人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用研究

宋春艷

摘 要： 人事檔案記錄著企業(yè)中個人的經(jīng)歷才德業(yè)績、工作表現(xiàn)，是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 企業(yè) 人力資源管理 作用

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0045-01

人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業(yè)管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。

一、人事檔案管理對于人力資源管理的重要性

1.人事檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部人力資源的科學(xué)有效性使用

企業(yè)在任用職員的時候往往以人事檔案中的信息作為參考。企業(yè)在選擇人才、使用人才、開發(fā)人力資源的時候，往往會以人事檔案中的基本信息作為基礎(chǔ)，了解人才的基本信息，同時還可以了解到人才的專業(yè)特長、職業(yè)技能。人事檔案的科學(xué)管理可以是企業(yè)在用人和委任職務(wù)前充分了解人才，安排合適的任務(wù)，讓人力資源得到恰當(dāng)?shù)氖褂谩？茖W(xué)的人事檔案管理，能讓企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)人才，讓員工在工作崗位上發(fā)揮最大的作用，提高企業(yè)自身的核心競爭力。

2.有利于人力資源的合理配置

人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，如：新組建項目班子領(lǐng)導(dǎo)及員工之間的合理搭配。人力資源管理部門就可以充分查閱人事檔案，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策和人力資源規(guī)劃的科學(xué)化、合理化，詳盡了解領(lǐng)導(dǎo)及員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析。

3.利于企業(yè)人力資源的需求的科學(xué)化和規(guī)范化

影響企業(yè)人力資源的需求因素主要來自企業(yè)的內(nèi)部，科學(xué)有效的人事檔案管理可以讓企業(yè)人力資源管理人員了解企業(yè)的人力資源情況，確保企業(yè)的正常發(fā)展和改革。制定科學(xué)有效的人力資源管理計劃中，人事檔案可以讓管理者更加明確人力資源的傾向，避免盲目做出預(yù)測，避免了不必要的人才流失。這樣人事檔案就對人力資源管理起到了科學(xué)和規(guī)范化作用。

二、人事檔案利用的現(xiàn)狀和困惑

雖然人事檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但是在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用情況卻不相同。主要表現(xiàn)為以下幾點：

1.企業(yè)改革帶來一系列變化，如流動人員增加，外聘技術(shù)人員增加，使用期相對較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業(yè)識才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料幾乎空白。

2.人事檔案意識淡薄。我國的人事檔案不注重檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，填寫表格時不夠用心，沒有在規(guī)定時間內(nèi)更新材料，材料中的數(shù)據(jù)不盡一致，重要材料不能及時歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息，造成反映當(dāng)事人近期動態(tài)情況的材料不全面。

3.人事檔案內(nèi)容真?zhèn)舞b別。近幾年，人事檔案個人信息失真現(xiàn)象出現(xiàn)比較頻繁，面對真假難辨的信息，如：假職稱、假工齡、假學(xué)歷等，檔案管理人員只能被動接收信息，往往很難進(jìn)行有效的鑒定工作。而虛假的信息導(dǎo)致人事部門無法正確對職工做出評價。

4.管理水平的高低。人事檔案管理水平的高低直接影響人事檔案作用的發(fā)揮，人事檔案材料齊全，內(nèi)容充實，整理科學(xué)，制度健全，并在提供利用方面，始終保持優(yōu)質(zhì)服務(wù)狀態(tài)，他發(fā)揮的效益就顯著。反之，管理不善，材料殘缺，內(nèi)容老化，零散雜亂，利用事無處查尋，或不能提供一個人的全貌，那么人事檔案的作用只能是潛在因素。所以我們必須努力提高管理水平加速實現(xiàn)管理科學(xué)化，手段現(xiàn)代化，以便使人事檔案的作用，能全面為企業(yè)發(fā)揮其作用。

從事檔案管理的人員既不能獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，也不能獲得同職稱的同等待遇，又不能得到應(yīng)有的價值肯定。所以，在企業(yè)機構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當(dāng)其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。

三、人事檔案管理的改進(jìn)方法

1.加大對人事檔案的投入，增加管理人員的素質(zhì)

注重對于人事檔案管理中人員的素質(zhì)，任用有人事管理方面具有專業(yè)能力的人才，加大對于人事檔案的投入，配置先進(jìn)的設(shè)備和充足的資金。

2.在企業(yè)建立健全的認(rèn)識檔案管理制度

制度對于人事檔案非常重要，有了健全的制度，人事檔案才具有參考價值。在人事檔案管理中，拋棄傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，加入現(xiàn)代豪華的手段，運用外國成熟的人事檔案管理方法，在檔案的收集、鑒別和保存上嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，確保檔案的真是可靠性。

3.加強人事檔案的時效性

人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，加強人事檔案的動態(tài)性管理，及時收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。

4.合理開發(fā)人事檔案信息資源為現(xiàn)代企業(yè)服務(wù)

人事檔案工作者要從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創(chuàng)新人事檔案工作，加強檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理服務(wù)向研究開發(fā)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理建設(shè)成為干部工作、人力資源工作，人才工作的信息庫和參謀部。同時，人事檔案在信息開發(fā)利用中必須保護(hù)個人的隱私與權(quán)力不受侵犯，該利用的利用，不得濫用或擴散人事檔案中的數(shù)據(jù)信息。

結(jié)束語

隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，企業(yè)會越來越注重人事檔案的重要性，而且人事檔案在人力資源管理中起到關(guān)鍵的作用。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的配置和企業(yè)的發(fā)展。為了企業(yè)的更好發(fā)展就要求我們在人事檔案上做足工作，只有這樣企業(yè)才能更好地發(fā)展。