淺談圖書館的文獻(xiàn)管理與知識(shí)管理

摘 要：談?wù)勎墨I(xiàn)管理和知識(shí)管理的概念，基本特征，相關(guān)要素以及它們的流程，它們之間的聯(lián)系和區(qū)別。

關(guān)鍵詞：圖書館；文獻(xiàn)管理；知識(shí)管理

1 圖書館文獻(xiàn)管理

（一）圖書館文獻(xiàn)管理是以文獻(xiàn)為單位來(lái)表達(dá)測(cè)評(píng)知識(shí)，是圖書館的一項(xiàng)基本性工作。主要是對(duì)加工后的文獻(xiàn)進(jìn)行科學(xué)的組織和保管，使資源的利用率得到提高。使文獻(xiàn)有很大的利用價(jià)值。圖書館通過對(duì)圖書文獻(xiàn)的收集整理和科學(xué)保管，是刊載人類知識(shí)圖書文獻(xiàn)積累得越來(lái)越多，這些圖書文獻(xiàn)保存了自然科學(xué)，社會(huì)科學(xué)各個(gè)領(lǐng)域中系統(tǒng)的知識(shí)，既有通俗的普及性讀物，又有高深的科學(xué)專著，圖書館收藏的圖書文獻(xiàn)，是人們吸取知識(shí)的源泉。因此圖書館要確定自身在社會(huì)中的位置，除了收集和收藏信息外，最重要的還是對(duì)系統(tǒng)文獻(xiàn)知識(shí)的利用和開發(fā)，為讀者營(yíng)造良好創(chuàng)新的知識(shí)環(huán)境和學(xué)習(xí)環(huán)境。

（二）文獻(xiàn)管理基本特征

1、主管能動(dòng)性：文獻(xiàn)管理是人有目的，有意識(shí)的一項(xiàng)活動(dòng)，這使得文獻(xiàn)管理具有一定程度的主觀能動(dòng)

2、社會(huì)歷史性：在圖書館歷史發(fā)展中，文獻(xiàn)管理工作從低級(jí)到高級(jí)，在不同歷史時(shí)代它們具有不同的特征，如過去的私家藏書和書院藏書樓，現(xiàn)代的數(shù)字圖書館，都具有不同時(shí)代特征。

3、客觀物質(zhì)性：客觀物質(zhì)性表現(xiàn)在文獻(xiàn)，工具，館員都是物質(zhì)的，館員是文獻(xiàn)管理的首要條件，同時(shí)文獻(xiàn)管理必須以一定的文獻(xiàn)對(duì)象為前提，并需要運(yùn)用一定的物質(zhì)手段來(lái)管理文獻(xiàn)。

（三）文獻(xiàn)管理的要素

1、管理主體---館員。館員是負(fù)責(zé)圖書館運(yùn)營(yíng)的專業(yè)人員，包括對(duì)藏書資源的采購(gòu)、加工、分析報(bào)道，具有管理經(jīng)驗(yàn)，采取手段和方法作用于文獻(xiàn)的有一定勞動(dòng)能力的人。在文獻(xiàn)管理中，館員的智力和館員體力的支出是必須的，隨著圖書館管理上的變化和發(fā)展的復(fù)雜化，現(xiàn)在圖書館從事腦力勞動(dòng)的館員越來(lái)越多，智力參與在文獻(xiàn)管理中起著至關(guān)重要的作用。館員，是最活躍的要素，也是文獻(xiàn)管理中不可缺少的要素，沒有館員參與的文獻(xiàn)管理，只不過是可能的文獻(xiàn)管理工作，只有通過館員有目的，有創(chuàng)造力的搞作，文獻(xiàn)管理工作才能得以順利進(jìn)行。

2、管理客體---文獻(xiàn)。文獻(xiàn)，是由館員來(lái)進(jìn)行分類，收藏，讓它成為運(yùn)用率很高的文獻(xiàn)資料，文獻(xiàn)的管理工作和性質(zhì)范圍關(guān)系非常密切，如果沒有文獻(xiàn)也就沒有文獻(xiàn)管理，文獻(xiàn)是工作管理的前提條件，要構(gòu)成現(xiàn)實(shí)的文獻(xiàn)管理，館員只有將使用工具用在文獻(xiàn)上，在圖書館發(fā)展的較低階段，文獻(xiàn)更多表現(xiàn)為天然的物質(zhì)材料，隨著社會(huì)的發(fā)展，文獻(xiàn)形式呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢(shì)。

3、管理工具---精神工具和物質(zhì)工具。精神工具是以觀念形式存在的思維框架，按照文獻(xiàn)的形式特征經(jīng)過有序化處理，一方面組成各種能表現(xiàn)文獻(xiàn)特征的檢索工具，如各種文摘，書目，擔(dān)負(fù)著文獻(xiàn)資源高度的檢索功能，來(lái)適應(yīng)讀者對(duì)文獻(xiàn)信息資源的需要。另一方面又構(gòu)成了文獻(xiàn)本身科學(xué)貯存體系。物質(zhì)工具是館員從事文獻(xiàn)管理工作的物質(zhì)手段和物質(zhì)條件，包括館舍，書架計(jì)算機(jī)等。

（四）文獻(xiàn)管理的流程——文獻(xiàn)搜集，文獻(xiàn)服務(wù)

1、搜集是開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是圖書館文獻(xiàn)管理工作的起點(diǎn)。文獻(xiàn)搜集要根據(jù)自身的文獻(xiàn)資源特點(diǎn)和長(zhǎng)期規(guī)劃，隨時(shí)調(diào)查搜集到的文獻(xiàn)是否被有效利用，如是否滿足讀者的需要。還要有一定的適用性。使文獻(xiàn)信息資源在形式和內(nèi)容上有序化，根據(jù)文獻(xiàn)的內(nèi)容特征來(lái)組織，如以文獻(xiàn)的書名，刊號(hào)，出版事項(xiàng)等要素來(lái)描述和組織文獻(xiàn)，經(jīng)過組織后，文獻(xiàn)就成為便于管理的文獻(xiàn)存儲(chǔ)體系。

2、服務(wù)指通過文獻(xiàn)的典藏和編制的檢索工具把館藏文獻(xiàn)提供給讀者，文獻(xiàn)服務(wù)有五種的方法。（1）文獻(xiàn)閱覽，它是圖書館為讀者提供的最基本的服方式。（2）文獻(xiàn)外借，是提供服務(wù)中最普遍的形式。（3）文獻(xiàn)檢索和參考咨詢，這是一項(xiàng)針對(duì)讀者需要而開展的文獻(xiàn)服務(wù)工作，它是內(nèi)容最豐富最有效的方法。（4）文獻(xiàn)的宣傳報(bào)道，文獻(xiàn)報(bào)道可以提供最新的館藏信息，以提供文獻(xiàn)的利用率，如文獻(xiàn)推介評(píng)價(jià)，新書通報(bào)，讀者報(bào)告會(huì)等。（5）文獻(xiàn)的閱讀輔導(dǎo)，對(duì)讀者進(jìn)行文獻(xiàn)知識(shí)教育，包括熟悉館內(nèi)文獻(xiàn)檢索的知識(shí)與技能，熟悉館藏，并向讀者推薦閱讀文獻(xiàn)，輔導(dǎo)讀者利用參考工具書等。

2 圖書館知識(shí)管理

（一）知識(shí)管理是一個(gè)新興的跨學(xué)科領(lǐng)域，人們從不同角度對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行了定義，目前學(xué)界對(duì)知識(shí)管理概念的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一。國(guó)外具有代表性的知識(shí)管理定義如下所述，美國(guó)學(xué)者穆雷認(rèn)為，知識(shí)管理是把一個(gè)組織的智力資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為更高的生產(chǎn)力，新的價(jià)值和持續(xù)增強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力的戰(zhàn)略。加拿大學(xué)者杜菲認(rèn)為，知識(shí)管理是通過對(duì)組織的智力和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行投資和從而驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新的過程。美國(guó)學(xué)者威尼歌認(rèn)為，知識(shí)管理主要包括兩種活動(dòng)，一種活動(dòng)聚集于從組織內(nèi)部和外部獲取知識(shí)，另一種活動(dòng)聚集于明智地應(yīng)用知識(shí)來(lái)實(shí)現(xiàn)組織的使命 。國(guó)內(nèi)具有代表性地知識(shí)管理定義如下所述，王德祿認(rèn)為，知識(shí)管理是以組織的形式進(jìn)行學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的過程，目的是提高工作者的生產(chǎn)力，反映速度和應(yīng)變能力，并增強(qiáng)其核心能力。金吾倫認(rèn)為，知識(shí)管理是知識(shí)和智慧對(duì)知識(shí)的管理，是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理，以便最有效的開發(fā)和利用知識(shí)資源，來(lái)服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展。使之發(fā)揮效用的一種理論和方法。韓經(jīng)倫認(rèn)為，知識(shí)管理是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)手段和現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行連續(xù)管理的過程，建立在知識(shí)分工基礎(chǔ)上的一種新型管理，其中最大限度地推廣知識(shí)是組織提高優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵，知識(shí)的創(chuàng)新和內(nèi)部共享是組織持續(xù)發(fā)展的靈魂。

雖然國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)知識(shí)管理的表述各不相同，但揭示的概念實(shí)質(zhì)是相同的，知識(shí)管理是創(chuàng)新知識(shí)，提高組織創(chuàng)新的能力，以保障機(jī)構(gòu)生存發(fā)展的一種活動(dòng)。它包括知識(shí)的整理，傳遞，運(yùn)用，保存，測(cè)評(píng)，，獲取，分享等基本環(huán)節(jié)，并通過知識(shí)的生成，積累，，和應(yīng)用管理，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的基本化和產(chǎn)業(yè)化。

（二）知識(shí)管理的相關(guān)因素

1、知識(shí)管理與人

人是知識(shí)管理中的最為重要，最具有能動(dòng)性的因素，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面. （1）人及其實(shí)踐活動(dòng)是知識(shí)的唯一來(lái)源。通過智慧和主觀能動(dòng)性，人可以在實(shí)踐活動(dòng)中歸納出各種有用的經(jīng)驗(yàn)，規(guī)律以形成隱性知識(shí)，同時(shí)人也可以隱性知識(shí)的顯性化。雖然可以借助各種現(xiàn)代技術(shù)工具總結(jié)和發(fā)現(xiàn)在一般條件下難以得到的規(guī)律，經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，但缺少了人在其中關(guān)鍵性地作用，這些發(fā)現(xiàn)也是不可能的。（2）人是知識(shí)的重要載體，人通過學(xué)習(xí)掌握了顯性知識(shí)，而且是隱性知識(shí)的重要載體，而隱性知識(shí)決定了人在管理過程中的不可替代性。（3）人是應(yīng)用知識(shí)創(chuàng)造價(jià)值的主體，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各種具有專業(yè)化知識(shí)的人才是技術(shù)設(shè)備始終無(wú)可知識(shí)管理的流程代替的，因?yàn)榧夹g(shù)設(shè)備也需要人來(lái)設(shè)計(jì)，制造和維護(hù)。

2、知識(shí)管理與業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程是以讀者需求為起點(diǎn)，組織輸入各種資源，創(chuàng)造出讀者滿意的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)價(jià)值的過程，知識(shí)管理與業(yè)務(wù)結(jié)合，能改善業(yè)務(wù)的流程，并且提高服務(wù)質(zhì)量。業(yè)務(wù)流程知識(shí)按其來(lái)源可分為基礎(chǔ)知識(shí)，業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，常規(guī)操作等，由于兩者屬于顯性知識(shí)，很容易實(shí)現(xiàn)知識(shí)的分享和積累，而后者是隱性知識(shí)，其知識(shí)管理的難度大，非標(biāo)準(zhǔn)化的知識(shí)管理方式管理。傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程按分工理論構(gòu)建的，本身存在著許多弊端，為適應(yīng)知識(shí)管理的需要必須對(duì)業(yè)務(wù)流程加以重構(gòu)。按照業(yè)務(wù)流程不同分類標(biāo)準(zhǔn)，可采用兩種方式，橫向整合和縱向整合。

3、知識(shí)管理與組織

為適應(yīng)組織業(yè)務(wù)流程整合的變化，組織結(jié)構(gòu)必然要作相應(yīng)的調(diào)整，而知識(shí)管理的結(jié)構(gòu)不僅涉及職能劃分，權(quán)限控制，部門設(shè)置等問題，且直接影響到知識(shí)管理過程中主要作用的工作人員。

（三） 知識(shí)管理過程

1、創(chuàng)造知識(shí)。 知識(shí)創(chuàng)造是指設(shè)計(jì)解決方案和組織開發(fā)創(chuàng)意的能力，這是知識(shí)管理的任務(wù)和目標(biāo)。

2、獲取知識(shí)。 知識(shí)獲取指從數(shù)據(jù)中挖掘出知識(shí)，從信息中獲取知識(shí)，從知識(shí)庫(kù)中查詢知識(shí)，而且還包括把分散在組織內(nèi)部的隱性知識(shí)聚合起來(lái)，形成能解決問題的系統(tǒng)性知識(shí)，這是圖書館利用知識(shí)創(chuàng)造價(jià)值的基礎(chǔ)，也是實(shí)施管理的前提。

3、傳播知識(shí)。傳播知識(shí)指在獲取所需要的知識(shí)后，組織對(duì)其加以傳播和共享，這是生成新知識(shí)的必要前提，組織，人員和技術(shù)之間的互相作用直接影響知識(shí)傳播的結(jié)果，如新聞組，網(wǎng)絡(luò)，公告，使知識(shí)在組織中迅速地傳播。

4、運(yùn)用知識(shí)。應(yīng)用知識(shí)是指在知識(shí)處理之間和組織人員之間實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和利用，與其他過程緊密相連，是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的一種手段，是最終實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造知識(shí)價(jià)值的重要環(huán)節(jié)。

圖書館知識(shí)管理是一個(gè)過程管理，是一個(gè)有助于知識(shí)收集，組織和傳播的綜合過程，其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的構(gòu)建和支持都是必不可少的，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的缺失都會(huì)使整個(gè)知識(shí)流不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，知識(shí)管理過程的循環(huán)往復(fù)，相互協(xié)調(diào)，是組織運(yùn)轉(zhuǎn)的重要能源和推動(dòng)力。

3 圖書館文獻(xiàn)管理和知識(shí)管理的聯(lián)系和區(qū)別

（一）聯(lián)系：

組織方法基本相同 無(wú)論文獻(xiàn)載體還是知識(shí)內(nèi)容，都可以通過標(biāo)志法，分類法，主題法和簡(jiǎn)約法等進(jìn)行組織。都是由圖書館館員開展的信息管理活動(dòng)，無(wú)論知識(shí)還是文獻(xiàn)，它們都需要通過語(yǔ)言來(lái)表達(dá)，是其社會(huì)化和客觀化。

（二）區(qū)別：

（1）獲取方式不同。文獻(xiàn)管理主要是積累越來(lái)越多的刊載人類知識(shí)的圖書，和期刊，有序整理和科學(xué)的保管，而知識(shí)管理以讀者為主體，知識(shí)創(chuàng)新為目標(biāo)，研究主觀知識(shí)和客觀知識(shí)，還有效提供知識(shí)和控制知識(shí)傳播的全過程。

（2）工作的范圍差別。文獻(xiàn)管理以有硬載體為管理對(duì)象，以印刷為主，只有及少的錄像帶和光盤，而知識(shí)管理是以網(wǎng)內(nèi)外負(fù)荷知識(shí)信息的人和物為工作對(duì)象，物質(zhì)域和載體域知識(shí)信息的資源都包括在里面。

（3）工作內(nèi)容差別。文獻(xiàn)管理主要是整冊(cè)圖書和期刊，是文獻(xiàn)的分類，馬克數(shù)據(jù)等淺層次的整體活動(dòng)，知識(shí)管理在文獻(xiàn)分類，馬克數(shù)據(jù)活動(dòng)基礎(chǔ)上還進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息的鑒別，數(shù)據(jù)挖掘，自動(dòng)文摘，，自動(dòng)分類等。

（4）社會(huì)背景差別。在文獻(xiàn)管理時(shí)期，一般圖書館按種，冊(cè)為讀者提供服務(wù)，因?yàn)橹R(shí)量不大，學(xué)科少，文獻(xiàn)數(shù)量也較少。而如今，硬載體的文獻(xiàn)，海量的網(wǎng)絡(luò)資源呈指數(shù)級(jí)上升，加上外界地競(jìng)爭(zhēng)，讀者越來(lái)越希望圖書館能個(gè)性化服務(wù)，即按概念，公式等來(lái)提供文獻(xiàn)信息。

知識(shí)管理是以“知識(shí)為基礎(chǔ)”，是文獻(xiàn)管理發(fā)展的又一階段，它把文獻(xiàn)資源與活動(dòng)，文獻(xiàn)信息與人聯(lián)系起來(lái)，在讀者交流的過程中以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享，利用群體的智慧來(lái)進(jìn)行創(chuàng)新。因此，文獻(xiàn)管理和知識(shí)管理既有聯(lián)系又有區(qū)別，不能把知識(shí)管理看成是文獻(xiàn)管理的繼承和發(fā)展，也不能把它們對(duì)立看待。

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作者簡(jiǎn)介

何平平（1971-），女，漢族，南京曉莊學(xué)院圖書館，江蘇省南京市，本科，館員，