高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題及對(duì)策

林穎

摘 要：教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分，為教學(xué)工作的順利開展提供了必要的服務(wù)與保障。本文就高校教學(xué)秘書工作中普遍存在的問題進(jìn)行了初步分析，提出了如何提升教學(xué)秘書隊(duì)伍管理水平的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理；教學(xué)秘書；改革創(chuàng)新；科學(xué)管理

一、高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀和存在問題

（一）教學(xué)秘書崗位在實(shí)際工作中不受重視，心理壓力日漸增大。校院二級(jí)教學(xué)管理時(shí)代，教學(xué)秘書的工作繁雜又瑣碎。在工作過程中，既要完成日常的教學(xué)管理工作，又要處理好突發(fā)的教學(xué)事件。在工作原則上，既要考慮課程的要求，又要兼顧教師和學(xué)生的具體情況。一般的二級(jí)學(xué)院有幾百甚至上千學(xué)生，卻僅配備一至兩位教學(xué)秘書，為了配合正常教學(xué)進(jìn)程，加班工作成為家常便飯，高強(qiáng)度的工作在引發(fā)身體疲憊的同時(shí)，也導(dǎo)致了心理上一系列的不適。通常表現(xiàn)為：“高校底層”崗位引發(fā)的自卑心理；繁雜工作出現(xiàn)的疲勞心理；容易出錯(cuò)引起的焦慮心理；工作不被領(lǐng)導(dǎo)和教師理解造成的抑郁心理；缺乏職業(yè)晉升空間的迷茫心理；工資待遇和福利分配不合理導(dǎo)致的失衡心理；對(duì)比他人及其它部門而產(chǎn)生的落差心理，等等。這些不良情緒得不到及時(shí)的紓解和釋放，最終將導(dǎo)致種種職業(yè)病的產(chǎn)生，如個(gè)人心理強(qiáng)迫癥。在這種現(xiàn)狀下，教學(xué)秘書會(huì)對(duì)自身職業(yè)產(chǎn)生倦怠，責(zé)任認(rèn)同感和工作效率大大降低，從而影響教學(xué)管理隊(duì)伍水平的提升。

（二）學(xué)科專業(yè)不對(duì)口，崗位職責(zé)不明確。目前，民辦高校對(duì)教學(xué)秘書崗位大多要求為本科學(xué)歷，學(xué)科專業(yè)與現(xiàn)實(shí)工作崗位不對(duì)口的現(xiàn)象比比皆是。然而部分學(xué)校依然忽視此現(xiàn)象，沒有制定一套完整、可持續(xù)的職員培訓(xùn)方案。大多數(shù)的教學(xué)秘書面對(duì)教學(xué)管理這一新工作只能感到無(wú)所適從，只能在工作過程中摸索管理步驟，在工作經(jīng)驗(yàn)中積累管理方法，缺乏科學(xué)理論的引導(dǎo)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平很難得到提高。

教學(xué)秘書從編制上屬于教學(xué)管理基層人員，應(yīng)當(dāng)有一定的管理權(quán)限。但在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書通常是“有責(zé)無(wú)權(quán)”，職責(zé)權(quán)利無(wú)法統(tǒng)一，只是一味“做事”而沒有參與具體管理。在很多高校中，教學(xué)秘書同時(shí)兼任行政秘書或辦公室秘書。教學(xué)秘書每天要處理教學(xué)管理的相關(guān)工作，還要面對(duì)行政、科研、黨務(wù)方面的其它工作，甚至個(gè)別教師在生活中碰到種種難題也習(xí)慣于找教務(wù)秘書來(lái)解決。一直以來(lái)，人們將錯(cuò)誤地教學(xué)秘書定位為“勤雜工”的形象。從職責(zé)方面看，教學(xué)秘書工作職能廣泛，可以獨(dú)當(dāng)一面；從工作范圍看，教學(xué)秘書是一個(gè)多面手，能夠處理各類突發(fā)教學(xué)事件。這實(shí)際上造成了教學(xué)秘書表面上處處有權(quán)，其實(shí)是教務(wù)、行政、科研和黨務(wù)邊界模糊，職責(zé)不明的事實(shí)。[1]

（三）專業(yè)進(jìn)步空間受限，職業(yè)生涯規(guī)劃不合理。教學(xué)秘書忙碌在教學(xué)管理的第一線，理應(yīng)享有公平的福利待遇和職業(yè)發(fā)展空間。但事實(shí)并非如此，高校普遍重視教師隊(duì)伍的科研力量培養(yǎng)，卻忽視了教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)。教學(xué)秘書終日埋頭于繁雜的事務(wù)，缺乏外出進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和專業(yè)教學(xué)管理知識(shí)的培訓(xùn)，沒有多余時(shí)間進(jìn)行科學(xué)研究，導(dǎo)致了個(gè)人能力難以提升，其它職業(yè)潛力難以拓展。近年來(lái)，很多高校將教務(wù)員納入行政職員系列，教學(xué)秘書在職稱晉升、福利待遇等方面往往處于弱勢(shì)。教學(xué)秘書在實(shí)際工作中的付出與回報(bào)不成正比，除基本的薪酬之外，無(wú)其它津貼。一般高校也沒有針對(duì)教學(xué)秘書崗位實(shí)行崗位輪轉(zhuǎn)、職位提升等運(yùn)行機(jī)制，從而造成了工作任務(wù)繁重和價(jià)值感渺茫的強(qiáng)烈反差，導(dǎo)致教學(xué)秘書工作積極性大大降低。

（四）過分注重規(guī)章式管理，教學(xué)管理水平落后。目前，大多數(shù)的院校存在教學(xué)管理規(guī)章制度不合理、教學(xué)管理秩序混亂、教學(xué)秘書水平不到位和教務(wù)系統(tǒng)落后等現(xiàn)象，形成“見公章不見人”，“重章程不重人”的現(xiàn)狀。教學(xué)秘書被束縛在規(guī)章制度下的條條框框里，辦事思路受阻，行事作風(fēng)僵化，一些人在這種體制中慢慢也養(yǎng)成了“整理、管理為應(yīng)付檢查”的懶散習(xí)慣。這種管理嚴(yán)重扭曲了教學(xué)管理的本性，難以滿足教學(xué)管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的客觀要求。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、專業(yè)設(shè)置的增多、師生數(shù)量增加，產(chǎn)生的教學(xué)文檔和教學(xué)數(shù)據(jù)也越來(lái)越龐大，學(xué)院教學(xué)人員配備不齊，僅靠少數(shù)一兩名教學(xué)秘書手工整理，工作量大且效率低。從而造成檔案資料大量流失。因此，教務(wù)管理走向規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的道路已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。

二、改善高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的幾點(diǎn)建議

（一）高度重視教學(xué)秘書管理工作，建立教學(xué)秘書崗位激勵(lì)機(jī)制。高校需要高度重視教學(xué)秘書的選撥和培養(yǎng)工作，把教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)納入到學(xué)校師資培養(yǎng)計(jì)劃中，改變主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)和教師對(duì)教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)，充分肯定教學(xué)秘書的工作地位，正確評(píng)價(jià)他們的業(yè)績(jī)。學(xué)校應(yīng)制定切實(shí)可行的崗位獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和合理公平的考核制度，樹立公平競(jìng)爭(zhēng)的工作理念，并營(yíng)造尊重協(xié)作的氛圍和精神，探索科學(xué)管理的途徑與渠道。這樣的環(huán)境能降低因角色沖突帶來(lái)的不良情緒，調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性，提高教學(xué)管理隊(duì)伍的水平。

（二）強(qiáng)化教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，健全教學(xué)秘書崗位培訓(xùn)制度。大多數(shù)情況下，擔(dān)任教學(xué)秘書崗位的人員與現(xiàn)實(shí)工作需要的專業(yè)不完全對(duì)口，崗位意識(shí)模糊。他們對(duì)教學(xué)秘書工作的定位、工作職責(zé)、工作技能和對(duì)所屬學(xué)院的專業(yè)的認(rèn)識(shí)需要經(jīng)過一系列系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，其工作技能才得以提高。首先，建立崗前培訓(xùn)制度，讓新進(jìn)職員能夠盡快進(jìn)入角色，熟悉工作環(huán)境，領(lǐng)會(huì)工作要點(diǎn)，認(rèn)同學(xué)校辦學(xué)理念和學(xué)院發(fā)展目標(biāo)，幫助教學(xué)秘書確定自己的職業(yè)發(fā)展方向；其次，定期開展技能培訓(xùn)，有利于教學(xué)秘書豐富教務(wù)管理知識(shí)，提升職業(yè)道德與文化素養(yǎng)；最后，不定期召開崗位心得交流會(huì)，教學(xué)秘書互相交流工作心得體會(huì)、分享工作經(jīng)驗(yàn)、、借鑒工作方法、啟發(fā)工作思維，開闊工作視野，不斷提高教學(xué)管理的業(yè)務(wù)水平，探索適合于所屬學(xué)院的教學(xué)管理模式。

（三）創(chuàng)造有利的科學(xué)研究環(huán)境，提升教學(xué)秘書職業(yè)進(jìn)步空間。學(xué)校應(yīng)鼓勵(lì)教學(xué)秘書積極參與學(xué)校的各級(jí)教學(xué)改革和科研項(xiàng)目，建立起以改革促進(jìn)管理良性循環(huán)的基層教學(xué)管理體制；學(xué)校應(yīng)為教學(xué)秘書的后續(xù)學(xué)歷教育提供更多的支持與幫助，選撥工作業(yè)績(jī)突出且科研能力較強(qiáng)的教學(xué)秘書攻讀研究生等高層次學(xué)歷，或進(jìn)修相關(guān)教學(xué)管理學(xué)位；學(xué)校應(yīng)給予教學(xué)秘書外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，通過觀摩學(xué)習(xí)、研討交流、出訪考察等形式，更新教學(xué)管理知識(shí)與工作意識(shí)，讓他們關(guān)注前沿的教育教學(xué)動(dòng)態(tài)和學(xué)習(xí)其他院校先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)。

（四）建設(shè)完善而富有彈性的規(guī)章制度，盡快實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)管理。高校要積極探索建立二級(jí)教學(xué)管理體制模式，對(duì)原來(lái)高度集中的權(quán)利進(jìn)行部分下移，明確定位學(xué)校教務(wù)處和二級(jí)學(xué)院的權(quán)責(zé)，適度的進(jìn)行分級(jí)教學(xué)管理，建立嚴(yán)謹(jǐn)高效的教務(wù)管理制度，輔于教學(xué)管理監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)教務(wù)工作的制度化、規(guī)范化、流程化，形成以評(píng)促建，以評(píng)促改的管理模式。

作為數(shù)字化校園建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，建立信息化、智能化的高校教務(wù)管理系統(tǒng)是高校發(fā)展的必然選擇?，F(xiàn)代化的教務(wù)管理系統(tǒng)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)教學(xué)活動(dòng)中的各類環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)進(jìn)行采集存儲(chǔ)、分析處理、集中合成，從而實(shí)現(xiàn)教務(wù)數(shù)據(jù)資源共享。在日常工作中，要注意對(duì)教學(xué)管理人員進(jìn)行教務(wù)系統(tǒng)相關(guān)的培訓(xùn)工作，將教務(wù)系統(tǒng)具體使用操作步驟進(jìn)行教授與講解，用信息化的方式反饋和處理工作中的各類問題，使教務(wù)工作逐步走向無(wú)紙化辦公，同時(shí)，教務(wù)信息管理的對(duì)象是廣大師生，因此，要對(duì)教師和學(xué)生進(jìn)行主動(dòng)地引導(dǎo)和宣傳，從而使他們能夠積極主動(dòng)地支持和配合教務(wù)管理信息系統(tǒng)的使用和推行，進(jìn)而確保信息系統(tǒng)高效、正常地進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。

結(jié)語(yǔ)：隨著高等院校的擴(kuò)招與發(fā)展，教學(xué)秘書工作量不斷增大的同時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)其地位的重要性，結(jié)合“以人為本”原則，尊重教學(xué)秘書的人格，重視教學(xué)秘書的工作，提高教學(xué)秘書的地位，改善教學(xué)秘書的待遇，建立一支高素質(zhì)的教學(xué)管理隊(duì)伍，才能穩(wěn)定和提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張海燕，劉麗華.高校教學(xué)秘書工作中存在的問題與對(duì)策[J].河北軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)報(bào).第10卷第2期.

[2] 鄭 婕.論高等學(xué)校系級(jí)教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)與素質(zhì)[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào).第27卷第3期.