新形勢下高校二級學院教務管理優(yōu)化路徑探析

袁偉+鄔迪

摘 要： 學分制改革和校院兩級管理體制深入推行，高校二級學院教務管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)，二級學院教務管理模式與機制急需優(yōu)化與改革。針對二級學院教務管理中顯現(xiàn)的問題，從教務管理隊伍的優(yōu)化；教務管理方式和模式的優(yōu)化；信息技術管理的優(yōu)化等三個方面分析了二級學院教務管理工作優(yōu)化的路徑，以期為高校二級學院教務管理隊伍建設和教學管理水平提升提供策略。

關鍵詞： 二級學院 教務管理 優(yōu)化 實施

隨著學分制改革和校院兩級管理體制改革的深入推行，新形勢新背景帶給高校二級學院前所未有的挑戰(zhàn)，二級學院教務管理工作變得更加復雜化和多元化。二級學院教務管理人員不足、隊伍不穩(wěn)定，教務崗位缺乏培訓機制；教務人員缺乏對學分制下教務管理本質(zhì)、內(nèi)容等的了解，無法高效應對現(xiàn)實工作中的問題；教務管理信息技術缺乏，管理方法落后……當下二級學院教務管理呈現(xiàn)出的諸多問題說明了高校二級學院教務管理工作亟待優(yōu)化與改進。

一、教務管理隊伍的優(yōu)化

隨著高等學校招生數(shù)量不斷擴大，而教務人員的配備比例卻一直沒有上升，教務人員數(shù)量長期不足，導致教務人員工作壓力大，教務管理效率降低；二級學院教務管理人員尤其一線教務員日常工作事務繁多，既要從事院領導交給的行政秘書工作，又要從事與教學相關的教學秘書工作，在學校教務處與學院師生之間架起上通下達的橋梁，教務員往往身兼數(shù)職；由于一線教務員的工作未得到學校上層的重視，學校在用人方面沒有以高標準要求，導致教務員隊伍不穩(wěn)定，且結構不合理，有編制的正式職工不多，且常常設置臨時用工，或者用教務員崗位安排學校引進的拔尖人才的家屬等，直接影響二級學院教務工作的效率。

（一）完善規(guī)章制度，健全教務管理隊伍。

面對教務管理隊伍呈現(xiàn)出的問題，首先，學校應健全教務管理隊伍，按照學生人數(shù)比例配置足夠數(shù)量的教務人員，明確分工，人盡其責；其次，提高對教務員崗位的重視，完善用人方面的政策規(guī)定，把好進人關，建設結構合理的教務管理隊伍；第三，改革機構設置，將兼具行政職能和教務管理職能的院辦分設行政辦公室、教務辦公室，將教務管理職能從院辦中分化出來，提高教務人員的管理效率；第四，完善教務工作規(guī)章制度，合理設置教務員的職責范圍，倡導教務工作科學化、人性化。

（二）加強培訓與學習，建設高素質(zhì)的教務管理隊伍。

教務員上崗前基本沒有接受正統(tǒng)培訓，一般是上崗后邊工作邊摸索，工作中缺乏日常培訓和學習進修的機會，影響教務員自身素質(zhì)提高和業(yè)務能力提升。學校應重視教務員崗前培訓工作，建立健全教務員崗位的日常培訓與進修制度，加強教務人員的業(yè)務能力與管理水平。尤其學分制開展以來，應針對學分制開展教務員專題培訓和學習，幫助教務員深入了解學分制的本質(zhì)及學分制帶來的教務管理工作的變化，更好地領會學校的教學管理規(guī)定，保障政策順利落實和教學工作正常開展。

二、教務管理模式的優(yōu)化

（一）理順關系，建立多層次的高效協(xié)作機制。

實行校院兩級管理體制后，學院的教務管理工作變得更復雜和多樣，校院兩級關系是否和諧、教學各環(huán)節(jié)之間的關系是否和諧關系到教學運行效果。首先，建立暢通的校院兩級溝通渠道，理順協(xié)調(diào)好校院兩級關系，上下兩級之間要及時溝通、相互協(xié)調(diào)。二級學院教務管理是在學校教務管理的領導之下，受其約束和指導，既要在宏觀上落實整體大局觀，又要將宏觀要求轉化為具有可操作性的具體目標和行動，既要對學校政策、規(guī)章制度吃透，又要在此基礎上追求創(chuàng)新理念[1]。其次，要處理好教學各個環(huán)節(jié)之間的關系，保證每個環(huán)節(jié)正常有效地運行，包括協(xié)調(diào)和處理好教師、學生、輔導員、教務員之間的關系，學院、系、教研室之間的關系。二級學院要實行層級化管理，建立以教學為中心、以學生為主體的管理模式，建立由本科生導師、教務員、輔導員、教研室主任等組成的教務管理模式，多維度協(xié)作開展對學生的管理和教育。如發(fā)布各類教學信息時，教務員可以與輔導員、本科生導師等互相溝通，通過多途徑將信息傳達給學生。

（二）提升管理策略，改進工作方法。

由于教務管理工作是一項具有周期性、重復性和時效性的工作，教務人員每學年、每學期周而復始地重復著相同的工作事務。因此，教務管理工作可設定計劃和目標，并將教務工作各個環(huán)節(jié)程序化、規(guī)范化[2]。首先，按照工作流程制定工作計劃和工作目標，使教務工作按照計劃有條不紊地開展，提高教務管理效率。其次，加強教務管理過程的程序化和制度化，這是二級學院教學管理規(guī)范化的關鍵。在校院兩級管理體制下，學院層面應深化教學管理制度建設。學院要更加具體地落實學校的辦學方針，就要在學校教學管理制度的基礎上，制訂學院層面的教學管理工作條例和細則，進一步完善符合學院教學特點的教學管理機制，通過建立相應的條例和規(guī)定，明確教學管理工作流程。第三，建立學院教學工作例會制度，將教學管理作為一項“工程”來建設。學院層面由主管教學的學院領導和系主任采用工作例會形式協(xié)調(diào)組織全院的教學質(zhì)量監(jiān)督、教學建設和教學改革工作。定期召開二級學院教學工作會議，統(tǒng)一思想，解決教學中出現(xiàn)的問題，研究下一步發(fā)展方向，保證教學計劃執(zhí)行，保障教學質(zhì)量提升。

（三）轉變意識，樹立以人為本的理念。

完全學分制的目的是塑造個性化、多元化的人才，面對學分制帶來的教務管理工作內(nèi)容的變化，二級學院在教務管理過程中要加強貫徹“以人為本”的核心理念，增強為師生服務的理念，轉變管理方式，寓服務于教學管理之中，倡導管理的科學化和人性化。教務管理過程中，視師生為服務對象，從師生的需求出發(fā)，把師生的需求作為管理工作的出發(fā)點和落腳點；愛護學生，對學生熱情接待、耐心服務，使學生感受到溫暖；尊重教師和教師的勞動，維護教師的合法權益，對教師多一些人文關懷，盡量做到人性化管理，更好地為教師服務。教務管理者不僅要樹立管理是服務的理念，更要樹立“管理是科學、管理是生產(chǎn)力”的理念，加強管理的科學化與人性化，創(chuàng)建和諧的教學環(huán)境[3]。

三、信息技術管理的優(yōu)化

（一）二級學院構建教學管理系統(tǒng)的必要性。

隨著教學管理重心的下移，二級學院教務管理工作承擔了更多的任務，二級學院教學管理內(nèi)容與學校教務處的工作內(nèi)容在性質(zhì)上是一致的，但學院直接面對師生，因而有其自身特點。目前學校開發(fā)的教務管理系統(tǒng)基本滿足學校層面教學管理需要，實現(xiàn)教務管理的網(wǎng)絡化，但尚不能全面滿足二級學院教務管理的需要，在二級學院實際教務管理工作中，仍然沿襲傳統(tǒng)的管理手段，使用落后的管理方法，占用教務管理人員大量精力和時間，阻礙教務管理水平提高，影響二級學院教學運行效果。要提高二級學院教務管理效率，必須依托學校的教務管理系統(tǒng)，加快構建適應學院工作需要的網(wǎng)絡平臺。

（二）加強信息化與網(wǎng)絡化建設。

學分制條件下，教務管理系統(tǒng)是處理各類教學信息的中樞[4]。通過教務管理系統(tǒng)，教務人員可以在網(wǎng)上實現(xiàn)制訂教學計劃、排課、選課、教室管理、考試管理、學生成績錄入與分析等諸多教學管理內(nèi)容。學院在教務系統(tǒng)開發(fā)與使用中，應建立與教務處、網(wǎng)絡管理部門等的交流溝通，不斷改善教務系統(tǒng)的功能，完善管理細節(jié)，更好地為教學服務。引進先進的教學管理軟件技術為教學管理服務，如專業(yè)選課系統(tǒng)的開發(fā)，可以減少學生盲目、隨意選課；自助成績單打印系統(tǒng)的啟用，減少學生到教務部門打印成績單帶來的不便；新生報到系統(tǒng)的開發(fā)與建立，簡化報到手續(xù)，更便捷地為新生入學注冊和管理服務，方便新生入學。先進的信息化技術的應用，在為師生提供便捷高效服務的同時大大減輕教務人員的工作強度，使工作效率得以巨大提升。

教學工作是高校的中心工作，教學管理水平高低直接影響教學質(zhì)量和人才培養(yǎng)水平。面對新形勢帶來的問題和挑戰(zhàn)，高校管理部門應充分認識當下教育教學改革的形勢，重視二級學院教務管理工作，采取相關措施加強教務管理隊伍建設，塑造一支穩(wěn)定健全高素質(zhì)的教務管理隊伍；轉變教務管理理念，樹立以人為本的服務意識；加強教務管理模式優(yōu)化，提升教務管理方法；建立健全制度建設，構建多層次多維度的高效協(xié)作機制；加強教務管理技術創(chuàng)新，加速實現(xiàn)教務管理信息化與網(wǎng)絡化，保障教務管理工作有條不紊地開展。

參考文獻：

[1][2]張越.高校二級學院教務管理的優(yōu)化與實施[J].龍巖學院學報，2014.10，第32卷（5）.

[3]陳堅.論校院兩級管理體制下教務管理隊伍和諧之構建[J].科技創(chuàng)業(yè)，2009（4）.

[4]王俊.完全學分制下高校二級學院教務管理工作的實踐與探討[J].職業(yè)教育，2010（11）.

本文為山東大學（威海）2015年度教學改革項目（項目編號：B201504）研究成果之一。