運(yùn)用內(nèi)部控制手段 提高采購(gòu)管理水平

苗靜+嚴(yán)躍萍+呂森巖

摘要：采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，是企業(yè)一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)行為，同時(shí)也會(huì)影響到企業(yè)最終經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。完善的內(nèi)部控制體系是保障企業(yè)有效運(yùn)行的重要手段，內(nèi)部控制制度是為了企業(yè)的生存發(fā)展而制定的，有利于企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)運(yùn)用內(nèi)部控制手段，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制，是提高采購(gòu)工作管理水平的有效途徑之一。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制 關(guān)鍵環(huán)節(jié)

一、提高對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)

內(nèi)部控制，是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)完整安全，保障會(huì)計(jì)信息資料正確可靠，確保經(jīng)營(yíng)方針貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、手續(xù)與措施的總稱。內(nèi)部控制是提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的必然要求，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求，也是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有效手段。

首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到建立和實(shí)施一套統(tǒng)一的、系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提高企業(yè)的管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)的所有決策，應(yīng)統(tǒng)馭在內(nèi)部控制體系之下；企業(yè)的所有活動(dòng)，都應(yīng)在內(nèi)部控制管理之內(nèi)；企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全過(guò)程，應(yīng)遵循內(nèi)部控制管理要求。這既是全面提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的需要，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。采購(gòu)業(yè)務(wù)作為企業(yè)活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，是企業(yè)活動(dòng)中的一項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)行為，應(yīng)是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制點(diǎn)之一。加強(qiáng)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理，不僅可以幫助企業(yè)降低經(jīng)營(yíng)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益，也可以增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。其次，采購(gòu)部門(mén)的工作人員作為采購(gòu)業(yè)務(wù)的直接執(zhí)行人，應(yīng)加強(qiáng)自身素質(zhì)及對(duì)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，以高度的責(zé)任感認(rèn)真履行本崗位職責(zé)，服從采購(gòu)工作的內(nèi)部控制管理要求，通過(guò)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)控制，使采購(gòu)工作流程化、規(guī)范化、秩序化，切實(shí)實(shí)現(xiàn)提高采購(gòu)管理水平及管理效率的目的。

二、正確評(píng)估采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)內(nèi)部控制的核心是控制活動(dòng)，而控制活動(dòng)是企業(yè)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，施行相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，以確保內(nèi)部控制目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的方法和手段。因此采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中非常重要的一部分。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要包括目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。

采購(gòu)業(yè)務(wù)的目標(biāo)應(yīng)根據(jù)企業(yè)目標(biāo)與實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況設(shè)定，采購(gòu)業(yè)務(wù)目標(biāo)的設(shè)定應(yīng)考慮全面，如按質(zhì)按量按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)，經(jīng)濟(jì)高效地滿足企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的需求；追求采購(gòu)性價(jià)比最優(yōu)和采購(gòu)總成本最低；以招標(biāo)采購(gòu)為主，靈活采用多種采購(gòu)形式，提高采購(gòu)效率；爭(zhēng)取有利的付款條件與付款方式，按照合同結(jié)算條款履行資金支付職責(zé)；采購(gòu)過(guò)程合規(guī)合法、公平公開(kāi)、規(guī)范有序；采購(gòu)合同或協(xié)議符合國(guó)家法律法規(guī)、外貿(mào)政策、行業(yè)規(guī)定和企業(yè)內(nèi)部管理制度等。

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別要充分考慮企業(yè)內(nèi)部和外界所有可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)、每一個(gè)可能對(duì)企業(yè)產(chǎn)生影響的潛在事項(xiàng)。一般來(lái)說(shuō)在采購(gòu)環(huán)節(jié)中可能存在以下風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)行為違反國(guó)家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)和信譽(yù)等損失；采購(gòu)管理制度不健全、存在漏洞，或制度執(zhí)行不到位、監(jiān)督考核不力，導(dǎo)致違紀(jì)違規(guī)問(wèn)題的發(fā)生；使用部門(mén)請(qǐng)購(gòu)依據(jù)不合理、不充分，相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)或舞弊現(xiàn)象；采購(gòu)驗(yàn)收程序不規(guī)范，可能造成資產(chǎn)損失或賬實(shí)不符；采購(gòu)合同或協(xié)議條款不符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定或貿(mào)易政策，權(quán)責(zé)不清，審批程序不當(dāng)，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失等。在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)密切關(guān)注這些風(fēng)險(xiǎn)，隨著市場(chǎng)大環(huán)境的改變，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別也是一個(gè)不斷修正和變化的過(guò)程。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展和外界環(huán)境的變化，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別進(jìn)行調(diào)整。

風(fēng)險(xiǎn)分析是在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行分析和排序，確定關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)優(yōu)先控制的風(fēng)險(xiǎn)，它是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的直接依據(jù)。

根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析結(jié)果，企業(yè)應(yīng)考慮自身風(fēng)險(xiǎn)承受能力和成本效益問(wèn)題，及在技術(shù)和資源上的可行性，合理選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。企業(yè)應(yīng)通過(guò)建立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制，爭(zhēng)取做出最大的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案。

三、合理設(shè)計(jì)采購(gòu)流程

根據(jù)分析的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，采用相應(yīng)的控制措施，設(shè)計(jì)合理的采購(gòu)流程，尤其是采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的流程，是采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理的重點(diǎn)。采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)應(yīng)包括請(qǐng)購(gòu)、供應(yīng)商準(zhǔn)入與采購(gòu)定價(jià)機(jī)制、采購(gòu)合同簽訂、驗(yàn)收入庫(kù)、付款與往來(lái)核對(duì)。

（一）請(qǐng)購(gòu)。首先企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)制度，明確各部門(mén)或人員的職責(zé)及相應(yīng)的審批權(quán)限，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。這一環(huán)節(jié)的重點(diǎn)是請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)具有審批權(quán)限的人員進(jìn)行審批，以及請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容是否與原預(yù)算相一致，這需要通過(guò)預(yù)算管理和授權(quán)審批來(lái)控制。

預(yù)算是對(duì)采購(gòu)執(zhí)行的制衡保障，企業(yè)應(yīng)根據(jù)制定的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)以及市場(chǎng)調(diào)研情況，做好采購(gòu)預(yù)算工作，在保障生產(chǎn)需求的同時(shí)避免資源浪費(fèi)。各生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)預(yù)算上報(bào)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，所請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)各部門(mén)的采購(gòu)預(yù)算結(jié)合庫(kù)存實(shí)際編制全企業(yè)的采購(gòu)預(yù)算，執(zhí)行預(yù)算委員會(huì)審核的采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)超預(yù)算和預(yù)算范圍外的采購(gòu)，應(yīng)在經(jīng)過(guò)特別審批程序后再執(zhí)行。

請(qǐng)購(gòu)過(guò)程要明確審批的職責(zé)和權(quán)限，各部門(mén)要遵循采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)業(yè)務(wù)制度，明確不同類型、不同級(jí)別的請(qǐng)購(gòu)業(yè)務(wù)審批流程，確保采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)業(yè)務(wù)按規(guī)定的審批程序執(zhí)行，嚴(yán)禁未經(jīng)審批而辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。

（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入與采購(gòu)定價(jià)機(jī)制。為減少庫(kù)存的物資積壓、降低采購(gòu)物資的成本、節(jié)省物資供應(yīng)費(fèi)用，需加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商和采購(gòu)定價(jià)機(jī)制的管理。企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)商名錄，及時(shí)、準(zhǔn)確掌握各供應(yīng)商的信譽(yù)、資金等方面信息，完善供應(yīng)商檔案。選擇供應(yīng)商的過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，形成一套科學(xué)合理的供應(yīng)商準(zhǔn)入、選擇、評(píng)價(jià)等方面的機(jī)制。了解供應(yīng)商的資金狀況、信譽(yù)程度及生產(chǎn)能力等情況，可以確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，同時(shí)也避免了詢價(jià)人員的舞弊行為。

為提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)制定適合的采購(gòu)定價(jià)機(jī)制，首先要了解研究市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，確定采購(gòu)執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格的公平合理性，避免由于信息不準(zhǔn)確而造成的采購(gòu)成本增加。其次要選擇合適的采購(gòu)方式，如公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判和比質(zhì)比價(jià)等，做好詢價(jià)比價(jià)記錄，采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)透明，由監(jiān)督部門(mén)對(duì)采購(gòu)過(guò)程實(shí)施監(jiān)督，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出整改或處置意見(jiàn)。

（三）采購(gòu)合同簽訂。采購(gòu)合同簽訂是采購(gòu)過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它是前期采購(gòu)市場(chǎng)調(diào)研、對(duì)比同類產(chǎn)品、編制招標(biāo)文件、組織招（議）標(biāo)等一系列繁瑣工作的成果體現(xiàn)，也是處理后期采購(gòu)付款、驗(yàn)收等具體交易及可能出現(xiàn)的糾紛的主要依據(jù)。內(nèi)容明確、合法有效的合同可以有效地防范和控制采購(gòu)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，并且為企業(yè)爭(zhēng)取最大的利益。企業(yè)可以按照采購(gòu)的性質(zhì)不同，建立不同的、適合的合同范本。合同范本由專業(yè)人員審查，確保合同的合法性、可行性，以保障企業(yè)的最大利益。通過(guò)合同范本管理，使企業(yè)在簽訂合同過(guò)程中更具主動(dòng)性，不僅可以提高合同管理工作的規(guī)范化，使采購(gòu)工作嚴(yán)謹(jǐn)而不失靈活，而且可以降低合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)的自身合法權(quán)益。

（四）驗(yàn)收入庫(kù)。采購(gòu)物資到貨后，物資管理部門(mén)應(yīng)組織采購(gòu)、質(zhì)檢、倉(cāng)儲(chǔ)等部門(mén)對(duì)到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收，保證到貨物資符合前期采購(gòu)要求。企業(yè)應(yīng)建立物資驗(yàn)收的流程、方法和標(biāo)準(zhǔn)，明確相關(guān)驗(yàn)收人員的權(quán)限和責(zé)任。質(zhì)檢部門(mén)負(fù)責(zé)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后出具報(bào)告。倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)依據(jù)檢驗(yàn)報(bào)告辦理物資入庫(kù)手續(xù)，編制入庫(kù)單，登記庫(kù)存明細(xì)賬。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)是物資合格標(biāo)準(zhǔn)的界定，物資驗(yàn)收資料是否齊全，驗(yàn)收入庫(kù)人員是否符合不相容要求，庫(kù)存明細(xì)賬登記是否及時(shí)。

（五）付款與往來(lái)核對(duì)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同及到貨情況提出申請(qǐng)，附齊采購(gòu)合同、發(fā)票、入庫(kù)單等相關(guān)資料，經(jīng)過(guò)相應(yīng)的審批后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)過(guò)審核后進(jìn)行賬務(wù)處理及付款事項(xiàng)。企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)付款制度，明確相關(guān)人員的權(quán)限和職責(zé)及付款流程。這一環(huán)節(jié)的重點(diǎn)是付款審核是否嚴(yán)格，付款方式是否恰當(dāng)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)發(fā)票等相關(guān)收據(jù)的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、供應(yīng)商之間應(yīng)當(dāng)定期核對(duì)付款余額，確保付款正確。

最后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將采購(gòu)的過(guò)程資料保存好，做好相關(guān)記錄，實(shí)行全過(guò)程的登記制度或信息化管理，確保采購(gòu)過(guò)程可追溯。

四、采購(gòu)內(nèi)控制度的有效執(zhí)行

企業(yè)在建立完善的內(nèi)部控制管理制度和合理的采購(gòu)流程的基礎(chǔ)上，能否有效執(zhí)行是提高采購(gòu)管理水平的關(guān)鍵。為督促采購(gòu)內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行，首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的監(jiān)督和評(píng)審制度。在日常運(yùn)作中對(duì)采購(gòu)內(nèi)控系統(tǒng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。獨(dú)立的審計(jì)部門(mén)對(duì)內(nèi)控制度的執(zhí)行進(jìn)行督察，對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)控制度的執(zhí)行進(jìn)行再檢查，對(duì)采購(gòu)控制體系的有效性和持續(xù)性進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)審，不僅可以督促和提高采購(gòu)部門(mén)的工作質(zhì)量，同時(shí)也促進(jìn)了內(nèi)部控制管理的有效運(yùn)行，使內(nèi)部控制體系不斷得到完善。其次，建立內(nèi)部控制管理考核制度及責(zé)任追究制度來(lái)強(qiáng)化執(zhí)行力度。明確相關(guān)部門(mén)及人員在采購(gòu)內(nèi)部控制管理工作中的職責(zé)，加大對(duì)人員執(zhí)行情況的考核，對(duì)工作責(zé)任心不強(qiáng)、敷衍了事，造成一定損失的人員進(jìn)行責(zé)任追究，予以通報(bào)、警告處分或一定的經(jīng)濟(jì)處罰。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)各級(jí)管理人員內(nèi)部控制管理責(zé)任的追究，提高管理人員對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制管理制度的履行意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)采購(gòu)工作的規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。

完善的內(nèi)部控制體系是保證企業(yè)高效運(yùn)行的重要手段，因此建立內(nèi)部控制管理制度是企業(yè)全面提升管理水平、強(qiáng)化內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的客觀要求。采購(gòu)內(nèi)部控制制度的建設(shè)，能夠使企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)全程處于受控狀態(tài)，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)工作有法可依、有章可循，在滿足企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的同時(shí)也可以防范采購(gòu)業(yè)務(wù)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用內(nèi)部控制管理制度，可以提高采購(gòu)管理水平，同時(shí)全面提升了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平。企業(yè)應(yīng)在工作實(shí)踐中科學(xué)運(yùn)用內(nèi)部控制手段，不斷完善內(nèi)部控制管理制度，最終達(dá)到促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的目的。S

參考文獻(xiàn)：

謝秋萍.淺議企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2014，（14）.