獨立學(xué)院教務(wù)精細(xì)化管理研究

摘 要：獨立學(xué)院的教務(wù)工作改革，一直是獨立學(xué)院進行改革和發(fā)展的重點工作。精細(xì)化管理作為一種先進的管理理念，運用到教務(wù)管理中，具有極高的應(yīng)用價值。文章介紹了獨立學(xué)院的特點、教務(wù)管理工作的現(xiàn)狀和當(dāng)前存在的問題，并提出了教務(wù)精細(xì)化管理策略，從精確定位教務(wù)管理工作、規(guī)范精簡操作流程、精細(xì)教務(wù)管理者的培訓(xùn)、嚴(yán)把監(jiān)管考核精細(xì)化程度這四個方面提高獨立學(xué)院教務(wù)工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；教務(wù)管理；獨立學(xué)院

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-120X（2016）35-0098-02 收稿日期：2016-10-02

作者簡介：李素嬌（1988—），女，福建泉州人，福州大學(xué)至誠學(xué)院研究實習(xí)員、材料工程系教學(xué)秘書。

獨立學(xué)院是我國高等教育改革、擴招過程中所產(chǎn)生的一種新生事物。獨立學(xué)院目前存在公辦型和民辦型兩種形式[1]。中央一直將其定位為“民辦高等教育”類型[2]，并進行規(guī)范化管理。但是，由于獨立學(xué)院是一種全新的高等教育辦學(xué)形式，辦學(xué)時間短，因此沒有現(xiàn)成經(jīng)驗可以參照，其管理過程中會不斷遇到問題、分析問題和解決問題。

教務(wù)管理，一直是與學(xué)生學(xué)習(xí)直接相關(guān)的管理內(nèi)容，涉及學(xué)生選課、學(xué)分、考務(wù)、畢業(yè)等非常煩瑣和具體的工作內(nèi)容。尤其是當(dāng)前高校逐漸放開選課的自主性，學(xué)生根據(jù)自己的興趣和愛好、能力培養(yǎng)的傾向性來選擇適合自己的選修課程，這也使得教務(wù)管理工作的難度和復(fù)雜性進一步增加。如果無法做到注重細(xì)節(jié)、注重量化、重視工作效率和績效考核，整個教務(wù)工作將會面臨危險，甚至引發(fā)嚴(yán)重的教務(wù)事故?！熬?xì)化管理”則是一種強調(diào)細(xì)節(jié)管理、消除工作失誤、簡化工作流程的管理理念[3]。而迄今為止，“精細(xì)化管理”雖然得到企業(yè)管理的認(rèn)可，但是并沒有在高校管理、教務(wù)管理中得到廣泛應(yīng)用。筆者認(rèn)為，教務(wù)工作的精細(xì)化管理，能夠通過教務(wù)管理工作中細(xì)節(jié)的優(yōu)化、工作失誤的避免、工作流程的簡化，來實現(xiàn)工作質(zhì)量的提升。

精細(xì)化管理對教務(wù)工作的改革尤為重要。尤其是對于缺乏辦學(xué)經(jīng)驗和管理經(jīng)驗的獨立學(xué)院，工作中如果一味地沿襲母體學(xué)校的教務(wù)管理模式，會缺乏針對性、缺乏創(chuàng)新性，也無法結(jié)合本校的實際情況來進行管理。因此，在獨立學(xué)院的教務(wù)工作中引入“精細(xì)化管理”的理念，顯得十分必要。

一、現(xiàn)狀分析

獨立學(xué)院已經(jīng)有十余年的發(fā)展歷史，成為大眾化高等教育、民辦教育的一種重要組成部分。但是，由于獨立學(xué)院形式多樣，辦學(xué)體制和運行機制同傳統(tǒng)高等院校有所區(qū)別，使得獨立學(xué)院在運行和管理上存在諸多問題。在學(xué)院的日常管理中，最為煩瑣、工作量最大的往往就是教務(wù)工作，而它又恰恰是與學(xué)生利益關(guān)系最為緊密的工作。當(dāng)前的獨立學(xué)院的教務(wù)工作主要包括如下幾個方面：

1.學(xué)籍管理

學(xué)籍管理包括了學(xué)生的注冊和報道、成績管理、畢業(yè)生工作及證書管理、綜合教務(wù)系統(tǒng)建設(shè)等方面。隨著電子辦公和互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，很多工作都是在網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)上進行。而目前的很多獨立學(xué)院是沿用母體學(xué)校的教務(wù)管理系統(tǒng)，但是在系統(tǒng)對接的過程中，存在一些數(shù)據(jù)共享困難、聯(lián)網(wǎng)故障等問題，使得整個教務(wù)系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性較差，無法充分利用母體學(xué)校現(xiàn)有的優(yōu)質(zhì)教務(wù)系統(tǒng)。

2.教學(xué)質(zhì)量

在教學(xué)運行的過程中，獨立學(xué)院具有難度。首先是生源問題，獨立學(xué)院大多是在本科第三批次或?qū)？普猩?，學(xué)生學(xué)習(xí)基礎(chǔ)薄弱、自覺性差，沒有明確的學(xué)習(xí)目標(biāo)，在教學(xué)運行過程中，與教師的互動性和配合性較差，影響了教學(xué)質(zhì)量和效果。與此同時，獨立學(xué)院在品牌和福利待遇上，都無法吸引優(yōu)秀的高教育背景人才到校任教，師資力量薄弱，在科研條件、科研平臺上也無法與母體學(xué)校相提并論，缺少科研支撐的教學(xué)工作，質(zhì)量也無法得到提升。

3.教學(xué)運行

獨立學(xué)院的主要收入源是投資和學(xué)費收入，主要支出包括職工工資、學(xué)校公用經(jīng)費、貸款本息、向母體學(xué)校繳納的管理費等。對于初創(chuàng)階段的獨立學(xué)院來說，學(xué)費收入是有限的，而日常的運行經(jīng)費、工資支出等會隨著物價的提升而不斷增加，從而使得很多獨立學(xué)院入不敷出[4]。資金的缺乏，使得教務(wù)管理中，在師資力量引進、教學(xué)設(shè)備更新等方面的投入不足，而母體學(xué)校對獨立學(xué)院的師資、管理力量和課程體系的輔助投入也有限，這使得獨立學(xué)院的教學(xué)順利運行難以保障。

4.培養(yǎng)計劃制訂

獨立學(xué)院的教務(wù)處在人才培養(yǎng)計劃的制訂上，往往具有同質(zhì)化和同一化的傾向，它們大都傾向于開設(shè)短期熱門、低成本運行的應(yīng)用型專業(yè)，而缺乏基礎(chǔ)學(xué)科建設(shè)。很多獨立學(xué)院開設(shè)金融專業(yè)、營銷專業(yè)、會計學(xué)專業(yè)、英語專業(yè)、電子信息工程專業(yè)、國貿(mào)專業(yè)、土木工程專業(yè)等，或者就是沿用母體學(xué)校的學(xué)科建設(shè)體系，并直接刪去對教學(xué)設(shè)備和科研素質(zhì)要求較高的專業(yè)。這樣只會使得獨立學(xué)院的辦學(xué)和人才培養(yǎng)缺乏自己的核心競爭力，缺少辦學(xué)特色，或是對母體學(xué)校過分依賴。

二、教務(wù)精細(xì)化管理策略探索

“教務(wù)精細(xì)化管理”主要體現(xiàn)在四個方面：精準(zhǔn)性、發(fā)展性、以人為本和創(chuàng)新。教務(wù)工作的改進和提升，需要以教務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，強調(diào)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)管理；需要以當(dāng)前的管理實務(wù)為基礎(chǔ)，強調(diào)持續(xù)改進和發(fā)展；需要以學(xué)生利益為核心，以教務(wù)工作者為主體，強調(diào)人本管理；需要以管理創(chuàng)新為方式，強調(diào)自我改進和提升。

1.精確定位教務(wù)管理工作

（1）在教務(wù)崗位的設(shè)計上，做到按需設(shè)崗。一般情況下，設(shè)置學(xué)籍管理科、教學(xué)運行科、教學(xué)質(zhì)量科、教材管理科、實踐教學(xué)科等，每一個科室有明確的職能要求，進行教務(wù)、考務(wù)、成績、教學(xué)建設(shè)、督導(dǎo)等工作，盡可能刪減不必要的科室或人員崗位。

（2）明確崗位職責(zé)。①學(xué)籍管理科，需要負(fù)責(zé)新生入學(xué)、學(xué)籍信息采集、成績管理、畢業(yè)信息校對、證書發(fā)放等工作；②教學(xué)運行科，需要負(fù)責(zé)任課教師安排、課表編制、選課管理、重修管理、雙學(xué)位管理、考試管理等；③教學(xué)質(zhì)量科，需要負(fù)責(zé)人才培養(yǎng)方案制訂、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、新專業(yè)申報工作、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與管理等；④教材管理科，需要負(fù)責(zé)學(xué)生教材發(fā)放、組織教材研討活動、教材入庫管理、學(xué)生教材費賬務(wù)管理等；⑤實踐教學(xué)科，需要負(fù)責(zé)實驗室管理、實習(xí)管理、畢業(yè)論文管理、課程設(shè)計管理等。并且，所有的教務(wù)人員都需要掛牌上班，明確自己的崗位職責(zé)。

2.規(guī)范精簡操作流程

要做到教務(wù)工作和操作流程的規(guī)范精簡，需要理順當(dāng)前的教務(wù)管理業(yè)務(wù)各項流程，消除流程中的多余環(huán)節(jié)，增加一些服務(wù)學(xué)生的環(huán)節(jié)。而規(guī)范和精簡的方式，主要可以采用“精細(xì)化管理方法”中的ESIA法（Eliminate、Simply、Integrate、Automate），即刪減、簡化、整合、自動化。

（1）操作流程的刪減：在教務(wù)管理操作中，各個科室之間存在著業(yè)務(wù)重疊和沖突的部分，因此很多教務(wù)工作者需要在各個科室之間來回走動，資料來回傳遞，還有很大一部分的跨部門協(xié)調(diào)工作。因此，需要刪減各個部門之間的工作重疊部分，尤其是某幾項工作需要使用相同的一手?jǐn)?shù)據(jù)和資料時，則可以將這幾項工作交給某一個科室完成。

（2）操作流程的簡化：當(dāng)前教務(wù)工作的簡化，包括了文檔簡化、溝通簡化和流程簡化這幾個部分。在文檔簡化方面，可以將多個文檔引入超鏈接，防止內(nèi)容重復(fù)、欄目煩瑣、數(shù)據(jù)不一致等情況；在溝通簡化方面，可以在學(xué)生開學(xué)和教師入職時，對他們進行教務(wù)培訓(xùn)，并及時與一線教師和學(xué)生進行教務(wù)管理內(nèi)容的交流，節(jié)省后期辦事時間；在流程簡化方面，通過整合各科室的流程，來制訂每一個科室的職能范圍和辦事流程，張貼在辦公室外側(cè)，并注重服務(wù)流程的改進。

（3）操作流程的整合：將原本幾項任務(wù)合并，統(tǒng)一交給一個科室或一個人來處理；將同一個數(shù)據(jù)源所涉及的操作也進行合并。例如，畢業(yè)信息作為同一個數(shù)據(jù)源，就可以將相關(guān)的畢業(yè)信息的校對工作、學(xué)位資格審查工作、學(xué)位證書管理工作交給專人完成。

（4）操作流程的自動化：強調(diào)的是信息系統(tǒng)的使用。通過建立網(wǎng)上的綜合教務(wù)系統(tǒng)來進行學(xué)生選課、上課、考勤、考試、查分等工作；同時建立教務(wù)網(wǎng)站，發(fā)布相關(guān)教務(wù)信息。

3.精細(xì)教務(wù)管理者的培訓(xùn)

教務(wù)管理者是執(zhí)行教務(wù)管理制度的主體。教務(wù)管理者對于精細(xì)化管理的理解和實施，直接決定了教務(wù)精細(xì)化管理的質(zhì)量和效果。因此，要對其進行精細(xì)化管理的培訓(xùn)工作，提高工作質(zhì)量。

首先，是觀念的普及。要組織教務(wù)管理人員就“精細(xì)化管理”的內(nèi)涵、原則、管理方式等方面接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，使得精細(xì)化管理的觀念深入人心。另外，對于新增的教務(wù)管理規(guī)則、系統(tǒng)、設(shè)備設(shè)施等，需要進行專門的操作培訓(xùn)，讓工作人員熟悉操作流程，提高業(yè)務(wù)技能水平。其次，采取激勵措施，對于認(rèn)真履行精細(xì)化管理制度的人員實施獎勵和表彰。每一個崗位都制定了明確的責(zé)任和權(quán)利，這不僅僅是日常工作要求，也是績效考核的要求與依據(jù)。再次，安排高水平的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。鼓勵教務(wù)工作者參加教學(xué)研討會、教務(wù)系統(tǒng)培訓(xùn)會，或者到其他子弟學(xué)校進行觀摩和考察，來不斷更新管理理念、改進管理方式。最后，注重教務(wù)工作者科研能力的培訓(xùn)和培養(yǎng)，尤其是教務(wù)處的科級以上管理者，需要學(xué)習(xí)掌握科學(xué)的管理方法，并運用到教務(wù)管理的實踐中，才能不斷創(chuàng)新和改進教務(wù)工作方法，解決獨立學(xué)院教務(wù)管理中面臨的新問題。

4.嚴(yán)把監(jiān)管考核精細(xì)化程度

落實崗位職責(zé)，建立一整套完備的教務(wù)監(jiān)管考核體系，提高教務(wù)工作者的工作積極性。崗位職責(zé)的明確，是監(jiān)管考核的依據(jù)和基礎(chǔ)；績效考核的評價指標(biāo)和評價過程，必須有嚴(yán)格的定量考核方法，并保證過程的公正公平；考核結(jié)果要直接與薪酬掛鉤、與職業(yè)晉升機會掛鉤。

三、結(jié)束語

獨立學(xué)院在當(dāng)前的教務(wù)管理工作中，存在諸多問題，在引入“精細(xì)化管理”之后，能夠通過精確定位教務(wù)管理工作、規(guī)范精簡操作流程、精細(xì)教務(wù)管理者的培訓(xùn)、嚴(yán)把監(jiān)管考核精細(xì)化程度這四個方面的改進，來解決當(dāng)前獨立學(xué)院在學(xué)籍管理、教學(xué)質(zhì)量提高、人才培養(yǎng)等方面面臨的問題，提高教務(wù)工作效率，提升獨立學(xué)院的辦學(xué)質(zhì)量。

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