程檔案的管理效率和檔案的后期使用效率。然而，公路工程檔案管理人員普遍的整體素質(zhì)不高，有的單位的檔案管理人員直接從單位的其他部門選出，這部分員工缺乏專門的檔案管理知識(shí)，沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)。這很容易導(dǎo)致檔案管理工作的混亂。特別是在面對(duì)較為困難的檔案問題時(shí)，不是出現(xiàn)較大的失誤就是束手無策。

三、有效加強(qiáng)公路工程檔案管理的針對(duì)措施

（一）引導(dǎo)管理人員轉(zhuǎn)變管理觀念。思想決定意識(shí)，意識(shí)決定行為，良好的檔案管理理念是做好檔案管理工作的必要條件。想要使工程檔案管理工作能夠順利、有效地進(jìn)行，首先要轉(zhuǎn)變公路工程單位和檔案管理人員對(duì)公路工程檔案管理的認(rèn)識(shí)，只有在正確的管理觀念的引導(dǎo)之下，公路工程檔案管理工作才能順利而有效地展開。因此，公路工程單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的宣傳，通過各種有效的形式在單位內(nèi)部普及檔案管理知識(shí)，不斷地優(yōu)化、深化單位內(nèi)部工作人員和管理人員的檔案管理意識(shí)，引導(dǎo)工作人員樹立正確的檔案管理觀念。公路工程單位還可以根據(jù)宣傳的需求和單位內(nèi)部的情況，通過增加檔案管理經(jīng)費(fèi)的手段來吸引內(nèi)部工作人員的注意力，以資金帶動(dòng)管理人員和其他部門的人員深刻了解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案管理的重視。公路工程單位還要強(qiáng)化內(nèi)部其他部門工作人員的檔案管理意識(shí)，動(dòng)員其他部門的工作人員更好地配合檔案管理部門的工作人員進(jìn)行檔案管理工作。

（二）建立健全工程檔案管理系統(tǒng)。信息化的深入發(fā)展為公路工程檔案的管理提供了更加高效、準(zhǔn)確的設(shè)備基礎(chǔ)，同時(shí)也有效提升了公路工程檔案管理的科技化水平。公路工程單位可以設(shè)立專門的檔案管理部門，然后聘請(qǐng)具有較高素質(zhì)和專業(yè)化管理水平的人員來指導(dǎo)檔案的管理工作。在對(duì)公路工程檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，涉及到管理問題還需要建立檔案管理臺(tái)帳，對(duì)于檔案的分類管理也應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格來進(jìn)行，并定期清查有無過期的公路工程檔案。公路工程檔案管理工作人員還可以加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)，然后根據(jù)單位內(nèi)部的實(shí)際需求建立與公路工程相關(guān)的電子數(shù)據(jù)信息庫，設(shè)立權(quán)限的方式為公路工程單位內(nèi)部的相關(guān)工作人員提供相關(guān)的工作工程檔案參考資料的查閱。將公路工程檔案資源共享，從而最大限度地發(fā)揮公路工程檔案的作用，并不斷優(yōu)化、更新公路工程單位內(nèi)部的電子檔案信息資源庫，以達(dá)到建立完善的電子檔案資源體系的最終目的。

（三）對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，其素質(zhì)高低直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。隨著科技的進(jìn)步，檔案管理過程中涉及的、與科技相關(guān)的事物越來越多，設(shè)備的更新、載體的多樣化等無一不對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出高要求。加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案的管理，不僅要提升相關(guān)管理人員的管理水平和自身素質(zhì)，同時(shí)還要對(duì)公路工程檔案的完整性、有效性、真實(shí)性等進(jìn)行核對(duì)，以確保公路工程檔案能夠有效發(fā)揮其自身對(duì)公路工程的導(dǎo)向、監(jiān)管、記錄的作用。公路工程單位可以設(shè)立專項(xiàng)資金用于為檔案管理人員安排具有專業(yè)化水平的培訓(xùn)，并聘請(qǐng)專人教授公路工程檔案管理人員一定的電子計(jì)算機(jī)操作技巧，為檔案管理人員提供交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。通過多方面的培訓(xùn)，能有效地提升公路工程檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)做圖能力和做表能力，然后能夠熟練地運(yùn)用相關(guān)的儀器和設(shè)備來輔助完成檔案管理工作。

四、結(jié)束語

對(duì)于公路工程的建設(shè)而言，加強(qiáng)工程檔案的管理不僅是一項(xiàng)立足于當(dāng)下的工程情況的必要工作，同時(shí)也是具有長遠(yuǎn)發(fā)展性目光的重要決策。公路工程的管理模式和管理方法，都是隨著社會(huì)和科技的發(fā)展而做出一系列改變的。在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)下，有效地利用信息化的手段管理公路工程檔案不僅有利于全面提升公路工程檔案的管理效率，同時(shí)也是保證公路工程質(zhì)量得以穩(wěn)定提升的重要環(huán)節(jié)之一。通過全面的提升檔案管理人員的自身素質(zhì)和檔案管理水平，以確保工程檔案管理工作能為工程創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，為公路工程的發(fā)展乃至公路行業(yè)的發(fā)展提供有較高價(jià)值的參考。

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