試析疾控檔案管理的現(xiàn)代化

龍玲+劉蓓

摘 要： 在步入二十一世紀(jì)以來，知識經(jīng)濟(jì)社會飛速發(fā)展，在這個大的時代背景之下，信息的重要性就體現(xiàn)的淋漓盡致。疾控檔案管理要想達(dá)到將千百年來人類社會知識的積累和工業(yè)革命以來的科技成果的檔案以更高的效率傳遞給社會的目的，就必須積極運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來管理檔案。與此同時，為了適應(yīng)現(xiàn)代現(xiàn)在人們生活的需要和社會發(fā)展的需要，檔案部門正在積極地將信息時代的種種技術(shù)運用到檔案管理中來，已達(dá)到更好的效果。

關(guān)鍵詞：先進(jìn)科學(xué)技術(shù)管理檔案 檔案管理 現(xiàn)代化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0043-01

一、用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)管理檔案

隨著時代的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代疾控檔案管理在很多環(huán)節(jié)中都逐漸代替了傳統(tǒng)的檔案管理方法，使得檔案管理的效率得到了極大的提高。計算機(jī)的普及，使得文檔一體化管理成為了現(xiàn)實，同時，傳統(tǒng)的疾控檔案管理方式因為各個業(yè)務(wù)時間的先后順序，效率大幅度降低，而用計算機(jī)操作可以將各個業(yè)務(wù)實現(xiàn)緊密連接，節(jié)省了大量的時間，顯著提高的檔案管理工作的效率，并且質(zhì)量也得到了極大地保證。

更重要的是，傳統(tǒng)的檔案管理工作，必須將檔案的文字、圖片、聲音、視頻、等信息分開處理，在調(diào)查檔案時，還需要將各個儲存的內(nèi)容對應(yīng)起來，造成了人力物力時間等方面的浪費，而運用多媒體技術(shù)可以將圖像、照片、錄音、錄像等信息進(jìn)行綜合處理，隨時查詢各種檔案信息，檔案信息處理的效率明顯加強(qiáng)。除此之外，積極的運用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理也可以帶來極大的便利，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)的運用大大簡化了傳統(tǒng)的檔案收集，歸檔等環(huán)節(jié)的操作，檔案管理更加方便快捷。

傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，保密措施相對來說是很簡單的，只要檔案信息的載體紙張不被損壞，看守檔案的工作人員盡職盡責(zé)，遵守自己的職業(yè)道德，保護(hù)檔案載體，就可以使檔案信息不被泄露，安全性還是很高的。而疾控檔案管理引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)之后，檔案信息都被儲存在電子計算機(jī)中，由于電子檔案自身所具備的特點，檔案的安全性是毋庸置疑的。但是，在疾控檔案的管理中引入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案館中最重要的就不是館內(nèi)的各種計算機(jī)硬件，而是儲存在網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)，如果網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)泄露或者丟失，那么用網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)也就是一個笑話，現(xiàn)在大眾普遍使用的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)主要是防火墻，網(wǎng)絡(luò)文件備份，網(wǎng)絡(luò)防病毒技術(shù)等，有效的保證了網(wǎng)絡(luò)中數(shù)據(jù)的安全。

二、疾控檔案管理方法的現(xiàn)代化

眾所周知，現(xiàn)代信息化技術(shù)實際上就是數(shù)字化技術(shù)，疾控檔案管理的信息化技術(shù)就要求檔案的管理方法和企業(yè)的管理模式隨之進(jìn)行相應(yīng)的改變。隨著現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是步入二十一世紀(jì)以來，生產(chǎn)和管理活動的發(fā)展、辦公室自動化、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得疾控檔案管理工作邁上了一個完全不一樣的平臺，同時，檔案管理的方法也隨之發(fā)生的巨大的改變。

1.不同模式下文檔歸檔的方法

很多人都知道，電子文檔的歸檔活動分為兩種，一種是在電腦單機(jī)的環(huán)境下形成的電子文檔，它的工作方法和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件相差不大。另一種是在電腦聯(lián)網(wǎng)的情況下，計算機(jī)存儲形成的電子文件，就是由電腦的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動完成的積累，然后形成與之相匹配的電子檔案數(shù)據(jù)庫。同時，計算機(jī)在聯(lián)網(wǎng)的時候生成的電子文件可以隨時辦理隨時歸檔，只要辦理完畢系統(tǒng)就會自動生成電子文檔的邏輯歸檔，大大縮短了檔案交接需要的時間，同時也減輕了工作人員的工作量。除此之外，疾控檔案文件各個環(huán)節(jié)之間的之間的界限已經(jīng)很模糊甚至已經(jīng)趨于沒有，疾控檔案管理也不僅僅是簡單的從文件檔案轉(zhuǎn)換為檔案了，然后再形成文件，而是變成了在文件設(shè)計的時候的積極地設(shè)計將檔案管理融入系統(tǒng)設(shè)計之中。

2.檔案整理工作新模式

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理工作相比，用計算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做成的電子文檔的整理工作組要是通過電腦和網(wǎng)絡(luò)對網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，從而實現(xiàn)對檔案信息的整理工作，發(fā)生了翻天覆地的變化。這些變化主要體現(xiàn)在了檔案立卷的變革、檔案的管理模式、檔案工作的質(zhì)量等幾個方面。電子檔案是儲存在網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)，是虛擬的，沒有實體，傳統(tǒng)的檔案手工整理，組卷，裝訂都逐步被取代，成為了歷史。同時，電子檔案從生成到刪除的整個過程都可以被實時監(jiān)控，確保了檔案信息的安全性和完整性，也保證了工作人員工作的質(zhì)量。電子檔案的整理質(zhì)量也不僅僅取決于工作人員的水平和工作態(tài)度，更重要的是檔案管理的軟件，使得工作效率和質(zhì)量更加可靠。

結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在疾控檔案管理中的地位逐漸提高，運用更加廣泛，檔案的管理方法也發(fā)生了巨大的變化，采用先進(jìn)的技術(shù)可管理手段，極大地推動的疾控檔案管理事業(yè)的進(jìn)程，使它的發(fā)展速度大大加快，還顯著加快了檔案整理工作的效率，減少了人力、物力、財力的浪費，節(jié)省了傳統(tǒng)檔案整理工作環(huán)節(jié)之間的時間。同時，由于檔案是以數(shù)據(jù)的形式存在網(wǎng)絡(luò)中，避免了檔案的損壞和丟失，并且更加方便和快捷、科技的發(fā)展和運用使得檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化，信息化模式轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)

[1]傅華.《輪館藏與館藏建設(shè)》，載《文件論與疾控檔案管理》，中國檔案出版社1993年，第16頁。

[2]傅榮校.《檔案管理現(xiàn)代化》，浙江大學(xué)出版社2002年版，第13頁。